Legislație națională
NORMĂ · 0 · 2016
NORME METODOLOGICE din 13 decembrie 2016 privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate EMITENT: ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL nr. 70 bis din 27 ianuarie 2017
Ce s-a schimbat? Citește cele două versiuni, una lângă alta.
Administra?ia Na?ională a Penitenciarelor · ID sursă 186406
EliminatAdăugatIdentic
Surse, proveniență și limitele comparației
Sunt extrase articolele marcate în HTML-ul oficial, inclusiv notele din interiorul lor. Meniurile și comenzile paginii sunt omise; spațiile sunt normalizate pentru afișare. Preambulul și titlurile din afara articolelor nu sunt incluse. Aliniere după numărul articolului; renumerotările nu sunt interpretate juridic. Diferențele sunt calculate la nivel de cuvânt. Fișierele originale nu sunt modificate.
Textul formei disponibile
NORME METODOLOGICE din 13 decembrie 2016
privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
EMITENT ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR
Publicată în
MONITORUL OFICIAL nr. 70 bis din 27 ianuarie 2017
Notă ...
Aprobate de Decizia nr. 844/2016 , publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 70 din 27 ianuarie 2017.
Anexă
NORME METODOLOGICE
privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Capitolul I Dispoziţii generale Art. 1
Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme , asigură condiţiile necesare
implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, denumite în continuare sistemul penitenciar .
Art. 2
Sintagma ” control intern managerial ” este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 3
(1) În sistemul penitenciar se urmăreşte atingerea obiectivelor şi cerinţelor controlului intern/ managerial prevăzute la art. 3 şi art. 4 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. (2) Sistemul de control intern managerial în sistemul penitenciar se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente: a) eficacitatea şi eficienţa funcţionării; b) fiabilitatea informaţiilor interne şi externe; c) conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne. (3) Controlul intern managerial se organizează în cadrul sistemului penitenciar pe baza următoarelor principii: a) principiul legalităţii – respectarea prevederilor Constituţiei şi ale actelor normative în vigoare; b) principiul adaptabilităţii – adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific şi misiunilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate; c) principiul integralităţii – aplicarea la toate nivelurile de management şi cuprinderea tuturor activităţilor/ acţiunilor/ operaţiilor acestora; d) principiul uniformităţii – utilizarea aceloraşi instrumente de control intern managerial în toate entităţile publice ale sistemului penitenciar; e) principiul finalităţii – asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite; f) principiul eficienţei – obţinerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziţie; g) principiul eficacităţii – îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective; h) principiul economicităţii – minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.
Art. 4
În sensul prezentelor norme, definiţiile unor termeni şi expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.
Capitolul II
Organizarea sistemului de control intern managerial Secţiunea 1
Comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial
Art. 5
În sistemul penitenciar se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităţilor publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare comisii.
Art. 6
(1) Comisiile de la nivelul entităţilor publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate şi se constituie din: A. La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor b) Preşedinte supleant – director general adjunct; c) Membrii – funcţii de conducere/coordonare sau funcţii de execuţie din cadrul tuturor structurilor ANP; d) Secretar – şeful Serviciului Cabinet din cadrul ANP ; a) Preşedinte – director general adjunct; B. La nivelul unităţii subordonate b) Preşedinte supleant – director adjunct administrativ/ educaţie şi intervenţie psihosocială/medical); (siguranţa deţinerii şi regim desemnează o persoană cu funcţie de conducere din cadrul structurilor unităţii; c) Membrii – funcţii de conducere/coordonare sau funcţii de execuţie din cadrul tuturor structurilor din cadrul unităţii subordonate; d) Secretar – funcţie de conducere/coordonare sau funcţie de execuţie din cadrul unităţii subordonate. penitenciar/economico-administrativ/ educaţie şi intervenţie psihosocială/medical). În situaţia în care unitatea are prevăzută doar o funcţie de director adjunct, se a) Preşedinte – director adjunct (siguranţa deţinerii şi regim, economico- (2) La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU responsabili cu gestionarea riscurilor – funcţii de conducere/execuţie desemnate la nivelul fiecărei structuri ANP/ANP; (3) La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU responsabili de elaborarea documentaţiei SCM (unde se consideră necesar) – funcţie de execuţie de la nivelul structurilor ANP/entitate publică subordonată. (4) Şefii de structuri care au reprezentanţi în comisii, îşi vor asuma integral documentaţia avizată/ aprobată în cadrul comisiilor. (5) Actul normativ prevăzut la alin. (1) se întocmeşte potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 2.
Art. 7
(1) Pentru o mai bună administrare a riscurilor de la toate nivelurile manageriale, şefii structurilor entităţilor publice desemnează, prin Decizie de zi pe unitate, câte un responsabil cu riscurile, care îi asistă în procesul de administrare a riscurilor. (2) La structurile care nu au decât un singur angajat în componenţă/funcţiile unice, personalul care le încadrează este responsabilul cu riscurile. (3) Responsabilii cu riscurile de la nivelul structurilor entităţilor publice participă la cursuri de pregătire în domeniul managementului riscurilor şi consiliază, acolo unde este cazul, personalul din cadrul acestora, pentru elaborarea registrelor de riscuri pe structuri. (4) Actul normativ prevăzut la alin. (1) se întocmeşte potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3 .
Art. 8
Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un serviciu/ birou/ compartiment sau de către o persoană stabilită de preşedintele comisiei.
Art. 9
(1) Persoanele desemnate în cadrul comisiilor îşi vor însuşi prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial şi vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională. (2) Persoanele desemnate în cadrul comisiilor răspund, conform legii, pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor. (3) Modul de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare se află în responsabilitatea preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de volumul şi de complexitatea proceselor şi activităţilor, pe baza Regulamentului comisiei. (4) Regulamentul este stabilit prin prezenta Decizie şi este prevăzut în anexa nr. 4.
Art. 10
(1) Comisia are următoarele atribuţii: a) coordonează inventarierea activităţilor din cadrul entităţii publice pe domenii de activitate, precum şi elaborarea procedurilor de sistem/ operaţionale; b) coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor; c) analizează, avizează şi supune spre aprobare directorului general/ directorului Registrul de riscuri; d) monitorizează şi coordonează permanent activităţile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor; e) propune directorului general/ directorului noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor; f) analizează, avizează şi supune spre aprobare directorului general/ directorului raportările şi informările/ situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu; g) analizează, avizează şi supune spre aprobare directorului general/ directorului Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial. (2) Secretariatul comisiei are următoarele atribuţii: a) centralizează, ţine evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale în format electronic şi le pune la dispoziţia personalului în reţelele informatice locale existente; b) elaborează Inventarul activităţilor entităţii publice, pe baza propunerilor şefilor structurilor entităţii; c) elaborează Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale, în format electronic; d) elaborează Registrul de riscuri al entităţii publice, prin centralizarea Registrelor de riscuri de la nivelul structurilor entităţii; e) elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor de la nivelul entităţii publice, prin centralizarea proceselor-verbale de analiză a riscurilor de la nivelul structurilor entităţii; f) elaborează şi actualizează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial pe baza propunerilor şefilor structurilor entităţii; g) elaborează raportările şi informările/ situaţiile centralizatoare prevăzute de Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului Controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; h) pregăteşte documentele de lucru pentru şedinţele comisiei.
Art. 11
Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, directorul general/ directorul entităţii publice, au următoarele atribuţii:
a) aplică principiile controlului intern managerial în actul de conducere; b) asigură cadrul organizaţional şi procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern managerial; c) decid măsurile adecvate de management al riscurilor; d) aprobă Registrul de riscuri şi Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial; e) dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activităţii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial; f) aprobă rapoartele şi informările/ situaţiile prevăzute de legislaţia în domeniu şi dispun transmiterea acestora, ierarhic, la termenele stabilite; g) analizează în cadrul autoevaluării anuale a entităţii proprii, stadiul implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial; h) stabilesc structurile entităţii responsabile de implementarea standardelor de control intern managerial, în conformitate cu atribuţiile ce le revin.
Art. 12
(1) Şefii/ coordonatorii structurilor entităţilor publice au următoarele atribuţii: a) pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului de control intern managerial; b) stabilesc obiectivele structurilor entităţilor publice, activităţile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităţilor şi ai indicatorilor de performanţă asociaţi; c) identifică, analizează, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/ specifice ale structurilor entităţilor publice şi formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor; d) transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri şi pentru revizia procedurilor de sistem/ operaţionale; e) reevaluează riscurile semestrial/ anual sau ori de câte ori situaţia o impune, semnalează apariţia unor noi riscuri şi fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităţilor. (2) Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial.
Secţiunea 2
Structuri/ grupuri tehnice cu atribuţii de implementare şi dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial
Art. 13
(1) În sistemul penitenciar se constituie şi funcţionează la nivelul entităţilor publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, structuri cu atribuţii pe linia implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare grupuri tehnice . (2) Grupul tehnic se constituie numai în situaţia în care preşedintele comisiei consideră că este necesară această structură pentru sprijinirea implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial.
Art. 14
(1) Grupurile tehnice de la nivelul entităţilor publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate şi se constituie din 3-5 persoane stabilite de directorul entităţii, la propunerea preşedintelui Comisiei de monitorizare, care au, de regulă, studii superioare. (2) În activitatea desfăşurată grupurile tehnice colaborează îndeaproape cu membrii comisiilor şi se subordonează direct preşedintelui Comisiei de monitorizare.
Art. 15
(1) Numărul şi complexitatea activităţilor corespunzătoare funcţiei publice pe care o deţin funcţionarii publici care au calitatea de membri în grupuri tehnice se stabilesc proporţional cu complexitatea activităţii desfăşurate în cadrul structurilor. (2) Stabilirea atribuţiilor de serviciu ale funcţionarilor publici care au calitatea de membri în grupurile tehnice se face avându-se în vedere prevederile alin. (1).
Art. 16
(1) Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice îşi vor însuşi prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial şi vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională. (2) Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice au obligaţia de a parcurge legislaţia pe domeniul încredinţat în mod exhaustiv şi au semnalat toate situaţiile neacoperite în practică de activitatea curentă.
Art. 17
(1) Grupul tehnic are următoarele atribuţii: a) identificarea/ studierea prevederilor legislaţiei, în baza cărora se exercită atribuţiile entităţii publice, pe domeniile de activitate; b) semnalarea către şeful entităţii a faptului că pe un anumit domeniu de activitate, nu se aplică în totalitate legislaţia naţională şi UE, cu indicarea exactă a reglementărilor neacoperite în practica internă; c) colaborează îndeaproape cu personalul din cadrul structurilor de specialitate, în vederea înţelegerii în detaliu a aspectelor legislative şi a modului în care acestea se transpun în practică; d) prezintă concluziile activităţii de analiză a reglementărilor la termenele stabilite de directorul entităţii, în funcţie de complexitatea activităţii desfăşurate.
Capitolul III
Implementarea standardelor de control intern managerial Secţiunea 1
Direcţii generale de acţiune privind implementarea standardelor de control intern managerial
Art. 18
(1) Standardele de control intern managerial definesc în cadrul sistemului penitenciar un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia. (2) Implementarea standardelor de control intern managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităţilor publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare. (3) Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern managerial sunt prevăzute în anexa nr. 5.
Art. 19
(1) Entităţile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/ directori au calitatea de ordonatori de credite elaborează şi actualizează anual sau ori de câte ori este necesar Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entităţii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6, şi îl postează pe portalul intern al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la secţiunea SCM, pentru informare şi armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 10 ianuarie a fiecărui an. (2) În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entităţii se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern managerial, a personalului de conducere şi execuţie, în cadrul instituţiilor de învăţământ ale sistemului penitenciar, precum şi în instituţii de specialitate din afara sistemului penitenciar.
Secţiunea a 2-a
Reguli privind implementarea standardelor de control intern managerial
1. Standardul 1 – Etica şi integritatea Art. 20 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar desemnează un ofiţer să îndeplinească atribuţii de consilier pentru integritate, în vederea sprijinirii activităţilor de prevenire a corupţiei, precum şi pentru consiliere etică şi monitorizarea respectării normelor de conduită (Anexa nr. 8 la Norme). Art. 21 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de protecţie a identităţii persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupţie, conform legislaţiei privind avertizorul de integritate. 2. Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini Art. 22 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun actualizarea documentelor privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor, pentru atingerea obiectivelor şi luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora de către întregul personal. Art. 23 (1) Funcţiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/ sensibile sunt acele funcţii care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor entităţii. (2) La stabilirea funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/ sensibile se au în vedere atribuţiile funcţionale care implică, de regulă: a) accesul la informaţiile clasificate sau informaţiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetăţenilor; b) gestionarea resurselor; c) nivelul de decizie şi consecinţele actului de decizie; d) competenţa decizională exclusivă; e) derularea procedurilor de achiziţii publice; f) relaţiile directe cu cetăţenii şi/ sau instituţiile publice şi/ sau private. (3) În vederea inventarierii şi gestionării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/ sensibile, entităţile sistemului penitenciar parcurg, în principal următoarele etape: a) convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării şi reevaluării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/ sensibile; b) întocmirea Inventarului funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/ sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 7. 3. Standardul 3 – Competenţa, performanţa Art. 24 (1)Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri pentru întocmirea proiectelor planurilor de pregătire profesională a personalului nou încadrat, încă din timpul procesului de selecţie. 2) Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri legale pentru organizarea şi desfăşurarea pregătirii profesionale continue a personalului, adaptată atât schimbărilor legislative cât şi nevoilor identificate, în baza unei analize diagnostic. 4. Standardul 4 – Structura organizatorică Art. 25 Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape: a) analiza obiectivelor entităţii publice; b) definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului acestora; c) crearea structurilor; d) stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice. Art. 26 Actul de delegare este conform atunci când: a) este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu; b) respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/ atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat; c) sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/ atribuţiilor delegate; d) sunt furnizate toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi delegată; e) sunt stabilite limitele competenţelor, atribuţiilor şi responsabilităţilor care se deleagă. Art. 27 Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar directorul general/ directorul de entitate publică/ şeful structurii care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia. 5. Standardul 5 – Obiective Art. 28 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar definesc obiectivele legate de scopurile entităţilor publice pe care le conduc, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne. Art. 29 (1) Stabilirea obiectivelor entităţilor publice din sistemul penitenciar constituie un proces în cadrul căruia se reflectă priorităţile sistemului penitenciar în concordanţă cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziţie şi domeniile de responsabilitate. (2) Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicaţi a unor ipoteze/ premise. (3) Entităţile publice din sistemul penitenciar reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/ premisele care au stat la baza stabilirii acestora. (4) Ipotezele/ premisele şi obiectivele sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 9. 6. Standardul 6 – Planificarea Art. 30 (1) Entităţile publice din sistemul penitenciar întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor entităţilor publice din sistemului penitenciar să fie minime . (2) Planurile anuale de management ale entităţilor publice, precum şi orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu, trebuie să cuprindă ipoteze/ premise, obiective şi activităţi cărora li se asociază indicatori de performanţă. (3) Pentru îndeplinirea obiectivelor, directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor structurilor entităţilor publice. 7. Standardul 7 – Monitorizarea performanţelor Art. 31 (1) În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor, se elaborează indicatori de performanţă pentru fiecare activitate utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate. (2) Indicatorii de performanţă sunt formulaţi respectând metodologia prezentată în anexa nr. 10. 8. Standardul 8 – Managementul riscului Art. 32 Entităţile publice din sistemul penitenciar analizează anual riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planurilor respective. Art. 33 În managementul riscului entităţile publice din sistemul penitenciar sunt obligate să parcurgă următoarele etape: a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale şi specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii entităţii; b) stabilirea activităţilor principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice identificate; c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale şi specifice; d) evaluarea riscurilor identificate; e) stabilirea măsurilor de management al riscurilor şi punerea lor în aplicare; f) analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor; g) reevaluarea procesului de management al riscurilor. Art. 34 Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces prevăzute în anexa nr. 11, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar. Art. 35 (1) Registrul de riscuri al entităţii publice din sistemul penitenciar se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 12, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar. (2) Registrul de riscuri al entităţii publice din sistemul penitenciar se actualizează anual până la data de 20 ianuarie, sau ori de câte ori situaţia o impune. 9. Standardul 9 – Proceduri Art. 36 Pentru îndeplinirea obiectivelor, entităţile publice din sistemul penitenciar stabilesc activităţi care pot fi transpuse în proceduri de sistem/ operaţionale. Art. 37 (1) Pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor de sistem/ operaţionale entităţile publice din sistemul penitenciar parcurg, în principal, următoarele etape: a) stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/ operaţionale şi a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora, precum şi termenul limită până la care trebuie elaborate procedurile; b) studierea prevederilor legislaţiei naţionale şi UE, în baza cărora se exercită atribuţiile entităţii publice, potrivit domeniilor de activitate; c) întocmirea Inventarului activităţilor entităţii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13; d) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/ operaţionale; e) analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/ operaţionale, precum şi a codurilor de identificare ale acestora; f) efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/ operaţionale; g) aprobarea procedurilor de sistem/ operaţionale; h) postarea procedurilor de sistem/ operaţionale pe portalul intern la entităţilor publice din sistemul penitenciar; i) centralizarea procedurilor de sistem/ operaţionale, în format electronic; j) executarea reviziei procedurilor de sistem/ operaţionale în funcţie de evoluţia reglementărilor în materie. (2) La elaborarea procedurilor de sistem/ operaţionale se ţine seama de următoarele: a) se întocmesc procedurile de sistem/ operaţionale necesare îndeplinirii atribuţiilor funcţionale; b) se concep procedurile de sistem/ operaţionale pentru a reflecta şi a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite; c) se întocmesc procedurile de sistem/ operaţionale după stabilirea corelaţiilor dintre diverse activităţi/ tipuri de activităţi; d) se analizează procedurile de sistem/ operaţionale pentru evitarea suprapunerii acestora. (3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/ operaţionale de către entităţile publice din sistemul penitenciar este prevăzută în anexa nr. 14, având în vedere Procedura privind elaborarea procedurilor formalizate pe activităţi, asumată la nivelul sistemului penitenciar. (4) La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, codificarea procedurilor de sistem şi operaţionale se realizează potrivit ”Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem aferente domeniilor de activitate din Administraţia Naţională a Penitenciarelor”, aprobată de către directorul general adjunct care este desemnat la propunerea preşedintelui comisiei . (5) La nivelul entităţilor publice din sistemul penitenciar, codificarea procedurilor de sistem şi operaţionale se realizează potrivit ”Listei codurilor de identificare ale procedurilor operaţionale aferente domeniilor de activitate din sistemul penitenciar”, aprobate la nivelul fiecărei entităţi publice de către directorul acesteia, la propunerea preşedintelui comisiei . Art. 38 (1) Procedura de sistem/ operaţională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare, se înregistrează la compartimentul secretariat, se păstrează la structura emitentă şi se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei şi entităţilor/ structurilor/ persoanelor implicate/ interesate. (2) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale al entităţilor publice, se elaborează şi se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 15. (3) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale al entităţilor publice din sistemul penitenciar se tipăreşte şi se înregistrează la sfârşitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control. 10. Standardul 10 – Supravegherea Art. 39 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar/ şefii structurilor dispun planificarea, organizarea şi executarea controalelor activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite. Art. 40 Supravegherea activităţilor presupune: a) comunicarea către personal a atribuţiilor, responsabilităţilor şi limitelor de competenţă atribuite, b) evaluarea sistematică a activităţii personalului. Art. 41 (1) Controlul este un proces continuu şi se desfăşoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, avizarea, autorizarea şi aprobarea. (2) Controalele specializate, efectuate de structurile 1 anume constituite în sistemul penitenciar, se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor. Art. 42 Controlul se desfăşoară potrivit actelor normative specifice şi presupune: a) integrarea acestuia în componentele procesuale şi structurale ale sistemului penitenciar; b) stabilirea unor obiective de control clare şi precise; c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor şi procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacităţii controlului sub raportul costuri/ beneficii; d) pregătirea şi instruirea personalului cu atribuţii de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuţii; e) stabilirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controlului. 11. Standardul 11 – Continuarea activităţii Art. 43 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităţilor şi de asigurare a continuităţii activităţii prin măsuri/ planuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate. 12. Standardul 12 – Informarea şi comunicarea Art. 44 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de stabilire a metodelor şi căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării activităţilor şi să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă. 13. Standardul 13 – Gestionarea documentelor Art. 45 (1) Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor dispune măsuri de elaborare şi implementare a procedurilor operaţionale privind primirea, expedierea, 1 Serviciul Inspecţie Penitenciară, Serviciul Audit, etc. înregistrarea şi arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viaţă a acestora, precum şi accesibilitatea personalului şi terţilor abilitaţi. (2) Procedurile operaţionale de la pct. 1 sunt transmise în celelalte entităţi publice din sistemul penitenciar prin grija Serviciului Cabinet, pentru adaptare şi aprobare de către directorii acestora . 14. Standardul 14 – Raportarea contabilă şi financiară Art. 46 Directorul general/ directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar au calitatea de ordonatori de credite şi sunt responsabili de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii, de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub control. Art. 47 Şeful serviciului financiar/ contabilul şef/ şeful structurii financiar-contabile asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele. 15. Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial Art. 48 Entităţile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/ directori au calitatea de ordonatori de credite postează pe portalul intern al sistemului penitenciar, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, Situaţia centralizatoare semestrială privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informaţii generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 49 Pentru autoevaluarea sistemului de control intern managerial entităţile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/ directori au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape: a) convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern managerial; b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1. la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; c) întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2. la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.4. alin. (3) lit. d) din Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; d) întocmirea Situaţiei centralizatoare anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20..., prevăzută în anexa nr. 3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20..., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; e) postarea pe portalul intern a sistemului penitenciar a acestor documente până la data de 10 ianuarie a anului următor pentru anul precedent; f) înaintarea către structurile ierarhic superioare, odată cu situaţia financiară anuală, a documentelor prevăzute la lit. c) şi d), la termenele stabilite de acestea, în cadrul termenului prevăzut de lege. 16. Standardul 16 – Auditul intern Art. 50 Structura de audit public intern din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern managerial al entităţilor publice din sistemul penitenciar. Art. 51 Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se stabilesc următoarele responsabilităţi: a) entităţile publice din sistemul penitenciar auditate de către structura de audit public intern/ extern în domeniul controlului intern managerial, transmit la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum şi principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora; b) Serviciul audit public intern transmite la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern managerial, precum şi elementele considerate relevante în programul şi activitatea structurii de audit, până la data de 5 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
Capitolul IV
Dispoziţii finale şi tranzitorii
Art. 52
(1) Entităţile publice din sistemul penitenciar completează şi transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme , informaţiile din tabelul prevăzut la anexa nr. 16. (2) Entităţile sistemului penitenciar transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administraţia Naţională a Penitenciarelor orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acestora.
Art. 53
Documentele privind controlul intern managerial se arhivează într-un dosar separat la serviciul cabinet/ compartimentul secretariat, potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu.
Art. 54
Reglementări specifice privind elementele de noutate/ bună practică în domeniul controlului intern managerial se stabilesc prin precizări ale preşedintelui comisiei din Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Art. 55
Anexele nr. 1 – 15 fac parte integrantă din prezentele norme.
Anexa nr. 1 la Norme metodologice GLOSAR DE TERMENI
Abatere = încălcarea unei dispoziţii cu caracter administrativ şi disciplinar.
Activitate = totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii publice.
Activitate procedurabilă = totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/ entităţii publice.
Atribuţie = un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.
Autoevaluarea controlului intern = un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate.
Competenţa = capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Competenţa profesională = capacitatea de a aplica, a transfera şi a combina cunoştinţe şi deprinderi în situaţii şi medii de muncă diverse, pentru a realiza activităţile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ specificat în standardul ocupaţional.
Comunicare = transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane; proces prin care un emiţător transmite o informaţie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.
Coordonare = armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale entităţii publice pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.
Control intern managerial = ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.
Cultura entităţii publice = formă de cultură organizaţională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entităţii publice. Cultura reflectă atitudinea pe care o are entitatea publică faţă de schimbare. Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etică socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în
timp. În entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizaţională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.
Deficienţă = o situaţie care afectează capacitatea entităţii publice de a-şi atinge obiectivele generale. Conform documentului Liniile directoare privind standardele de control intern în sectorul public emise de INTOSAI, o deficienţă poate fi un defect perceput, potenţial sau real care odată îndepărtat consolidează controlul intern şi contribuie la creşterea probabilităţii ca obiectivele generale ale entităţii publice să fie atinse.
Delegare = procesul de atribuire de către un manager, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi responsabilităţile aferente.
Disfuncţionalitate = orice lipsă de funcţionalitate sau nerespectare în implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial.
Economicitate = minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.
Eficacitate = gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective.
Eficienţa = maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,
regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/ sau patrimoniu public.
Etica = etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului şi a valorilor serviciului public, precum şi a răspunderii şi nivelului de autoritate şi responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese şi modalităţi de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcţionarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularităţi grave şi fraudă.
Evaluare = funcţie managerială care constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi negative) în vederea luării unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.
Fişa postului = document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post. În general, fişa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţiile cu alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.
Flux informaţional = totalitatea tipurilor de informaţii transmise într-un interval de timp determinat, asamblate într-un circuit logic pe care datele îl parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare şi până în momentul furnizării la un receptor sub formă de informaţii, prin canale informaţionale adecvate destinaţiei acestora.
Funcţie = totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor şi procedurilor.
Funcţie publică = ansamblul atribuţiilor şi responsabilităţilor, stabilite în temeiul legii, în scopul realizării prerogativelor de putere publică de către administraţia publică centrală, administraţia publică locală şi autorităţile administrative autonome.
Gestionarea documentelor = procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor.
Indicator - expresie numerică ce caracterizează din punct de vedere cantitativ un fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau îi defineşte evoluţia în funcţie de condiţiile concrete de loc şi timp şi legătura reciprocă cu alte fenomene. Indicatorii se pot exprima în mărime absolută, medie sau relativă.
Impactul = consecinţa (efectul) asupra rezultatelor (obiectivelor), dacă riscul s-ar materializa.
Integritate = caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţi, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate.
Îndrumare metodologică = activitatea de consiliere în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în entităţile publice şi acordarea de consultanţă de specialitate de către echipa de îndrumare metodologică, la solicitarea entităţii publice.
Managementul riscului = metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice, precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă.
Măsuri de control = stabilirea unor acţiuni în vederea monitorizării şi verificării permanente sau periodice a unei activităţi, a unei situaţii ş.a., pentru a evidenţia progresele şi pentru a asigura îmbunătăţirea activităţii.
Misiunea entităţii = precizează scopul entităţii şi legitimitatea existenţei sale în mediul înconjurător, contribuind la crearea imaginii interne şi externe a entităţii.
Monitorizare = activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul de desfăşurare a procesului sau a activităţii.
Monitorizarea performanţelor = supravegherea, urmărirea, de către conducerea entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţilor aflate în coordonare.
Neregulă = orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu dispoziţiile naţionale şi/ sau europene, precum şi cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziţii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/ bugetele donatorilor publici internaţionali şi/ sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit.
Obiective = efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/ efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.
Obiective generale = ţinte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entităţii publice şi/ sau al funcţiunilor acesteia, enunţate în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau stabilite de conducere în planul strategic şi documentele de politici publice.
Obiective individuale = exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat şi funcţionează postul respectiv. Aceste obiective se realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenţei profesionale, a autonomiei decizionale şi a autorităţii formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv.
Obiective specifice = obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.
Planificare = ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale organizaţiei şi ale componentelor sale, resursele şi mijloacele necesare realizării obiectivelor.
Politici = politicile decurg din obiectivele şi strategia entităţii publice, orientează deciziile managerilor şi permit implementarea planurilor strategice ale organizaţiei.
Post = ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor desemnate pe un interval de timp unui membru al organizaţiei, reprezentând în acelaşi timp elementul primar al structurii organizatorice.
Probabilitatea = posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se realizeze.
Procedură formalizată = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/ sau electronic. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.
Procedură operaţională = procedură care reglementează/ descrie procese de activitate care se iniţiază, aprobă, desfăşoară, verifică şi controlează la nivelul unuia sau mai multor compartimente/structuri dintr-o entitate publică al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite.
Procedură de sistem = procedură care reglementează/ descrie procese de activitate care se iniţiază, aprobă, desfăşoară, verifică şi controlează la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică al cărei conducător au calitatea de ordonator de credite.
Proces = un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.
Responsabilitate = obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage sancţiunea corespunzătoare tipului de răspundere juridică.
Responsabilitate managerială = defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea
managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanţe şi managementul riscului; activităţi de control; informarea şi comunicarea; evaluare şi audit.
Resurse = totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaţionale.
Risc = o problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninţată sau potenţată. În prima situaţie, riscul reprezintă o ameninţare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul reprezintă incertitudinea în obţinerea rezultatelor dorite şi trebuie privit ca o combinaţie între probabilitate şi impact.
Riscul inerent = expunerea la un anumit risc înainte să fie luată vreo măsură de tratare (atenuare) a lui.
Risc rezidual = expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsuri de tratare (atenuare) a lui, presupunând că măsurile sunt eficace.
Risc semnificativ = risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entităţii de a-şi atinge obiectivele.
Sarcina = cea mai mică unitate de muncă individuală şi care reprezintă acţiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competenţe adecvate nu este posibilă; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilităţi.
Strategie = ansamblul obiectivelor majore ale organizaţiei pe termen lung, principalele modalităţi de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obţinerii avantajului competitiv potrivit misiunii organizaţiei. Strategia presupune stabilirea obiectivelor şi priorităţilor organizaţionale (pe baza previziunilor privind mediul extern şi capacităţile organizaţiei) şi desemnarea planurilor operaţionale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse.
Strategie de risc = abordarea generală pe care o are entitatea în privinţa riscurilor. Aceasta trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în entitatea publică. În cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc.
Supervizare = o activitate care transferă cunoştinţe, abilităţi şi atitudini de la o persoană cu mai multă experienţă într-o anumită profesie către una cu mai puţină experienţă în profesia respectivă. Această relaţie este evaluativă, se întinde în timp şi are, în principal, scopul de a îmbunătăţi funcţia profesională a persoanei supervizate.
Toleranţa la risc = cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat.
Valori etice = valori ce fac parte din cultura entităţii publice şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice tuturor salariaţilor. Codul etic stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Există şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru ocuparea unor funcţii publice.
Viziune = defineşte modul în care o organizaţie se vede sau se transpune în viitor.
24
Anexa nr. 2 la norme metodologice
– MODEL –
ANEXĂ LA
D E C I Z I A ZILNICĂ PE UNITATE
Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorul                                 
(denumirea instituţiei penitenciare)
din
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Nr.     din     .    .20    
Având în vedere prevederile
Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic;
art. 3 şi 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
art. 2 şi 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
art. 6 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr.       din 20      .
Emite prezenta
D E C I Z I E
Art.1. Cu data prezentei decizii se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern managerial în                                       , denumită în continuare Comisie. (denumirea instituţiei penitenciare)
Art.2.
(1) Comisia are următoarea componenţă: a)                                                  –                       – preşedinte; (grad profesional, nume şi prenume) (funcţie) b)                                                  –                       – preşedinte supleant; (grad profesional, nume şi prenume) (funcţie) c)                                                  –                       – membru; (grad profesional, nume şi prenume) (funcţie) d)                                                  –                       – membru; (grad profesional, nume şi prenume) (funcţie) e)                                                  –                       – membru; grad profesional, nume şi prenume) (funcţie) f)                                                  –                       – membru; (grad profesional, nume şi prenume) (funcţie) g)                                                  –                       – secretar; (grad profesional, nume şi prenume) (funcţie) h)                                                  –                       – secretar supleant. (grad profesional, nume şi prenume) (funcţie)
Art.3.
(1) Pe durata lipsei motivate din cadrul unităţii a responsabililor desemnaţi la articolul 2, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora. 25 (2) Persoanele responsabile nominalizate la articolul 2 din prezenta decizie, precum şi înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată în cadrul Comisiei, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor.
26
Art.5. Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail membrilor Comisiei nominalizaţi în cuprinsul acesteia şi va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secţiunea SCM , subsecţiunea unităţi penitenciare (în folderul destinat unităţii creatoare).
Art.6. Orice schimbare structurală şi, implicit, a personalului nominalizat la art. 2 va fi comunicată de îndată de către şefii structurilor funcţionale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun.
Art.7. Persoanele nominalizate în prezenta decizie şi structurile funcţionale ale                                             vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. (denumirea entităţii publice)
Art.8. Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă.
(grad profesional, nume şi prenume) Director general/ director (denumirea entităţii publice)
Anexa nr. 3 la norme metodologice
– MODEL –
ANEXĂ LA
D E C I Z I A ZILNICĂ PE UNITATE
Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorul                                 
(denumirea entităţii publice)
din
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Nr.     din     .    .20    
Având în vedere prevederile
Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic;
art. 3 şi 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
art. 2 şi 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
art. 7 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr.       din 20      .
Emite prezenta
27
D E C I Z I E
28
Art.1. Cu data prezentei decizii se desemnează Responsabilii cu riscurile de la nivelul structurilor funcţionale ale
                                   , după cum urmează:
(denumirea entităţii publice)
a) SDRP 2 -                                                                 – pentru sectorul siguranţa deţinerii; (grad profesional, nume şi prenume) b) SDRP -                                                                 – pentru sectorul regim penitenciar; (grad profesional, nume şi prenume) c) EAPS 3 -                                                                 – pentru sectorul educaţie; (grad profesional, nume şi prenume) d) EAPS -                                                                 – pentru sectorul asistenţă psihosocială; (grad profesional, nume şi prenume) e) EA 4 -                                                                 – pentru sectorul logistică; (grad profesional, nume şi prenume) f) EA -                                                                 – pentru sectorul financiar; (grad profesional, nume şi prenume) g) Medical -                                                                 – pentru sectorul medical; (grad profesional, nume şi prenume) h) RUFP 5 -                                                                 – pentru sectorul RUFP; (grad profesional, nume şi prenume) i) PCMP 6 -                                                                 – pentru sectorul PCMP; (grad profesional, nume şi prenume) j) Informatică -                                                                 – pentru sectorul informatică; (grad profesional, nume şi prenume) k) IC 7 -                                                                 – pentru sectorul informaţii clasificate; 2 Siguranţa deţinerii şi regim penitenciar 3 Educaţie şi asistenţă psihosocială 4 Economico-administrativ 5 Resurse umane şi formare profesională 6 Prevenirea criminalităţii în mediul penitenciar 7 Informaţii clasificate (grad profesional, nume şi prenume) l) CJ 8 -                                                                – pentru sectorul juridic; (grad profesional, nume şi prenume) m) AIP 9 -                                                                 – pentru sectorul accesare şi (grad profesional, nume şi prenume) implementare programe; n) Secretariat -
Art.2.
(grad profesional, nume şi prenume)
– pentru sectorul secretariat. (1) Pe durata lipsei motivate din cadrul unităţii a responsabililor desemnaţi la articolul 1, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora. (2) Persoanele responsabile nominalizate la articolul 1 din prezenta decizie, precum şi înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor. Art.3. (1) Activitatea Responsabililor cu riscurile se concretizează, în principal, în: a) Colectează, înregistrează, analizează, selectează şi clasează formularele ”Alertă la risc” şi propune tipul de răspuns (strategia) pentru fiecare risc nou identificat b) Elaborează o informare scrisă despre rezultatele analizei datelor/informaţiilor cuprinse în formularele ”Alertă la risc” c) Transmite ori de câte ori este cazul, conducătorului CS, spre analiză, dosarul cu riscurile nou-identificate, precum şi informările scrise cu privire la rezultatele analizei datelor/informaţiilor cuprinse în formularele ”Alertă la risc” şi la stadiul implementării măsurilor de control intern d) Organizează şedinţele EGR e) Consemnează în procesul-verbal al şedinţei EGR, întocmit pe formularul prevăzut de procedură, toate hotărârile luate f) Supune procesul-verbal al şedinţei EGR aprobării conducătorului CS 8 Consilier juridic 29 9 Accesare şi implementare programe 30 g) Transmite formularele ”Alertă la risc” şi documentaţia aferentă pentru riscurile escaladate, către nivelele de competenţă stabilite h) Completează, actualizează, după caz, Registrul riscurilor cu datele/informaţiile despre riscurile care sunt gestionate sau care urmează a fi gestionate la nivelul CS i) Transmite Registrul riscurilor actualizat către secretariatul Comisiei j) Întocmeşte Planul pentru implementarea măsurilor de control, conform formularului prevăzut de procedură şi îl supune aprobării şi avizării k) Completează ”Fişa de urmărire a riscului”, conform formular prevăzut de procedură l) Transmite, exclusiv în format electronic, responsabililor cu monitorizarea implementării acţiunilor de ţinere sub control a riscurilor, formularele de urmărire a riscurilor
(2) Atribuţiile Responsabililor cu riscurile se completează cu cele prevăzute în Procedura de sistem privind Managementul riscului asumată la nivelul sistemului penitenciar.
Art.5. Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail persoanelor nominalizate şi şefilor profesionali ai acestora şi va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secţiunea SCM , subsecţiunea unităţi penitenciare (în folderul destinat unităţii creatoare).
Art.6. Orice schimbare structurală şi, implicit, a personalului nominalizat la art. 1 va fi comunicată de îndată de către şefii structurilor funcţionale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun.
Art.7. Persoanele nominalizate în prezenta decizie şi structurile funcţionale ale                                             vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. (denumirea entităţii publice)
Art.8. Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă.
(grad profesional, nume şi prenume) Director general/ director (denumirea entităţii publice)
Anexa nr. 4 la norme metodologice
REGULAMENT
al
Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia
Cap. I – Dispoziţii generale
Art. 1. În conformitate cu prevederile OSGG 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, în sistemul penitenciar se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităţilor publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, Comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, demite în continuare Comisia.
Art. 2. Obiectul prezentului Regulament îl constituie modul de organizare şi funcţionare a Comisiei cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern managerial de la nivelul ANP/unităţii subordonate.
Cap. II – Structura organizatorică a Comisiei
Art. 3. Organizarea Comisiilor SCIM a ANP şi ale unităţilor subordonate este prevăzută la art. 6-12, din Normele metodologice.
Art. 4. După caz, Comisia va fi sprijinită de grupuri tehnice, prevăzute la 13-18 din Normele metodologice.
Art. 5. Componenţa Comisiei va fi reglementată prin Decizie de zi pe unitate, funcţie de schimbările organizatorice sau funcţionale care intervin.
Art. 6. Şefi de structuri care au reprezentanţi în Comisie funcţii de execuţie îşi vor asuma integral documentaţia avizată în cadrul Comisiei.
(1) Comisia se întruneşte, la convocarea preşedintelui, trimestrial sau ori de câte ori este necesar pentru atingerea scopului pentru care a luat fiinţă. (2) Şedinţele sunt conduse de preşedintele Comisiei. În caz de indisponibilitate a preşedintelui Comisiei, acesta va fi suplinit de preşedintele supleant iar în caz de indisponibilitate a supleantului, va fi suplinit de către un membru desemnat de către
Cap. III – Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor Art. 7. Organizarea şedinţelor:
persoană desemnată de către acesta, din cadrul structurii pe care o conduce sau din care face parte.
(3) Activitatea Comisiei se desfăşoară în plen. În cazul în care titularul nu poate participa din motive obiective, are obligaţia de a desemna un înlocuitor. Un domeniu de activitate poate rămâne nereprezentat în cadrul lucrărilor cu aprobarea expresă a preşedintelui, care se consemnează în procesul-verbal. (4) În cadrul Comisiei pot funcţiona unul sau mai multe grupuri de lucru pentru activităţi specifice. Componenţa grupurilor de lucru se stabileşte prin nominalizarea persoanelor de către managerii/reprezentanţii, membri ai Comisiei; persoanele desemnate pot face parte din unul sau mai multe grupuri de lucru. (5) La solicitarea Comisiei, la şedinţele sale sau în grupurile de lucru pe care aceasta le constituie, pot participa şi alţi reprezentanţi din compartimentele Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/unităţilor subordonate acesteia, a căror contribuţie este necesară în vederea realizării atribuţiilor Comisiei şi a celorlalte cerinţe. (6) Solicitările Comisiei adresate conducătorilor şi/sau subordonaţilor acestora, în contextul prevederilor de la alin. (4), reprezintă sarcini de serviciu. (7) Punctele aflate pe ordinea de zi care nu sunt discutate în şedinţa în care au fost propuse pot, după caz, la dispoziţia preşedintelui Comisiei, să fie amânate pentru şedinţa următoare sau adoptate pe loc
preşedinte. În caz de indisponibilitate a unui membru, acesta poate fi suplinit de o
Art. 8. Mecanismul de luare a deciziilor:
(1) Deciziile Comisiei se iau prin consensul membrilor prezenţi. (2) În situaţia în care consensul nu poate fi obţinut, preşedintele Comisiei poate propune luarea deciziei prin votul a jumătate plus unul din totalul membrilor prezenţi. (3) În cazul în care se constată inegalitate de voturi, votul preşedintelui Comisiei este decisiv.
Cap. IV – Atribuţiile Comisiei
(1) Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ entităţilor publice subordonate, pe baza Programelor SCM ale structurilor, program care cuprinde obiective, acţiuni, responsabilităţi, termene, precum şi alte măsuri necesare dezvoltării acestuia, cum ar fi actualizarea şi aplicarea procedurilor formalizate pe activităţi, perfecţionarea profesională etc. La elaborarea programului se vor avea în vedere regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern, aprobate prin Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, personalul şi structura acesteia, cu modificările şi completările ulterioare, alte reglementări şi condiţii specifice; (2) Supune aprobării directorului general/ directorului entităţii publice subordonate Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ entităţii publice subordonate, în termen de 30 zile de la data elaborării sale;
Art. 9. Comisia are următoarele atribuţii:
(3) Urmăreşte realizarea obiectivelor şi acţiunilor propuse prin program şi asigură actualizarea periodică a acestuia, ori de câte ori este necesar; acordă alte termene de realizare la solicitarea compartimentelor (4) Urmăreşte dezvoltarea subsistemelor de control intern managerial din cadrul aparatului propriu al ANP/ entităţii publice subordonate; (5) Comisia de la nivelul ANP urmăreşte constituirea comisiilor pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică, precum şi elaborarea programelor de dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial ale unităţilor subordonate; (6) Primeşte de la componentele structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi/sau entităţile publice subordonate informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor/subsistemelor proprii de control intern managerial, în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite şi la acţiunile de monitorizare, coordonare si îndrumare, întreprinse în cadrul acestora; (7) Acolo unde este oportun, îndrumă componentele structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi/sau entităţile publice subordonate în elaborarea programelor proprii, în realizarea şi actualizarea acestora şi/sau în alte activităţi legate de controlul intern managerial; (8) Asigură armonizarea procedurilor utilizate, în sistemul de control intern managerial, la nivelul structurilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/unităţii subordonate, în situaţia operaţiunilor/ activităţilor comune acestor structuri; (9) Verifică, în cadrul şedinţelor, procedurile generale ale sistemului de control intern managerial şi le transmite spre aprobare directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/directorului de entitate publică subordonată; (10) Prezintă directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/directorului entitate publică subordonată, ori de câte ori consideră necesar sau la cererea acestuia, informări referitoare la sistemul de control intern managerial proiectat si implementat, la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea acestuia, la acţiunile de monitorizare, coordonare si îndrumare metodologică întreprinse, rapoarte de autoevaluare a activităţii, precum şi la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu.
Cap. V – Atribuţiile preşedintelui Comisiei
(1) Asigură desfăşurarea lucrărilor Comisiei şi ale Secretariatului acesteia în bune condiţii. (2) Monitorizează, coordonează şi îndrumă metodologic dezvoltarea sistemului de control intern managerial. (3) Aprobă documentele Comisiei, informările şi raportările întocmite de Comisie. (4) Aprobă şi asigură transmiterea în termenele stabilite a informărilor/raportărilor întocmite în cadrul Comisiei către părţile interesate: directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ director entitate publică subordonată şi Ministerul Justiţiei/Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. (5) Propune ordinea de zi a şedinţelor şi conduce şedinţele Comisiei. (6) Decide asupra participării la şedinţele Comisiei şi a altor participanţi din direcţiile/ serviciile/ compartimentele Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ entităţii publice
Art. 10. Preşedintele Comisiei are următoarele atribuţii:
probleme specifice.
(7) Decide asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru pentru desfăşurarea de activităţi cu caracter specific în cadrul Comisiei.
subordonate a căror participare este necesară pentru clarificarea şi soluţionarea unor
Cap. VI – Atribuţiile secretariatului Comisiei
(1) Organizează desfăşurarea şedinţelor Comisiei la solicitarea preşedintelui acesteia, întocmeşte minutele întâlnirilor şi alte documente specifice. (2) Întocmeşte, centralizează şi diseminează documentele necesare bunei desfăşurări a activităţilor Comisiei. (3) Recepţionează documentele ce urmează a fi analizate şi discutate în cadrul Comisiei/ grupului de lucru şi le pune la dispoziţia celor interesaţi în timp util. (4) Întocmeşte raportări în baza dispoziţiilor preşedintelui Comisiei şi le supune spre aprobare Comisiei. (5) Serveşte drept punct de contact în vederea bunei comunicări dintre direcţiile/serviciile/ compartimentele Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi entităţile publice subordonate şi în cadrul acestora, de o parte şi Comisia şi acestea, pe de altă parte. (6) Semnalează Comisiei situaţiile de nerespectare a dispoziţiilor acesteia . (7) Secretariatul Comisiei este asigurat de către persoane desemnate de preşedintele Comisiei.
Art. 11. Secretariatul Comisiei are următoarele atribuţii:
Cap. VII – Atribuţiile conducătorilor structurilor entităţii publice
(a) identificarea obiectivelor specifice ale componentelor structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/ entităţii publice subordonate, obiective derivate din obiectivele generale ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ entităţii publice subordonate; (b) identificarea acţiunilor şi activităţilor pentru realizarea obiectivelor specifice; (c) stabilirea procedurilor ce trebuie urmate/aplicate în vederea realizării sarcinilor de serviciu de către executanţi, în limita competenţelor şi responsabilităţilor specifice, aşa cum decurg din atribuţiile compartimentului respectiv; (d) identificarea riscurilor inerente activităţilor din compartiment şi întreprind acţiuni care să menţină riscurile în limite acceptabile; (e) monitorizarea activităţilor ce se desfăşoară în cadrul compartimentului (evaluează, măsoară şi înregistrează rezultatele, le compară cu obiectivele, identifică neconformităţile, iniţiază corecţii/acţiuni corective şi preventive etc.); (f) inventarierea documentelor şi a fluxurilor de informaţii care intră/ies din
Art. 12. În exercitarea atribuţiilor ce le revin în calitatea de conducători de compartimente, şefii structurilor din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/ entităţii publice subordonate au obligaţia de a asigura implementarea sistemul de control intern managerial urmărind, fără a se limita la:
publice subordonate, procesările care au loc, destinaţiile documentelor, fluxurile de comunicare între componentele structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/entitate publică subordonată, cu nivelele ierarhic superioare de management şi cu alte entităţi publice;
(g) autoevaluarea realizării obiectivelor specifice; (h) informarea promptă a şeful ierarhic cu privire la rezultatele verificărilor şi altor acţiuni derulate în cadrul compartimentului; (i) luarea măsurilor pentru îmbunătăţirea sistemului de control intern managerial din cadrul compartimentelor pe care le coordonează; (j) participarea, după caz, la şedinţele Comisiei, a subcomisiilor sau grupurilor de lucru constituite în cadrul acesteia, la data, ora şi locul unde acestea au fost stabilite; (k) nominalizarea participanţilor la diferite subcomisii sau grupuri de lucru pentru activităţi specifice ale Comisiei; (l) în caz de indisponibilitate, desemnarea unei alte persoane din cadrul structurii pe care o conduce/coordonează sau din care face parte, pentru participarea la şedinţe;
(m)asigurarea aprobării şi
informărilor/rapoartelor referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care îl conduce.
transmiterea la termenele stabilite a
compartimente, respectiv Administraţia Naţionala a Penitenciarelor/entităţii
Cap. VIII – Dispoziţii finale
Art. 13. Comisia cooperează cu structurile implicate din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi din cadrul entităţilor publice subordonate acesteia pentru atingerea scopului creării unui sistem integrat de control intern managerial.
Art. 14. Comisia dezvoltă relaţii funcţionale cu organisme similare din alte ministere/autorităţi ale statului şi poate dezvolta relaţii de cooperare cu organisme guvernamentale şi non-guvernamentale, din ţară şi din străinătate, în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înfiinţată, în limita mandatului acordat de conducătorul entităţii publice.
Art. 15. Persoanele desemnate în cadrul Comisiei îşi vor însuşi prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial şi vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională.
Art. 16. Persoanele responsabile nominalizate în Comisie răspund, conform legii pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor.
* * * * *
Intrări
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE
Nominalizează preşedintele Comisiei Emite Decizia de zi pe unitate, care cuprinde: preşedintele, vicepreşedintele, membrii, secretarul şi înlocuitorul (secretarul supleant)
PREŞEDINTELE ŞI SECRETARUL COMISIEI SCIM
Elaborează Regulamentul Comisiei SCIM
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE
Aprobare Regulamentul Comisiei SCIM
Regulamentul Comisiei SCIM
Diagrama de proces referitoare la activitatea Comisiei SCIM
1. CONSTITUIREA COMISIEI SCIM
2. ORGANIZAREA ŞEDINŢELOR COMISIEI SCIM
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Stabileşte ordinea de zi a şedinţei Informează membrii Comisiei SCIM Elaborează convocatorul şedinţei
PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Supune dezbaterii temele propuse în ordinea de zi a şedinţei Elaborează minutele şi hotărârile şedinţelor Comisiei SCIM
Minutele şedinţei Comisiei SCIM
Hotărârile şedinţei Comisiei SCIM
Aprobă ordinea de zi a şedinţei şi convocatorul
Transmite copii ale Hotărârilor şedinţelor Comisiei SCIM, tuturor structurilor vizate
3. DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢII COMISIEI SCIM
3.1.Actualizare etape SCIM
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Solicită de la toate structurile entităţii publice listele şi situaţiile pentru actualizarea SCIM
Liste şi situaţii
Listele şi situaţiile SCIM, elaborate de secretarul Comisiei SCIM:
Lista obiectivelor generale şi specifice (din Planul anual de management) Lista obiectivelor, activităţilor şi acţiunilor (din Planul anual de management) Lista obiectivelor, activităţilor şi riscurilor Registrul de riscuri pe entitate Lista obiectivelor, activităţilor şi procedurilor Inventarierea documentelor de intrare şi de ieşire Stabilirea unui sistem de monitorizare Autoevaluarea Elaborarea şi actualizarea procedurilor
PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM
Aprobă listele şi situaţiile SCIM pe entitatea publică
3.2.Aprobarea programului de dezvoltare al entităţii
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Centralizează activităţile şi acţiunile pentru atingerea criteriilor de referinţă aferente standardelor de control intern managerial
STRUCTURILE ENTITĂŢII
Ataşează responsabilităţile şi termenele transmise de structurile entităţii
Transmit Chestionarele autoevaluare structuri Transmit
de pe
Elaborează Programul de dezvoltare SCIM pe entitatea publică
propunerile pentru elaborarea
Programului dezvoltare SCIM
de
PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM
Avizează Programul de dezvoltare SCIM pe entitatea publică
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE
Aprobă Programul de dezvoltare SCIM pe entitatea publică
Programul de dezvoltare SCIM
3.3.Monitorizarea indicatorilor de performanţă şi de rezultat
SECRETARUL COMISIEI SCIM
Centralizează Rapoartele de monitorizare a performanţelor pe structuri Elaborează Informarea privind monitorizarea performanţelor anuale
PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM
Aprobă Informarea privind monitorizarea performanţelor anuale
Informarea privind monitorizarea performanţelor anuale
STRUCTURILE ENTITĂŢII
Transmit Situaţia indicatorilor de monitorizare pentru fiecare activitate Elaborează Raportul de monitorizare de la nivelul structurii Autoevaluează îndeplinirea activităţilor în
conformitate cu indicatorii
3.4.Raportarea stadiului implementării şi dezvoltării SCIM în entitatea publică
SECRETARUL COMISIEI SCIM
STRUCTURILE ENTITĂŢII
Centralizează datele primite de la toate structurile
Elaborează Situaţiile centralizatoare semestriale şi anuale
Transmit Situaţiile centralizatoare
semestriale anuale
şi
PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM
Situaţie centralizatoare semestrială
Situaţie centralizatoare anuală
Postare pe portalul intern al ANP
Aprobă Situaţiile centralizatoare
SECRETARUL COMISIEI SCIM
PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM
Avizează Raportul SCIM la 31 decembrie 20..
Elaborează Raportul SCIM la 31 decembrie 20..
DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE
Raport SCIM la 31 decembrie 20..
Postare pe portalul intern al ANP
Se înaintează către structurile ierarhic superioare, odată cu situaţia financiară anuală, la termenele stabilite de acestea, în cadrul termenului prevăzut de lege
Aprobă Raportul SCIM la 31 decembrie 20..
Anexa nr. 5 la Norme metodologice
43
CERINŢE PRIVIND IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare 1. Standardul 1 ETICA ŞI INTEGRITATEA 1.1. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii, respectării şi aplicării de către întregul personal a reglementărilor privitoare la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor: 1.1.1. postarea pe reţelele informatice existente (portalul intern/ extern al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor) a Codului deontologic al personalului din sistemul administraţiei penitenciare , aprobat prin Ordin al ministrului justiţiei, precum şi a altor coduri e conduită aplicabile în cadrul structurilor entităţilor publice, în funcţie de domeniul de activitate şi/ sau de 1. Documentele prin care au fost aduse la cunoştinţa întregului personal reglementările care guvernează comportamentul la locul de muncă a) notificare e-mail b) tabel nominal de luare la cunoştinţă 2. Minute/ Procese-verbale de şedinţă a) din care rezultă prelucrarea Codului deontologic aplicabil 3. Cursuri de instruire a căror tematică a vizat etica şi integritatea, parcurse de personalul structurii entităţii publice (menţionarea perioadei de participare şi a organizatorului) 4. Planul de pregătire continuă a personalului a) în care sunt menţionate teme în domeniul de referinţă 5. Actul administrativ de numire a consilierului pentru integritate (număr de înregistrare şi denumire) 6. Adresă de transmitere a declaraţiilor de avere şi de interese (număr adresă de transmitere a acestor documente)
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare categoriile de personal existente 1.1.2. aducerea la cunoştinţă a reglementărilor care guvernează comportamentul la locul de muncă, aplicabile entităţii publice 1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice pentru respectarea disciplinei în sistemul penitenciar 1.1.4. desemnarea, potrivit deciziei directorului general al ANP nr.      din          , a unui ofiţer care să îndeplinească atribuţii de consilier pentru integritate , în vederea sprijinirii activităţilor de prevenire a corupţiei, precum şi pentru consiliere etică şi monitorizarea respectării normelor de conduită 1.1.5. aducerea la cunoştinţă a problemelor disciplinare apărute la nivelul sistemului penitenciar , evidenţiate în Notele de informare 7. Registrul constituit în baza Legii nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei (număr cadouri primite şi înregistrate în registru) 8. Procedură privind semnalarea neregularităţilor (număr de înregistrare şi denumire) 9. Fişele posturilor (unde se regăsesc atribuţii în ceea ce priveşte semnalarea neregularităţilor), cu număr de înregistrare 10. Documente din care rezultă: a) număr de semnalări, numărul şi tipul normelor încălcate b) număr persoane care au solicitat/ au beneficiat de protecţie în cazul semnalării încălcărilor legale c) număr cercetări (verificări) dispuse, soluţii privind cazurile semnalate
44
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare transmise unităţilor subordonate ANP 1.1.6. depunerea, publicarea, monitorizarea şi actualizarea declaraţiilor de avere şi de interese ale personalului 1.1.7. completarea fişelor posturilor cu atribuţii în ceea ce priveşte semnalarea neregularităţilor care pot afecta îndeplinirea obiectivelor 1.1.8. asigurarea condiţiilor necesare personalului de a semnala neregularităţile apărute, astfel încât aceste semnalări să nu determine un tratament discriminatoriu faţă de persoana în cauză 1.1.9. efectuarea de cercetări pentru elucidarea neregularităţilor semnalate, stabilirea şi aplicarea măsurilor care se impun (când este cazul) 2. Standardul 2 ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI 2.2. Elaborarea/ actualizarea documentelor privind misiunea, atribuţiile şi activităţile structurii 1. Liste nominale de luare la cunoştinţă/ prelucrare a actului normativ de înfiinţare a entităţii publice, a Regulamentului de
45
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare entităţii publice 2.3. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a documentelor actualizate privind misiunea, atribuţiile şi activităţile structurii entităţii publice 2.4. Stabilirea sarcinilor/ atribuţiilor asociate posturilor, în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora 2.5. Repartizarea tuturor atribuţiilor structurii entităţii publice, prevăzute de lege şi de normele interne, personalului structurii, prin fişele posturilor 2.6. Actualizarea fişelor posturilor în vederea repartizării raţionale şi echilibrate a activităţilor/ sarcinilor personalului 2.7. Întocmirea inventarului cu funcţiile sensibile/ expuse la corupţie şi luarea măsurilor necesare pentru reducerea riscurilor asociate acestora organizare şi funcţionare, a modificărilor şi completărilor ulterioare, precum şi a reglementărilor interne 2. Fişele posturilor – semnate de către întregul personal 3. Inventarul activităţilor structurii entităţii publice 4. Inventarul funcţiilor sensibile/ expuse la corupţie 5. Precizarea dacă s-a respectat Metodologia privind managementul riscurilor de corupţie în cadrul structurilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate, prevăzută de OMJ nr. 1993/2014 şi se indică pentru conformitate următoarele înscrisuri (înregistrate) : a) Fişa pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităţilor şi planificarea activităţii Grupului de lucru pentru prevenirea corupţiei b) Chestionar pentru identificarea ameninţărilor/ riscurilor de corupţie c) Fişa de analiză a activităţilor vulnerabile la corupţie d) Fişa de identificare, descriere şi evaluare a riscurilor de corupţie e) Raport de evaluare a cadrului normativ f) Evaluarea măsurilor de control al riscurilor de corupţie g) Registrul riscurilor de corupţie
46
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare 6. Documente din care să rezulte: a) numărul testelor de integritate, a testelor de fidelitate aplicate la nivelul personalului entităţii publice şi rezultatele acestora b) numărul măsurilor de verificare şi de cercetare administrativă/ prealabilă la sesizarea/ constatarea unor nereguli/ conduite neconforme c) numărul de controale tematice inopinate efectuate d) numărul de retrageri ale accesului la informaţii clasificate e) numărul de controale vizând managementul documentelor clasificate, efectuate de structura de securitate/ ofiţerul responsabil cu informaţiile clasificate f) numărul de îmbunătăţiri ale cadrului decizional (normativ) pentru a menţine controlul asupra obiectivelor şi rezultatelor proceselor de muncă g) numărul de proceduri revizuite la nivelul structurilor entităţilor publice cărora s-au constatat disfuncţiuni, sau emise ca urmare a implementării măsurilor de diminuare a unor riscuri 3. Standardul 3 COMPETENŢA, PERFORMANŢA 3.3. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii 3.4. Completarea fişelor posturilor cu 1. Documentaţia care atestă ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii a) stabilire număr de posturi necesare pentru
47
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare date privind cunoştinţele şi aptitudinile necesar a fi deţinute de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/ atribuţiilor 3.5. Întocmirea diagnozei anuale cu nevoile de pregătire pe categorii de personal (cursuri pentru promovarea în carieră, cursuri de specialitate pentru îndeplinirea atribuţiilor funcţionale) şi modul de aplicare a nevoilor de pregătire 3.6. Elaborarea şi realizarea programelor de pregătire profesională a personalului, de către structurile de specialitate, conform nevoilor de perfecţionare identificate îndeplinirea obiectivelor şi activităţilor prevăzute în Planul anual de management- care serveşte drept reper în alcătuirea bugetului b) stabilire structuri responsabile cu îndeplinirea obiectivelor, profilul şi specialităţile posturilor c) stabilire cerinţe ale posturilor necesare a fi ocupate (privind cunoştinţele, aptitudinile, atitudinile, atestatele şi documentele de absolvire pe care candidatul trebuie să le prezinte pentru îndeplinirea cerinţelor de eligibilitate) d) stabilire tematică şi bibliografie necesare în vederea organizării concursurilor de ocupare a posturilor vacante e) publicitatea posturilor vacante f) desemnarea comisiilor de concurs, ţinând seama de competenţele membrilor propuşi g) îndeplinirea procedurilor de selecţie 2. Fişele posturilor a) în prevederile fişelor posturilor s-au prevăzut cunoştinţele şi aptitudinile necesare ocupării postului 3. Fişa de evaluare anuală a) în fişele de evaluare anuală s-au individualizat nevoile de pregătire profesională a personalului
48
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare b) au fost completate Fişele de obiective individuale ale ocupantului postului, în care s-au stabilit în scris de către evaluator obiectivele pentru anul în curs, raportate la sarcinile de executat 4. Diagnoza anuală a nevoilor de pregătire continuă 5. Programele de desfăşurare a perioadei de debut a personalului încadrat direct şi a absolvenţilor instituţiilor de învăţământ 6. Programele de îndrumare şi tutelă profesională 7. Planurile de dezvoltare a carierei 8. Planul de pregătire continuă a personalului a) planul respectă nevoile de formare şi perfecţionare a personalului structurii entităţii publice, identificate prin diagnoză 9. Graficul anual al pregătirii continue a personalului a) respectă solicitările entităţilor publice în ceea ce priveşte nevoile de formare şi perfecţionare a personalului, fiind întocmit în baza Diagnozei anuale a nevilor de pregătire continuă 10. Procedurile de sistem/ operaţionale a) sunt elaborate şi respectate procedurile de sistem pe linia resurselor umane şi formării profesionale 4. Standardul 4 4.1. Actualizarea şi păstrarea în 1. Statul de organizare al entităţii publice
49
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare STRUCTURA ORGANIZATORICĂ conformitate cu normele specifice în domeniu a statului de organizare al entităţii publice 4.2. Asigurarea corespondenţei dintre statul de organizare al entităţii publice, Standardele ....... şi fişele postului 4.3. Stabilirea în scris a competenţelor şi a responsabilităţilor delegate, precum şi a limitelor acestora 4.4. Asumarea responsabilităţii de către personalul delegat, confirmată prin semnătură 4.5. Înscrierea în fişa postului a activităţii delegate a) s-au realizat activităţi de analiză şi s-au identificat neajunsurile şi disfuncţionalităţile în îndeplinirea sarcinilor de muncă – se precizează numerele de înregistrare şi denumirea documentelor probante b) s-au analizat posturile şi s-a solicitat redimensionarea entităţii publice – se precizează numerele de înregistrare şi denumirea documentelor probante c) organigrama entităţii publice este definită astfel încât procesele de activitate să se desfăşoare în condiţii de eficacitate 2. Decizia de zi pe unitate sau extrasul acesteia 3. Fişele posturilor a) numărul fişelor posturilor actualizate în perioada de referinţă 4. Procedura de delegare a) îndeplineşte cerinţele prevăzute la art. 4.2.7 din OSGG nr. 400/2015, modificat şi completat b) numărul actelor de delegare efectuate timp de un an c) numărul delegărilor efectuate fără respectarea cerinţelor reglementate (dacă este cazul) 5. Standardul 5 OBIECTIVE 5.1. Stabilirea obiectivelor generale şi a celor specifice ale entităţii publice, conform actelor normative 1. Planul anual de management a) definire obiective generale şi specifice astfel încât să corespundă pachetului de cerinţe
50
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare în domeniu, în funcţie de resursele avute la dispoziţie, având termene de realizare şi indicatori de performanţă 5.2. Elaborarea inventarului activităţilor entităţii publice 5.3. Stabilirea activităţilor individuale pentru fiecare angajat, care să conducă la atingerea obiectivelor structurii 5.4. Formularea în cadrul şedinţelor Comisiei SCIM a ipotezelor/ premiselor, acceptate prin consens, care stau la baza stabilirii obiectivelor 5.5. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/ premiselor S.M.A.R.T. b) număr de obiective specifice raportat la număr de compartimente 2. Inventarul activităţilor entităţii publice 3. Actul de modificare a premiselor corelat cu modificarea Planului anual de management a) modificare prin ROF b) rectificare bugetară în minus sau în plus c) modificare legislativă, procedurală etc. 6. Standard 6 PLANIFICAREA 6.1. Repartizarea resurselor alocate astfel încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice structurilor 6.2. Elaborarea şi aprobarea documentelor de planificare în funcţie de obiectivele entităţii publice 6.3. Actualizarea planurilor/ programelor în funcţie de 1. Planul anual de management sau alte documente de planificare 2. Graficul anual al pregătirii continue a personalului 3. Programul anual al achiziţiilor publice 4. Proiectul de buget 5. Procedurile de sistem/ operaţionale 6. Documente din care să rezulte: a) situaţii în care resursele alocate nu au fost suficiente şi măsurile dispuse pentru
51
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare 6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a deciziilor şi activităţilor structurii cu cele ale altor structuri, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora 6.5. Realizarea de consultări permanente atât în cadrul structurilor, cât şi între structuri, în vederea coordonării eficiente a activităţilor desfăşurate, pentru îndeplinirea obiectivelor realizarea activităţilor ori renunţarea la anumite criterii de performanţă ori întocmirea unor rapoarte de necesitate b) modificare obiective specifice-documentele în care s-au materializat măsurile din care rezultă liniile de acţiune pentru încadrarea în resursele repartizate 7. Standard 7 MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR 7.1. Primirea, în mod sistematic, de raportări despre activitatea structurii, întocmite de către şeful/ coordonatorul acesteia 7.2. Monitorizarea activităţilor în vederea îndeplinirii obiectivelor cu ajutorul unor indicatori de performanţă 7.3. Evaluarea performanţelor de către şeful/ coordonatorul structurii 7.4. Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc modificări ale ipotezelor/ premiselor şi, implicit a obiectivelor 1. Rapoartele de activitate 2. Bilanţul anual al activităţii structurii 3. Fişa de evaluare anuală 4. Planul anual de management 5. Documente din care să rezulte: a) obligaţia de monitorizare şi de raportare cu individualizarea răspunderii b) că sunt materializaţi indicatorii asociaţi obiectivelor/ activităţilor c) reviziile indicatorilor ca urmare a necesităţilor apărute d) inspecţii/ controale/ supravegheri de validare a indicatorilor
52
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare 8. Standard 8 MANAGEMENTUL RISCULUI 8.1. Identificarea şi evaluarea/ reevaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor şi activităţilor structurii care pot afecta eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, respectarea regulilor, ordinelor MJ, deciziilor DGANP, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor 8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor 8.3. Întocmirea şi actualizarea Registrului de riscuri la nivelul entităţii publice 1. Fişa de alertă la risc 2. Proces-verbal de analiză a riscurilor 3. Registrul de riscuri 4. Plan pentru implementarea măsurilor de control 5. Raport cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor, semestrial 9. Standard 9 PROCEDURI 9.1. Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/ operaţionale 9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/ operaţionale şi aducerea lor la cunoştinţă persoanelor cu atribuţii în domeniu 9.3. Respectarea codurilor de identificare stabilite la nivelul sistemului penitenciar 9.4. Identificarea activităţilor/ acţiunilor/ proceselor care necesită 1. Inventarul activităţilor entităţii publice 2. Procedurile de sistem/ operaţionale 3. Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale 4. Atribuţiile structurii/ entităţii publice 5. Fişele posturilor 6. Documente justificative
53
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare reevaluări sau noi proceduri 9.5. Efectuarea modificărilor apărute în urma analizei 9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/ operaţionale în format electronic de către secretariatul comisiei 9.7. Modificarea şi actualizarea procedurilor de sistem/ operaţionale, ca urmare a disfuncţiilor constatate pe parcursul derulării activităţilor 9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor, potrivit legii 9.9. Exercitarea de către persoane diferite a funcţiilor de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor. 9.10. Întocmirea de documente înainte de efectuarea operaţiunilor, în situaţia unor circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente. 10. Standard 10 Supravegherea 10.1. Implementarea şi evaluarea eficacităţii mijloacelor de control 1. Procedurile de sistem/ operaţionale 2. Registrul de riscuri
54
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare şi supraveghere impuse pentru realizarea obiectivelor stabilite 10.2. Comunicarea atribuţiilor, a responsabilităţilor şi a limitelor de competenţă atribuite fiecărui angajat 10.3. Efectuarea evaluării periodice a activităţii întregului personal 10.4. Verificarea şi aprobarea rezultatelor muncii obţinute în diverse etape de realizare a procesului de muncă 10.5. Elaborarea planurilor de control care să furnizeze asigurări pentru atingerea obiectivelor 10.6. Definirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controalelor 3. Fişa de evaluare anuală 4. Planul de control intern 5. Documente rezultate în urma efectuării controlului 6. Semnalări de neconformităţi 7. Propuneri de îmbunătăţire a activităţii sau a indicatorilor de monitorizare a activităţilor 11. Standard 11 CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII 11.1. Asigurarea continuităţii activităţilor la nivelul fiecărei structuri în parte, prin întocmirea unui inventar al situaţiilor care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi a unui Plan al măsurilor care să prevină apariţia lor 11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe funcţiile disponibile 1. Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi în activitate cu indicarea obiectivelor afectate (în special a celor generale) 2. Planul măsurilor care să prevină apariţia situaţiilor generatoare de întreruperi în activitate 3. DZU prin care se numeşte înlocuitorul la comandă al persoanelor cu funcţii de conducere la plecarea acestora în concedii, misiuni, etc. 4. Proceduri de sistem/ operaţionale
55
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare la plecarea personalului din entitatea publică 11.3. Asigurarea existenţei de contracte de service/ mentenanţă pentru întreţinerea echipamentelor din dotare 11.4. Asigurarea existenţei de contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare 5. Contracte de service/ mentenanţă 6. Contracte de achiziţii 7. Planuri de sănătate şi securitate în muncă 12. Standard 12 INFORMAREA ŞI COMUNICAREA 12.1. Stabilirea tipurilor de informaţii şi a nevoilor de informare în cadrul fiecărei structuri a entităţii publice, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, sarcinile să poată fi îndeplinite 12.2. Stabilirea unui flux informaţional (diagramă de relaţii) fiabil, în toate sensurile, inclusiv în relaţiile cu exteriorul entităţii publice 12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă şi externă care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor 12.4. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea 1. Diagrama de relaţii 2. Procedurile de sistem/ operaţionale 3. Newsletter-ul ANP 4. Pagina de internet proprie (portalul extern) 5. Portalul intern al ANP 6. Documente din care să rezulte: a) crearea unui sistem informaţional adecvat b) crearea unui sistem de rapoarte privind execuţia Planului anual de management, a bugetului, a utilizării resurselor, gestionării documentelor, etc. c) că programul de audienţe este adus la cunoştinţa personalului d) reglementarea sistemului letric sau electronic de raportare: afişaj în loc vizibil, intranet, videoconferinţă, etc.
56
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materie de comunicare 13. Standard 13 GESTIONAREA DOCUMENTELOR 13.1. 13.1. Organizarea expedierii/ primirii, a depozitării şi a lucrului cu documente pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu şi transpunerea acestor operaţiuni în proceduri de sistem 13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului, etc. 13.3. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a legislaţiei cu privire la corespondenţă şi arhivare 1. Procedurile de sistem/ operaţionale 2. Documentele prin care au fost aduse la cunoştinţa întregului personal reglementările cu privire la corespondenţă şi arhivare (notificare e-mail, tabel de luare la cunoştinţă, etc.) 3. Documente din care să rezulte implementarea măsurilor de securitate şi protecţie împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului stabilite pentru entitatea publică 4. Materiale de instruire transmise de Structura de securitate în vederea prelucrării şi luării la cunoştinţă .14. Standard 14 RAPORTAREA CONTABILĂ ŞI FINANCIARĂ 14.1. Elaborarea/ actualizarea procedurilor contabile în concordanţă cu prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil 14.2. Executarea controalelor pentru a asigura corecta aplicare a politicilor, normelor şi procedurilor contabile, precum şi a prevederilor normative 1. Planul de control intern în domeniul financiar- contabil 2. Proceduri de sistem/ operaţionale 3. Rapoarte/ acte de verificare 4. Situaţiile financiare anuale 5. Rapoarte de audit
57
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare aplicabile domeniului financiar- contabil şi al controlului intern 15. Standard 15 EVALUAREA ISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL 15.1. Realizarea, anual, a operaţiunii de autoevaluare a subsistemului de control intern managerial la nivelul entităţii publice prin întocmirea de raportări şi informări/ situaţii centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu 15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern managerial 1. Situaţiile centralizatoare semestriale/ anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial 2. Actul administrativ de declanşare a operaţiunii de autoevaluare 3. Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial 4. Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării 5. Raportul asupra sistemului de control intern managerial 16. Standard 16 AUDITUL INTERN 16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern managerial al entităţii publice 16.2. Asigurarea evaluării independente şi obiective a sistemului de control intern managerial, de către structura de audit intern 16.3. Finalizarea acţiunilor auditorului 1. Documentele misiunii de audit
58
Nr. crt. Standarde Principalele cerinţe Documente/ Criterii de implementare intern prin rapoarte de audit, în care se enunţă punctele slabe identificate în sistem şi se formulează recomandări pentru eliminarea acestora 16.4. Dispunerea de către directorul entităţii publice/ şeful structurii a măsurilor necesare eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de audit, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern
59
60
Anexa nr. 6 la norme metodologice
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei
(denumirea entităţii publice)
Nr.             din 20   
APROB,
(gradul profesional, numele şi prenumele)
Directorul general/ directorul                     
(denumirea entităţii publice)
PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
AL                                                 
(denumirea entităţii publice)
A. CADRU LEGAL - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/ managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare - Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr.       pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate B. PLAN DE IMPLEMENTARE A STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL Nr. crt. Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Termen Cine răspunde Indicator de performanţă Observaţii I. MEDIUL DE CONTROL II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL IV. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA C. GRAFICUL ANUAL DE PREGĂTIRE PROFESIONALĂ A PERSONALULUI
61
1.                                                      (denumirea structurii din cadrul entităţii) Domenii de perfecţionare profesională Baza legală în virtutea căreia se realizează pregătirea profesională a funcţionarilor publici cu statut special Funcţii publice de conducere Funcţii publice de execuţie 62 2.                                                      (denumirea structurii din cadrul entităţii)
Domenii de perfecţionare profesională Baza legală în virtutea căreia se realizează pregătirea profesională a funcţionarilor publici cu statut special Funcţii publice de conducere Funcţii publice de execuţie
Anexa nr. 7 la norme metodologice
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei
(denumirea entităţii publice)
Nr.             din 20   
APROB,
(gradul profesional, numele şi prenumele)
Directorul general/ directorul                     
(denumirea entităţii publice)
INVENTARUL FUNCŢIILOR CONSIDERATE CA FIIND ÎN MOD SPECIAL EXPUSE LA CORUPŢIE/ SENSIBILE
DIN                                                 
(denumirea entităţii publice)
Nr. crt. Funcţie sensibilă compartiment/ birou/ serviciu/ direcţie Salariat (grad profesional, nume şi prenume) Data numirii Măsuri de control intern managerial 10 Observaţii 1. 2. n.
10 În coloana „măsuri de control intern managerial” se trec măsurile stabilite pentru gestionarea riscurilor aferente funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/ sensibile, pe rândul corespunzător funcţiei sensibile
Anexa nr. 8 la norme metodologice
Chestionar pentru identificarea ameninţărilor/riscurilor de corupţie
Data: ......................... Structură din ANP/Unitate penitenciară: ....................................... Funcţie: Director La ce ameninţări/riscuri de corupţie consideraţi că sunteţi expus dumneavoastră ori colegii în cadrul activităţii? Ce vulnerabilităţi la corupţie ar putea exista în planul reglementării, planificării, organizării, desfăşurării şi controlului activităţii dumneavoastră ori în cel al formării sau instruirii dumneavoastră/a colegilor? Care credeţi că ar fi probabilitatea ca aceste vulnerabilităţi să se manifeste în cazul existenţei unui interes de săvârşire a unei fapte de corupţie? (Alegeţi un singur răspuns şi argumentaţi) înaltă, deoarece:.............................................. medie, deoarece:................. scăzută, deoarece: ............ Cum ar putea acţiona, ce demersuri ar trebui să întreprindă ori ce modalităţi concrete ar putea utiliza cineva interesat să exploateze aceste vulnerabilităţi pentru a săvârşi o faptă de corupţie? Ce efecte ar putea avea în activitatea dumneavoastră materializarea riscurilor de corupţie (săvârşirea unei fapte de corupţie)? Ce măsuri sunt aplicate actualmente pentru eliminarea sau controlul riscurilor de corupţie? Pentru a preveni materializarea riscurilor de corupţie, ce soluţii/măsuri credeţi că sunt posibile/aplicabile în domeniul dumneavoastră de activitate? Au existat cazuri de corupţie (ori suspiciuni de acest gen) în cadrul domeniului de activitate gestionat sau în domenii de activitate similare, din alte instituţii? Au încercat terţii să influenţeze deciziile vreunui angajat al structurii? Conducerea este la curent cu eventuale acuzaţii de corupţie care afectează instituţia, un domeniu specific de activitate, anumite categorii de personal ori chiar angajaţi precis identificabili (prin intermediul modalităţilor de comunicare formală sau informală cu
actuali sau foşti angajaţi, cu reprezentanţii organelor de control intern, cu beneficiari interni sau externi ai serviciilor publice furnizate de către instituţie)? Este asigurată transparenţa procesului de adoptare a deciziilor, prin operaţiuni de verificare, raportare şi alocare explicită a responsabilităţilor sau prin furnizarea unei documentaţii complete şi clare? Există cerinţa de a ţine o evidenţă clară, scrisă, a procesului de adoptare a deciziei, care să poată fi verificată de către o autoritate de auditare ori control? Precizaţi specificul programelor ori măsurilor de control stabilite şi puse în practică pentru a elimina/a reduce riscurile specifice de corupţie pe care direcţia/serviciul/biroul/compartimentul/unitatea le-a identificat, precum şi modul de monitorizare şi reevaluare a acestor programe şi controale. Precizaţi, pentru o structură/unitate având mai multe locaţii de desfăşurare a activităţii: 1. natura şi amploarea activităţii de monitorizare a locaţiilor sau a segmentelor de activitate 2. dacă există locaţii sau segmente de activitate în cazul cărora este mult mai probabil ca riscurile de corupţie să existe/să se manifeste: Dacă şi în ce modalităţi concrete conducerea comunică angajaţilor punctele sale de vedere ori aşteptările cu privire la practicile corecte de lucru şi comportamentul etic ( riscurile de corupţie sunt sensibil reduse atunci când managementul demonstrează şi comunică importanţa valorilor şi a comportamentului etic ).
Anexa nr. 9 la norme metodologice
PRINCIPALELE CERINŢE PRIVIND FORMULAREA IPOTEZELOR/ PREMISELOR ŞI STABILIREA OBIECTIVELOR GENERALE/ SPECIFICE
Obiectivele generale contribuie la îndeplinirea misiunii sistemului penitenciar şi sunt enunţate în hotărârea de guvern privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în regulamentele de organizare şi funcţionare ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, respectiv ale unităţilor subordonate sau sunt stabilite în actele normative şi documentele de planificare (Strategia de dezvoltare a sistemului penitenciar, Strategia naţională de reintegrare socială a persoanelor private de libertate, Strategia de resurse umane, etc.). De asemenea, trebuie să respecte condiţiile de calitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.
Obiectivele specifice sunt obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. La obiectivele de specialitate (specifice), se adaugă şi alte obiective specifice care sunt derivate din planuri de cooperare, programe pe care entitatea publică este obligată să le îndeplinească şi care pot avea unul sau mai mulţi responsabili desemnaţi. Ele se particularizează de către directorul general/ directorii/ şefii de structuri, în concordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice ale acesteia şi se includ în Planul anual de management al entităţii/ structurii sau în alte documente de planificare.
Odată cu planificarea obiectivelor se alocă şi resursele (umane, financiare, materiale) necesare realizării acestora. Cerinţa rezultă şi din prevederile Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice.
Managerul  răspunde  de  planificarea  şi  repartizarea  activităţilor  individuale  ale personalului astfel încât acestea să conducă la îndeplinirea obiectivelor specifice.
Între obiectivele generale şi cele specifice trebuie să existe un raport de convergenţă, iar activităţile ce urmează a se realiza, trebuie să corespundă unui profil al posturilor existent.
Ipotezele/ premisele stau la baza stabilirii obiectivelor şi reprezintă construcţii logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibile schimbări din mediul intern în mediul extern al sistemului penitenciar .
Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe
S.M.A.R.T. , care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:
a) specific – obiectivele trebuie să fie precise şi concrete; b) măsurabil – obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanţă; c) abordabil – obiectivele stabilite să fie realizabile; d) realiste – obiectivele stabilite trebuie să fie ambiţioase însă, în acelaşi timp, trebuie să fie realiste; e) termen de realizare – obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într- o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la dată.
Obiectivele generale şi specifice trebuie stabilite în aşa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori de performanţă pentru activitatea planificată.
Anexa nr. 10 la norme metodologice
PRINCIPALELE CERINŢE PRIVIND STABILIREA INDICATORILOR DE PERFORMANŢĂ
Indicatorii de performanţă sunt elaboraţi pentru a furniza informaţii de încredere asupra naturii şi performanţei entităţii/ structurii supusă revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanţei. Acest lucru va contribui la creşterea gradului de răspundere publică a entităţii/ structurii, precum şi asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informaţi+ilor întemeiate şi de încredere.
Un indicator de performanţă defineşte măsurarea unei informaţii importante şi folositoare, cu privire la performanţa sistemului penitenciar , exprimată în procente, index, rată sau altă comparaţie, care este monitorizată la intervale regulate de timp şi este comparată cu unul sau mai multe criterii.
Măsurarea performanţei este, în general, orientată fie către rezultatele activităţii
(output), fie către impactul programului (outcome) pe termen lung.
Tipuri de indicatori de performanţă :
a) cantitatea (care este rezultatul direct al activităţii sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) – este un indicator a ceea ce activitatea/ programul va produce efectiv (exemplu numărul documentelor înregistrate sau numărul angajaţilor pregătiţi profesional), fiind relevant pentru programele şi activităţile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri şi servicii de bază (numărul de paturi în penitenciarele-spital, numărul de locuri în cadrul instituţiilor de învăţământ proprii, etc.); b) calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) – măsoară calitatea rezultatelor produse (exemplu satisfacţia angajaţilor faţă de cariera în sistemul penitenciar , numărul greşelilor făcute, etc.); c) durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) – măsurarea duratei de variază în funcţie de natura rezultatului (exemplu lista de aşteptare medie pentru o operaţie medicală, durata medie de spitalizare, etc.), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfăşurării activităţii/ programului; d) eficienţa (care este costul per unitate de produs) – este o măsură a unităţilor contribuţiilor, de obicei costul (exemplu salarii, cheltuieli administrative şi alte cheltuieli, etc.) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate şi eficienţa operaţiunilor în furnizarea de servicii; e) eficacitatea (ce impact a avut programul) – un indicator privind măsura în care un program sau serviciu şi-a atins obiectivele.
La selecţia indicatorilor de performanţă se au în vedere următoarele:
a) legătura între indicatori şi obiectivele stabilite trebuie să fie clară; b) trebuie stabilite valorile de referinţă dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator; c) trebuie stabilite activităţi regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil şi când anume va fi furnizată informaţia; d) valorile ţintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.
Anexa nr. 11 la norme metodologice
Stabilirea obiectivelor generale/ specifice
Stabilirea activităţilor principale pentru îndeplinirea obiectivelor generale/ specifice
Identificarea riscurilor
Evaluarea riscurilor
Stabilirea măsurilor de management al riscurilor
Centralizarea propunerilor pentru întocmirea proiectului Registrului de riscuri al entităţii publice
Întocmirea proiectului Registrului de riscuri al entităţii publice de către responsabilul pe linia controlului intern managerial
1
DIAGRAMA DE PROCES PENTRU IMPLEMENTAREA MANAGEMENTULUI RISCULUI
2
Analizarea şi avizarea proiectului Registrului de riscuri al entităţii în cadrul şedinţei Comisiei
Nu
Responsabilul pe linia
controlului intern managerial
Avizarea în şedinţa Comisiei
Da
Promovarea proiectului Registrului de riscuri al entităţii publice, spre aprobare, directorului general/ directorului printr-o notă în care sunt evidenţiate principalele riscuri
                       Nu    
Aprobarea directorului general/ directorului
Da
Punerea în aplicare a măsurilor stabilite
Analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscului
Revizuirea, monitorizarea şi actualizarea Registrului de riscuri al entităţii publice
72
Anexa nr. 12 la norme metodologice
REGISTRUL DE RISCURI
Activităţi Riscul Cauzele care favorizează apariţia riscului Risc inerent Strategia adoptată Data ultimei revizuiri Risc rezidual Observ aţii A B C A B C Obiectivul: ................ (A x B) (A x B) Obiectivul: ................ (A x B) (A x B)
Legendă: - A = probabilitate
- B = impact - C = expunerea la risc – MODEL – Anexa nr. 13 la norme metodologice ROMÂNIA Ministerul Justiţiei (denumirea entităţii publice) Nr.             din 20    APROB, (gradul profesional, numele şi prenumele) Directorul general/ directorul (denumirea entităţii publice) INVENTARUL ACTIVITĂŢILOR                                  (denumirea entităţii publice) Nr. crt. Denumirea activităţii Activitate Denumirea procedurii (pentru activităţile procedurabile) Responsabil Observaţii P N Structura:                TOTAL GENERAL ACTIVITĂŢI INVENTARIATE TOTAL GENERAL ACTIVITĂŢI PROCEDURABILE 11 Legendă: - P = procedurabilă - N = neprocedurabilă
73
11 La nivelul fiecărei structuri, precum şi la nivelul întregii entităţi publice, numărul activităţilor procedurabile reprezintă doar o parte din cel al activităţilor identificate
Anexa nr. 14 la norme metodologice
DIAGRAMA DE PROCES PENTRU ELABORAREA PROCEDURILOR DE SISTEM/ OPERAŢIONALE
Iniţierea PS/PO de către şeful entităţii/ structurii (lider de domeniu doar pentru PS)
Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în PS/PO Stabilirea termenelor şi persoanelor responsabile de elaborarea PS/PO
Elaborarea PS/PO
Elaborarea PS/PO de către persoanele desemnate Verificarea PS de către şeful structurii Proiect PS/PO Analizarea PS/PO în cadrul şedinţelor Comisiei Verificarea conformităţii PS/PO
Difuzarea PS/PO
Originalul PS/PO se înregistrează şi se păstrează la structura emitentă Se transmite PS/PO în format electronic entităţilor publice/ structurilor implicate şi responsabilului pe linia controlului intern managerial
DA
Conform
Implică mai multe structuri
NU
Adoptarea PS/PO
NU
DA
Observaţii
Avizarea PS/PO
Structura responsabilă transmite electronic PS/PO structurilor implicate
Armonizarea între structurile implicate
Observaţii
DA
NU
Modificarea PS/PO
De către structura responsabilă
Observaţii transmise structurii responsabile
76
Anexa nr. 15 la norme metodologice
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei (denumirea entităţii publice)
Nr.             din 20   
REGISTRUL PENTRU EVIDENŢA PROCEDURILOR DE SISTEM
AL                                                 
(denumirea entităţii publice)
Nr. crt. Codul PS Denumirea PS Data intrării în vigoare Clasa sau nivelul de secretizare Structura care a elaborat PS Nr. de înregistrare/ data Ediţia Revizia Data abrogării Observaţii 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
– MODEL –
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei (denumirea entităţii publice)
Nr.             din 20   
REGISTRUL PENTRU EVIDENŢA PROCEDURILOR OPERAŢIONALE
AL                                                 
77
(denumirea entităţii publice)
Nr. crt. Codul PO Denumirea PO Data intrării în vigoare Clasa sau nivelul de secretizare Entitatea/ structura care a elaborat PO Nr. de înregistrare/ data Ediţia Revizia Data abrogării Observaţii 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
– MODEL –
Anexa nr. 16 la norme metodologice
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei (denumirea entităţii publice)
Nr.             din 20   
TABEL
cu datele de identificare ale preşedintelui şi ale persoanelor care asigură secretariatul Comisiei cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial
Nr. crt. Denumirea entităţii publice Decizia de zi pe unitate prin care au fost numiţi (nr./ data) Calitatea în cadrul comisiei Funcţia Gradul profesional Numele şi prenumele Punct de contact (Metropolitan, telefon fix/ interior, telefon mobil, fax, e-mail) Observaţii Preşedintele comisiei Secretarul comisiei
78 Preluat: 2026-09-23T14:48:57.533792+00:00 · SHA256: c5d3141cf812736b23ae3124a091209b3c21a816bfefcd8f6b9deadb36c7e4a1