Legislație națională
ANEXĂ · 0 · 2003
ANEXA*) din 11 martie 2003 la Memorandumul de finanţare dintre Guvernul României şi Comisia Europeană referitor la asistenţa sub forma de grant din Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura "Asistenţa tehnică pentru pregătirea proiectelor ISPA în sectorul de mediu în oraşele Baia Mare, Botoşani, Drobeta-Turnu Severin, Galaţi, Deva şi Hunedoara, România"
Ce s-a schimbat? Citește cele două versiuni, una lângă alta.
Parlamentul · ID sursă 46957
EliminatAdăugatIdentic
Surse, proveniență și limitele comparației
Sunt extrase articolele marcate în HTML-ul oficial, inclusiv notele din interiorul lor. Meniurile și comenzile paginii sunt omise; spațiile sunt normalizate pentru afișare. Preambulul și titlurile din afara articolelor nu sunt incluse. Aliniere după numărul articolului; renumerotările nu sunt interpretate juridic. Diferențele sunt calculate la nivel de cuvânt. Fișierele originale nu sunt modificate.
Textul formei disponibile
ANEXA*) din 11 martie 2003
la Memorandumul de finanţare dintre Guvernul României şi Comisia Europeană referitor la asistenţa sub forma de grant din Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura "Asistenţa tehnica pentru pregătirea proiectelor ISPA în sectorul de mediu în oraşele Baia Mare, Botosani, Drobeta-Turnu Severin, Galaţi, Deva şi Hunedoara, România"
EMITENT PARLAMENTUL
Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 707 bis din 9 octombrie 2003
ANEXA Nr. !")
*) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.
Botoşani
Botoşani este un oraş de 130.000 l cuitori localizat în partea de nord-est a României în judeţul Botoşani, în regiunea României numită Moldova, aproape de graniţa cu Moldova. Este aşezat intre bazinele riurilor Siret si Prut. Botosani a luat parte la programul MUDP II. Cu toate acestea, investiţiile făcute prin MUDP II sunt limitate şi nu există înca un master plan.
Drobeta - Turnu Severin
Drobeta - Turnu Severin este un oraş cu 120.000 locuitori localizat pe râul Dunărea, în partea de sud-est a României, în judeţul Mehedinţi, în regiunea Oltenia. Oraşul nu are o staţie de tratare a apei uzate şi descarcă apă uzată provenită din canalizare direct în Dunare. Nu există încă un master plan.
• Galaţi
Galaţi este un oraş de 330.000 locuitori localizat în partea de est a României, pe Dunăre, langă Delta I)unării. Nu are staţie de epurare şi descarcă direct în Dunare un debit de apă uzată de circa 200.000 mc/zi. Este o prioritate importantă deoarece este un punct fierbinte recunoscut al Dunării. Există interes deosebit pentru investiţii străine viitoare în zonă, dată fiind învecinarea cu Moldova. Există o variantă de master plan, care trebuie finalizat şi actualizat.
Deva şi Hunedoara
Oraşele Deva şi Hunedoara sunt aşezate în partea de centru-vest a României, în Transilvania. Deva şi Hunedoara sunt principalele oraşe în judeţul fiunedoara. Bazinul râului Mureş este cel afectat. Populaţia totală a celor două oraşe este de 215.000 locuitori. Nu a fost realizat încă un master plan.
6.2. Componentele proiectului
Sarcinile ce trebuiesc îndeplinite vor fi detaliate în Termenii de Referinţă pentru fiecare componentă. Un model de termeni de Referinţa este ataşat în Anexa nr. I.b. Termenii de Referinţă pentru fiecare componentă de asistenţă tehnică sunt supuşi aprobării anterioare Comisiei. Oficiul de Plaţi şi Contractare Phare din cadrul Ministerului Finanţelor Publice va fi Autoritatea Contractantă pentru toate contractele. Ministerul Apelor şi Protectiei Mediului, care este responsabil cu programarea măsurilor ISPA, va coordona pregătirea proiectelor la nivelul beneficiarilor, precum şi coordonarea echipelor de consultanţi selectaţi. Comisia va primi rapoarte cel puţin la fiecare două luni, asupra nivelului implementării fiecărei componente de asistenţă tehnică.
>
Consultanţii selectaţi pentru fiecare componentă de Asistenţă Tehnică vor întreprinde următoarele activităti:
Faza I:
Master planul: Consultanţii trebuie să analizeze şi/ sau să finalizeze master planul (planul general). Sistemul de apă şi apă uzată din fiecare oraş va fi analizat În scopul obţinerii unui program de investiţii pe termen lung care să asigure conformitatea deplină cu Directivele UE în domeniul apei şi apei uzate. Scopul master planului este de a prioritiza necesităţile şi investiţiile ţinând cont de capacitatea de susţinere a investiţiei de către populaţie, precum şi de capacitatea de implementare locală;
Studiul de fezabilitate: Studiul de fezabilitate trebuie să analizeze datele referitoare la infrastructură şi operare, definirea proiectului, proiectul preliminar şi specificaţiile tehnice, soluţii alternative şi trebuie să aibă ca bază master planul finalizat, care a prioritizat deja investiţiile ce trebuiesc incluse în aplicaţia ISPA. Studiile de fezabilitate pentru reabilitarea sau construirea de noi facilităţi trebuiesc realizate în concordanţă cu standardele stabilite de Directivele UE în sectorul apei şi apei uzate. Acesta este cazul particular în care studiile de fezabilitate există deja şi trebuie revăzute pentru a se asigura concordanţa lor cu
8. Program de lucru Măsura Data de începere Data de finalizare Analizarea/ completarea master planului 1.10.2002 31.03.2003 Studiul de fezabilitate 1.10.2002 31.03.2003 Analiza financiară 1.10.2002 31.03.2003 Evaluarea Impactului asupra Mediului (inclusiv audierea publicului) 1.10.2002 31.03.2003 Pregătirea aplicaţiei ISPA 1.10.2002 31.03.2003 Pregătirea Termenilor de Referinţă pentru Asistenţa Tehnică Pregătirea documentelor de licitaţie pentru lucrări 30.06.2002 1.10.2003 30.09.2003 30.04.2004 9. Costul si valoarea asistenţei (EURO) COST TOTAL CONTRIBU COSTURI TOTAL ASISTENT , A RATA ŢIA NEELIGIBI COSTURI ISPA GRANT SECTORUL LE ELIGIBILE % Ul PRIVAT 3.500.000 o o 3.500.000 2.625.000 75 ORAŞ COST PE PROIECT CONTRI BUŢIA SECTOR ULUI PRIVAT CHELTUI ELI NEELIGI BILE COST ELIGIBIL ASISTENŢĂ ISPA RATA GRANT Baia Mare 600.000 - - 600.000 450.000 75 Botoşani 650.000 - - 650.000 487.500 75 Drobeta 650.000 - - 650.000 487.500 75 Galaţi 800.000 - - 800.000 600.000 75 Deva şi Hunedoara 800.000 - - 800.000 600.000 75 5.000 .OOO - - I 3.500.000 75 9.1. Defalcare indicativă a costurilor pe componentele de asistent . ă tehnică (Euro) 10. Implicarea instituţiilor financiare internaţionale
Nu există implicare a IFI În această fază. Cofinanţarea va fi asigurată de către beneficiarii finali. Este posibil ca proiectele de investiţie să fie cofinanţate de către Banca Europeană de Investiţii (BEI) sau Banca Europeană pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (BERD). BEI şi BERD asigură deja cofinanţarea pentru un număr de măsuri ISPA în bazinele râurilor la care se face referire În această măsură.
0000000
determină politicile de bază şi parametri care vor conduce la cele mai scăzute costuri de îmbunătăţire a managementului apei potabile/ apelor uzate/ deşeurilor, ţinând seama de constrângerile financiare.
ACTIVITATEA B: Analiza Financiară
Comisia Europeană priveşte analiza financiară ca pe un aspect crucial al sarcltlli consultantului, căruia trebuie să i se acorde o prioritate adecvată.
Articolul 6:2 al Regulamentului ISPA stipulează ca rata asistenţei ISPA poate fi de până la 75% din cheltuiala publică (85% în cazuri exceptionale) sau cheltuieli care sunt echivalente cu cheltuiala publică. Această precizare este calificată după cum urmează:
"În cazul asistenţei rambursabile, sau unde există un interes special al Comunităţii, rata asistenţei ar trebui să fie redusă luându-se În considerare:
a) disponibilitatea cofinanţării b) capacitatea măsurii de a genera venituri şi c) aplicarea adecvată a principiului "poluatorul plateşte".
Regulamentul prevede de asemenea: "Rata de asistenţă furnizată de Comunitate prin ISPA trebuie să fie stabilită în scopul întăririi efectului de levier al resurselor, promovării cofinanţării si utilizării surselor private de finanţare şi să ţină cont de capacitatea măsurilor de a genera venituri substanţiale."
Proiectele de mediu finanţate din fonduri ISPA generează venituri prin intermediul taxelor de utilizator plătite de cei care îşi desfaşoară activitatea în sectorul industriei, afacerilor şi de către gospodarii pentru serviciile furnizate. Aşa cum a fost explicat mai sus, prin Regulamentul ISPA se solicită să se ţină cont de veniturile viitoare generate de proiect pe toată durata de viaţă a investiţiei.
Cerinţele minime pentru asistenţa UE prevăd ca toate proiectele trebuie să fie sustenabile pe durata vieţii economice, exemplu: trebuie să fie un flux de venituri viitoare suficient ca să acopere costurile de operare şi întreţinere. Există, totuşi, un al doilea aspect al analizei financiare care este de importanţă majoră; trebuie estimat nivelul de subvenţii care este cerut pentru a face proiectul viabil din punct de vedere financiar.
Raţiunea finanţării din fonduri ISPA sub forma de asistenţă este aceea ca proiectele de infrastructură nu pot să acopere întregul cost de investiţii şi costurile viitoare de operare şi întreţinere din veniturile viitoare. Viitorul flux de venituri trebuie, cel puţin, să acopere costurile anuale de operare dar poate de asemenea să acopere unele parţi din costurile de capital ale noii investiţii, în sensul ca fluxul de venituri poate rambursa un credit de la o bancă sau de la o altă instituţie. Cu toate acestea, poate fi un anumit procentaj al costurilor de capital care nu vor putea să fie acoperite din veniturile viitoare şi care necesită subvenţii pentiu a face proiectul viabil financiar în timpul vieţii sale. Acest element al costului va fi suportat prin ISPA.
Pentru estimarea necesarului de asistenţă ISPA este necesară construcţia unui model financiar pentru întreaga viaţă economică a proiectului (de obicei 20 - 25 ani) care poate fi folosit ca bază pentru analiza alizatată a fluxului de numerar. Modelul va fi folosit pentru a estima valoarea actualizată a veniturilor viitoare nete (ex.: venitul din care se scade costul de operare şi întretinere) care poate fi comparată cu valoarea actualizată a costului de capital. În ţările din Europa Ce trală, în situaţia actuală, se aşteaptă că valoarea prezentă a venitului să fie mai mică decât costul de capital. Această diferenţă, sau gol financiar, reprezintă suma subvenţiilor acordate prin ISPA care este necesară pentru a face un proiect viabil din punct de vedere financiar.
Modelul financiar trebuie să conţină toate elementele de cost, costul de capital şi toate costurile asociate pentru operare şi întreţinere. (Revizuirea schiţelor tehnice ale proiectului şi evaluarea costurilor investiţiei propuse (Sarcina A) va furniza o bază bună pentru costul de capital care va fi utilizat în modelul financiar). Toate costurile necesare pentru realizarea proiectului trebuie să fie incluse (studii de fezabilitate, achiziţionarea terenului, design şi studii de inginerie, construcţie, echipament etc. Aceste costuri trebuie să fie înregistrate în anul în care apar şi pot include costuri
(precum achiziţionarea terenului) care nu sunt eligibile pentru asistenţa ISPA. Taxe precum TVA trebuie să fie incluse doar dacă ele sunt nerecuperabile şi sunt costuri reale pentru instituţia care realizează investiţia. De notat că deprecierea nu este un cost de capital şi nu ar trebui inclusa în analiza actualizată a fluxului de numerar. (O componentă pentru depreciere poate fi inclusă în tarif pentru a permite înlocuirea obiectivului la un moment dat în viitor). Costurile serviciului dobânzii nu trebuie să fie incluse ca şi costuri de operare.
Pentru a evita folosirea diferitelor măsuri de reducere a inflaţiei pentru diferite variabile, modelul trebuie estimat în limite reale. Aceasta nu înseamnă că anumite variabile trebuie să ramană fixate la nivelul valorii din anul 1. De exemplu, se poate estima că veniturile reale în ţara vizată vor creşte în termeni reali peste durata de viaţă a proiectului şi acest aspect trebuie reflectat în model.
Consultanţii trebuie să explice motivul pentru alegerea ratei de actualizare care este folosită în model. De asemenea, dacă modelul trebuie să fie estimat în termeni reali, rata de actualizare trebuie să fie cea reală şi nu rata de actualizare nominală. Rata de actualizare de 5% menţionată în ghidul Comisiei Europene a fost prevazută pentru programele Fondului Structural în Europa de vest într-un anumit moment şi această rată de actualizare nu trebuie în mod automat aplicată în ţara în care proiectul va fi implementat.
În conformitate cu principiul «poluatorul plateşte" precum şi în conformitate cu scopul de a furniza grantul minim pentru a face un proiect viabil financiar, este posibil să fie necesar ca aceste nivele de tarif să crească pe perioada de implementare a proiectului. Există limite de suportabilitate bine stabilite care fixează o limită superioară a nivelului tarifului ca un procent din venitul pe familie (în general 3-4% din venitul familiei pentru alimentarea cu apă şi epurarea apei uzate şi 1,5% pentru tratarea deşeurilor solide). Există, de asemenea, limite anuale de creştere procentuală a tarifelor, suportabile pentru populaţie.
Pentru a evalua suportabilitatea de către populaţie a investiţiei, Consultantul trebuie să calculeze rata de suportabilitate a tarifului (media cheltuielilor dintr-o gospodărie pentru serviciul furnizat, în comparaţie cu media venitului din gospodărie) şi să discute suportabilitatea tarifelor industriale şi casnice preconizate. Pentru a face un studiu eficient, Consultantul trebuie să ia în calcul date socio-economice importante pentru operaţiunile curente şi viitoare, de ex. planurile de dezvoltare municipale/ centrale propuse pentru a justifică diverse scenarii funcţie de evoluţie a populaţiei, necesare pentru a estima cererea viitoare de servicii municipale. Consultantul trebuie de asemenea să culeagă informaţii despre veniturile gospodăriilor, dimensiunile gospodăriilor, numărul membrilor activi, media cheltuielilor pentru procurarea produselor strict necesare etc. Trebuie avut în vedere că echilibrarea, pe de o parte, a dimensiunii investiţiei şi creşterea de tarife necesară, pe de altă parte, va conduce probabil la o condiţionare reciprocă.
Modelul financiar trebuie utilizat pentru a determina o politică adecvată de ajustare a tarifului care să asigure viabilitatea financiară a întreprinderii, să dea suficienta încredere instituţiei financiare care asigură împrumutul şi să asigura că tarifele rămân în limite suportabile şi că această creştere de tarif are limite acceptabile în fiecare an.
Conceptul de «suportabilitate" a tarifelor pentru gospodării se referă la venitul mediu al gospodăriilor. Consultanţii trebuie să determine modul în care fiecare schimbare în politica tarifară va afecta veniturile gospodăriilor pentru diferite nivele de venit, în mod special acele gospodării din categoria celor cu venituri mai scăzute. Consultanţii trebuie de asemenea să analizeze impactul oricaruî fel de aranjamente de subvenţii sociale pentru categoriile sociale cu venituri scăzute (ex.: tarife diferenţiate în funcţie de venituri, subvenţii pentru categoriile sociale cu venit scăzut etc.)
Principiul «poluatorul plăteşte" trebuie de asemenea aplicat agenţilor industriali pentru epurarea apei uzate în cadrul SEAU. Tariful se va stabili luând în considerare încrcarea hidraulică, biologică şi cu nămol a efluentului şi costul aferent tratării acestora în SEAU.
Toate aceste cerinţe (durabilitate, sustenabilitate pentru gospodării şi instituţiile de implementare a proiectelor, determinarea asistenţei ISPA necesare) trebuie integrate în modelul financiar. Rezultatele analizei nu pot fi prezente într-un singur indicator (ex.: rata internă de rentabilitate) şi concluziile pot impune folosirea mai multor indicatori (ex.: RIR, valoarea netă actuală, sustenabilitatea exprimată ca procent al venitului gospodăriilor pentru o anumită rată a asistenţei ISPA). Consultanţii trebuie să ajungă la o concluzie în legatură cu rata asistenţei ISPA care este necesară pentru a face proiectul viabil din punct de vedere financiar, atâta timp cât rămân în limite suportabile pentru gospodării (inclusiv gospodăriile cu venituri scăzute) şi pentru bugetul municipal sau al companiilor de utilităţi municipale.
Consultantul trebuie să discute modul de înterpretare al indicatorilor generaţi. de modelul financiar şi de ipotezele cheie. (ex.: care este semnificaţi.a ratei interne de rentabilitate?). Modelul trebuie să estimeze asistenţei necesare pentru a face valoarea netă actuală (VNP) egală sau puţin mai mare decât zero plecând de la premiza că pentru grantul ISPA la care VNP este zero, fluxul de numerar net al agenţi.ei de implementare nu va genera nici pierdere nici surplus şi acesta va putea fi considerat nivelul optim al asistenţei.
Modelul trebuie să includă o analiză de eficienţă: consultantul va identifica variabilele cheie la care situaţi.a financiară a oraşului şi a companiilor de utilităţi. devine sensibilă. Un set de scenarii va fi dezvoltat în scopul de a testa sensibilitatea proiectului la schimbarea ipotezelor cheie, scotând în evidenţa aceste variabile.
Evaluarea modului de funcţionare a companiei de utilităţi
Consultanţii, prin activitatea lor, vor aduce instituţia care implementează proiectul (municipalitatea/compania de utilitaţi.) în situaţi.a de a avea capacitatea financiară pentru a susţine funcţionarea obiectivului şi a finanţa investiţiile propuse. Viabilitatea financiară a instituţiei care implementează proiectul (beneficirul) trebuie demonstrată prin proiecţii financiare pe perioada de viaţă a proiectului. Proiecţiile financiare ale instituţiei trebuie să se focalizeze pe fluxul de numerar (folosindu-se modelul financiar) dar trebuie, de asemenea, să includă declaraţi.a de venituri estimate şi balanţa de verificare.
Performanţa/ situaţi.a financiară a instituţiei care implementează proiectul trebuie comparată cu performanţa/ situaţi.a unor municipalităţi similare.
Consultanţii trebuie să evalueze modul tehnic de administrare a sistemului, forţa de muncă, organizarea, disponibilitatea echipamentului tehnic, conceptele de operare şi întreţinere, (pentru sectorul de apă: activităţile de detectare a scurgerilor). Acolo unde este necesar, consultantul va identifica nevoia pentru schimbări viitoare, întărirea capacităţii instituţionale şi va propune soluţii pentru eventuale modificări în sistemul de administraţie viitor (organizare, nevoia de forţă de muncă, nevoia de echipamente, cerinţele de funcţionare şi întreţinere etc.).
ACTIVITATEA C: Analiza economică
Regulamentul ISPA solicită ca o aplicaţie pentru asistenţa ISPA trebuie să conţină analiza cost beneficiu.
Impactul economic al proiectului trebuie descris în termeni cantitativi, cât de mult posibil. Beneficiile economice, împreună cu cele sociale, de mediu şi din punct de vedere al sănătăţii generate de proiect, trebuie descrise, iar beneficiarii proiectului trebuiesc identificaţi. Dacă este posibil să se cuantifice toate costurile şi beneficiile relevante, atunci rezultatele analizei trebuie prezentate folosind indicatori acceptaţi cum sunt rata internă de rentabilitate, valoarea neta actuală şi rata cost-beneficiu.
Este recunoscut că este extrem de dificil să se cuantifice toate beneficiile economice ale unui proiect de infrastructură '!e mediu, în special când proiectul este doar o parte dintr-o investiţie generală mult mai mare. In astfel de cazuri, Regulamentul ISPA permite alte tipuri de analize cuantificate, cum sunt analiza multi-criterială sau analiza cost-eficienţă.
O analiză cost-eficienţă pleacă de la premisa că obiectivul oricarui proiect asistat de ISPA este să atingă, cel puţin, standardele de tratare stabilite în Directivele relevante pentru mediu şi că ISPA nu ar sprijini nici un proiect care are ca rezultat standarde de tratare mai scazute decât cele prevăzute în Directiva aferentă. În consecinţă, standardele tehnice UE pot fi privite ca un obiectiv fix de atins în maniera cea mai bună din punct de vedere cost-eficienţă socotită pe durata de viaţă a proiectului. Consultanţii trebuie să demonstreze că variantă tehnică aleasă pentru a îndeplini standardele UE este cea mai avantajoasă din punct de -vedere tehnico-economic.
Este în general cazul în care aceste analize comparative fac parte din studiul de fezabilitate al proiectului care determină soluţia optimă pentru atingerea obiectivelor proiectului. Consultanţii trebuie să utilizeze aceste studii pentru a demonstra că varianta tehnică aleasă este cea mai
avantajoasă din punct de vedere tehnico-economic pentru a asigura ca standardele de tratare rezultate în urma implementării investiţiei sunt, cel puţin, cele menţionate în Directivele UE relevante şi in legislaţia naţionala relevantă.
Pot de asemenea să fie folosite comparaţiile de cost cu proiecte similare pentru spn11rurea propunerii că varianta tehnică aleasă pentru implementarea proictului este varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere tehnico-economic.
ACTIVITATEA D: Evaluarea de mediu
Toate aplicaţiile pentrn asistenţă din partea ISPA trebuie să includă, conform Regulamentului ISPA, «o evaluare a impactului asupra mediului în mod similar cu evaluarea prevazută în Directiva Consiliului 85/337 /CEE, amendată de 97/11/CE" (Directiva de evaluare a impactului asupra mediului). În consecinţă, consultantul trebuie să stabilească dacă este necesa!" de realizat o evaluare a impactului asupra mediului conform cu prevederile Directivei. In particular, consultantul trebuie să stabilească dacă investiţiile planificate câd sub incidenţa Anexei nr. I sau a Anexei nr. II a Directivei EIA. Gradul şi modalitatea de consultare asupra publicului este foarte importantă iar consultanţii trebuie să stabilească cum să se realizeze aceasta.
Consultantul trebuie de asemenea să stabilească: a) dacă respectiva consultare a fost facută pe baza unui studiu de impact asupra mediului corespunzator, incluzând un sumar non-tehnic concis dar informativ, şi b) modul în care s-a ţinut cont de studiul de impact şi de rezultatele consultării publicului la acordarea acordului de mediu de către autoritatea responsabilă. Aceste probleme trebuiesc explicate în mod clar în aplicaţie şi în documentele însoţitoare.
Dacă a fost realizată Evaluarea Impactului asupra Mediului conform cu prevederile Directivei atunci consultantul trebuie să se asigure că acordul dat de autoritatea de mediu competentă este inclus în aplicaţie împreună cu documentele jjustificative. Dacă autorităţile naţionale reprezintă autoritatea competentă care decide dacă trebuie realizată Evaluarea Impactului asupra Mediului (în cazul proiectelor care se încadreaza în Anexa nr. II a Directivei EIA) şi acestea decid că nu este necesară realizarea Evaluării, trebuiesc explicate în aplicaţie motivele care au dus la această concluzie.
Dacă Evaluarea Impactului asupra mediului este necesară în conformitate cu Directiva EIA şi nu a fost realizată, atunci consultanţii trebuie să stabilească dacă procesul de Evaluare a Impactului asupra Mediului poate fi finalizat în cadrul contractului lor, şi, dacă este aşa, aceştia trebuie să sprijine autorităţile naţionale să finalizeze procesul de Evaluare. Dacă, după evaluarea
consultantului proiectul necesită EIA în conformitate cu Directiva EIA dar aceasta nu poate fi
finalizată în cadrul contractului lui, consultantul trebuie să specifice clar acest lucrn în rapoartele pe care le întocmeşte În mod regulat pentru părţile implicate În proiect.
ACTIVITATEA E: Pregătirea aplicaţiei ISPA
Consultanţii vor ajuta pe iniţiatorii proiectului (beneficiarii) să pregatească aplicaţiile pentru co finanţarea ISPA, în conformitate cu formatul standard al aplicaţiei ISPA. Sursa informaţiilor solicitate de aplicaţia ISP A şi de IFI este în mare măsura aceeaşi, iar pregătirea aplicaţiei ISPA reprezintă, de fapt, punerea împreună a informaţiilor colectate în forma solicitată.
Promotorul proiectului ar putea avea deja pregatită o aplicaţie, situatie în care consultantul va trece în revistă documentul şi se va asigura că este complet. Dacă nu există aplicaţie, consAultantul va lucra cu autorităţile competente pentru a garanta realizarea unei aplicaţii complete. In orice situaţie, rezultatul va fi o aplicaţie completă, care să poată fi înaintată de către Cooordonatorul Naţional ISPA Comisiei Europene.
ACTIVITATEA F: Termeni de referinţă pentru asistenţa necesară în timpul fazelor
viitoare ale proiectului
Dacă se consideră necesar în timpul acestei evaluări, Consultantul va pregăti termenii de referinţă pentru orice asistenţa tehnică considerată necesară pentru finalizarea pregătirii proiectului. De exemplu, dacă proiectul se va împărţi în două faze de implementare, consultantul va pregăti termenii de referinţă pentru asistenţa tehnică necesară pregătirii celei de a doua faze a proiectului.
ACTIVITATEA 2
ACTIVITATEA G: Implementarea şi Planul de achiziţii, documente de licitaţie
Această activitate se va începe numai după ce conceptul (soluţia tehnică), costul, întinderea lucrărilor şi obiectivele proiectului au fost clar definite în fazele de început ale asistenţei şi după ce proiectul a primit opinie favorabilă din partea Comitetului de Management ISPA.
Pentru a dezvolta un program de investiţii acceptabil, consultantul va pregăti un Plan de Implementare şi un Plan de Achiziţii pentru proiect. Diferiţii finanţatori ai proiectului pot avea diferite reguli de contractare. Pentrn asigurarea unei implementări fară dificultăţi a proiectului, Consultantul va lua în considerare din fazele de început ale proiectului, modul în care să organizeze şi să grupeze diferitele componente în contracte.
Comisia Europeană nu impune un numar de contracte ca fiind cel mai potrivit. Contractele la cheie sau un numar redus de contracte mari au totuşi anumite avantaje şi aceasta trebuie avut în vedere. Consultantul va întocmi un plan de achiziţii care va garanta că proiectul se implementează cel mai rapid şi cel mai eficient. Consultantul va recomanda, de asemenea, forma
de contract care este cea mai potrivită pentru proiect (de ex., dacă contractele vor fi conform FIDIC roşu, galben sau argintiu). Comisia poate agrea deopotrivă proceduri de licitaţii deschise sau restrânse; se recomandă procedura optimă tinând seama de circumstanţele proiectului.
Consultantul va garanta că la sfârşitul asistenţei există documente de licitaţie care vor sta la baza contractelor pentru implementarea proiectului. Municipalitatea ar putea avea deja pregătite documente de licitaţie; în acest caz, consultantul va revizui documentele existente pentru a garanta că sunt conform standardelor. Dacă nu există documente, consultantul va lucra cu autorităţile competente pentru a aduce documentele necesare la un standard corespunzator. Indiferent de condiţiile iniţiale rezultatul va consta în documente de licitaţie complete care vor fi folosite pentru implementarea proiectului.
ASIGURAREA PERSONALULUI
Acest studiu necesită următoarele expertize (alese după cum este necesar, conform naturii proiectului):
Distribuţia şi tratarea apei Ape uzate şi canalizare
Colectarea, tratarea şi depozitarea deşeurilor Finanţarea serviciilor publice
Regulamente privind tarifele Operarea regiilor de apă
Administrarea financiară a regiilor de apă Managementul deşeurilor solide nepericuloase
Privatizarea regiilor şi participarea sectorului privat la serviciile municipale Achiziţii publice
Legislaţie natională şi europeană de mediu
Unul dintre specialişti va acţiona ca şi coordonator de echipă. Este de dorit ca cel puţin un inginer sau un expert financiar să aibă experienţă îndelungată. Toţi experţii trebuie să aibă câţiva ani de experienţă în Europa Centrală. Consultantul trebuie să aloce o perioadă de timp relevantă la locul de implementare a proiectului.
CV-urile experţilor propuşi şi programul de lucrn al experţilor la sediul firmei-mamă şi [la sediul beneficiarului] vor fi înaintate Comisiei Europene pentru aprobare.
Este de aşteptat ca experţii locali să fie integraţi pe deplin în echipa de consultanţă.
RAPORTAREA ŞI PROGRAMAREA
[Programarea lucrării se va realiza în concordanţă cu stadiul de pregătire a proiectului]. Totuşi, raportul iniţial se va înainta în aproximativ o lună de la începerea asistenţei.
Consultantul va înainta, în terrnen de xx săptamâni (o perioadă de timp redusă în funcţie de complexitatea proiectului) de la începerea misiunii, un scurt Raport de începere a activităţii
(Inception Report) (în limba engleză şi în limba română) către Municipalitate, către compania de apă, către Comisia Europeană (Directoratul General de Politici Regionale, Directoratul ISPA), către Ministerul Apelor şi Protecţiei Mediului şi către orice altă instituţie implicată (ex. instituţii financiare internaţionale implicate în finanţarea proiectului); raportul va descrie situaţia de fapt la începerea activităţii, probleme esenţiale şi concluzii preliminare, precum şi recomandări pentru eventuale schimbări faţă de abordarea propusă.
Consultantul va înainta, în termen de xx săptămâni de la tenn:inarea nusrunii, o variantă a raportului final (Draft Final Report) (în limba engleză şi în lunba 1-·omână).. Acest raport va fi finalizat în aşa măsură încât, dacă nu sunt comentarii .ale parţilo1· :i.i,Yceresate, raportru1 poate fi considerat final. Toa,te părţile interesate vor avea xx săptărn,âni pentru a face conientarii pe marginea raportului. In termen de o săptămână de la priniirea comentariilor de la grupurile sau instituţiile implicate în derularea proiectului, consultantul va pregăti raportul final.
Consultantul va pregăti termenii de referinţă (în engleză şi în limba ..::rnr.cionam) S.cn. xx săptămâni de la începerea misiunii, pentru asistenţa tehnică aferentă fazei a II--a, dacă se solicită acest lucru.
În plus, rapoartele (în Word) şi modelul financiar (în Excd) vor .fi puse la dispoziţie pe CD-ROM la oricare din actorii sus-menţionaţi, dacă aceştia solicită acest lucru. .
Contacte şi întâlniri
Pentru reuşita misiunii, este important ca municipalitatea şi compania de utilităţi să fie implicate împreună În procesul de studiu şi ca recomandările să fie făcute în urma consultării cu principalii actori locali implicaţi. În paralel Consultantul va menţine legătura cu Comisia Europeană şi IFI care pot fi implicaţi pentru a se asigura ca proiectul îndeplineste criteriile impuse de aceste instituţii pentru finanţarea a astfel de măsuri.
Consultantul va avea următoarele puncte principale de contact:
[Lista]
Municipalitatea şi compania de utilităţi va asigura sprtJln Consultantului la colectarea datelor, la transportul local etc. De asemenea, se va pune la dispoziţia Consultantului un birou, iar Consultantul va aduce echlpamentul de birou necesar.
Întălnirea de începere pentru studiu este planificată să aibe loc în 2002. Cu toate acestea, Consultantul trebuie să trimită chestionare cât de devreme posibil municipalităţii şi companiei de utilităţi, înainte de această întâlnire, în scopul demarării procesului de colectare a datelor. Mai mult, cu o săptămână înaintea întâlnirii de începere, Consultantul va transmite o înştiinţare companiei de utilităţi, menţionând scopul şi obiectivele vzitei, durata, programul propus, planificarea întâlnirii, personalul etc. astfel încât să permită părţii locale să pregătească în avans întâlnirea. Această înştiinţare va fi transmisă în copie la DG Politici Regionale pentru informare.
La sfârşitul misiunii Consultantul va numi o persoană de contact din echlpa sa care să fie disponibil pentru consultări ad-hoc prin telefon cu autoritatile române şi cu Comisia în legatură cu raportul, pe perioada lunii care urmează finalizării misiunii.
În decurs de o săptămână după predarea raportului de începere a misiunii, Consultantul va organiza o întalnire cu toţi actorii implicaţi pentru discutarea concluziilor preliminare prezentate în raport.
În decurs de două săptămâni după predarea unei variante a raportului Final (Draft Final report), Consultantul va organiza o întalnire cu aceeaşi actori menţionaţi în paragraful anterior pentru discutarea concluziilor prezentate în raport.
BUGETUL MISIUNII
Bugetul pentru această misiune va fi stabilit în urma desfăşurării unei licitaţii. Bugetul nu va depaşi în nici un caz euro
Rapoarte şi informaţii disponibile
Următoarele documente au fost deja pregătite şi vor fi puse la dispoziţia consultantului: Lista:
ANEXA Nr. !!")
*) Anexa nr. 11 este reprodusă în facsimil.
ANEXA Nr. !!!.1")
*) Anexa nr. 111 este reprodusă în facsimil.
(b) în cazul unor altor amendamente, ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia trebuie va face observaţiile necesare sau îşi va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de management ISPA va fi informat despre aceste amendamente. (c) nici o modificare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare ş1 a programului de cheltuieli.
Secţiunea a VII-a Controlul financiar
(1) Un audit financiar corespunzător, intern şi extern va fi îndeplinit, în conformitate cu standardele de audit internaţionale acceptate, de către autorităţile naţionale competente de control financiar, care trebuie să fie independente pentru a-şi putea desfăşura funcţia. În fiecare an un plan de audit şi un rezumat al concluziilor auditului efectuat trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit vor fi puse la dispoziţia Comisiei. (2) Fără a prejudicia verificările efectuate de ţările beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor pot, prin propriul lor personal sau prin reprezentanţi autorizaţi corespunzător, să efectueze pe teren audituri tehnice şi financiare, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. (3) Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii ei corespunzător autorizaţi şi/ sau Curtea Auditorilor efectuează verificări, aceste persoane au dreptul să inspecteze pe loc toate documentaţiile relevante şi care au legătură cu elementele finanţate prin memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor să îşi efectueze auditurile referitoare la utilizarea fondurilor acordate prin ISPA. (4) Implementarea detaliată a prevederilor principiilor controlului financiar, împreună cu înţelegerile de cooperare şi coordonare a programării şi metodologiei controlului, între Comisie şi ţările beneficiare sunt specificate în anexa nr. III.4. Secţiunea a VIII-a Recuperarea plăţilor necuvenite (1) Dacă implementarea unei măsuri nu justifică fie o parte, fie toată asistenţa alocată, Comisia va conduce o examinare completă a cazului, în special cerând ţării beneficiare să îşi facă cunoscute comentariile, într-un interval specificat de timp şi să corecteze orice neregulă. (2) Ca urmare a examinării menţionate la paragraful (1), Comisia poate reduce, suspenda sau anula asistenţa referitoare la măsura în cauză, dacă examinarea dezvăluie nereguli, o combinare necorespunzătoare a fondurilor sau neîndeplinirea uneia dintre condiţiile specificate în memorandumul de finanţare şi în special orice modificare semnificativă care afectează natura sau condiţiile de implementare a măsurii şi pentru care acordul Comisiei nu a fost cerut. Orice reducere sau anulare a asistenţei implică recuperarea sumelor plătite. (3) Când Comisia consideră că o neregularitate nu a fost corectată sau că o parte ori întreaga operaţiune nu justifică fie numai o parte, fie întreaga asistenţa acordată acesteia, Comisia trebuie să examineze corespunzător cazul şi să solicite ţării beneficiare să îşi înainteze observaţiile într-o perioadă specificată. După examinare, dacă ţara beneficiară nu a luat măsurile corective necesare, Comisia poate: (a) să reducă sau să anuleze orice avans; (b) să anuleze o parte sau întreaga asistenţă acordată măsurii. (4) Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect (a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi până la măsurile de publicitate pentru un proiect finanţat; (b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape menţionate mai sus; (c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru :finalizarea etapelor sus-menţionate până în momentul în care proiectul devine complet operaţional şi obiectul fizic descris în memorandumul de finanţare a fost finalizat/ definitivat. (5) Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/ sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/ sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuiehlor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată privitoare la proiectul descris în memorandumul de finanţare. (6) Cheltuieli Cheltuiehle trebuie raportate la plăţile certificate şi făcute efectiv de către autoritatea responsabilă cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau de documente contabile cu valoare probativă echivalentă. „Documentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 din această secţiune pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei atunci când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă. Secţiunea a III-a Principalele categorii de cheltuieli eligibile Ca regulă generală cheltuiehle legate de: studiile de fezabilitate; planificare şi proiectare, inclusiv studiul privind impactul asupra mediului; pregătirea terenului; construcţii; utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; testare şi instruire; managementul proiectului; măsurile compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt subiecte eligibile pentru competenţele prezentate mai jos. Secţiunea a IV-a Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului (1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor (a) Cheltuiehle legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi să fie aprobate în mod special printr-un memorandumul de finanţare; (b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr acelaşi contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pc documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemului de alocare a timpului). (2) Implicarea administraţiei publice În cazurile în care functionarii din administratia publică sunt implicati în activitătile mentionate la punctul 1(a) al acestei ;ecţiuni, cheltuiehle po't fi acceptate ca eligibile de către Comisie, ,În cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii: funcţionarul a renunţat temporar la statutul său de funcţionar în administraţia publică; cheltuiehle trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp); cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere; contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, ca cele specificate la punctul 1 din secţiunea a VIII-a; dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunităţii. Secţiunea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile (1) În cazurile în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul (2) din secţiunea a IV-a. (2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate în la punctul (1) din secţiunea a X-a, şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii: costuri privind munca (salarii brute şi nete); cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; cheltuiehle de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menţionată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administraţia publică. (3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la preţul pieţei. Secţiunea a VI-a Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale (1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi f"ixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca şi cheltuieli de capital, în concordanţă cu convenţiile standard de contabilitate; b) Fără a prejudicia punctul (3) din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. (2) Achiziţiile de active necorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. (3) Echipamente utilizate pentru implementarea proiectului (a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile. (b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finanţare. (4) Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică (a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. (b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) şi (3) din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei. Secţiunea a VII-a Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată Cheltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată (TVA) nu sunt eligibile. Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative (1) Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare şi fizice, evaluărea şi prevenirea neregulilor şi a cheltuielilor care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat, pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică aşa cum sunt definite în la punctul (3) din secţiunea I. Echipamentul pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistenţă tehnică menţionată în memorandumul de :finanţare. (2) Organizarea Comitetelor de monitorizare a) Fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative; b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: servicii de traducere; închirierea de săli de conferinţă şi aranjamentele auxiliare; închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; procurarea documentaţiei şi facilităţilor aferente; taxe pentru participarea experţilor; cheltuieli pentru călătorii. c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică intervenite în acest context nu sunt eligibile. (3) Întâlniri la cererea Comisiei Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei. Sectiunea a IX-a ' Alte tipuri de cheltuieli (1) Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din Secţiunea a IV-a. (2) Costuri financiare Nici un tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu este eligibil; aceastea privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie, etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. (3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. (4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor finanţate a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile; b) Ca excepţie de la prevederile punctului (a) de mai sus, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca şi cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finantare. ' c) Principiile definite la punctele (a) şi (b) menţionate mai sus sunt valabile, de asemenea, pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. (5) Măsuri de publicitate şi informare
Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile.
Secţiunea a X-a Perioada de eligibilitate
(1) Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat în conformitate cu următoarele situatii: ' (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care memorandumul de finanţare al proiectului este semnat de Comisie. În caz excepţional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la BEI, fie de la alta institutie finantatoare şi asistenta financiară nerambursabilă ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru ' asistenţ ' ă de la data înch ' eierii acordului cu BEI sau cu altă instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt necesare în mod obligatoriu următoarele condiţii: lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanţare; 3 Vezi Articolul 12.(1), Reglementarea Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iunie 1999 BEI sau altă instituţie finanţatoare certifică respectarea prevederile articolelor 108 (2), 109 (2) şi (3), 114 (1), 115, 117 şi 118 ale Reglementării financiare aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene. În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 114 (2) din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene. (b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agenţiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care cererea de finanţare ajunge la Comisie (serviciul ISPA), cu condiţia ca cererea de finanţare să poată fi considerată completă. Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) şi (b) de mai sus sunt neeligibile. (2) Modificări ale proiectelor (a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind "substanri , ale,,_ Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică şi pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus. (b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). A , (c) Cererea pentru modificări şi informatiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate comitetului de monitorizare. Inregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. (3) Timpul limită final privind eligibilitatea
a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în Articolul 4, paragraful 3 din memorandumului de finanţare. b) Data finală depinde de plăţile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea. c) Data finală a eligibilităţii este prevazută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce aceasta dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de şase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final şi o notificare, aşa cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele B la anexa nr. III.4 la memorandumul de finant , are. d)   Comisia nu poate extinde această perioadă de şase luni.
4 Vezi Articolul 12.(2), Reglementarea Consiliului (CE) nr. 1266./99 din 21 iunie 1999
Secţiunea a XI-a Cererile de plată
Cererile de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, aşa cum sunt definite la punctul (6) din Secţiunea a II-a.
În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar s.au de un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea chelt:uieWor.
Cererile de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către Responsabilul Naţional cu Autorizarea. Cererile sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul _Delegaţiei Comisiei Europene.
Secţiunea a XII-a
Alte elemente nespecificate în detaliu
(1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuiefilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răsupundă întrebărilor în mod deschis? în spiritu] înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru fondurile de coeziune, (2) În cazul conflictelor dintre aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
INSTRUMENTUL PENTRU POLITICI STRUCTURALE DE PREADERARE - ISPA SOLICITARE DE PLATĂ
□
□
Plăti intermediare
'
Plăţi ale balanţei finale
□
Plăţi peste 80%
A. TIPUL PLĂŢII
Anexa nr. 111.3.a Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar şi fizic
B. FONDUL NAŢIONAL / IDENTIFICAREA CONTULUI Numele: Adresa: Persoana de contact: Telefon: Fax: E-mail: Denumirea băncii: Sediul băncii: Codul poştal: Oraş: Numărul contului: Codul scurt:
C. MĂSURA
Denumirea măsurii:
Codul măsurii ISPA:
Nr. memorandumului de finantare curent:
Codul na ' tional de refer , intă:
Data: '
D. AUTORITATEA RESPONSABILĂ CU IMPLEMENTAREA Denumire: Adresa: Cod poştal: Oraş: Persoana de contact: Telefon: E-mail:
E. CHELTUIELI INTERVENITE ŞI PLAŢI ISPA a) cheltuieli eligibile confirmate la data: b) în această solicitare de plată: c) = a)+b) cheltuieli cumulative la data: d) plăţi cerute de această aplicaţie: c) = d)/b) % din cheltuielile confirmate: Totalul plăţilor ISPA primite de către Fondul Naţional (FN) până la data: F. CHELTUIELILE ELIGIBILE CURENTE PE CATEGORII Moneda: euro Categorii de cheltuieli (*) Cheltuieli În memorandumul de finantare curen ' t Cheltuieli confirma te anterior Cheltuieli confirmate în această cerere de plată până la data: Totalul cheltuielilor confirmate Rata de executie financiară ' (1) (2) (3) (4) = (2) + (3) (5)=(4)/(1) Taxe de proiectare Pregătirea terenului Principalele lucrări Utilaje şi echipamente Asistentă tehnică ' Supervizare Altele Total
(*)Categoriile prezentate sunt exemple care pot fi ajustate în vederea reflectării stadiului real al proiectului. Este de dorit o defalcare pe contract.
G. INDICATORII FIZICI AI EXECUŢIEI Tipul lucrării (*) Indicatori fizici (*) Executia fizică până la ' data plăţilor anterioare Până la (data) Până la (data) Rata executiei fizice% ' Unitatea Cantitatea Executia fizică referito ' are la această cerere de plată Executia fizică referito ' are la cererea de plată totală înaintată (1) (2) (3) 4=(2)+(3) 5=(4)/(1)
(*) categoriile utilizate vor fi cele prezentate în formularul F.
Tipul documentaţiei scrise, disponibile pentru public
Tipuri de documentaţii scrise la dispoziţia publicului:
Alte mijloace audio-vizuale
O
Radio
O
O
Televiziune
O
Presa
O
Nu
O
Da
Mijloacele folosite pentru infor ' marea publicului asupra măsurilor în cauză:
Panouri ridicate la locul executiei?
L. MĂSURI ADOPTATE ÎN SCOPUL INFORMĂRII CU PRIVIRE LA ASISTENŢA OFERITĂ DE COMUNITATE (Anexa nr. III.6 la memorandumul de finanţare)
Prin prezenta declar că cheltuielile eligibile confirmate se referă la articolele deja plătite şi la investiţiile aprobate, şi care nu sunt rezultat al schimbării măsurii sau lucrărilor în afara măsurii descrise, şi că documentele originale privind plaţile indicate în listele anexate, sunt păstrate de aceasta entitate sau de autoritatea de implementare, ştampilate corect şi disponibile în vederea consultării având ca scop principal verificarea acestora. Data: Semnatura şi autentificarea
M. CONFIRMAREA RESPONSABILULUI NAŢIONAL CU AUTORIZAREA
A se face referire la orice tip de probleme care pot apărea În implementarea măsurilor, inclusiv devieri de la planul de finanţare original şi a se furniza explicaţii cu privire la acţiunile întreprinse pentru corectarea acestora.
K. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE ŞI LEGISLATIVE (Anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare)
A se preciza observaţii sua recomandări, dacă acestea există (cu referiri complete la sursa acestora), şi modul în care acestea au fost îndeplinite.
J. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE SAU COMUNITARE (Anexa III.1 la memorandumul de finanţare)
A se preciza condiţiile specifice, dacă acestea există, şi modul în care acestea au fost îndeplinite.
I. CONDIŢII SPECIFICE PRIVITOARE LA MĂSURILE ARTICOLULUI 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE (M.F.)
A se detalia progresul înregistrat de la ultima aplicaţie
H. SCURTĂ DESCRIERE A LUCRĂRILOR EFECTUATE
                 ANEXA LA CEREREA DE PLATĂ
FACTURI* Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Codul national: Memorandumul de finantare nr.: Data: ' ' Furnizor şi Contract Factura nr. Data Chitanta nr. ' Data Valoarea Observatii ' Total
* copii ştampilate corect ale evidenţelor contabile referitoare la cheltuiefile trebuie anexate la copia cererii de plată transmisă de Responsabilului Naţional cu Autorizarea.
VERIFICĂRI ŞI CONTROALE EFECTUATE (Anexa nr. 111.1 la memorandumul de finanţare) Controlul fizic al lucrărilor Data: Concluzii: Instituţia responsabilă: Data: Concluzii: Instituţia responsabilă: Data: Concluzii: Instituţia responsabilă: Controlul financiar: Data: Concluzii: Instituţia responsabilă: Data: Concluzii: Instituţia responsabilă: Data: Concluzii: Instituţia responsabilă:
Anexa nr. 111.3.b
Se va face referire la condiţiile specifice, dacă există, şi se va preciza modului în care au fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aduce la cunoştinţă îndeplinirea condiţiilor respective).
3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF)
MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN ZIUA/LUNA/ ANUL
1A.IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenţia de Implementare: Rata asistentei ISPA: Data semnăr ' ii Memorandumului de finantare: ' Numărul amendamentului Memorandumului de finantare: ' Comisia Tara ' Comisia Tara 1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (Al) ' Numele: Adresa: Codul poştal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂTILOR / LUCRĂRILOR REALIZATE '
4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZIŢII Contract ( Nr., Tip&DescriereF Data publicării anunţului de previzionare a licitaţiei Tipul licitaţiei vizate'":• Data publicării anunţului de licitaţie Costul contractului I costul estimativ al contractului milioane euro Tipul co- finanţării Combinată I paralelă Data semnării şi numele câştigătorului I stadiu'},},, Dacă nu s- a publicat Dacă s-a publicat Data estimativă Data, nr. MOI Internet C/) (D 8 ::I !') r-t H> ::I '"O M (D (Jq !')c . r . - . t . M (D (D ..
MON1TORUL OF1C1AL AL ROMÂN1E1, PARTEA 1 , Nr. 707 bis/9.X.2003
(*) Specificaţi contractul principal.
(**) Indicaţi dacă acordul contractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau Argintii. Specificaţi dacă licitaţia este local, internaţională sau restrânsă şi justificaţi procedura în cazul
precalificării.
39
(***) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiţi câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie.
5. PLANUL DE CHELTUIELI UM: EURO Anul Costul eligibil total Plăţile efectuate Cheltuieli viitoare estimative --- Cheltuieli totale Diferenţă/ Cost total % ( 9 ) =((7)- ( 2)) / /total (2) Estimarea ini ală* Estimarea acceptată curentă• • (până la data raportării) (%) (3)/(2) (de la data raportării) ... ,_ (%) (5)/(2) -·-·-····---·---- {6) {7)={3) +(5) {%) (7)/ (2) (1) (2) (3) (4) {5) (7) (8) .. (9) 2000 2001 . 2002 Trim 1 Trim . 2 Trim . 3 Trim. 4 2003 Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim . 4 2004 -- · - · - - - -- -·-· 2005 -· 2006 Total □ □ Propuneri de schimbare a Planului Financiar Da Nu Transmise la CE în data de: Vor fi transmise la CE în data de: Vor fi prezentate în cadr - ul Comitetului de Monitorizare (ataşaţi planul şi motivele schimbării)
* La momentul semnam • Memorandumulw de F . tnanţare
* * Ultimul Comitet de Monitorizare
6. FISA INFORMATIVA PRIVIND EXECUTIA FIZICA SI FINANCIARA(*) Categorii de cheltuieli eligibile (*) Execu a fizica Execu a financiara Indicatori fizici (*) Execuµa fizică de la ultimul Comitet de Monitorizare Execuµa fizica pana la actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei fizice(%) Indicatori financiari Cheltuieli de la ultimul Comitet de Monitorizare Cheltuieli până la actualul Comitet de Monitorizare Rata execuµei financiare ( 5) Progres fizic UM Cantitate Costul eligibil estimat (euro) %din cost (1) (2) (3) 4=(3)/(1) (5) (6) (7) (8) 9=8/5 10=4 * 6/100 TOTAL Progres financiar total Progres fizic total (*) se va acoperi 100% din costul eligibil .
41
MON1TORUL OF1C1AL AL ROMÂN1E1, PARTEA 1 , Nr. 707 bis/9.X.2003
Da D
Nu 0
: Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare:
'
)
'
În memorandumul de finantare initial (data finală initial stabilită):
In memorandumul de finanţare curent (data finală în memorandumul de finanţare de modificat): Data prevăzută pentru finalizare:
A
11. DATAPREVĂZUTĂPENTRUFINALIZARE
Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului:
Radio D
Televiziune D
D
Alte mijloace audio-vizuale D
Presa
Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură:
D Nu D
Da
Panouri ridicate la locul execuţiei?
10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA ASISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. 111.6
LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
Se va prezenta, pe scurt, observaţiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) şi se va declara modul prin care s-a răspuns la acestea.
9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/SAU COMUNITARE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
Se va face referire la orice problemă apărută în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, planul de finanţare original şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate.
Se va face referire la orice suspendare, corecţie financiară şi/ sau neregularitate .
8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. III.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANTARE)
7. CAUZA DIFERENŢELOR (DACĂ EXISTĂ) DINTRE EXECUŢIA FIZICĂ ŞI CEA FINANCIARĂ
EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTĂ)
Anexa nr. 111.3.c
Model pentru solicitarea de modificări PROPUNEREA DE MODIFICARE ISPA
Data propusă spre finalizare:
Data curentă:
2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MĂSURII
Autoritatea Responsabilă cu implementarea:
1. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Autoritatea responsabilă cu implementarea: Codul măsurii ISPA: Data: Rata finanţării ISPA:
3. SCHIMBĂRI PROPUSE ÎN PLANUL DE FINANŢARE(*) euro Cheltuieli eligibile totale conform Memorandumului de finantare în vigoare ' Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni pentru cheltuielile totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Total Da □ □ Solicitare de creştere a asistenţei Nu Suma solicitată ca şi creştere - dacă este cazul (euro)
(*) de anexat planul de finaţare modificat
4. MODIFICĂRI ÎN COSTURILE ELIGIBILE ALE MĂSURII euro Categoria de cheltuieli (*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organizare de şantier Lucrări Utilaje şi echipamente Asistenţă tehnică Supervizare Altele (specificări) Total
(*)Categoriile prezentate sunt exemple care pot fi ajustate în vederea reflectării stadiului real al proiectului. Este de dorit o defalcare pe contract.
5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI Tipul lucrării Unitate Data estimată pentru finalizare Propuneri
A se detalia.
7. MOTIVE PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE
A se detalia.
6. MODIFICĂRI ALE CARACTERISTICILOR MĂSURII
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului nat , ional ISPA:
Anexa nr. 111.4 Acord privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin
ISPA
Secţiunea 1
Acordul privind cerinţele rrurume pentru controlul financiar aplicabil măsurilor finanţate prin ISPA, denumit în continuare CMCF, se aplică asistenţei financiare furnizate în baza prezentului
memorandum de finantare şi sunt implementate de către administratia tării beneficiare.
' ' '
Secţiunea a 2-a
(1) Sistemele de control şi management ale ţării beneficiare trebuie: (a) să asigure implementarea corespunzătoare a asistenţei în concordanţă cu obiectivele managementului financiar adecvat; (b) să furnizeze o certificare corespunzătoare a validităţii solicitărilor pentru plăţile intermediare şi plata finală, bazată pe cheltuielile efectuate; (c) să furnizeze un sistem de audit corespunzător; (d) să specifice instituţiile şi responsabilităţile şi, în particular, controlul efectuat la diferite nivele pentru a asigura validitatea certificării; (e) să faciliteze identificarea posibilelor puncte slabe sau riscuri ce pot apărea în executarea acţiunilor şi a proiectelor; (f) să stabilească măsurile corective necesare pentru eliminarea punctelor slabe, riscurilor sau neregulilor identificate pe parcursul execuţiei proiectului, în particular În ceea ce priveşte managementul financiar. (2) Pentru atingerea obiectivelor CMCF un sistem de audit corespunzător este cel care îndeplineşte cerinţele menţionate în apendicele A.
Secţiunea a 3-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să organizeze controale periodice sau finale ale măsurilor ş1 proiectelor, denumite de în continuare controale, efectuate în particular pentru: (a) a verifica eficienţa sistemelor de management şi control în vigoare; (b) a verifica selectiv, pe baza analizei riscului, declaraţiile de cheltuieli de la diferitele nivele implicate. (2) Ţările beneficiare trebuie să orgaruzeze o distribuţie egală a controalelor pe parcursul perioadei în cauză. (3) La selecţia măsurilor şi proiectelor ce vor face obiectul controalelor se va avea în vedere: (a) controlul unui eşalon reprezentativ de proiecte în ceea ce priveşte tipul şi mărimea lor; (b) factorii de risc identificat , i de controalele nat , ionale sau ale Comunităt , ii; (c) concentrarea proiectelor sub tutela unor autorităţi de implementare sau beneficiari finali, astfel încât principalele autorităţi de implementare şi beneficiarii finali să fie subiectul aceluiaşi tip de control înainte de finalizarea fiecărui proiect.
Secţiunea a 4-a
Pe parcursul controalelor, ţările beneficiare trebuie să urmarească verificarea următoarelor:
(a) aplicărea practică şi eficacitatea sistemelor de management şi control; (b) corespondenţa între înregistrări şi documentele justificative la nivelul beneficiarului final şi al autorităţilor intermediare, pentru un număr adecvat de documente contabile; (c) existenţa unui sistem de audit adecvat; (d) natura şi calendarul cheltuielilor relevante (angajamente şi plăţi) pentru un număr adecvat de cheltuieli, corespunzător cerinţelor Comunităţii, în ceea ce priveşte caracterisiticile fizice aprobate ale proiectului şi al lucrărilor executate; (e) utilizarea proiectului este în concordanţă cu cea descrisă în solicitarea de cofinanţare din partea Comunităţii; (f) contribuţiile financiare sunt în limitele stipulate în memorandumul de finanţare şi sunt plătite beneficiarului final fără nici un fel de reducere sau întârziere nejustificată; (g) a fost făcută disponibilă cofinanţarea naţională corespunzătoare; (h) măsurile cofinaţate au fost implementate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finant , are corespunzător măsurii finant , ate.
Secţiunea a 5-a
Controalele trebuie să stabilească dacă anumite probleme apărute au un caracter sistematic sau prezintă un risc pentru alţii; trebuie, de asemenea, să identifice cauzele unor astfel de situaţii, orice examinări ulterioare care sunt necesare şi acţiunile corective şi preventive care sunt necesare.
Secţiunea a 6-a
Fiecare ţară beneficiară şi Comisia trebuie să se consulte cel puţin o dată pe an· în vederea coordonării programelor de control pentru a se putea maximiza efectele benefice ale tuturor
resurselor alocate pentru control la nivel naţional şi Comunitar. Aceste consultări trebuie să se refere la tehnicile de analiză a riscului ce vor fi aplicate şi trebuie să ţină cont de controalele recente, rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ale Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
Secţiunea a 7-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să asigure investigarea şi soluţionarea corespunzătoare a neregulilor evidente raportate în urma controalelor naţionale sau comunitare. (2) Dacă o neregulă evidentă nu a fost soluţionată în mod corespunzător în termen de şase luni din momentul în care a fost raportată autorităţii de implementare în cauză, ţara benficiară trebuie să informeze Comisia, în cazul în care nu a informat-o în condiţiile prevăzute anexei nr. III.5. (3) Pentru paragrafele (1) şi (2), "soluţionat corespunzător" înseamnă prezentarea de dovezi suficiente, care să demonstreze că neregula nu a existat sau a fost corectată, de către beneficiarul final sau de către autoritatea de implementare în faţa persoanei sau a organizaţiei adecvate, responsabilă pentru control în ţara beneficiară. Dacă o anumită neregulă are un caracter sistematic, "soluţionat corespunzător" înseamnă adoptarea paşilor necesari pentru corectarea cazurilor care nu au fost indentificate în mod individual în cadrul controalelor, pentru a se preveni repetarea lor. (4) Dovezile la care se face referire în paragraful (3) pot consta în copii ale înregistrărilor contabile şi documentelor relevante sau orice alt document necesar.
Secţiunea a 8-a
(1) Ţara beneficiară va prezenta Comisiei o declaraţie elaborată de către o persoană sau organizaţie independentă de serviciul de implementare, al cărei model indicativ este descris în apendicele B, nu mai târziu de data solicitării plăţii finale referitoare la măsura finanţată. Declaraţia va cuprinde concluziile controalelor efectuate în anii precedenţi şi va furniza concluzii referitoare la validitatea solicitării efectuării plăţii finale, a legalităţii şi regularităţii operaţiunilor, cu evidenţierea declaraţiei finale privind cheltuiehle. (2) În cazul în care există puncte slabe importante în ceea ce priveşte managementul şi controlul, sau frecvenţa ridicată a neregulilor înregistrate nu permite furnizarea unei asigurări de ansamblu pentru validitatea solicitării efectuării plăţii finale, declaraţia trebuie să se refere la aceste circumstanţe şi să furnizeze o evaluare a dimensiunii problemelor şi a impactului financiar.
În asemenea cazuri Comisia poate solicita efectuarea unui control în vederea identificării şi rectificării neregulilor într-o perioadă specificată de timp.
Secţiunea a 9-a
• Ţările benficiare vor informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecarui an, iar pentru prima oară până la data de 30 iunie 2002 cel târziu în ceea ce priveşte aplicarea CMCF în anul calendaristic precedent, cu referire specială la cerinţele secţiunii a 2-a şi incluzând orice completări sau actualizări necesare ale descrierii sistemelor de management şi control, cerute în secţiunea a IX-a din anexa nr. III.1.
Secţiunea a 10-a
Comisia şi ţara beneficiară trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura că obiectivele acestui acord sunt îndeplinite în cadrul aranjamentelor administrative din fiecare ţară beneficiară.
Secţiunea a 11-a
(1) Persoanele şi organizaţiile responsabile pentru implementarea operaţiunilor cofinanţate de către Comunitate trebuie să se asigure că toate documentele şi evidenţele contabile necesare pentru control sunt furnizate oficialilor responsabili de efectuarea controlului sau persoanelor împuternicite pentru aceasta. (2) Oficialii responsabili de efectuarea controlului sau persoanele împuternicite pentru aceasta pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor sau evidenţelor contabile menţionate în paragraful (1).
Secţiunea a 12-a
Informaţiile colectate pe parcursul controalelor trebuie să fie protejate de secretul profesional, în concordanţă cu prevederile relevante ale legislaţiei naţionale şi Comunitare. Aceste informaţii nu pot fi comunicate altor persoane decât celor care, conform atribuţiilor lor în cadrul ţării beneficiare sau în cadrul instituţiilor Comunitare, trebuie să intre în posesia acestora pentru îndeplinirea atribuţiilor respective.
Secţiunea a 13-a
Oficialii Comisiei Europene trebuie să aibă acces la toate documentele elaborate în scopul efectuării controlului în cadrul CMCF sau la cele referitoare la controale deja efectuate, inclusiv la informaţiile stocate în sistemele de procesare a datelor.
Secţiunea a 14-a
Prevederile acestui acord nu împiedică ţările beneficiare să aplice procedurile naţionale de control mai riguroase decât cele descrise aici.
Apendicele A
DESCRIEREA SUCCINTĂ A CERINT , ELOR REFERITOARE LA INFORMAT , IILE NECESARE PENTRU
UN SISTEM DE AUDIT CORESPUNZĂTOR
Un sistem de audit corespunzător, descris în secţiunea a 2-a (c), este Î:n.deplinit pentru o anumită formă de asistenţă când:
(1) Evidenţele contabile ţinute la nivelul de management corespunzăt o r furnizează informaţii detaliate despre plăţile făcute beneficiarilor finali pentru fiecare proiect cofinanţat, inclusiv data înregistrării contabile, suma fiecărei cheltuieli, identificarea documentului justificativ, data şi metoda de plată; înregistrările vor fi susţinute de documentele justificative necesare (de exemplu, facturi). (2) În cazul cheltuielilor care au doar parţial legatură cu operaţiunile cofinanţate de către Comunitate, există justificări suficiente care să demonstreze corectitudinea alocării sumelor între cele cofinanţate de către Comunitate şi celelalte operaţii. Justificări similare există de asemenea pentru toate tipu1.-ile de cheltuieli, care sunt recunoscute ca eligibile ca şi valoare sau în raport cu celelelalte costuri. (3) Planurile tehnice şi financiare ale proiectelor, rapoartele de progres, documentele privind aprobarea grantului, procedurile de licitaţie şi contractare, etc., sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. (4) La raportarea plăţilor către o autoritate intermediară, informaţiile menţionate în paragraful (1) sunt incluse într-o declaraţie de cheltuieli detaliată, care precizează, pentru fiecare proiect cofinanţat de Comunitate, fiecare cheltuială individuală, în vederea întocmirii sumei totale certificate. Aceste declaraţii detaliate de cheltuieli constituie documentele de bază pentru înregistrările contabile ale autorităţilor intermediare. (5) Autorităţile intermediare vor ţine înregistrări contabile pentru fiecare proiect în parte şi pentru sumele cheltuielilor certificare de fiecare dată de către beneficiarii finali. La raportarea către ofiţerul menţionat în paragraful (9) din secţiunea a III-a din anexa nr. III, autorităţile intermediare vor prezenta o listă a proiectelor aprobate în cadrul fiecărei forme de asistenţă, împreună cu informaţiile pentru fiecare proiect în parte cuprinzând cel puţin o identificare completă a proiectului şi beneficiarului final, data aprobării asistenţei financiare nerambursabile, sumele alocate şi plătite, perioada acoperită de cheltuieli şi suma cheltuielilor pe măsuri şi subprograrne. Aceste informaţii constituie docun1entaţia justificativă a înregistrărilor contabile făcute de autorităţile desemnate şi baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli care vor fi prezentate Comisiei. (6) În cazul în care beneficiarii finali raportează direct autorităţii desemnate, declaraţiile detaliate de cheltuieli, menţionate în paragraful (4), constituie documentaţia justificativă pentru înregistrările contabile ale autorităţii desemnate, care este responsabilă pentru întocmirea listei de proiecte menţionată în paragraful (5). (7) În cazurile în care una sau mai multe autorităţi intermediare intervin între beneficiarul final şi autorităţile desemnate, fiecare autoritate intermediară solicită, pentru aria sa de responsabilitate, declaraţii detaliate ale sumelor cheltuite procesate la un nivel inferior, pentru a fi folosite ca documentaţie justificativă pentru propriile înregistrări contabile, din care va raporta mai sus un rezumat al sumelor cheltuite pentru fiecare proiect în parte. (8) În cazul unor alte moduri de organizare a procedurilor de management şi de informare, inclusiv transferurile computerizate de date, toate autorităţile implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială şi pentru documentele justificative la nivelul beneficiarului final.
'
Apendicele B MODEL INDICATIV AL DECLARATIEI CARE TREBUIE ATAŞATĂ LA CEREREA
FINALA DE PLATA
Către Comisia Europeană Directoratul General REGIO
Subiect: <Măsura finanţată prin ISPA numărul şi localizarea>
(1) Subsemnatul, .......................(se specifică numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finală de plată pentru .............. (se indică măsura finanţată prin ISPA şi perioada acoperită) împreună cu cererea către Comisie pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitară. SCOPUL CONTROLULUI (2) Am condus controlul în concordanţă cu prevederile CMCF, am planificat şi executat controlul în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din asistent , a comunitară nu cont , in declarat , ii false................................ (Se descriu pe scurt etapele practice de executare a controlului). OBSERVAT , U (3) Scopul controlului a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Se vor indica limitările controlului, de exemplu probleme sistemice, deficienţe de management, lipsa unui audit constant, lipsa documentaţiei ajutătoare, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; se va estima suma cheltuielilor afectate de aceste limitări şi ajutorul Comunitar corespunzător acestora). (4) Controlul, împreună cu concluziile oricărui alt control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvăluit o frecvenţă joasă/ ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/neregulilor. Toate erorile/neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile de management şi nu par să afecteze suma provenită din asistent ' a comunitară, cu următoarele exce , ptii: (a) (b) (c) , etc. (Se indică erorile/ neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi extinderea problemelor şi mărimea sumelor provenite din asistenţa comunitară care par să fie afectate de acestea). CONCLUZII În cazul în care nu există limitări ale controlului, iar frecvenţa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate în mod satisfăcător: (5) (a) În urma controlului şi a concluziilor oricărui control naţional sau din partea Comunităţii, la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuieWe făcute în concordanţă cu reglementările şi prevederile programului, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitară pare să fie validă. În cazul în care există unele limitări ale controlului, dar frecvenţa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător: (b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul (3) şi (sau) erorile/ neregufile care par că nu au fost rezolvate în mod satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul (4), opinia mea, bazată pe controlul efectuat şi pe concluziile oricărui control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces, este că declaraţia finală de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanţă cu reglementările şi prevederile programului, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitară pare să fie validă. În cazul în care există unele limitări majore ale controlului sau dacă frecvenţa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/ neregufile au fost rezolvate în mod satisfăcător: (c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul (3) şi (sau) a frecvenţei ridicate a erorilor menţionate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli şi asupra solicitării făcute Comisiei pentru plata sumelor provenite din
asistenta comunitară.
'
Anexa nr. III. 5
Acord cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Secţiunea 1
Acest acord nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre ţările beneficiare ori dintre Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
Secţiunea a 2-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicarea măsurilor finanţate prin ISPA; lista cuprinzând autorităţile şi organismele responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea cerinţelor paragrafului (1). (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor rezultate. Aceasta trebuie să rămână în contact cu ţările beneficiare atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni.
Secţiunea a 3-a
"Neregulă" înseamnă orice încălcare a prevederilor memorandumului de finanţare rezultând dintr-o acţiune sau omisiune a unui operator economic, care are, sau a avut ca efect prejudicierea bugetului general al Comunităţii şi/ sau a legilor naţionale relevante sau o grupă de cheltuială nejustificată.
Secţiunea a 4-a
(1) În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifraudă orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind: - detalii privind măsura finanţată prin ISPA; prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; suma totală şi distribut , ia acesteia între diferitele surse de finant , are; perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă; practicile folosite pentru comiterea neregulii; felul în care a fost descoperită neregula; autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanţă în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză. (2) Dacă unele dintre informaţiile menţionate la paragraful (1), şi În particular, cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informaţiile lipsă atunci când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comurucarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente. Secţiunea a 5-a Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, dacă este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse că au existat, atunci când există temerea că: - acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său: şi/ sau - arată că „mal praxix" a fost implicat (folosit).
Secţiunea a 6-a
În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile
instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
sumele care au fost sau se aşteaptă să fie recuperate;
măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit;
procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite
şi pentru impunerea sancţiunilor;
motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
orice suspendări ale acuzărilor judiciare.
Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei deciziile administrative sau judiciare ori principalele motive privind suspendarea acestor proceduri.
Secţiunea a 7-a
Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţă, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp stabilită în paragraful (1) din secţiunea a 4-a.
Secţiunea a 8-a
Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze ţării beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
Secţiunea a 9-a
(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentării informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, despre procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, despre posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful (1), Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul Comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor 4, 5 şi 6, şi paragrafului (1) din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei aspect ce prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Sectiunea a 10-a
'
Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate În neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
Sectiunea a 11-a
'
(1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate măsurile de precauţie necesare pentru a se asigura că informaţiile pe care le schimbă rămân confidenţiale. (2) Informaţiile la care se face referire în aceast acord nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din tările beneficiare sau din cadrul institutiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, ac ' ces la acestea, decât dacă ţările beneficia ' re care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunităţii. În plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele de la (1) la (4) nu împiedică folosirea, în orice acţiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanta cu reguWe Comunitătii în domeniul asistentei de P readerare, a informatiilor obtinute con ' form acestui acord. Auto ' ritatea competentă din ' tările beneficiare care a fu ' rnizat a ' ceste informaţii trebuie informată dinainte despre asem ' enea folosire. (6) Când o ţară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare, se dovedeşte că nu a fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să-i informeze pe toţi aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentului acord, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere. Secţiunea a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea. Secţiunea a 13-a Verificările şi inspecţiile pe loc efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii împotriva neregulilor, astfel cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi al inspecJiilor menţionate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii ţării beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc. În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autoritătile competente ale ţării beneficiare. Secţiunea a 14-a Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau la alte organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise nereguli. Pentru a se facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garanţie a accesului la sediul, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri. Când este strict necesar să se stabileascţunde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceştia despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc. Secţiunea a 15-a (1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alţi angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi în continuare "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispozi ' tia Comisiei de către t , ara beneficiară ca exper ' ti n , ationali secondant , i, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atestă identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii Comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile ţării beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţa oficiaWor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică.
Comisia trebuie să se asigure că toţi sus-menţionaţii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţa şi respectarea secretului profesional.
Secţiunea a 16-a
(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scăpări de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici; date computerizate; sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate; prelevarea şi verificarea de mostre; progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investitiilor finalizate; ' documente contabile şi bugetare; implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare. (2) Dacă este cazul, este în sarcina ţării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor.
Secţiunea a 17-a
(1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţării beneficiare care le primeşte, şi de prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile Comunităţii sau din ţările beneficiare, a căror funcţie necesită cunoaşterea lor, şi nici nu pot fi -- ' folosite de instituţiile Comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea a unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale Comunită ' tii în toa , te t?irile beneficiare. Când o tară beneficiară intentionează să folosescă în alte scopuri informatiile obtinute de oficialii care autoritatea inspecţiile pe ' , ' participă sub sa ca observatori la verificările şi loc, trebuie să ceară aprobarea tării beneficiare de unde informatia respectivă a fost obtinută. , ' ' (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, autorităţilor competente ale ţării pe la cărui teritoriu au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt s u suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau al inspecţiei pe loc. In orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze sus-menţionată autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ţine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţională a ţării beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale ţării beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca cele aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfaşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţiune vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.
Secţiunea a 18-a
Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
Este de datoria ţării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională.
Anexa nr. 111.6
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNŢELEGERII REFERITOARE LA INFORMARE ŞI PUBLICITATE
1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA; Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: autorităţile regionale, locale sau publice; partenerii sociali şi economici; organizaţiile neguvernamentale; operatorii şi promotorii de proiect; orice alte părţi interesate de oportunităţile oferite de ISPA. 2. Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite aici şi în continuare "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie sa ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat clupa ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezervă dreptul să iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexă. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele pnnc1p11 trebuie aplicate în confonnitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1 Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în modul cel mai corespunzător despre acţiunile cofinanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2 Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în săhle de conferinţă şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfaşurarea unor asemenea evenimente. 3.3 Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe copertă o indicaţie clară a emblemei Comunităţii Europene atunci când se foloseşte o emblemă naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară cât şi, din partea Comisiei, de Membrul Comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio-vizuale sau de pe paginile web. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegaţiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISP A, Orga:nis1nul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată formă şi să se asigure că ase1nenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: panouri de publicitate ridicate la locul lucrărilor; plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general, care vor fi instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mal JOS. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată ţării lor, subliniind implementarea proiectelor şirezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio-video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/ sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful L 5. Activitatea Comitetelor de Monitorizare - Comitetele de ;11onitorizare trebuie să se asigure că există informaţii adecvate cu privire la activitatea lor. In acest scop, fiecare comitet de monitorizare trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectului(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei. Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc panourile de publicitate şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos). - Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate preşedintelui de către organismul responsabil. Copii de pe unele materiale de acest fel vor fi transmise Comisiei. - Preşedintele comitetelor de monitorizare trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile care trebuie avuta în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le consideră necesare.
Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are astfel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţă adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
1. Panourile de publicitate Panourile de publicitate vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea panouri de publicitate trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene. Panourile de publicitate trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate. Selecţia panoului de publicitate rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii: să ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a panoului de publicitate; să poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, aşa cum este prezentat în tabelul anexat. Atunci când organismul responsabil nu ridică propriul panou de publicitate care să anunţe implicarea sa în finanţarea proiectului, asistenţa acordată de Comunitatea Europeană trebuie anunţată pe un panou de publicitate special. În asemenea cazuri, prevederile sus-menţionate referitoare la partea Comisiei Europene se aplică prin analogie. Plăcile de avizare trebuie înlăturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizării lucrărilor şi înlocuită de o placă comemorativă, în conformitate cu prevederile punctului 2. 2. Plăcile comemorative
Plăci comemorative permanente trebuie plasate pe teren, şi trebuie să fie accesibile publicului general. În afara emblemei Comunităţii Europene asemenea plăci trebuie să menţioneze contribuţia Comunităţii Europene la proiect.
Trebuie folosit textul următor ca model pentru conţinutul cerut:
''Acest proiect a fost cofinanţat cu....... % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării în (se
menţionează anul), costul total al proiectului a fost de . . . . . . . . .. (moneda naţională), şi contribuţia totală a Comunită,tzi Europene a fost de ........ (moneda naţională)."
EXEMPLU:
Titlul proiectului Localizarea    'i$igla Comunităţi Finantat de: l,Europen Uniun ' ea Europeană .... euro .... (asistenţă) (moneda naţională) .... IFI (împrumut) .... ..euro (moneda - naţională) Autoritatea de {Ministerul. .. } implementare: {Agenţia... } Beneficiar: {Numele beneficiarului} Supervizare şi management: {N urnele firmei} Contractant: {Numele contractantului}
Preluat: 2026-09-24T17:34:23.409890+00:00 · SHA256: c74d9fb96e1f5288830038d0e8b3c25bca3237cc7870e424616442079e6aea67