Legislație națională
ORDIN · 5281 · 2003
ORDIN nr. 5.281 din 21 octombrie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului
Ce s-a schimbat? Citește cele două versiuni, una lângă alta.
Ministerul Educa?iei, Cercetării ?i Tineretului · ID sursă 48308
EliminatAdăugatIdentic
Surse, proveniență și limitele comparației
Sunt extrase articolele marcate în HTML-ul oficial, inclusiv notele din interiorul lor. Meniurile și comenzile paginii sunt omise; spațiile sunt normalizate pentru afișare. Preambulul și titlurile din afara articolelor nu sunt incluse. Aliniere după numărul articolului; renumerotările nu sunt interpretate juridic. Diferențele sunt calculate la nivel de cuvânt. Fișierele originale nu sunt modificate.
Textul formei disponibile
ORDIN nr. 5.281 din 21 octombrie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului EMITENT MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 879 din 10 decembrie 2003 În conformitate cu prevederile art. 11 lit. a) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, vazand Avizul Unităţii Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern, de pe lângă Ministerul Finanţelor Publice, nr. 420.237 din 29 septembrie 2003, în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 741/2003 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, ministrul educaţiei, cercetării şi tineretului emite prezentul ordin.
+
Articolul 1 Se aprobă Normele metodologice privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
+
Articolul 2 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
+
Articolul 3 Direcţia audit va duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin. Ministrul educaţiei, cercetării şi tineretului, Alexandru Athanasiu Bucureşti, 21 octombrie 2003. Nr. 5.281.
+
Anexa NORME METODOLOGICE privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului Prezentele norme sunt elaborate în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 , privind auditul public intern şi ale Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 38/2003 , pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern. Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, organizează şi exercită activitatea de audit public intern în structura proprie şi în instituţiile subordonate sau coordonate. Prin unităţi şi instituţii aflate în subordinea şi coordonarea Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, nominalizate în anexele Hotărârii Guvernului nr. 741/2003 privind organizarea şi funcţionarea MECT, se înţeleg: Consiliile Consultative ale Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, inspectoratele şcolare judeţene şi al municipiului Bucureşti, instituţiile de învăţământ superior de stat, instituţiile şi unităţile de cercetare ştiinţifică, dezvoltare tehnologică şi inovare şi alte unităţi finanţate sau subvenţionate total sau parţial de la bugetul de stat, prin Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, bibliotecile centrale universitare şi pedagogice, casele universitarilor, casele de cultura şi complexele cultural-sportive studenţeşti, Agenţia Naţionala a Taberelor şi Turismului Şcolar din România, Palatul Naţional al Copiilor din Bucureşti, palatele şi cluburile culturale ale elevilor, cluburile sportive şcolare, casele corpului didactic.
+
Partea I APLICAREA NORMELOR DE AUDIT PUBLIC INTERN LA UNITĂŢILE AFLATE ÎN SUBORDINEA ŞI COORDONAREA MINISTERULUI EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI
+
Capitolul I ORGANIZAREA ŞI ATRIBUŢIUNILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Auditul public intern reprezintă o activitate independenta organizată sub forma Direcţiei de Audit, la nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului şi sub forma compartimentelor de audit la nivelul unor instituţii subordonate, constituite în directa subordonare a conducătorilor instituţiei respective. Dacă la nivelul unor instituţii subordonate, nu se înfiinţează compartiment de audit public intern, auditul public intern al entitatii respective, se efectuează de către compartimentul de audit public intern al instituţiei ierarhic superioare. Compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern şi în desfăşurarea activităţilor supuse acestui control. Auditorii interni care sunt funcţionari publici sunt selectaţi şi au drepturile, obligaţiile şi incompatibilităţile prevăzute de Statutul funcţionarilor publici. Auditorii interni, au un nivel de salarizare corespunzător ierarhiei acestei funcţii în cadrul sistemului de salarizare a funcţionarilor publici, totodată auditorii interni, beneficiază de un spor pentru complexitatea muncii de 25% aplicat la salariul de baza brut lunar. Auditorii interni care nu sunt funcţionari publici, beneficiază de sporul de 25%, în aceleaşi condiţii ca şi funcţionarii publici. A. Organizarea auditului public intern 1. La nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului Activitatea de audit public intern în cadrul MECT, este organizată şi funcţionează în cadrul Direcţiei de Audit, subordonata nemijlocit ministrului educaţiei cercetării şi tineretului. La nivelul consiliilor consultative ale Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, nominalizate în anexa nr. 2, la H.G. nr. 741/2003 , privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, nu se organizează compartimente de audit public intern. Auditarea acestor unităţi se realizează de Direcţia Audit a MECT. 2. În instituţiile de învăţământ preuniversitar de stat, nominalizate în anexa nr. 3 lit. A, pct. 1, la H.G. nr. 741/2003 Activitatea de audit public intern se desfăşoară în cadrul compartimentelor de audit public intern ale inspectoratelor şcolare judeţene şi a serviciului de audit public intern al Inspectoratului Şcolar al Municipiului Bucureşti. Compartimentele de audit public intern care sunt organizate la nivelul fiecărui inspectorat şcolar judeţean şi serviciul de audit al inspectoratului şcolar al Municipiului Bucureşti, sunt subordonate nemijlocit inspectorului şcolar general judeţean, respectiv inspectorului şcolar general al Municipiului Bucureşti. Casele corpului didactic, palatele copiilor, cluburile sportive şcolare judeţene, nu organizează compartimente de audit public intern. Activitatea de audit public intern la aceste unităţi se realizează de către compartimentele de audit ale inspectoratelor şcolare judeţene, respectiv serviciul de audit al inspectoratului şcolar al Municipiului Bucureşti. 3. La instituţii şi unităţi de învăţământ superior de stat La universităţile nominalizate la lit. A pct. II. din anexa nr. 3 la Hotărârea Guvernului nr. 741/2003 , funcţionează compartimente de audit public intern în structura aprobată conform Legii nr. 161/2003 , prin organigramele şi statele de funcţii ale instituţiei publice. Compartimentele de audit public intern sunt subordonate nemijlocit rectorului universitatii. 4. La bibliotecile centrale şi universitare, precum şi la unităţile cuprinse la pct. IV-XXIII, anexa nr. 3, la H.G. nr. 741/2003 La bibliotecile centrale universitare, nominalizate la anexa nr. 3 lit. A, pct. III, precum şi la unităţile nominalizate la pct. IV-XXIII, anexa nr. 3, la H.G. nr. 741/2003 , nu se organizează compartimente de audit public intern. La aceste unităţi, activitatea de audit public intern va fi efectuată de către Direcţia de Audit a MECT. 5. La unităţile nominalizate la pct. XXIV, anexa nr. 3 la H.G. nr. 741/2003 Casele universitarilor, nominalizate la lit. A pct. XXIV din anexa nr. 3, la H.G. nr. 741/2003 nu organizează compartiment de audit public intern. Auditul se va asigura de către auditorii interni ai Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, sau de auditori interni ai universitatii din raza lor teritorială, nominalizaţi prin ordin al ministrului educaţiei cercetării şi tineretului. 6. La casele de cultura studenţeşti şi cluburile sportive studenţeşti, nominalizate în anexa nr. 4 la H.G. nr. 741/2003 Unităţile nominalizate în anexa nr. 4 la H.G. nr. 741/2003 , respectiv casele de cultura studenţeşti şi cluburile sportive studenţeşti, care funcţionează în subordinea MECT, nu organizează compartimente de audit public intern. Auditul se va asigura de către auditorii interni ai MECT sau de auditori interni ai universitatilor din raza lor teritorială, nominalizaţi prin ordin al ministrului educaţiei cercetării şi tineretului. 7. La unităţile nominalizate în anexele nr. 5, 6 şi 8 la H.G. nr. 741/2003 Cu excepţia Institutului de Ştiinţe ale Educaţiei şi a Centrului European UNESCO pentru Învăţământ Superior (CEPES) nominalizate la pct. 1 şi 2 din anexa 5 la H.G. nr. 741/2003 şi a Agenţiei Naţionale pentru Sprijinirea Iniţiativelor Tinerilor - ANSIT, nominalizată în anexa nr. 8 la H.G. nr. 741/2003 , la care auditul se va efectua de către Direcţia de Audit a MECT, toate celelalte unităţi nominalizate în anexele nr. 5 şi 6 la H.G. nr. 741/2003 , îşi organizează compartimente de audit public intern. B. Atribuţiile compartimentului de audit public intern 1. Atribuţiile Direcţiei de Audit din cadrul MECT a) elaborează normele metodologice specifice unităţilor aflate în subordinea şi coordonarea Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului. ... Normele metodologice se elaborează cu avizul Unităţii Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern. Unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, nu elaborează Norme metodologice proprii. b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern şi avizează proiectele planurilor anuale ale unităţilor subordonate sau coordonate de MECT. ... c) efectuează activităţi de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta şi eficacitate. ... Direcţia Audit Public Intern din cadrul MECT auditeaza la unităţile care sunt cuprinse în plan, cel puţin odată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele: - angajamentele bugetare şi legale din care deriva direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare; - plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din patrimoniul MECT, sau al unităţilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT; - constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanta; - modul în care se face fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi cum se aloca creditele bugetare; - modul în care este organizat sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia, ca principal instrument de cunoaştere, gestiune şi control patrimonial şi al rezultatelor obţinute; - modul în care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire şi control al îndeplinirii deciziilor; - structura sistemelor de conducere şi control precum şi riscurile asociate; - sistemele informatice; d) informează UCAAPI, despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora. ... În acest sens, Direcţia de Audit din cadrul MECT, transmite UCAAPI, sinteze ale recomandărilor neinsusite de conducătorul instituţiei publice auditate, precum şi consecinţele neimplementarii acestora, însoţite de documentaţia justificativă. Transmiterea sintezelor se va face până la 10 ale lunii următoare pentru trimestrul trecut. e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit. ... Direcţia de Audit Public Intern, din cadrul MECT transmite la cerere la UCAAPI, raportări privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitatea de audit desfăşurată. f) Direcţia de Audit Public din cadrul MECT, elaborează rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern. ... Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din activitatea de audit public intern, stadiul implementarii recomandărilor, eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi informaţii referitoare la pregătirea profesională a auditorilor. Raportarile anuale întocmite de Direcţia de Audit a MECT, privind activitatea de audit public intern, se transmit la UCAAPI până la 25 ianuarie. g) în cazul identificarii unor iregularitati, sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitatii publice şi structurii de control intern abilitate. ... În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditata, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entitatii publice şi structura de inspecţie, sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile. În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite. 2. Atribuţiile compartimentelor de audit public intern din unităţile subordonate sau coordonate de MECT a) elaborarea proiectului planului anual de audit public intern ... b) efectuează activităţi de audit public intern, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta şi eficacitate. ... Compartimentele de audit din cadrul unităţilor subordonate sau coordonate de MECT, auditeaza la unităţile care sunt cuprinse în plan, cel puţin odată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele: - angajamentele bugetare şi legale din care deriva direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare; - plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din patrimoniul propriu; - constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanta; - modul în care se face fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi cum se aloca creditele bugetare; - modul în care este organizat sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia, ca principal instrument de cunoaştere, gestiune şi control patrimonial şi al rezultatelor obţinute; - modul în care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmărire şi control al îndeplinirii deciziilor; - structura sistemelor de conducere şi control precum şi riscurile asociate; - sistemele informatice; - sistemul de luare a deciziilor. c) informează despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii, precum şi despre consecinţele acestora. ... În acest sens, compartimentul de audit public intern transmite la MECT, sinteze ale recomandărilor neinsusite de către conducătorul entitatii şi consecinţele neimplementarii acestora, însoţite de documente relevante. Transmiterea sintezelor la MECT, se face trimestrial până la data de 5 a lunii următoare încheierii trimestrului. d) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit. ... Compartimentele audit public intern din cadrul entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, transmit la cerere, Direcţiei Audit Public Intern din cadrul MECT rapoarte, privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitatea de audit desfăşurată. e) elaborează rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern. ... Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din activitatea de audit public intern, stadiul implementarii recomandărilor, eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi referitoare la pregătirea profesională a auditorilor. Raportarile anuale întocmite de compartimentele audit public intern din cadrul entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, vor transmite Direcţiei Audit Public Intern a MECT, rapoartele anuale, până la data de 10 ianuarie. f) în cazul identificarii unor iregularitati, sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitatii publice şi structurii de control intern abilitate. ... În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entitatii publice şi structura de inspecţie, sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile. În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite. g) în unităţile de învăţământ preuniversitar de stat, ai căror ordonatori principali de credite sunt primării comunelor, oraşelor, municipiilor, sectoarelor municipiului Bucureşti, auditorii interni de la inspectoratele şcolare judeţene şi de la inspectoratul şcolar al Municipiului Bucureşti, vor efectua următoarele activităţi de audit: ... - evaluarea activităţii conducătorilor unităţilor din învăţământul preuniversitar de stat, din punct de vedere al managementului financiar şi de resurse umane. - verificarea obiectivelor şi activităţilor finanţate de la bugetul de stat, în conformitate cu prevederile Legii nr. 84/1995 , republicată, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 538/2001 cu modificările şi completările ulterioare, privind aprobarea Normelor metodologice pentru finanţarea învăţământului preuniversitar de stat avându-se în vedere printre altele: ● încadrarea în fondurile alocate de Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, privind derularea proiectelor de reforma cofinantate de Guvernul României şi de organismele financiare internaţionale, rambursarile de credite externe, conform programului stabilit prin proiecte, plăţile de dobânzi şi comisioanele la creditele externe aferente acestor proiecte; ● legalitatea acordării burselor pentru elevii din Republica Moldova, elevii străini şi etnicii români din afară tarii, conform dispoziţiilor legale în vigoare; ● legalitatea realizării cheltuielilor aferente organizării de examene, concursuri, olimpiade naţionale; ● legalitatea privind evidenta şi realitatea cheltuielilor aferente activităţii de perfecţionare a pregătirii profesionale a cadrelor didactice; ● realitatea raportarilor unităţilor şcolare privind numărul de elevi, pe profiluri de învăţământ, număr de clase etc., în vederea stabilirii costurilor medii orientative pe elev/preşcolar; ● avizarea proiectelor de buget ale unităţilor şcolare, conform normelor metodologice în vigoare; ● legalitatea finanţării manualelor şcolare, în conformitate cu metodologia elaborata de Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului; ● îndeplinirea obligaţiilor privind transmiterea raportarilor referitoare la execuţia bugetară trimestriala şi anuală, conform anexelor 2 şi 3 la Normele pentru finanţarea învăţământului preuniversitar de stat, aprobate prin H.G. nr. 538/2001 . h) Auditorii interni de la compartimentele de audit public intern din cadrul inspectoratelor şcolare judeţene şi al Municipiului Bucureşti, pot exercita şi activităţi de audit ad-hoc, la unităţile de învăţământ, pe baza unor solicitări scrise ale primarilor şi cu acordul conducerii inspectoratelor şcolare judeţene. ... C. Norme aplicabile compartimentului de audit public intern Norme de calificare 1. Carta auditului intern şi Codul privind conduita etica a auditorului intern Carta auditului intern defineste potrivit legii, drepturile şi obligaţiile auditorilor interni. Carta oferă informaţii despre obiectivele şi metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduita. Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezintă un ansamblu de reguli şi principii de conduita, care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Codul privind conduita auditorilor interni cuprinde regulile pe care auditorii trebuie să le respecte în exercitarea atribuţiilor. 2. Independenta şi obiectivitate Independenta organizatorică Compartimentul de audit public intern, funcţionează în subordinea conducătorului entitatii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independenta de activităţile entitatii publice. Compartimentul audit public intern, nu trebuie să se implice în elaborarea procedurilor de control intern. Activitatea de audit public intern nu trebuie supusă nici unei ingerinţe externe, începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor. Obiectivitate individuală Auditorii trebuie să aibă atitudine impartiala, sa nu aibă prejudecati şi sa evite conflictele de interese. Auditorii interni, trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit public intern. Numirea şi destituirea şefului compartimentului de audit public intern a) Numirea directorului, a şefului de serviciu ai Direcţiei Audit a MECT şi cea a sefilor compartimentelor de audit public intern ale entitatilor subordonate sau coordonate de MECT, constituite conform prevederilor titlului III, art. XVI, pct. 2, lit. a şi b, din Legea nr. 161/2003 , se face după cum urmează: ... - numirea directorului direcţiei de audit public intern a MECT, se face de către ministrul educaţiei cercetării şi tineretului, cu avizul prealabil al UCAAPI, în baza procedurilor stabilite de către acest organism. - numirea sefilor compartimentelor de audit public intern (şefi de birouri, şefi de servicii) la entitatile subordonate sau coordonate de MECT (acolo unde prin statele de funcţii ale entitatii economice sunt prevăzute aceste funcţii), se face de conducătorul fiecărei entităţi, cu avizul conducerii MECT. ● candidaţii pentru funcţia de şef al compartimentului de audit public intern, depun la direcţia de audit public intern a MECT, următoarele documente: curriculum vitae; minim doua scrisori de acreditare; o lucrare de conceptie privind organizarea şi exercitarea auditului public intern la entitatea respectiva; o declaraţie privind respectarea prevederilor art. 20, alin. (1) din Legea nr. 672/2002 , referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni. ● avizul se acordă în termen de 10 zile de la data depunerii documentaţiei, prin analizarea acesteia şi prin consultări directe cu candidatul şi cu conducătorul entitatii publice angajatoare. ● După obţinerea avizului favorabil, numirea şefului compartimentului audit public intern se face de către conducătorul entitatii publice, în conformitate cu prevederile legale cu privire la organizarea concursurilor pentru ocuparea acestor posturi. ● în cazul în care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv, nu poate participa la concursul pentru ocuparea postului respectiv. b) Destituirea directorului direcţiei de audit public intern al MECT, se face de Ministrul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, doar cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de acest organism. ... Entitatile subordonate sau aflate în coordonarea MECT, solicita avizul de destituire a şefului compartimentului de audit public intern de la conducerea MECT. - pentru destituirea şefului compartimentului de audit public intern, conducătorul entitatii publice subordonate sau coordonate de MECT, notifica intenţia de destituire conducerii MECT, expunand argumentele care stau la baza intentiei de destituire. - directorul direcţiei de audit public intern a MECT, analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări cu şeful compartimentului de audit public intern propus pentru destituire precum şi cu conducătorul instituţiei care a făcut propunerea de destituire şi în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil sau nefavorabil privind destituirea. - în cazul obţinerii avizului favorabil, conducătorul entitatii publice care a solicitat destituirea procedează în conformitate cu prevederile legale. - în cazul avizului nefavorabil destituirea nu este posibila. Numirea şi revocarea auditorilor interni Numirea sau revocarea auditorilor publici interni, se face de către conducătorul entitatii publice, numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public intern astfel: a) Pentru acordarea avizului, în vederea numirii auditorilor interni, directorul direcţiei de audit public intern din cadrul MECT sau conducătorul compartimentului de audit public intern al entitatii publice subordonate sau coordonate de MECT, analizează dosarele depuse de candidaţi, pentru ocuparea funcţiei de auditori interni, putând să aibă consultări directe cu aceştia, cu 5-10 zile înainte de data sustinerii examenului. Dosarul trebuie să cuprindă obligatoriu declaraţiile candidaţilor privind respectarea prevederilor art. 20 alin (1) din Legea nr. 672/2002 , referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni, precum şi o scrisoare de recomandare. În cazul obţinerii avizului favorabil, numirea în funcţie se face de către conducătorul entitatii publice, în conformitate cu prevederile legale privitoare la angajare. În situaţia în care angajarea se face la o entitate care nu are organizat compartiment de audit public intern, procedurile de avizare descrise sunt îndeplinite de către şeful compartimentului audit public intern al MECT, sau de un auditor desemnat de acesta din cadrul Direcţiei de Audit Public Intern al MECT. ... b) Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entitatii publice, înştiinţează şeful compartimentului de audit public intern despre intenţia de revocare, precum şi despre motivele intentiei de revocare. Şeful compartimentului de audit public intern analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu părţile, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil sau nefavorabil revocării. Dacă entitatea nu are organizat compartiment de audit public intern, procedurile de mai sus sunt îndeplinite de directorul direcţiei de audit public din cadrul MECT, sau de o persoană din cadrul direcţiei desemnată de către acesta. ... c) Procedura este valabilă atât pentru auditorii care ocupa funcţii publice cat şi pentru cei care ocupa funcţii contractuale. ... Pierderea independentei şi obiectivitatii auditorilor interni Sunt incompatibili cu funcţia de auditor intern în aceeaşi unitate: - persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entitatii publice, sau cu membrii organului colectiv de conducere; - auditorii care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe; - auditorii interni care au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod în activitatea entitatii publice, decât după trecerea unei perioade de trei ani. Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus au obligaţia de a informa în scris conducătorul entitatii publice şi şeful structurii de audit public intern, despre eventualele incompatibilităţi. 3. Competenţa şi constiinta profesională Competenţa Pentru desfăşurarea activităţii de audit public intern, auditorii interni, trebuie: a) să aibă experienta şi sa dovedească pregătire profesională corespunzătoare, conformă cu cerinţele postului; ... b) sa dovedească competenţa în vederea aplicării normelor, procedurilor şi tehnicilor de audit; ... c) sa cunoască principiile de baza ale economiei, să aibă cunoştinţe juridice şi de tehnologia informatiei; ... d) să aibă suficiente cunoştinţe pentru a identifica elementele de iregularitate şi frauda, pe care însă nu le investigheaza auditorii; ... e) să aibă capacitatea de a se exprima scris şi oral şi de a expune obiectivele, constatările şi recomandările fiecărei misiuni de audit public intern. ... Misiunile de audit public intern, vor fi încredinţate acelor persoane cu pregătire şi experienta necesară, corespunzătoare nivelului de complexitate al misiunii. Compartimentul da audit public intern, trebuie să dispună de metodologii, sisteme moderne de informatizare, sa folosească metode de esantionare statistica şi instrumente de control ale sistemelor informatice. Pentru cunoştinţe de stricta specialitate, pot fi contractate servicii de consultanţa din afară entitatii publice. Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competenţa şi experienta necesară în realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienta corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii. Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient. Constiinta profesională Auditorul intern trebuie ca în cursul desfăşurării misiunii sale să depună toate eforturile şi sa ia în considerare următoarele elemente: a) perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit; ... b) complexitatea şi importanţa domeniilor auditate; ... c) pertinenta şi eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor; ... d) posibilitatea existenţei erorilor, iregularitatilor şi a unor disfunctionalitati semnificative; ... e) costurile implementarii unor controale suplimentare, în raport cu avantajele preconizate; ... Pregătirea profesională continua Auditorii interni trebuie să-şi imbunatateasca cunoştinţele profesionale, printr-o pregătire profesională continua. Şeful compartimentului de audit public intern şi conducerea entitatii publice, vor trebui să asigure condiţiile pentru pregătirea profesională continua, durata minima afectată pregătirii profesionale a auditorilor interni, fiind de minim 15 zile anual. 4. Programul de asigurare şi imbunatatire a calităţii Definire Şeful compartimentului de audit public intern, sau în cazul în care nu este organizat compartiment de audit public intern, auditorul desemnat prin decizie a ordonatorului de credite sa coordoneze activitatea de audit public intern, are obligaţia sa elaboreze un program de asigurare şi imbunatatire a calităţii activităţii de audit public intern sub toate aspectele. Evaluarea programului de calitate Auditul public intern, necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe. Evaluarea interna Presupune efectuarea de controale permanente, prin care şeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest context, supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienţelor, iniţierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern şi perfecţionarea activităţilor de perfecţionare profesională. Evaluarea externa Evaluarea externa este efectuată de către UCAAPI, prin: - verificarea respectării normelor, instrucţiunilor şi a Codului privind conduita etica a auditorilor interni, cel puţin o dată la cinci ani, initiindu-se măsurile necesare în colaborare cu conducătorul entitatii publice în cauza; - avizarea numirii sau destituirii directorului direcţiei de audit public intern din cadrul MECT şi a şefului de serviciu. D. Norme de funcţionare a auditului public intern 1. Cerinţe privind funcţionarea compartimentului de audit public intern Directorul Direcţiei de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului şi şefii compartimentelor de audit public intern din unităţile subordonate sau cele aflate în coordonarea MECT, sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern în entitatile în care îşi desfăşoară activitatea. În unităţile în care activitatea de audit public intern nu este organizată în compartiment distinct de audit public intern iar activitatea de audit se desfăşoară de un singur auditor, responsabilitatea pentru organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit public intern, revine acestuia, prin decizie a ordonatorului de credite. 1.1. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern, se întocmeşte anual de către Direcţia de Audit Public Intern a MECT şi de compartimentele de audit public intern ale entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, care au organizate astfel de compartimente. Selectarea misiunilor de audit public intern, se face în funcţie de următoarele elemente de fundamentare: a. Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni; b. Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior în rapoartele de audit; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecţiilor; deficiente consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialişti, experţi etc., cu privire la structura şi dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcţionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evolueaza sistemul auditat; c. Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entitatilor publice sunt obligaţi sa ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entitatii publice, realizate în bune condiţii şi raportate în termenul fixat; d. Numărul entitatilor publice subordonate; e. Respectarea periodicitatii în auditare, cel puţin o dată la 3 ani; f. Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata; g. Recomandările Curţii de Conturi. Proiectul planului anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează. Conducătorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent. Unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, care au organizate compartimente de audit public intern, vor inainta la MECT spre avizare proiectul planului de audit public intern, până la data de 10 decembrie a anului curent. Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituţiei publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale. 1.2. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este însoţit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan. Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal şi alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective. 1.3. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are următoarea structura: - scopul acţiunii de auditare; - obiectivele acţiunii de auditare; - identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului public intern; - identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfăşura acţiunea de auditare; - durata acţiunii de auditare; - perioada supusă auditarii; - numărul de auditori proprii antrenati în acţiunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şi a numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanţa (dacă este cazul); - numărul de auditori care urmează să fie atrasi în acţiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate. 1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face în funcţie de: - Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificaţie a auditarii anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni ale sistemului; - Solicitarile UCAAPI/entitatea publică ierarhic imediat superioară de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entitatii publice. 1.5. Gestionarea resurselor umane Directorul Direcţiei de Audit Public Intern, conducătorii compartimentelor de audit public intern, sau persoana imputernicita sa coordoneze activitatea de audit public intern la unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient. 1.6. Reglementarea activităţii compartimentului de audit public intern Unităţile aflate în subordonarea sau coordonarea MECT, nu elaborează norme proprii de audit public intern. Activitatea de audit public intern, se va desfăşura în conformitate cu prevederile prezentelor norme. 1.7. Raportarea activităţii de audit public intern Raportul de audit public intern, finalizat împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entitatii publice care a aprobat efectuarea misiunii de audit public intern, pentru analiza şi avizare. Compartimentul de audit public intern asigura: ● raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activitatea de audit; ● elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern; ● în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, se raportează conducătorului entitatii publice şi structurii de control intern; ● informarea UCAAPI despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora; ● verificarea şi raportarea la UCAAPI, sau la organul ierarhic imediat superior asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor. 2. Obiectivele aferente unei activităţi de audit public intern 2.1. Evaluarea managementului riscurilor Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entitatii publice în identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătăţirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze şi sa evalueze eficacitatea acestui sistem. Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operaţiilor şi sistemelor informatice ale entitatii publice privind: ● fiabilitatea şi integritatea informaţiilor financiare şi operationale; ● eficacitatea şi eficienta operaţiilor; ● protejarea patrimoniului; ● respectarea legilor, reglementărilor şi contractelor În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative. 2.2. Evaluarea sistemelor de control Auditul public intern ajuta entitatea publică sa menţină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitatii şi eficientei acestuia, contribuind la îmbunătăţirea lui continua. În cursul misiunii, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern, în acord cu obiectivele misiunii, în vederea identificarii tuturor deficienţelor semnificative ale acestora. Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entitatii publice, a definit criterii adecvate de apreciere şi dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate şi de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni, trebuie, împreună cu conducerea entitatii publice sa elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.
+
Capitolul II NORME METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN În desfăşurarea unei misiuni de audit public intern, sunt necesare următoarele etape şi proceduri: 1. Pregătirea misiunii de audit public intern 1.1. Ordinul de serviciu Ordinul de serviciu se întocmeşte de către directorul direcţiei de audit public intern, al Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, iar la entitatile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, de către şefii de compartimente sau de către auditorul împuternicit al entitatii publice subordonate sau coordonate de către MECT, în baza planului de audit public intern aprobat. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie, precum şi modalitatea de intervenţie a auditorului intern astfel încât acesta să poată demara misiunea de audit. 1.2. Declaraţia de independenta Independenta auditorilor interni selectaţi pentru realizarea unei misiuni de audit, trebuie declarata prin întocmirea unei declaraţii de independenta, de către fiecare auditor. 1.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern Compartimentul de audit public intern, notifica entitatea care urmează a fi auditata cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum şi despre faptul ca pe parcursul misiunii de audit public intern vor avea loc deplasări în cadrul structurilor entitatii ce urmează a fi auditate, deplasări al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord cu entitatea auditata. 1.4. Colectarea informaţiilor În aceasta etapa auditorii interni solicita şi colectează informaţii cu caracter general despre entitatea auditata. Colectarea acestor informaţii trebuie să atinga în final următoarele scopuri: - identificarea principalelor elemente economice şi instituţionale în care entitatea auditata îşi desfăşoară activitatea; - cunoaşterea modului de organizare al entitatii, a tehnicilor sale de lucru, şi a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; - identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entitatii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe; - identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţa semnificativă; - identificarea informaţiilor necesare pentru atingerea obiectivelor controlului şi selectionarii tehnicilor de investigare adecvate. 1.5. Prelucrarea informaţiilor Prelucrarea informaţiilor consta în: - analiza structurii entitatii auditate, şi a activităţii sale; - analiza cadrului normativ care reglementează activitatea entitatii; - analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public intern; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea auditata. 1.6. Identificarea obiectivelor auditabile Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practica. Etapele identificarii obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizează în trei etape: - detalierea fiecărei activităţi, în operaţii succesive, descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până la înregistrarea ei; - definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente; - determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul şi sa elimine riscurile. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile constituie suportul analizei riscurilor. 1.7. Analiza riscurilor Definirea riscului Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii entitatii publice de a realiza obiectivele. Categorii de riscuri a. riscuri de organizare În această categorie se includ riscuri produse ca urmare a lipsei unor responsabilităţi precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaţie insuficienta şi neactuala. b. riscuri operationale Se întâlnesc în situaţia neinregistrarilor în evidentele contabile; păstrarea şi utilizarea necorespunzătoare a arhivei; lipsa unui control asupra operaţiunilor cu risc ridicat. c. riscuri financiare Constau în plati nesecurizate; nedetectarea operaţiunilor cu risc financiar. d. riscuri generate de schimbări legislative, structurale, manageriale etc. Componentele riscului Componentele riscului sunt: - probabilitatea de aparitie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinţelor şi durata acestora. Scopul analizei riscurilor Analiza riscurilor reprezintă o etapa importanţa şi are drept scop: - sa identifice pericolele ce pot aparea în structura auditata; - sa identifice dacă este organizat controlul intern şi dacă acesta răspunde nevoilor de prevenire, eliminare sau minimizare a pericolelor; - sa evalueze structura controlului intern al entitatii. Fazele analizei riscurilor Fazele care trebuie urmărite în analiza riscurilor sunt următoarele: - analiza activităţii entitatii auditate; - identificarea şi evaluarea riscurilor inerente; - verificarea existenţei controalelor interne, a procedurilor de control intern precum şi evaluarea acestora; - evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor pe clase de risc. Măsurarea riscurilor Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului şi de gravitatea consecinţelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor, se utilizează drept instrumente de măsurare, criteriile de apreciere. Măsurarea probabilitatii Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilitatii de aparitie a riscului, sunt: a) aprecierea vulnerabilitatii entitatii; ... b) aprecierea controlului intern. ... Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine şi este exprimată pe o scara de valori pe trei niveluri: - probabilitate mica; - probabilitate medie; - probabilitate mare. a) Aprecierea vulnerabilitatii entitatii ... Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţa asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi: - resursele umane; - complexitatea prelucrării operaţiilor; - mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele: - vulnerabilitate redusă; - vulnerabilitate medie; - vulnerabilitate mare. b) Aprecierea controlului intern ... Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern al entitatii, pe trei niveluri: - control intern corespunzător; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave. Măsurarea gravitatii consecinţelor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate exprima pe o scara de valori pe trei niveluri: - impact scăzut; - impact moderat; - impact ridicat. Metoda-model de analiza a riscurilor Efectuarea analizei riscurilor se face prin parcurgerea următorilor pasi: a) identificarea (listarea) operaţiilor/activităţilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. În aceasta faza se analizează şi se identifica activităţile/operaţiile precum şi interdependentele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiza; ... b) identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaţiuni/activităţi, prin determinarea impactului financiar al acestora; ... c) stabilirea criteriilor de analiza a riscului. Se recomanda utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă; ... d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel: ... d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3. e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate şi un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori da punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabila conduce la determinarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective. ... Punctajul total al riscului se obţine utilizând formula: n ___ T = /__ P(i) x N(i) i=1 unde: P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x ... x Ni unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat. f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare; ... g) ierarhizarea operaţiunilor activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari şi puncte slabe. Tabelul punctelor tari şi punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi/operaţiuni/teme analizate şi permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientarii activităţii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă în partea stanga rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori şi indici), iar în partea dreaptă opinia şi comentariile auditorului intern. ... Domeniu
Obiective
Riscuri
Opinie
Comentariu
F/f
Consecinţe
Gradul de
încredere
1.8. Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor de auditat selectate, este semnată de directorul direcţiei de audit public intern a Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului şi/sau de şefii compartimentelor de audit public intern din unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT şi este adusă la cunoştinţa principalilor responsabili ai entitatii auditate în cadrul şedinţei de deschidere. Programul de audit public intern Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit public intern are drept scopuri: a) asigura şeful compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; ... b) asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor. ... 1.9. Programul preliminar al interventiilor la faţa locului. Programul preliminar al interventiilor la faţa locului se întocmeşte în baza programului de audit public intern şi prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului. 1.10. Deschiderea intervenţiei la faţa locului Şedinţa de deschidere Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se derulează la unitatea auditata cu participarea auditorilor interni şi a personalului entitatii auditate. Ordinea de zi a şedinţei de deschidere trebuie să cuprindă: - prezentarea auditorilor interni care urmează sa desfăşoare misiunea de audit; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor; - stabilirea tematicii în detaliu; - acceptarea calendarului intalnirilor; - asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern. Entitatea auditata, poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate. Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern şi notificată la conducătorul entitatii publice. Minuta şedinţei de deschidere Data şedinţei de deschidere, participanţii, aspectele importante rezultate în urma discuţiilor vor trebui consemnate în minuta şedinţei de deschidere. 1.11. Notificarea privind realizarea interventiilor la faţa locului Direcţia de audit Public Intern a MECT, sau compartimentele de audit public intern care efectuează misiunea de audit, trebuie să notifice entitatea auditata despre programul verificărilor care urmează să fie realizate la faţa locului, inclusiv perioadele de desfăşurare a acestora. Odată cu notificarea se transmite şi Carta auditorului intern. 2. Intervenţia la faţa locului (munca de teren) 2.1. Definire şi etape Intervenţia la faţa locului consta în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea acestora. Intervenţia la faţa locului cuprinde următoarele etape: - cunoaşterea activităţii supuse verificării şi studierea procedurilor aferente; - intervievarea personalului auditat; - verificarea înregistrărilor contabile; - analiza datelor şi informaţiilor; - evaluarea eficientei şi eficacitatii controalelor interne; - realizarea de testări; - verificarea modului de realizare a corectării acţiunilor menţionate în auditarile precedente. 2.2. Tehnici şi instrumente de audit intern Principalele tehnici de audit intern Verificarea trebuie să asigure validarea, confirmarea, acuratetea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanta cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt: Comparatia - confirma identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două sau mai multe surse diferite; Examinarea - presupune urmărirea şi detectarea erorilor sau a iregularitatilor; Recalcularea - consta în operaţiunea de verificare a tuturor calculelor matematice; Confirmarea - consta în solicitarea de informaţii din două sau mai multe surse independente, cu scopul validării acesteia; Punerea de acord - reprezintă procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări; Garantarea - consta în verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative; Urmărirea - reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative, către articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate modificările patrimoniale au fost înregistrate. Observarea fizica - reprezintă modul prin care auditorii interni îşi formează o părere proprie. Interviul - reprezintă procedeul prin care auditorii obţin informaţii prin intervievarea persoanelor care au legătură cu problematica verificata de auditor. Analiza - consta în descompunerea unei entităţi în elemente care pot fi izolate, cuantificate şi măsurate distinct. Principalele instrumente de audit intern ● Chestionarul - cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni. Chestionarul este de mai multe tipuri: Chestionarul de luare la cunoştinţa - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizatoric, organizarea interna, funcţionarea entitatii auditate; Chestionarul de control intern - orienteaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfunctiilor şi cauzelor reale ale acestor disfunctii; Chestionarul-lista de verificare - este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile metodele şi mijloacele financiare, tehnice şi de informare, resursele umane existente. ● Tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite: - stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor referitoare la acestea; - stabilirea documentaţiei justificative complete; - reconstituirea operaţiunilor de la suma totală până la detalii individuale şi invers. ● Formularele constatărilor de audit public intern - se utilizează pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului public intern. - Fişa de identificare şi analiza problemelor - FIAP - se întocmeşte pentru fiecare disfunctionalitate constatată. Prezintă rezumatul disfunctionalitatii, cauzele, consecinţele, precum şi recomandările pentru rezolvare. FIAP, este întocmită de către auditor şi confirmată de reprezentanţii entitatii auditate şi supervizata de şeful compartimentului de audit sau de inlocuitorul acestuia. - Formularul de constatare şi raportare a iregularitatilor - se întocmeşte în cazul în care auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite şefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3 zile conducătorul entitatii auditate şi structura de control abilitata în vederea continuării verificărilor. În cazul în care auditorul nu face parte dintr-un compartiment, va informa direct în acelaşi termen conducerea entitatii auditate şi compartimentul de control al acesteia, în vederea continuării verificărilor. 2.3. Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern, asigura legătură între sarcina de audit, intervenţia la faţa locului şi raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni. Dosarele de audit public intern sunt de mai multe tipuri: a. Dosarul permanent - cuprinde următoarele secţiuni: Secţiunea A - Raportul de audit public intern şi anexele acestuia: - ordinul de serviciu; - declaraţia de independenta; - raport intermediar şi/sau final; - fişele de identificare şi analiza problemelor; - formularele de constatare a iregularitatilor; - programul de audit. Secţiunea B - Administrativă: - notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern; - minuta şedinţei de deschidere; - minuta reuniunii de conciliere; - minuta şedinţei de închidere; - corespondenta cu structura auditata. Secţiunea C - Documentaţia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente şi legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea auditata (indicatori, responsabilităţi, nr. de angajaţi, fişele posturilor, natura înregistrărilor contabile etc.); - informaţii financiare; - rapoarte de audit anterioare şi externe; - documentaţia analizei riscurilor. Secţiunea D - Supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern şi a rezultatelor acestuia: - revizuirea raportului de audit public intern; - răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern. b. Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme şi sa sprijine concluziile auditorilor interni. 2.4. Revizuirea - Se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător. 2.5. Păstrarea şi arhivarea dosarelor de audit public intern Dosarele de audit public intern sunt confidenţiale. Ele se păstrează până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhiveaza în concordanta cu prevederile legii. 2.6. Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului, are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern şi a calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmeşte o minuta a şedinţei de închidere. 3. Elaborarea raportului de audit public intern 3.1. La elaborarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie avute în vedere următoarele elemente şi principii: a) constatările inserate în proiectul raportului de audit public intern să fie în corelatie cu obiectivele misiunii de audit public intern şi să fie susţinute de documente justificative corespunzătoare; ... b) recomandările să fie stabilite în concordanta cu constatările şi sa urmărească reducerea riscurilor potenţiale; ... c) raportul trebuie să exprime doar opiniile auditorului intern, bazate pe constatările efectuate; ... d) raportul să fie întocmit pe baza fişelor de identificare şi analiza a problemelor; ... e) constatările trebuie să fie prezentate într-o maniera pertinenta şi incontestabila; ... f) să se evite utilizarea expresiilor imprecise, a stilului eliptic de exprimare, a limbajului abstract; ... g) să se promoveze un limbaj cat mai uzual şi un stil de exprimare concret; ... h) să se evite tonul polemic, jignitor, tendentios; ... i) să se realizeze constatările; cele mai importante vor fi prezentate în sinteza sau în concluzii; ... j) se vor evidenţia aspectele pozitive şi îmbunătăţirile constatate de la ultima misiune de audit public intern realizată. ... 3.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern, trebuie să cuprindă cel puţin următoarele elemente: a) scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern; ... b) date de identificare a misiunii de audit public intern; ... c) modul de desfăşurare a acţiunii de audit public intern, proceduri, metode şi tehnici utilizate, documente examinate, materiale întocmite în cursul acţiunii de audit public intern; ... d) constatări efectuate; ... e) concluzii şi recomandări; ... f) documentaţie anexată, care trebuie să cuprindă note explicative, note de relaţii, situaţii, acte, documente, precum şi orice alt material probant sau justificativ. ... 3.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate transmite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de către auditorii interni. 3.4. Reuniunea de conciliere În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează şedinţa de conciliere cu structura auditata în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmeşte o minuta privind desfăşurarea reuniunii de conciliere. 3.5. Elaborarea Raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoţit de o sinteza a principalelor constatări şi recomandări. Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să informeze UCAAPI sau organul ierarhic superior despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entitatii publice. Aceste recomandări vor fi însoţite de documentaţia de sustinere. 3.6. Difuzarea Raportului de audit public intern Şeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducătorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza şi avizare. Pentru instituţia publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează. 3.7. Urmărirea recomandărilor Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandările menţionate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite şi ca conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări. Structura auditata trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor. 3.8. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor consta în: a) elaborarea unui plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea acestuia; ... b) stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; ... c) punerea în practica a recomandărilor; ... d) comunicarea periodică a stadiului de aplicare a recomandărilor; ... e) evaluarea rezultatelor obţinute. ... 3.9. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern verifica şi raportează la UCAAPI, sau la organul ierarhic superior asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor. Compartimentul de audit public intern va comunică conducătorului entitatii publice stadiul implementarii recomandărilor. 3.10. Supervizarea misiunii de audit public intern Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfăşurare a misiunii de audit public intern. Scopul acţiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate. Prin acţiunea de supervizare se stabilesc instrucţiunile necesare derulării misiunii de audit, se verifica executarea corecta a programului misiunii de audit, se verifica existenta elementelor probante, se verifica dacă redactarea raportului de audit intermediar şi final este exactă, clara şi concisă şi se efectuează în termenele fixate. În cazul în care şeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.
+
Capitolul III GHID PROCEDURAL PROCEDURA P-01 ORDINUL DE SERVICIU Model A-01 Scopul: De repartizare a sarcinilor de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie şi se întocmeşte pe baza planului anual de audit public intern. Procedura: Şeful compartimentului de audit pu-
blic intern, sau conducătorul insti-
tutiei publice (în cazul în care nu
este organizat compartiment de audit
public intern)
1. Repartizează sarcinile de serviciu
pe fiecare auditor în parte;
2. Întocmeşte Ordinul de serviciu pe
baza planului anual de audit public
intern.
Personal de secretariat
3. Aloca un număr Ordinului de serviciu
4. Asigura copii ale Ordinului de
serviciu fiecărui membru al echipei
de audit.
Auditorii
5. Iau la cunoştinţa de Ordinul de
serviciu şi de sarcinile repartizate
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Nr. ....... din ............ ORDIN DE SERVICIU În conformitate cu prevederile ........... şi cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la .................., în perioada ............ Scopul misiunii de audit este.........., iar obiectivele acesteia sunt .................. . Menţionăm ca se va efectua un audit de .......................... . Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori ......... . DIRECTOR-DA-MECT/Şeful compartimentului de audit public intern/Conducătorul instituţiei care aproba efectuarea misiunii de audit în situaţia în care în instituţie nu este decât un auditor PROCEDURA P-02 DECLARAREA INDEPENDENTEI Scopul: De a demonstra independenta auditorilor faţă de entitatea auditata Premise: În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern, vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentul de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate reală sau presupusa, auditorii sunt obligaţi sa informeze conducerea. Procedura: Auditorii
1. Completează Declaraţia de independenta - Model A02;
2. Indosariaza Declaraţia de independenta în dosarul de audit;
3. Dacă în timpul misiunii de audit apare o incompatibilitate
reală sau presupusa, informează de urgenta conducerea.
Şeful
serviciului
4. Verifica Declaraţia de independenta;
5. Identifica incompatibilitatea semnalata de auditori şi
stabileşte modalitatea în care aceasta poate fi atenuata;
6. Aproba Declaraţiile de independenta.
DECLARAŢIA DE INDEPENDENTA - Model A-02 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Se completează de fiecare auditor în parte, inclusiv consultanţii. Numele ................. Data .............(1) Misiunea de audit public intern ........... ___________ (1) Va fi completată de auditor, inclusiv consultanţii. ... Incompatibilităţi în legătură cu entitatea auditata
DA
NU
Aţi avut relaţie oficială financiară sau personală cu cineva care ar
putea sa va limiteze măsura în care puteti sa va interesaţi, sa
descoperiţi sau sa constatati slabiciuni de audit de orice fel?
Aveti idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau
obiective care ar putea sa va influenteze în misiunea de audit?
Aţi avut sau aveti funcţii sau aţi fost implicaţi în ultimii 3 ani
într-un alt mod în activitatea entitatii ce va fi auditata?
Aveti responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor
finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
Sunteţi soţ/sotie, ruda sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
conducătorul entitatii ce va fi auditata sau cu membrii organului de
conducere colectivă?
Aveti vreo legătură politica, socială care ar rezultă dintr-o fosta
angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume?
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control
ale entitatii ce urmează sa o auditati?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de
plata pentru entitatea ce urmează sa o auditati?
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea ce urmează sa o
auditati?
Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la
entitatea ce urmează sa o auditati?
Dacă în timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate
personală, externa sau organizaţională care ar putea sa va afecteze
abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit impartiale,
notificati şeful compartimentului de audit public intern sau
conducătorul entitatii care a dispus misiunea de audit.
Auditor DIRECTOR/Conducătorul compartimentului de audit public intern/ împuternicitul cu coordonarea activităţii de audit public intern. Model A-02 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern/ Conducătorul instituţiei care aproba efectuarea misiunii de audit în situaţia în care în instituţie nu este decât un auditor. Se completează de şeful compartimentului de audit 1. Incompatibilităţi personale. În cazul în care exista se trec din rândul celor inserate în tabelul anterior. 2. Pot fi negociate sau diminuate incompatibilităţile? Dacă da explicaţi cum anume. Data şi semnatura ................. PROCEDURA P-03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul: Sa informeze entitatea auditata despre declanşarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intenţionează ca prin notificarea entitatii să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit. Procedura: Auditorii
1. Pregătesc adresa de notificare către părţile
interesate în vederea transmiterii acesteia
cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de
audit public intern.
Conducătorul Compartimentu-
lui de audit
2. Verifica adresa de notificare;
3. Semnează adresa de notificare.
Personalul de secretariat
4. Aloca un număr adresei de notificare şi o
transmite entitatii auditata.
Auditorii
5. Includ domeniile de interes (dacă se
comunică), în programul de audit;
6. Indosariaza copia adresei de notificare în
dosarul permanent.
Model B-01 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Data ............ NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Către ................. De la ................. Directorul Direcţiei de Audit a MECT/Conducătorul compartimentului de audit public intern, sau conducătorul instituţiei care dispune efectuarea misiunii de audit. Ref ................... Se denumeste misiunea de audit public intern Stimate(a) ............ În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada ........, sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema ......., la unitatea dumneavoastră. Auditul va examina responsabilităţile asumate de către unitatea dumneavoastră şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile într-un mod eficient şi efectiv. Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţa de deschidere în vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinzând: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - programul intervenţiei la faţa locului; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte. Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastră, va rugăm sa ne puneti la dispoziţie următoarea documentaţie ................................. . Dacă aveti unele întrebări privind aceasta acţiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului), sau pe mine. Cu stima Conducătorul compartimentului de audit public intern ............................. Data ............. PROCEDURA P-04 COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR Scopul: Cunoaşterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor să se familiarizeze cu entitatea auditata. Colectarea informaţiilor facilitează procedurile de analiza de risc şi cele de verificare. Premise: Colectarea, este de fapt pregătirea informaţiilor în vederea efectuării analizei de risc şi pentru identificarea informaţiilor necesare, în vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit public intern. Colectarea informaţiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea auditata îşi desfăşoară activitatea; - analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii auditate; - analiza entitatii auditate şi activităţile sale; - analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit; - identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entitatii auditate, şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe; - identificarea constatărilor semnificative şi a recomandărilor din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit; - identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţa semnificativă; - identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului. Procedura: Auditorii
1. Identifica legile şi regulamentele de
aplicare ale entitatii auditate;
2. Obţin organigrama, regulamentele de
funcţionare, fise ale posturilor şi orice
alte documente;
3. Identifica personalul responsabil;
4. Identifica circuitul documentelor;
5. Obţin exemplare ale rapoartelor de audit
anterioare;
6. Aduna date statistice pentru a le putea
folosi în faza de analiza a riscului;
7. Se familiarizeaza cu activitatea entitatii
auditate.
Conducătorul Compartimentului
de audit public intern
8. Revede documentaţia;
9. Organizează o şedinţa pentru identificarea
obiectivelor auditabile şi a criteriilor de
analiza de risc. Reevalueaza stabilirea
obiectivelor, a scopului auditului şi a
metodologiei, după caz.
PROCEDURA P-05 ANALIZA RISCURILOR Scopul: Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea auditata, modul în care controalele interne sau procedurile entitatii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii controlului intern. Premise: Analiza riscurilor, reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului cu punctele tari şi punctele slabe, Aprecierea unui risc are la baza doua estimari: - gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului - probabilitatea ca riscul sa revină. Riscurile potenţiale se pot concretiza în recomandări de audit. Punctele tari şi punctele slabe, se exprima calitativ şi cantitativ în funcţie de rezultatele asteptate şi de condiţiile de obţinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcţionare a entitatii, sau atingerea unui rezultat scontat. Procedura: Auditorii
1. Din activitatea desfăşurată în timpul colectării şi
prelucrării informaţiilor, pregătesc o lista
centralizatoare a obiectivelor auditabile;
2. Identifica riscurile asociate;
3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;
4. Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;
5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu
utilizat;
6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;
7. Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obţinute;
8. Ierarhizeaza operaţiunile activităţilor ce urmează a fi
auditate şi elaborează tabelul punctelor tari şi cele
slabe;
9. Transmit tabelul punctelor tari şi slabe, conducătorului
compartimentului de audit public intern;
10. Indosariaza tabelul punctelor tari şi slabe în dosarul
permanent, Secţiunea C.
Conducătorul
compartimentului
de audit public
intern
11. Organizează o şedinţa pentru identificarea obiectivelor
de audit şi a criteriilor de analiza de risc. Reevaluea-
za stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi a
metodologiei după caz;
12. Avizează tabelul punctelor tari şi punctelor slabe şi
fişele de constatare a problemelor iniţiate pentru
fiecare control potenţial.
Exemplu MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Model C-01 Tabelul "PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE" Denumirea misiunii de audit ........... Perioada supusă auditului Întocmit de ............. Data ......... Aprobat de .............. Data ......... Domeniu
Obiective
Riscuri
Opinie
Comentariu
F/f
Consecinţe
Gradul de
încredere
Ghidul de Evaluare al controlului intern Controlul
intern
este
Dacă
SLAB
- conducerea şi/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperan-
ta şi nepasatoare cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor
sau reviziile externe;
- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit
probleme deosebite;
- analiza dezvaluie că nu sunt în funcţiune tehnici de control
adecvate şi suficiente;
- procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate.
POTRIVIT
- conducerea şi personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu
privire la conformitate, păstrarea dosarelor şi reviziilor
externe;
- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit
anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remediere şi a
răspuns satisfăcător la recomandările auditului;
- analiza arata ca sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi
suficiente.
PUTERNIC
- conducerea şi personalul demonstreaza o atitudine constructivă,
existând preocuparea de a anticipa şi inlatura problemele.
- auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit
nici un fel de probleme.
- analiza arata ca sunt în funcţiune numeroase şi eficiente tehnici
de control intern.
- procedurile sunt bine susţinute de documente.
PROCEDURA P06 - ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT Scopul: Asigura conducătorul compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern şi asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor. Premise: Programul de audit este un document de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul preliminar de intervenţie la faţa locului se întocmeşte în baza programului de audit public intern şi prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului. Procedura: Auditorii
1. Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele:
- obiectivele auditului;
- testarile care se vor efectua;
- alte proceduri de audit şi teste după caz.
2. Pregătesc o nota cu următoarele anexe:
- colectarea şi prelucrarea datelor;
- tabelul cu puncte tari şi puncte slabe;
- programul preliminar al interventiilor la faţa locului.
3. Indosariaza programul de audit.
4. Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii.
Conducătorul
compartimentului
de audit
5. Organizează şedinţa de analiza.
6. Verifica nota şi anexele acesteia.
7. Analizează şi modifica după caz documentele prezentate.
8. Aproba nota şi anexele.
PROGRAMUL DE AUDIT Model A03 Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivele
Activităţi
Durata
Persoane
implicate
Locul
desfăşurării
A. Urmează
enumerarea
obiectivelor
de la a ... z
Ordinul de serviciu
Declaraţia de independenta
Notificarea
Şedinţa de deschidere
Colectarea şi prelucrarea
informaţiilor
Prelucrarea testelor
Elaborarea FIAP-urilor
Adunarea dovezilor
Constatarea şi raportarea
iregularitatilor
Întocmirea formularelor de
raportare a iregularitatilor
Revizuirea documentelor
indosarierea
Şedinţa de închidere
Elaborarea proiectului de raport
Transmiterea proiectului de
raport
Reuniunea de conciliere
Raportul de audit final
Difuzarea raportului de audit
Urmărirea recomandărilor
Model A03-1 PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............. Data ......... Aprobat de .............. Data ......... Obiectivele
Tipul verificării
Locul testarii
Durata testarii
Auditorii
PROCEDURA P-07 ŞEDINŢA DE DESCHIDERE Scopul: Sa efectueze o şedinţa de deschidere cu reprezentanţii entitatii auditate, pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind auditul. Premise: Şedinţa de deschidere serveşte ca intalnire de început a misiunii de audit. Ordinea de zi a şedinţei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor; - prezentarea în detaliu a tematicii; - acceptarea calendarului intalnirilor; - analiza şi acceptul cartei auditorului; - asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii. Procedura: Auditorii
1. Contacteaza telefonic entitatea auditata pentru
a stabili data intrlnirii.
2. Întocmesc minuta şedinţei de deschidere cu
următoarea structura:
A. Menţiuni generale
- tema misiunii de audit public intern;
- perioada auditata;
- numele celor care întocmesc minuta şedinţei
de deschidere;
- numele persoanei însărcinate cu verificarea
întocmirii minutei de deschidere;
- lista participanţilor la şedinţa de deschide-
re cu menţionarea numelui, funcţiei, direcţi-
ei şi a numărului de telefon.
B. Stenograma şedinţei de deschidere:
- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor
şedinţei de deschidere.
3. Indosariaza minuta şedinţei de deschidere în
dosarul permanent
Conducătorul
compartimentului de audit
public intern, auditorii,
reprezentanţii entitatii
auditate
4. Participa la desfăşurarea şedinţei de deschide-
re
Exemplu MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE Model B-02
Entitatea publică
A. Menţiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul ............... Perioada auditata ...........
Întocmit de ................... Data ...........
Verificat de .................. Data ...........
Lista participanţilor:
Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon
B. Stenograma şedinţei de deschidere
PROCEDURA P-08 COLECTAREA INFORMAŢIILOR Scopul: Informaţiile colectate asigura o evidenta suficienta şi oferă baza pentru constatările şi concluziile auditorilor. Premise: În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări în concordanta cu programul de audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii şi recomandări. Procedura: Auditorii
1. Efectuează testarile şi procedurile stabilite în programul
de audit;
2. Apreciază dacă dovezile obţinute sunt suficiente şi
folositoare;
3. Colectează documentele pentru toată misiunea de audit;
3. Eticheteaza şi numeroteaza toate documentele;
4. Pregătesc şi finalizează FIAP;
5. Transmit FIAP şefului compartimentului de audit public
intern;
6. Indosariaza documentele utilizate în cadrul misiunii de
audit;
7. Eticheteaza, numeroteaza şi indosariaza testele şi FIAP în
dosarul permanent;
Conducător
compartimentu-i
lui de audit
8. Analizează şi aproba testele;
9. Revede şi aproba FIAP.
Exemplu Model A-04 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze eficienta şi eficacitatea controalelor interne asupra
operaţiunilor entitatii/structurii auditate în următorul ciclul
de operaţiuni:
- plati
- contabilitate
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
PLATI
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi dacă operaţiile de control sunt însoţite de
liste de verificare (check-list)
8. apreciati calitatea listelor de verificare
9. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate
(data, semnatura)
10. controlati conformitatea plăţii cu procedurile privind
cursul de schimb
11. urmăriţi plăţile cu extrasele de cont
12. urmăriţi plăţile în cartea mare asigurându-va ca sunt
transcrise corect
13. revizuiti procedurile referitoare la plăţile care nu sunt
efectuate
14. verificaţi dacă este stabilită atribuirea
responsabilităţilor
15. verificaţi dacă procedurile asigura separarea
responsabilităţilor
16. verificaţi dacă contabilul principal are o autoritate
adecvată asupra angajaţilor din compartimentul contabil
17. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
18. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
19. verificaţi dacă procedurile stabilesc şi explica politica
contabila şi procedurile
20. verificaţi dacă numai persoanele autorizate pot sa
modifice sau sa stabilească noi politici sau proceduri
21. controlati ca procedurile de declaraţii sa includă:
a) planul de conturi însoţit de explicaţii ale
operaţiunilor;
b) identificarea şi descrierea principalelor înregistrări
contabile, intrările periodice;
c) identificarea posturilor care au autoritatea sa aprobe
ca intrările sunt efectuate;
d) explicaţi pentru documentele şi necesităţile de
aprobare pentru diversele tipuri de tranzacţii
periodice şi neperiodice şi intrările în jurnal;
22. verificaţi pregătirea şi aprobarea funcţiilor pentru
intrările în jurnal pentru a controla ca ele sunt separate
23. verificaţi ca toate intrările în jurnal sunt revazute şi
aprobate de către persoanele competente la nivelurile
adecvate
24. toate intrările în jurnal sunt explicate corespunzător şi
justificate
25. controalele efectuate sunt formalizate (data şi semnatura)
26. rapoartele financiare sunt pregătite pentru perioadele
contabile solicitate
27. revedeti procedurile privind corectarea rapoartelor
28. revizuiti procedurile de închidere
29. verificaţi dacă fiecare cont bancar corespunde unui cont
în registre
30. revizuiti cartea mare pentru a verifica dacă tranzacţiile
sunt trecute în contul corect
31. verificaţi sumele defalcate pe creditori şi debitori
32. verificaţi dacă cecurile din jurnal sunt trecute în ordine
numerică şi dacă cele care lipsesc sunt semnalate
CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze eficienta şi eficacitatea controalelor interne asupra
operaţiunilor entitatii/structurii auditate în următorul
ciclu de operaţiuni:
- angajamente bugetare
ANGAJAMENTE BUGETARE
Da
Nu
Auditori
1. Verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. Verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate
(data şi semnatura)
8. verificaţi executarea creditelor bugetare
9. verificaţi încadrarea cheltuielilor efectuate în creditele
aprobate
10. urmăriţi soldul din extrasele de cont cu cel al contului
de finanţare bugetară
11. verificaţi modul de întocmire a proiectelor de buget
12. verificaţi procedurile cu privire la creditele neutilizate
13. verificaţi dacă procedurile asigura separarea
responsabilităţilor
14. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
15. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
16. verificaţi dacă sunt stabilite măsuri care să urmărească
aplicarea procedurilor contabile
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze eficienta şi eficacitatea controalelor interne asupra
operaţiunilor entitatii/structurii auditate în următorul
ciclu de operaţiuni:
- vânzare, gajare concesionare
ACTIVITATEA VÂNZARE, GAJARE, CONCESIONARE
DA
NU
Auditori
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate
(data, semnatura)
8. verificaţi încadrarea operaţiunilor în legislaţia în
vigoare
9. urmăriţi modul de întocmire al contractului economic
10. urmăriţi derularea operaţiunilor
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze eficienta şi eficacitatea controalelor interne asupra
operaţiunilor entitatii/naturii auditate în următorul ciclu de operaţiuni:
- venituri realizate
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
VENITURI REALIZATE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi dacă operaţiile de control sunt însoţite de
liste de verificare (check-list)
8. verificaţi modul de încasare a veniturilor
9. verificaţi dacă controalele efectuate au fost formalizate
(data, semnatura)
10. verificaţi data încasării veniturilor
11. controlati modalitatea de utilizare a veniturilor
12. verificaţi dacă obţinerea veniturilor generează cheltuieli
şi care este volumul acestora
13. verificaţi legalitatea şi oportunitatea efectuării
eventualelor cheltuieli
14. verificaţi sumele defalcate pe debitori
15. verificaţi modul în care au fost emise chitanţele care
atesta încasarea veniturilor
16. verificaţi notele contabile întocmite şi înregistrarea
lor în contabilitate
17. verificaţi dacă situaţiile financiare sunt pregătite şi
înaintate în termen
18. verificaţi dacă fiecare cont bancar corespunde unui cont
în registre
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze eficienta şi eficacitatea sistemului contabil şi a
fiabilitatii acestuia în cadrul unităţii auditate
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
ORGANIZARE FIABILITATE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi dacă numărul de posturi aprobat asigura
necesarul
8. verificaţi dacă atribuţiile au fost repartizate pe post
9. verificaţi dacă contabilul şef are autoritate adecvată
asupra salariaţilor din compartiment
10. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
11. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
12. verificaţi dacă procedurile de declaraţii includ planul
de conturi însoţit de explicatia operaţiunilor
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze modul de emitere a deciziilor şi implementarea acestora:
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
EMITEREA DECIZIILOR
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilitatilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă controalele au fost formalizate
7. verificaţi conformitatea emiterii deciziilor
8. verificaţi oportunitatea emiterii deciziilor
9. verificaţi legalitatea emiterii deciziilor
10. verificaţi concordanta între data emiterii deciziilor şi
data aplicării lor
11. verificaţi modul de aplicare în practica a deciziilor
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze eficienta şi eficacitatea sistemelor informative asupra
operaţiunilor unităţii auditate, în următorul ciclu de operaţiuni:
- organizare-implementare
- legalitate
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
SISTEM INFORMATIC
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi autorizarea sistemelor folosite
8. verificaţi dacă sistemul răspunde cerinţelor legale şi
specifice MECT
9. controlati eficienta folosirii sistemului
10. controlati implementarea sistemului la unităţile
subordonate
11. controlati modul de asigurare a confidenţialităţii datelor
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Sa evalueze eficienta şi eficacitatea activităţii de management al
sistemelor de conducere, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme
asupra operaţiunilor în unitatea auditata, în următorul ciclu de operaţiuni:
- sisteme de conducere
- sisteme de control
- riscuri asociate
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
MANAGEMENT, SISTEME DE CONTROL ŞI RISCURI ASOCIATE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi existenta controlului intern şi modul de
organizare
8. verificaţi existenta CFPP
9. verificaţi legalitatea urmăririi documentelor numai de
persoanele împuternicite
10. verificaţi riscurile asociate deciziilor luate
11. verificaţi riscurile sistemului decizional
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Evaluarea eficientei şi eficacitatii modului de gestionare şi a evidentei
cantitative şi calitative a stocurilor de produse din gestiunile unităţii,
în următorul ciclu de operaţiuni:
- stocuri
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
EVIDENTA GESTIUNII
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi existenta fişelor de magazie
8. verificaţi modalitatea de înregistrare în fise
9. verificaţi existenta documentelor primare
10. verificaţi concordanta dintre datele cantitative şi
calitative din fise şi documentele primare
11. verificaţi concordanta dintre înscrisurile din fişele de
magazie cu cele din fişele din contabilitate
12. verificaţi modul în care îşi desfăşoară activitatea
comisiile de recepţie
13. verificaţi modul de derulare a operaţiunilor de casa şi
respectarea plafonului de casa
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Evaluarea eficientei şi eficacitatea contractelor economice încheiate
asupra operaţiunilor desfăşurate de unitatea auditata în următorul ciclu
de operaţiuni:
- urmărire şi evidenta
- derulare
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
CONTRACTE ECONOMICE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi baza legală a întocmirii contractelor
8. verificaţi concordanta dintre prevederile iniţiale şi
cele cuprinse în contract
9. verificaţi clauzele asiguratorii ale contractelor şi
modul de realizare
10. verificaţi respectarea termenelor contractuale
11. verificaţi prevederile referitoare la modalitatea de plată
12. verificaţi îndeplinirea obligaţiilor părţilor privind
obiectul contractului
13. verificaţi întocmirea documentelor financiar contabile
aferente derulării contractului
14. verificaţi termenele contractuale
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Evaluarea eficientei şi eficacitatii modului de evidenta şi încasare a
debitelor în următorul ciclu de operaţiuni:
- evidenta debitelor
- încasarea lor
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
EVIDENTA DEBITELOR
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi dacă exista evidenta analitica pentru debitori
8. verificaţi concordanta datelor înscrise în fişele
analitice, cu cele înscrise în evidenta sintetică
9. verificaţi corectitudinea calculelor privind debitele
10. verificaţi modul de urmărire şi încasare a debitelor
11. verificaţi recuperarea debitelor restante
12. verificaţi litigiile şi modul lor de soluţionare
13. verificaţi modul de calcul şi încasare a penalitatilor de
intrrziere
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Evaluarea eficientei şi eficacitatii operaţiunilor de aprovizionare
tehnico-materială efectuată de unitatea auditata în următorul ciclu de
operaţiuni
- documente justificative
- aprovizionare tehnico-materială
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
APROVIZIONARE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi baza legală a operaţiunilor de aprovizionare
8. verificaţi modalitatea de întocmire şi aprobare a
referatelor de necesitate
9. verificaţi concordanta dintre prevederile iniţiale cu
cele referitoare la plati
10. verificaţi modul de întocmire şi plata a facturilor
11. verificaţi documentele ataşate la facturi
12. verificaţi oportunitatea şi eficienta operaţiunilor
13. verificaţi modul în care se face preluarea mărfurilor şi
aprovizionarea de către persoanele care au împuternicire
în acest sens
14. verificaţi modul de întocmire a NRCD
15. verificaţi datele din fişele de magazie cu cele din
fişele contabile
16. verificaţi modul de eliberare a bunurilor din magazie
17. verificaţi prin sondaj cantităţile din stoc
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Evaluarea eficientei şi eficacitatii modului de organizare a evidentei
contabile şi a modului de înregistrare în evidentele contabile, în următorul
ciclu de operaţiuni:
- operaţiuni economico-financiare
- înregistrări şi evidente contabile
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
OPERAŢIUNI ECONOMICO-FINANCIARE, ÎNREGISTRĂRI ŞI EVIDENTE
CONTABILE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi modul de organizare şi exercitare a CFPP
8. verificaţi modul în care este asigurata confidenţialitatea
plăţilor
9. verificaţi plăţile efectuate din extrasele de cont
10. verificaţi modul în care se completează: cartea mare,
registrul jurnal, registrul inventar
11. verificaţi registrul mijloacelor fixe, concordanta dintre
datele înscrise în evidenta analitica şi cea sintetică
12. verificaţi modul în care îşi desfăşoară activitatea
comisiile de recepţie
13. verificaţi modul în care se completează registrul de casa
14. verificaţi modul în care se completează şi se utilizează
15. verificaţi cum se tine evidenta chitantierelor
16. verificaţi cum se întocmesc notele de comanda şi
documentele care se ataşează la acestea
17. verificaţi concordanta dintre înregistrările contabile
din notele de comanda cu cele din registrul jurnal
18. verificaţi modul de întocmire a balantelor şi bilanţului
19. verificaţi concordanta înregistrărilor cu prevederile din
planul de conturi
20. verificaţi concordanta dintre evidenta sintetică şi cea
analitica
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Evaluarea eficientei şi eficacitatii modului de organizare a activităţii
de investiţii, reparaţii curente şi reparaţii capitale în următorul ciclu de
operaţiuni:
- investiţii, RC, RK
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
INVESTIŢII, REPARAŢII CURENTE, REPARAŢII CAPITALE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi legalitatea desfăşurării operaţiunilor
8. verificaţi respectarea procedurilor legale pentru fiecare
operaţiune
9. verificaţi solicitarile şi repartizarile de fonduri
10. verificaţi încadrarea în fondurile alocate
11. verificaţi încadrarea cheltuielilor în articolele bugetare
12. verificaţi corectitudinea datelor înscrise în facturile
furnizorilor
13. verificaţi deciziile interne care stabilesc
responsabilităţi personale
14. verificaţi modul în care se face adjudecarea lucrărilor de
investiţii, RC şi RK
15. verificaţi modul în care se încheie contractele cu
furnizorii
16. verificaţi realitatea lucrărilor executate pe teren
17. verificaţi documentele de recepţie a lucrărilor
18. verificaţi documentele care atesta calitatea lucrărilor
19. verificaţi modul în care au fost întocmite situaţiile de
lucrări
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data ......... Aprobat de ............. Data ......... Obiectivul
Evaluarea eficientei şi eficacitatii modului de organizare a activităţii
de personal şi salarizare, urmărindu-se următoarele:
- funcţii şi atribuţii
- control intern
- probleme de personal
- probleme de salarizare
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
ORGANIZARE, PERSONAL SALARIZARE
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor şi
delegarea competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati despre
procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura separarea
sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate
7. verificaţi organigrama şi statul de funcţiuni
8. verificaţi fişa postului
9. verificaţi încadrarea în numărul de personal
10. verificaţi dacă sunt operate la zi cărţile de muncă
11. verificaţi modul în care se emit deciziile privind
angajarea şi încetarea raporturilor de muncă
12. verificaţi modul de atribuire a sarcinilor pe
compartimente şi funcţii
13. verificaţi corectitudinea evidentelor
14. verificaţi încadrarea în legislaţie a deciziilor de
salarizare
15. verificaţi încadrarea în prevederile legale a acordării
sancţiunilor
16. verificaţi modul în care se gestionează evidenta
reclamatiilor şi sesizarilor
17. verificaţi modul de calcul al drepturilor salariale
pentru fiecare salariat al entitatii
18. verificaţi modul în care se urmăresc orele suplimentare
ale salariaţilor
19. verificaţi modul în care se respecta normele de protecţie
a muncii
20. verificaţi modul de încadrare pe funcţii al salariaţilor
21. verificaţi modul de acordare a calificativelor
Model A-05 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI
Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern
Tema misiunii de audit public intern: ............
Numele auditorului:
Data realizării:
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI
Nr. ......
1. Problema: ....................................
2. Constatări: ..................................
3. Cauze: .......................................
4. Consecinţe: ..................................
Recomandări şi soluţii propuse: .................
Întocmit de: Supervizat Pentru conformitate:
Entitatea auditata
................ ................ ................
PROCEDURA P-09 CONSTATAREA ŞI RAPORTAREA IREGULARITATILOR Scopul: De a furniza un ghid în cazurile de descoperire de iregularitati Premise: Când auditorii ajung la concluzia bazată pe FIAP-uri ca s-a comis o iregularitate vor trebui să raporteze cel mai târziu a doua zi conducătorului compartimentului audit public intern prin transmiterea formularului de constatare şi raportare a iregularitatilor. Procedura: Auditorii
1. Raportează cel mai târziu a doua zi conducătorului
compartimentului de audit public intern orice iregularitate
constatată, prin transmiterea formularului de constatare şi
raportare a iregularitatilor, compartimentului de audit
Conducătorul
public intern
2. Informează în termen de 3 zile conducătorul entitatii publi-
ce şi structura de control abilitata pentru continuarea
verificărilor.*2)
*2) În cazul inspectoratelor şcolare judeţene şi al universitatilor la care nu exista funcţia de conducător al compartimentului de audit public intern, sarcina informării inspectorului şcolar general şi a rectorului revine auditorului care efectuează misiunea de audit public intern. FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITATILOR Model A-06 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public Intern Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern În urma misiunii de audit public intern ........................... efectuată la .......................... s-au constatat următoarele: a) constatarea (abaterea); ... b) actul sau actele normative incalcate; ... c) recomandări; ... d) anexe. ... Auditor ..................... Data .../.../....... PROCEDURA P-10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul: Sa asigure ca documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi ca acestea furnizează sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern. Premise: Auditorii revad FIAP-urile şi documentele de lucru din punct de vedere al formatului şi al conţinutului, asigurându-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie să fie suficienta şi relevanta. Procedura: Auditorii
1. Pe măsura ce auditul progreseaza, eticheteaza şi numeroteaza
toate documentele.
2. Apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru asigura un
sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern.
3. Revizuiesc lucrările din punct de vedere al conţinutului şi al
formei şi apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru pot
trece testul de evidenta.
4. Efectuează modificările necesare la documente.
5. Întocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru.
Model C-02 Entitatea publică Entitatea auditata MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/ Direcţia/Direcţia generală/ Compartimentul de audit public intern ISJ/Universitate NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Denumirea misiunii de audit ............. Perioada auditata .................... Întocmit de ............ Data ........ Auditori, PROCEDURA P-11 ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE Scopul: Permite prezentarea către entitatea auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul raportului de audit public intern. Premise: Sa se asigure ca raportul de audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant. Clar - adică să fie uşor de înţeles, evident, sa nu permită interpretări; Obiectiv - sa nu fie partinitor; Fundamentat - fiecare constatare să aibă la baza documente doveditoare şi să facă trimiteri la textul legal incident; Relevant - aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii în luarea deciziilor manageriale. Procedura: Secretariatul
1. Planifica şedinţa de închidere
Conducătorul
compartimentului de
audit public
intern, auditorii,
conducătorii
structurii auditate
2. Participa la şedinţa de închidere. Conducătorii
entitatii auditate îşi declara părerile în privinta
constatărilor auditorilor precum şi a corectiilor de
efectuat.
3. Cad de acord asupra modificărilor raportului de audit
dacă este nevoie.
Auditorii
4. Fac rezumatul discuţiilor într-o minuta a şedinţei de
închidere.
5. Pregătesc actele suplimentare necesare pentru a
justifica modificările la raportul de audit.
6. Indosariaza toate modificările aprobate.
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE Model B-03
Entitatea publică
A. Menţiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul ............. Perioada auditata .........
Întocmit de ............. Data .........
Verificat de ............ Data .........
PROCEDURA P-12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT Scopul: Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor publici interni. Premise: În elaborarea raportului de audit public intern, auditorul foloseşte dovezile de audit, raportate în fişele de identificare şi analiza problemelor şi în formularul de constatare şi raportare a iregularitatilor. Procedura: Auditorii
1. Redactează proiectul raportului de audit utilizând
formatul prezentat mai jos;
2. Indica pentru fiecare constatare din proiectul raportului
de audit dovada corespunzătoare;
3. Transmite conducătorului compartimentului de audit public
intern proiectul raportului de audit împreună cu dovezile
constatărilor;
4. Efectuează schimbările propuse de către conducătorul
compartimentului de audit public intern;
5. Indosariaza proiectul raportului de audit public intern,
incluzând corectiile aprobate de către conducătorul
compartimentului de audit public intern.
Conducătorul
compartimentului
de audit public
intern
6. Analizează proiectul raportului de audit;
7. Stabileşte dacă proiectul în întregime sau doar parţial
din el trebuie să fie transmis la compartimentul juridic
pentru revizuire.
Model A-07-1 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Pagina de titlu şi cuprinsul Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor. Semnatura Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată şi de către şeful Compartimentului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale). Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata). Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit. Stabilirea metodologiei Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatările şi recomandările auditului Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit. Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează. Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entitatii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandările. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi minore. PROCEDURA P-13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul: Sa asigure entitatii auditate posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit şi de a formula un punct de vedere la constatările şi recomandările auditului. Premise: Proiectul de raport de audit transmis la entitatea auditata trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor şi concluziilor la care face referire. Procedura: Conducătorul
compartimentului
de audit public
intern
1. Transmite proiectul de raport de audit la entitatea
auditata.
Entitatea
auditata
2. Analizează proiectul de raport de audit.
3. Solicita o reuniune de conciliere dacă este cazul.
4. Transmite punctul de vedere la proiectul raportului de
audit în termen de 15 zile de la primirea proiectului de
raport de audit.
Auditorii
Conducătorul
compartimentului
de audit public
intern
5. Revad răspunsurile de la entitatea auditata.
6. Discuta pregătirea unei reuniuni de conciliere dacă este
cazul.
Auditorii
7. Precizează în raportul de audit aspectele reţinute din
punctul de vedere al entitatii auditate, dacă este cazul.
8. Indosariaza punctul de vedere al entitatii auditate.
PROCEDURA P-14 REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul: Acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de către auditori în proiectul raportului de audit şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor. Premise: Auditorii pregătesc reuniunea de conciliere Procedura: Auditorii
1. Pregătesc în termen de 10 zile de la primirea punctului de
vedere de la entitatea auditata reuniunea de conciliere.
2. Informează entitatea auditata asupra locului şi datei reuniunii
de conciliere.
3. Întocmesc minuta reuniunii de conciliere.
Auditorii
Entitatea
auditata
4. Analizează constatările şi concluziile raportului de audit în
vederea acceptării recomandărilor formulate.
Exemplu MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE Model B-04
MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI
Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern
A. Menţiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul .............. Perioada auditata .............
Întocmit de ............. Data .............
Verificat de ............ Data .............
Lista participanţilor:
Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon
B. Rezultatele concilierii:
PROCEDURA P-15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala şi pentru tipărire. Sa constate dacă raportul de audit este complet, incluzând punctul de vedere al entitatii auditate. Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de calitate a raportului de audit şi întocmirea unei liste complete. Procedura: Auditorii
1. Constata ca toate modificările aprobate la proiectul de raport
sunt efectuate;
2. Finalizează raportul;
3. Constata dacă lista de difuzare este completa şi corecta.
Model A07-2 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Pagina de titlu şi cuprinsul Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor. Semnatura Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată şi de către Directorul Direcţiei de Audit a MECT, sau de şeful Compartimentului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale). Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata). Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit; Stabilirea metodologiei Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatările şi recomandările auditului Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final. Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează. Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entitatii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandările. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi minore. PROCEDURA P-16 SUPERVIZAREA Scopul: De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate. Premise: Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern. Procedura: Auditorii
1. Prezintă conducătorului compartimentului de
audit public intern documentele din dosarul
permanent al misiunii de audit public intern.
Conducătorul compartimentului
de audit public intern
2. Oferă instrucţiunile necesare derulării
misiunii de audit
3. Verifica executarea corecta a programului de
audit public intern.
4. Verifica existenta elementelor probante.
5. Supervizeaza FIAP-urile.
6. Verifica dacă redactarea raportului de audit
public intern este exactă, clara şi concisă.
7. Verifica dacă raportul de audit public intern
este elaborat la termenul fixat.
PROCEDURA P-17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Analizarea şi avizarea recomandărilor din raportul de audit Premise: Raportul de audit final trebuie să conţină şi o sinteza a constatărilor şi recomandărilor. Pentru instituţia mica raportul este transmis spre avizare conducătorului acesteia. Proceduri: Auditorii
1. Transmit raportul de audit public intern, rezultatele
concilierii şi punctul de vedere al entitatii auditate la
conducătorul compartimentului de audit care a aprobat
misiunea de audit public intern.
2. Pentru instituţia publică mica raportul de audit public
intern se transmite conducătorului acesteia spre avizare.
Conducătorul
compartimentului
de audit public
intern care a
aprobat misiunea
de audit
3. Semnează şi transmite raportul de audit public intern
conducătorului entitatii auditate.
Conducătorul
entitatii
auditate
4. Analizează şi avizează raportul de audit public intern.
Auditorii
5. Transmit entitatii auditate recomandările aprobate.
6. Transmit la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o
informare despre recomandările care nu au fost avizate
însoţită de documentaţia de sustinere.
PROCEDURA P-18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR Scopul: Este de a urmări dacă scopul şi obiectivele misiunii de audit intern au fost corect formulate. Premise: Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entitatii auditata pe baza recomandărilor din raportul de audit public intern. Procedura: Auditorii
1. Întocmesc fişa de urmărire a recomandărilor.
2. Verifica implementarea recomandărilor la termenele
stabilite.
Entitatea auditata
3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o nota de
informare cu privire la stadiul implementarii
recomandărilor din raportul de audit public intern.
Conducătorul
compartimentului
de audit
public intern
4. Transmite UCAAPI sau la organul ierarhic superior,
stadiul progreselor înregistrate în implementarea
recomandărilor.
5. Dacă nu sunt respectate termenele de implementare,
informează conducătorul entitatii publice.
Exemplu Model A-08 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public Intern FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR Entitatea publică
Direcţia/Serviciul
Sfrrsit de luna
Entitatea/structura
auditata
Misiunea de audit public intern
Raport de Audit nr.
Rec
Nr.
Recomandarea
Implementat
Parţial
Implementat
Neimplementat
Data planificata/
Data implementarii
+
Capitolul IV CARTA AUDITORULUI INTERN I. Rolul şi obiectivele auditului public intern 1. Rolul auditului intern Prezenta carta stabileşte drepturile şi obligaţiile auditorilor interni, din cadrul Direcţiei de Audit a Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, defineste obiectivele, drepturile şi obligaţiile acestora, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduita. Activitatea de audit public intern, este activitate funcţional independenta şi obiectivă care da asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor ministerului. Ajuta la îndeplinirea obiectivelor, abordandu-le sistematic şi metodic, evaluand şi imbunatatind eficienta şi eficacitatea sistemelor de conducere, având ca baza evaluarea riscurilor, a controlului şi a proceselor de administrare. Auditul intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern. Conform prevederilor inserate la art. 2 lit b) din Legea nr. 672/2002 , "controlul intern reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanta cu obiectivele acesteia, şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; include de asemenea structurile organizatorice, metodele şi procedurile". Rolul auditului public intern organizat în cadrul MECT, este de a contribui la buna gestionare a fondurilor de care ministerul şi unităţile subordonate beneficiază în cadrul fiecărui exerciţiu financiar. Activitatea de audit public intern, trebuie să urmărească promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv şi eficient. 2. Obiectivele Direcţiei de Audit 2.1. Obiectivele Direcţiei de Audit din cadrul MECT, sunt: - sa ajute la soluţionarea problemelor de ansamblu, la nivelul structurilor organizatorice ale ministerului, cat şi ale unităţilor aflate în subordinea şi coordonarea MECT, prin intermediul opiniilor şi recomandărilor; - sa ajute la gestionarea riscurilor; - să asigure o mai buna administrare şi păstrare a patrimoniului; - să asigure o mai buna monitorizare a conformitatii cu regulile şi procedurile existente; - să asigure o evidenţa contabilă şi un management informatic fiabile şi corecte; - sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului şi auditului intern la nivelul MECT, cat şi la nivelul unităţilor aflate în subordinea şi coordonarea MECT. 2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern Misiunile de audit efectuate de auditorii din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, trebuie să urmărească doua obiective principale: - asigurarea conformitatii procedurilor şi a operaţiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate; - evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite şi examinarea impactului efectiv - auditul de performanţă. 3. Organizarea auditului public intern în România 3.1. Unitatea Centrala de Armonizare a Auditului Public Intern Este constituită în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, este structurată pe compartimente de specialitate, în subordinea directa a ministrului finanţelor publice. UCAAPI, este condusă de un director general, numit de ministrul finanţelor publice, cu avizul Comitetului pentru Audit Public Intern (CAPI). UCAAPI, are atribuţii de elaborare a strategiei şi a cadrului normativ general, de coordonare şi evaluare a activităţii de audit public intern la nivel naţional, dezvolta şi implementeaza proceduri şi metodologii uniforme, bazate pe standardele internaţionale, inclusiv manuale de audit public intern, elaborează Codul privind conduita etica a auditorului intern. 3.2. Comitetul de Audit Public Intern CAPI, este un organism cu caracter consultativ care funcţionează pe lângă UCAAPI şi contribuie la definirea strategiei şi îmbunătăţirea activităţii de audit public intern în sectorul public. CAPI, este condus de un preşedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioadă de 3 ani. 3.3. Direcţia de Audit Public Intern Direcţia de Audit Public Intern, este constituită la nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, având şi rolul de a coordona activitatea de audit public intern la unităţile aflate în subordinea şi coordonarea MECT. II. Statutul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT Direcţia de audit public intern a MECT, funcţionează în directa subordonare a ministrului educaţiei cercetării şi tineretului, exercitând o funcţie distinctă şi independenta de activităţile ministerului. Direcţia de audit public intern a MECT, nu este implicata în elaborarea procedurilor de control intern. 1. Atribuţiile Direcţiei de audit public intern sunt: a) elaborează norme metodologice specifice, valabile pentru aparatul propriu al ministerului, precum şi pentru unităţile aflate în subordinea şi coordonarea MECT, cu avizul UCAAPI; ... b) elaborează proiectul planului de audit public intern pentru activitatea proprie desfăşurată în cadrul ministerului; ... c) efectuează activităţi de audit public intern în aparatul propriu al ministerului sau în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta şi eficacitate; ... d) informează UCAAPI, despre recomandările neinsusite, de conducerea ministerului şi despre consecinţele acestora; ... e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile de audit; ... f) elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern; g) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raportează imediat ministrului, inspectorului şcolar general, sau rectorului, după caz, precum şi structurii de control intern abilitate. ... III. Principiile aplicabile compartimentului de audit public intern şi auditorului intern 1. Independenta şi obiectivitate Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerintelor externe, începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia. Directorul direcţiei de audit din cadrul MECT, este numit de ministru, cu avizul UCAAPI. Persoanele care sunt rude sau afini până la gradul patru cu ministrul educaţiei cercetării şi tineretului, nu pot fi auditori în cadrul Direcţiei de Audit a MECT. Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, nu pot efectua misiuni de audit la unităţi aflate în subordinea sau coordonarea MECT, dacă sunt soţi, rude, afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă. Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe. Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, nu trebuie să primească misiuni de audit public intern, la unităţi din subordinea sau coordonarea MECT, dacă au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod în activitatea acestora. Aceasta interdicţie se poate ridica doar după trecerea unei perioade de 3 ani. 2. Competenţa şi constiinta profesională Auditorii din cadrul Direcţiei de Audit Public a MECT, trebuie să dispună de pregătire şi experienta profesională ridicate, elemente esenţiale în atingerea eficacitatii activităţii de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit, vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienta corespunzătoare nivelului de complexitate a sarcinilor. În cazul în care pentru finalizarea unei misiuni de audit public intern, este nevoie de servicii de expertiza din afară, acestea vor fi supervizate de Direcţia de Audit a MECT. În cadrul Direcţiei de Audit a MECT, trebuie să existe metodologii şi tehnici de informare, moderne, metode de analiza analitica şi instrumente de control ale sistemelor informatice. Se vor adopta măsuri organizatorice pentru asigurarea condiţiilor necesare efectuării unui număr de minim 15 zile de pregătire pe an a fiecărui auditor. 3. Programul de asigurare a calităţii Directorul Direcţiei de audit a MECT, va elabora un program de asigurare a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie să asigure ca normele, instrucţiunile şi codul etic sunt respectate de auditori. Auditul public intern va fi supravegheat şi evaluat în permanenta, prin evaluări interne şi externe. Evaluarea interna, presupune atât controale permanente privind buna funcţionare a auditului public intern cat şi controale periodice, efectuate de auditorii înşişi. Directorul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT, va examina eficacitatea normelor interne de audit, pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit. Evaluarea interna va permite depistarea insuficientelor şi va întreprinde îmbunătăţirile necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit. Evaluarea externa, este exercitată de UCAAPI, prin: - verificarea respectării normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduita etica a auditorului intern; UCAAPI poate iniţia măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entitatii publice în cauza; - avizarea de către UCAAPI a numirii/destituirii directorului Direcţiei de Audit a MECT. IV. Metodologie 1. Planul anual de audit public intern Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către Direcţia de Audit a MECT, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni, precum şi prin preluarea sugestiilor ministrului educaţiei cercetării şi tineretului, ţinând cont de recomandările Curţii de Conturi. Ministrul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, aproba anual proiectul planului de audit public intern. Auditorul intern desfăşoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul anual de audit public intern. 2. Condiţiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern Accesul auditorilor interni la informaţii şi documente Direcţia de Audit Public Intern are acces sau poate solicita toate datele şi informaţiile utile şi probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le considera relevante pentru scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern utilizând principiul circuitului auditului (pista de audit). Reprezentanţilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li se asigura drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acest sens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau inspecţiei la faţa locului. Relaţiile cu entitatea auditata, obiectul auditului Contactarea responsabililor entitatii auditate Responsabilul entitatii este informat înainte de misiune cu privire la data de intervenţie a auditului şi a conţinutului sau, definite într-un ordin de serviciu. Realizarea misiunii la faţa locului Auditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuşi rolul auditului public intern, care în esenta vizează îmbunătăţirea funcţionarii entitatii şi răspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât şedinţa de deschidere cat şi transmiterea cartei de audit public intern. Şedinţa de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiţiilor sale materiale, stabilirea intalnirilor şi a contactelor, şi diminuarea perturbarilor în funcţionarea entitatii. Transmiterea rezultatelor Constatările şi recomandările sunt aduse la cunoştinţa entitatii auditate pe măsura obţinerii acestora, dacă ele prezintă importanţa. Răspunsurile responsabililor entitatii reprezintă un element de validare şi de corectare pentru auditor, fără a fi necesar să se aştepte finalizarea raportului. Acestea pot sa determine corectarea aprecierii auditului şi reorientarea cercetărilor sale. Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la faţa locului, prin care se realizează informarea responsabililor entitatii auditate asupra observaţiilor principale relevante, validarea acestor observaţii şi aplicarea primelor măsuri corective de către cei interesaţi. Proiectul raportului de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni. În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, Direcţia de Audit Public Intern, organizează reuniunea de conciliere cu structura auditata, în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Directorul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT, trimite raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, ministrului educaţiei cercetării şi tineretului, pentru analiza şi avizare. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. Urmărirea misiunilor de audit Reuniunea de conciliere fixează modalităţile de aplicare a recomandărilor. Responsabilul entitatii auditate, respectiv directorii şi directorii generali din cadrul MECT, inspectorii şcolari generali, rectorii sau conducătorii unităţilor de învăţământ auditate, trebuie să propună planul de acţiune însoţit de un calendar de implementare a recomandărilor, în cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate şi acceptate de comun acord. Responsabilul entitatii auditate asigura urmărirea aplicării planului de acţiune. El îl informează pe auditor periodic în privinta acestui lucru. V. Reguli de conduita Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale şi trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce priveşte informaţiile colectate. Auditorul exercita o funcţie de evaluare independenta, care se concretizează în recomandări. Auditorul trebuie să respecte codul privind conduita etica. Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip şi neregulile grave care fac obiectul auditului. Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncii sale (constatările şi recomandările) responsabilului entitatii auditate. Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de către responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de către un auditor care nu a participat la misiune. Acesta se asigura ca sunt validate constatările şi informaţiile probante. Auditatul are drept de răspuns la constatările şi recomandările prezentate în raport. În acest sens, el are la dispoziţie un termen de 15 zile. ----------- Preluat: 2026-09-24T18:59:25.890469+00:00 · SHA256: e603e1211b5f8fae5ab9b066c618657fead4c940e614ac4a73a636cffa0ff3ed