Legislație națională
DECIZIE · 512 · 2004
DECIZIE nr. 512 din 6 octombrie 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind exercitarea auditului public intern în cadrul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate şi al caselor de asigurări de sănătate
Ce s-a schimbat? Citește cele două versiuni, una lângă alta.
Casa Na?ională de Asigurări de Sănătate · ID sursă 58500
EliminatAdăugatIdentic
Surse, proveniență și limitele comparației
Sunt extrase articolele marcate în HTML-ul oficial, inclusiv notele din interiorul lor. Meniurile și comenzile paginii sunt omise; spațiile sunt normalizate pentru afișare. Preambulul și titlurile din afara articolelor nu sunt incluse. Aliniere după numărul articolului; renumerotările nu sunt interpretate juridic. Diferențele sunt calculate la nivel de cuvânt. Fișierele originale nu sunt modificate.
Textul formei disponibile
DECIZIE nr. 512 din 6 octombrie 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind exercitarea auditului public intern în cadrul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate şi al caselor de asigurări de sănătate EMITENT CASA NAŢIONALA DE ASIGURĂRI DE SĂNĂTATE Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 34 din 11 ianuarie 2005 Având în vedere prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, ale Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, cu modificările ulterioare, precum şi Adresa Ministerului Sănătăţii nr. 45.400 din 4 octombrie 2004 prin care sunt avizate Normele metodologice privind exercitarea auditului public intern în cadrul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate şi al caselor de asigurări de sănătate, în temeiul art. 77 alin. (2) din Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 150/2002 privind organizarea şi funcţionarea sistemului de asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare, şi al art. 16 alin. (3) din Statutul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate, aprobat prin Decizia preşedintelui Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate nr. 47/2004, cu modificările ulterioare, preşedintele Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate emite următoarea decizie:
+
Articolul 1 Se aprobă Normele metodologice privind exercitarea auditului public intern în cadrul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate şi al caselor de asigurări de sănătate, cuprinse în anexa care face parte integrantă din prezenta decizie.
+
Articolul 2 Direcţiile de specialitate din cadrul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate, precum şi casele de asigurări de sănătate vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii.
+
Articolul 3 Pe data prezentei decizii orice dispoziţie contrară îşi încetează aplicabilitatea.
+
Articolul 4 Prezenta decizie va fi publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I. p. Preşedintele Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate, Vasile Ciurchea Bucureşti, 6 octombrie 2004. Nr. 512.
+
Anexa NORME METODOLOGICE privind exercitarea auditului public intern în cadrul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate şi al caselor de asigurări de sănătate A. DISPOZIŢII GENERALE a) În conformitate cu prevederile art. 77, lit. b din Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 150/2002 privind organizarea şi funcţionarea sistemului de asigurări sociale de sănătate, preşedintele CNAS "organizează şi coordonează activitatea de audit potrivit atribuţiilor specifice ale Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate şi ale caselor de asigurări". ... b) Prezentele Norme Metodologice, elaborate în temeiul prevederilor art. 4 din Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 38/2003 pentru aprobarea "Normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit public intern" şi a prevederilor " Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern" reglementează exercitarea auditului intern în C.N.A.S şi în casele de asigurări de sănătate. ... I. Definitia auditului public intern Auditul public intern reprezintă o activitate funcţional independenta şi obiectivă, care da asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfectionand activităţile entitatii publice. Ajuta entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica şi metodica, care evalueaza şi imbunatateste eficienta şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare. 2. Tipuri de audit Legea privind auditul public intern defineste următoarele tipuri de audit: a) Auditul de sistem - reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora; ... b) Auditul performantei - examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor şi sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele; ... c) Auditul de regularitate - reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale şi metodologice, conform normelor legale. ... B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN ÎN ROMÂNIA ŞI ÎN CADRUL SISTEMULUI DE ASIGURĂRI SOCIALE DE SĂNĂTATE 3. Organizarea auditului public intern În conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel: a) UCAAPI - structura distinctă în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, constituită din compartimente de specialitate, în directa subordonare a ministrului finanţelor publice, având atribuţii de coordonare, evaluare, sinteza în domeniul activităţii de audit public intern la nivel naţional, care efectuează şi misiuni de audit public intern de interes naţional cu implicaţii multisectoriale. UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanţelor publice, cu avizul CAPI; ... b) CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialişti din afară Ministerului Finanţelor Publice, condus de un preşedinte. CAPIsprijina UCAAPI în definirea strategiei şi îmbunătăţirii activităţii de audit public intern în sectorul public; ... c) Compartimentele de audit public intern din entitatile publice - structuri functionale de baza în domeniul auditului public intern, care exercită efectiv funcţia de audit public intern. ... 3.1. Organizarea auditului public intern la nivelul Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate şi al caselor de asigurări de sănătate Auditul public intern la nivelul sistemului de asigurări sociale de sănătate reprezintă o activitate funcţional independenta şi obiectivă, organizată la nivelul CNAS, care da asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfectionand activităţile desfăşurate în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate. Ajuta CNAS şi casele de asigurări de sănătate să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica şi metodica, care evalueaza şi imbunatateste eficienta şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare. Casa Naţionala de Asigurări de Sănătate este organizată şi funcţionează în conformitate cu prevederile Ordonanţei de Urgenta a Guvernului nr. 150/2002 . La nivelul CNAS activitatea de audit public intern este asigurata de Direcţia Audit Public Intern. Direcţia Audit Public Intern funcţionează în subordinea directa a preşedintelui Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate, exercitând o funcţie distinctă şi independenta de activităţile entitatii publice. Prin atribuţiile sale, Direcţia Audit Public Intern a CNAS nu trebuie să fie implicata în vreun fel în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern din cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate. La casele de asigurări de sănătate aflate în subordinea CNAS auditul este organizat sub forma de compartimente, birouri sau servicii, ca urmare a aplicării prevederilor Legii nr. 161/2003 . 3.2. Obiectivele auditului public intern în cadrul CNAS şi CAS 3.2.1. Obiectivele auditului public intern desfăşurat în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate sunt: a) Asigurarea obiectivă şi consilierea, destinate sa imbunatateasca sistemele şi activităţile desfăşurate de CNAS şi casele de asigurări de sănătate; ... b) Sprijinirea îndeplinirii obiectivelor instituţiei publice printr-o abordare sistematica şi metodica, prin care se evalueaza şi se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare; ... c) Sprijinirea conducerii CNAS în ansamblul sau şi a conducerilor caselor de asigurări prin intermediul opiniilor şi recomandărilor formulate în timpul auditarilor, urmărindu-se gestionarea mai buna a riscurilor, asigurarea unei mai bune administrări şi pastrari a patrimoniului, asigurarea unei mai bune monitorizari a conformitatii cu regulile şi procedurile existente, asigurarea unei evidente contabile corecte, conforme cu legislaţia în vigoare şi un management informatic fiabil şi coerent, îmbunătăţirea calităţii managementului, a controlului şi auditului intern, precum şi îmbunătăţirea eficientei şi eficacitatii operaţiilor. ... 3.2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern Unei misiuni de audit i se pot atribui doua obiective principale: - asigurarea conformitatii procedurilor şi a operaţiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate; - evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite şi examinarea impactului efectiv - auditul de performanţă. 3.3. Exercitarea misiunii de audit 1. La nivelul CNAS fac obiectul auditului, conform prevederilor Legii nr. 672/2002 , procesele şi activităţile desfăşurate la nivelul întregii structuri organizatorice. 2. La nivelul caselor de asigurări de sănătate aflate în subordonarea CNAS fac obiectul activităţii de audit toate procesele şi activităţile desfăşurate la nivelul structurilor organizatorice ale acestor instituţii. 4. Atribuţiile compartimentului de audit public intern În conformitate cu art. 11 din Legea auditului public intern, atribuţiile compartimentului de audit public intern sunt: a) elaborează norme metodologice specifice entitatii publice care, după aprobare de Preşedintele CNAS, se înaintează structurii de audit public intern din Ministerul Sănătăţii pentru avizare; ... b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern; ... Precizările referitoare la atribuţiile de la literele a) şi b) sunt prezentate la punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1 din prezentele norme. c) efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entitatii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta şi eficacitate; ... Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităţilor desfăşurate în CNAS, inclusiv din entitatile subordonate, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice, precum şi la administrarea patrimoniului public. Compartimentul de audit public intern auditeaza, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele: - angajamentele bugetare şi legale din care deriva direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare; - plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri; - constituirea veniturilor publice; - alocarea creditelor bugetare; - sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor; - sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme; - sistemele informatice. d) DAPI informează structura de audit public intern din Ministerul Sănătăţii despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora; ... Structurile de audit public intern de la casele de asigurări vor transmite trimestrial Direcţiei Audit Public Intern sinteze ale recomandărilor neinsusite de către conducătorul casei de asigurări şi consecinţele neimplementarii acestora, însoţite de documentaţia relevanta, după cum urmează: - entitatile publice subordonate transmit către DAPI sinteza, trimestrial în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului; - DAPI transmite sinteza, trimestrial la structura de audit public intern din Ministerul Sănătăţii, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului. e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit; ... Structurile de audit public intern transmit la DAPI/Ministerul Sănătăţii, după caz, la cererea acestora, rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile lor de audit. f) elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern; ... Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din activitatea de audit, progresele înregistrate prin implementarea recomandărilor, eventualele iregularitati/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi informaţii referitoare la pregătirea profesională şi riscuri identificate. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la DAPI/Ministerul Sănătăţii, după caz, conform urmatorului calendar: - Casele de asigurări de sănătate transmit rapoartele anuale la DAPI până la 10 ianuarie; - DAPI transmite raportul anual la Ministerul Sănătăţii, până la 15 ianuarie. g) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitatii publice şi structurii de control intern abilitate. ... În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităţii/operaţiunii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entitatii publice şi structura de inspecţie sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile. Cazurile de identificare a iregularitatilor şi fraudelor sunt prezentate în capitolul referitor la raportarile periodice şi anuale. În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale auditarii se estimeaza ca, prin continuarea acesteia, nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaţii insuficiente, etc.). C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ŞI AUDITORILOR INTERNI 5. Norme de calificare 5.1. Carta auditului intern şi Codul privind conduita etica a auditorului intern 5.1.1. Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile şi obligaţiile auditului intern şi este elaborata de către fiecare şef al structurii de audit public intern şi aprobată de conducătorul entitatii publice. Carta auditului intern informează despre obiectivele şi metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduita. 5.1.2. Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii şi reguli de conduita care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etica în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie să le respecte în exercitarea atribuţiilor. 5.2. Independenta şi obiectivitate 5.2.1. Independentta organizatorică Direcţia Audit Public Intern funcţionează în subordinea directa a preşedintelui Casei Naţionale de Asigurări de Sănătate, exercitând o funcţie distinctă şi independenta de activităţile entitatii publice. Prin atribuţiile sale, structura de audit public intern nu trebuie să fie implicata în elaborarea procedurilor de control intern. Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerintelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia. 5.2.2. Obiectivitate individuală Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine impartiala, sa nu aibă prejudecati şi sa evite conflictele de interese. Auditorii interni trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit public intern. 5.2.2.1. Numirea/destituirea şefului compartimentului de audit public intern Şeful structurii de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entitatii publice, cu avizul DAPI/structurii de audit public intern din Ministerul Sănătăţii, astfel: a) Numirea directorului DAPI a CNAS se face numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public intern al Ministerului Sănătăţii, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. ... Entitatea publică subordonata CNAS solicita acest aviz de la directorul DAPI în baza următoarei proceduri: - candidaţii pentru funcţia de şef al structurii de audit public intern din cadrul caselor de asigurări de sănătate depun la DAPI a CNAS următoarele documente: curriculum vitae; minim 2 scrisori de recomandare; o lucrare de conceptie privind organizarea şi exercitarea auditului public intern în entitatea respectiva; o declaraţie privind respectarea prevederilor art. 20, alin. (1) din Legea auditului public intern, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni; - avizarea candidaţilor se face în termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora şi prin consultări directe; - după obţinerea avizului favorabil, numirea şefului structurii de audit public intern se face de către conducătorul entitatii publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor organizate la nivelul CNAS pentru ocuparea acestor funcţii; - în cazul în care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei funcţii. b) Destituirea directorului DAPI a CNAS se face numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public intern al Ministerului Sănătăţii, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. ... Entitatea publică subordonata CNAS solicita acest aviz de la directorul DAPI a CNAS, în baza următoarei proceduri: - pentru destituirea şefului structurii de audit public intern, conducătorul entitatii publice subordonate notifica directorului DAPI a CNAS despre intenţia de destituire, precum şi despre motivele destituirii; - directorul DAPI analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu şeful structurii de audit public intern care este propus pentru destituire, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea; - în cazul obţinerii unui aviz favorabil destituirii, conducătorul entitatii publice procedează în conformitate cu prevederile legale; - în cazul obţinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibila. c) Candidaţii pentru ocuparea posturilor de şef serviciu în cadrul DAPI vor depune la directorul direcţiei documentele prevăzute la punctul 5.2.2.1 pentru obţinerea avizului de participare la concurs. Dacă avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concurs. ... În cazul promovării concursului, numirea şefului de serviciu din structura DAPI se face de către Preşedintele CNAS. 5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni Auditorul public intern este acea persoana publică cu studii superioare economice, juridice, medicale sau farmaceutice care, în urma promovării concursului organizat la nivelul CNAS, este desemnată să efectueze auditul public intern la o structura din cadrul sistemului de asigurări sociale de sănătate şi care-şi asuma responsabilitatea ultima în legătură cu auditul efectuat. Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entitatii publice, numai cu avizul prealabil al şefului structurii de audit public intern, astfel: a) Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, şeful structurii de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidaţii pentru ocuparea funcţiei de auditori interni şi poate avea consultări directe cu aceştia, cu 5-10 zile înainte de data sustinerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declaraţiile candidaţilor privind respectarea prevederilor art. 20, alin. (1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni, precum şi scrisori de recomandare. În cazul obţinerii unui aviz favorabil, numirea în funcţie se face de către conducătorul entitatii publice, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii; ... b) Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entitatii publice înştiinţează şeful structurii de audit public intern despre intenţia de revocare a unui auditor intern şi despre motivele acesteia. Şeful structurii de audit public intern analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu aceştia, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocării. ... c) Candidaţii pentru ocuparea posturilor de auditori în cadrul DAPI vor depune la directorul direcţiei documentele prevăzute la punctul 5.2.2.2 pentru obţinerea avizului de participare la concurs. Dacă avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concurs. ... În cazul promovării concursului, numirea auditorilor din structura DAPI se face de către Preşedintele CNAS. 5.2.3. Pierderea independentei şi obiectivitatii auditorilor interni Persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entitatii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi publice. Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă. Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entitatilor publice. Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Aceasta interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani. Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus, au obligaţia de a informa de îndată, în scris, conducătorul entitatii publice şi şeful structurii de audit public intern. 5.3. Competenţa şi constiinta profesională 5.3.1. Competenţa Pregătirea şi experienta auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea eficacitatii activităţii de audit. Auditorii interni trebuie să posede cunoştinţe, indemanare şi alte competente necesare pentru a-şi exercită responsabilităţile individuale, mai ales: - competenţa în vederea aplicării normelor, procedurilor şi tehnicilor de audit; - competenţa în ceea ce priveşte principiile şi tehnicile contabile; - cunoaşterea principiilor de baza în economie, în domeniul juridic şi în domeniul tehnologiilor informatice; - cunoştinţe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate şi frauda, nefiind în sarcina auditorilor interni investigarea acestora; - capacitatea de a comunică oral şi în scris, de a putea expune clar şi eficient obiectivele, constatările şi recomandările fiecărei misiuni de audit public intern. Structura de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competenţa şi experienta necesară în realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienta corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii. Structura de audit public intern trebuie să dispună de metodologii şi sisteme IT moderne, de metode de analiza analitica, esantioane statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice. Şeful structurii de audit public intern trebuie să se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnaţi poseda cunoştinţele, indemanarea şi competentele necesare pentru desfăşurarea corecta a misiunii. Pentru cunoştinţe de stricta specialitate pot fi contractate servicii de expertiza/ consultanţa din afară entitatii publice. 5.3.2. Constiinta profesională Auditorul intern trebuie să depună toate eforturile în decursul exercitării funcţiei sale şi sa ia în consideraţie următoarele elemente: - perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit; - complexitatea şi importanţa domeniilor auditate; - pertinenta şi eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor şi de control; - probabilitatea existenţei erorilor, iregularitatilor şi a unor disfunctionalitati semnificative; - costurile implementarii unor controale suplimentare în raport cu avantajele preconizate. Fiind constient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie să dea dovadă de o vigilenta sporită în ceea ce priveşte riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activităţile şi resursele entitatii publice. 5.3.3. Pregătirea profesională continua Auditorii interni trebuie să-şi imbunatateasca cunoştinţele şi practica profesională printr-o pregătire continua. Şeful structurii de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice, va asigura condiţiile necesare pregătirii profesionale, perioada destinată în acest scop fiind de minim 15 zile pe an. În scopul auditarii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultanţa din afară entitatii publice. Competenţa şi capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate şi lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitanta. 5.4. Programul de asigurare şi imbunatatire a calităţii 5.4.1. Definire Şeful structurii de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare şi imbunatatire a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie să asigure ca normele, instrucţiunile şi codul etic sunt respectate de auditorii interni. 5.4.2. Evaluarea programului de calitate Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe. 5.4.2.1. Evaluarea interna Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care şeful structurii de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest cadru, supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienţelor, iniţierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern şi planificarea activităţilor de perfecţionare profesională. 5.4.2.2. Evaluarea externa Evaluarea externa este efectuată de către DAPI/Ministerul Sănătăţii, după caz, prin: - verificarea respectării normelor, instrucţiunilor şi a Codului privind conduita etica a auditorului intern, cel puţin o dată la cinci ani, initiindu-se măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entitatii publice în cauza; - avizarea numirii/ destituirii sefilor structurilor de audit public intern din entitatile publice. 6. Norme de funcţionare a auditului public intern 6.1. Cerinţe privind funcţionarea compartimentului de audit public intern Directorul Direcţiei Audit Public Intern şi şeful structurii de audit public intern de la casele de asigurări sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern. 6.1.1. Planificarea activităţii de audit public intern bazată pe analiza riscurilor 6.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern se întocmeşte anual de către DAPI şi de către structurile de audit public intern din cadrul caselor de asigurări de sănătate. Selectarea misiunilor de audit public intern se face în funcţie de următoarele elemente de fundamentare: a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni; ... b) Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entitatii publice, respectiv; deficiente constatate anterior în rapoartele de audit; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecţiilor; deficiente consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialişti, experţi etc. cu privire la structura şi dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcţionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evolueaza sistemul auditat; ... c) Temele defalcate din planul anual al DAPI/Ministerului Sănătăţii. Conducătorii entitatilor publice sunt obligaţi sa ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de DAPI/Ministerul Sănătăţii să fie introduse în planul anual de audit public intern al entitatii publice, să fie realizate în bune condiţii şi raportate în termenul fixat; ... d) Numărul entitatilor publice subordonate; ... e) Respectarea periodicitatii în auditare, cel puţin o dată la 3 ani; ... f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata; ... g) Recomandările Curţii de Conturi. ... Proiectul planului anual de audit public intern la nivelul CNAS este întocmit de DAPI până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează. Preşedintele CNAS aproba proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent. Proiectul planului anual de audit public intern la nivelul caselor de asigurări este întocmit de structurile de audit public intern până la data de 10 decembrie a anului precedent, se avizează de Preşedintele - Director General al casei de asigurări, după care se înaintează directorului DAPI, în vederea aprobării, însoţit de referatul de justificare. Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituţiei publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale. 6.1.1.2. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este însoţit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan. Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal şi alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective. 6.1.1.3. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are următoarea structura: - scopul acţiunii de auditare; - obiectivele acţiunii de auditare; - identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului public intern; - identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfăşura acţiunea de auditare; - durata acţiunii de auditare; - perioada supusă auditarii; - numărul de auditori proprii antrenati în acţiunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şi a numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanţa (dacă este cazul); - numărul de auditori care urmează să fie atrasi în actiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate. 6.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face în funcţie de: - Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificaţie a auditarii anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni ale sistemului; - Solicitarile DAPI/Ministerului Sănătăţii de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entitatii publice. 6.1.2. Gestiunea resurselor umane Şeful structurii de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient. 6.1.3. Reglementarea activităţii de audit public intern în cadrul sistemului de asigurări sociale de sănătate Direcţia Audit Public Intern a CNAS elaborează norme metodologice specifice întregului sistem de asigurări sociale de sănătate, norme care se vor inainta spre avizare la Ministerul Sănătăţii, după aprobarea acestora de către preşedintele CNAS. 6.1.4. Raportarea activităţii de audit public intern Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza şi avizare Structura de audit public intern asigura: a) raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit; ... b) elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern; ... c) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, se raportează imediat conducătorului entitatii publice şi structurii de control intern abilitate; ... d) informarea DAPI/structurii de audit public intern din Ministerul Sănătăţii, după caz, despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora; ... e) verificarea şi raportarea la DAPI/Ministerului Sănătăţii, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor. ... 6.2. Obiective aferente unei activităţi de audit public intern în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate 6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entitatii publice în identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătăţirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze şi sa evalueze eficacitatea acestui sistem. Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operaţiilor şi sistemelor informatice ale entitatii publice, privind: - fiabilitatea şi integritatea informaţiilor financiare şi operationale; - eficacitatea şi eficienta operaţiilor; - protejarea patrimoniului; - respectarea legilor, reglementărilor şi contractelor. În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative. 6.2.2. Evaluarea sistemelor de control Auditul public intern ajuta entitatea publică sa menţină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitatii şi eficientei acestuia, contribuind la îmbunătăţirea lui continua. Evaluarea pertinentei şi eficacitatii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor şi va viza operaţiile şi sistemele informatice ale entitatii publice din următoarele puncte de vedere: - fiabilitatii şi integrităţii informaţiilor financiare şi operationale; - eficacitatii şi eficientei operaţiilor; - protejării patrimoniului; - respectării legilor, reglementărilor şi procedurilor. În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificarii tuturor deficienţelor semnificative ale acestora. Auditorii interni trebuie să analizeze operaţiile şi activităţile şi sa determine măsura în care rezultatele corespund obiectivelor stabilite şi dacă operaţiile/activităţile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor. Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entitatii publice a definit criterii adecvate de apreciere şi dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate şi de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, împreună cu conducerea entitatii publice, sa elaboreze în mod corespunzător aceste criterii. NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN Aceasta parte prezintă metodele şi instrumentele utilizate în derularea unei misiuni de audit public intern. 7. Schema generală privind derularea misiunii de audit public intern Graficul prezentat mai jos oferă o viziune globală asupra procesului de audit public intern. În partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar în partea dreaptă rezultatele obţinute cu referire la documentele corespunzătoare. În Ghidul procedural sunt descrise procedurile şi modelele standard ale documentelor utilizate. Derularea misiunii de audit public intern Etape Proceduri Documente ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │Iniţierea auditului│───>│Ordinul de serviciu A-01│ ┌───>│P01, P02, P03 │ │Declaraţia de indepen- │ │ └───────────────────┘ │denta A-02│ │ │Notificarea privind │ │ │declanşarea misiunii │ │ ┌───────────────────┐ │de audit public intern B-01│ │ │Colectarea şi pre- │ └─────────────────────────────┘ ├───>│lucrarea informa- │ ┌──────────┐ │ │tiilor P04 │ │Pregătirea│ │ └───────────────────┘ │ misiunii ├──────┤ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ de audit │ ├───>│Analiza riscurilor │ │Tabelul «puncte tari şi │ └────┬─────┘ │ │ P05 │───>│puncte slabe» C-01 │ │ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ │ │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ │ │Elaborarea progra- │ │Programul de audit A03 │ │ ├───>│mului de audit │───>│Programul preliminar al în- │ │ │ │public intern P06 │ │terventiilor la faţa locului │ │ │ └───────────────────┘ │ A03-1 │ │ │ └─────────────────────────────┘ │ │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ └───>│Deschiderea sedin- │ │Minuta şedinţei de │ │ │ tei P07 │───>│deschidere B-02 │ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ ┌───>│Colectarea │ │Teste A-04 │ │ │ │dovezilor P08 │───>│Formularele constatărilor │ │ │ └───────────────────┘ │de audit A-05 │ │ │ └─────────────────────────────┘ v │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ ┌───────────┐ │ │Constatarea şi │ │Formular de constatare şi │ │Intervenţia│ ├───>│raportarea iregu- │───>│raportare a iregularitatilor │ │ la faţa ├─────┤ │laritatilor P09 │ │ A-06 │ │ locului │ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ └────┬──────┘ │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ ├───>│Revizuire documen- │ │Nota centralizatoare a docu- │ │ │ │telor de lucru P10 │───>│mentelor de lucru C-02 │ │ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ │ │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ │ │Închiderea şedinţei│ │Minuta şedinţei de închidere │ │ └───>│ P11 │───>│ B-03 │ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ │Elaborarea proiec- │ │Proiect de raport A07-1 │ │ ┌───>│tului de raport de │───>│ │ │ │ │audit P12 │ │ │ │ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ │ │ ┌───────────────────┐ │ │ │Transmiterea pro- │ │ ├───>│iectului de Raport │ │ │ │ P13 │ │ │ └───────────────────┘ │ │ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ v ├───>│Reuniunea de conci-│ │Minuta Reuniunii │ ┌────────┐ │ │liere P14 │───>│de conciliere B-04 │ │Raportul│ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ │de audit├────────┤ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │public │ │ │Raportul final P15 │ │Raportul final A07-2 │ │intern │ ├───>│ │───>│ │ └────┬───┘ │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ │ │ ┌───────────────────┐ │ ├───>│Supervizarea P16 │ │ │ │ │ │ │ └───────────────────┘ │ │ ┌───────────────────┐ │ │ │Difuzarea Raportului │ │ │de audit public │ │ └───>│intern P17 │ v └───────────────────┘ ┌───────────┐ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐ │ Urmărirea ├─────────>│Urmărirea │ │ Fişa de urmărire a │ │ recoman- │ │recomandărilor P18 │───>│ Recomandărilor A-08 │ │ darilor │ └───────────────────┘ └─────────────────────────────┘ └───────────┘ 8. Pregătirea misiunii de audit public intern 8.1. Ordinul de serviciu Ordinul de serviciu se întocmeşte de şeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducătorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizează sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit. 8.2. Declaraţia de independenta Independenta auditorilor interni selectaţi pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata. În acest sens fiecare auditor intern trebuie să întocmească o declaraţie de independenta. 8.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern Compartimentul de audit public intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum şi despre faptul ca, pe parcursul misiunii, vor avea loc intervenţii la faţa locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. 8.4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 8.4.1. Colectarea informaţiilor În aceasta etapa auditorii interni solicita şi colectează informaţii cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste informaţii trebuie să fie pertinente şi utile pentru a atinge următoarele scopuri: a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea/structura auditata îşi desfăşoară activitatea; ... b) cunoaşterea organizării entitatii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru şi a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; ... c) identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entitatii/structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe; ... d) identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţa semnificativă; ... e) identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului şi selectionarii tehnicilor de investigare adecvate. ... 8.4.2. Prelucrarea informaţiilor Prelucrarea informaţiilor consta în: a) analiza structurii/entitatii auditate şi activităţii sale (organigrama, regulamente de funcţionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor); ... b) analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii/structurii auditate; ... c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public intern; ... d) analiza rezultatelor controalelor precedente; ... e) analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura auditata. ... 8.5. Identificarea obiectelor auditabile 8.5.1. Obiectul auditabil Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practica. 8.5.2. Etapele identificarii obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizează în 3 etape: a) detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până la înregistrarea ei (circuitul auditului); ... b) definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate); ... c) determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul şi sa elimine riscul. ... 8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice şi ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. 8.6. Analiza riscurilor 8.6.1. Definirea riscului Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii entitatii publice de a realiza obiectivele. 8.6.1.1. Categorii de riscuri Categorii de riscuri: a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilităţi precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaţia insuficienta, neactualizata; ... b) Riscuri operationale: neînregistrarea în evidentele contabile; arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaţiilor cu risc ridicat; ... c) Riscuri financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operaţiilor cu risc financiar; ... d) Riscuri generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc. ... 8.6.1.2. Componentele riscului Componentele riscului sunt: - probabilitatea de aparitie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinţelor şi durata acestora. 8.6.2. Scopul analizei riscurilor Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: a) sa identifice pericolele din entitatea/structura auditata; ... b) sa identifice dacă controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele; ... c) sa evalueze structura/evoluţia controlului intern al entitatii/structurii auditate. ... 8.6.3. Fazele analizei riscurilor Fazele analizei riscurilor sunt următoarele: a) analiza activităţii entitatii/structurii auditate; ... b) identificarea şi evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativă a activităţilor entitatii/structurii auditate, cu incidenţa asupra operaţiilor financiare; ... c) verificarea existenţei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum şi evaluarea acestora; ... d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor pe clase de risc. ... Auditorii interni trebuie să integreze în procesul de identificare şi evaluare a riscurilor semnificative şi pe cele depistate în cursul altor misiuni. 8.6.4. Măsurarea riscurilor Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului şi de gravitatea consecinţelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizează drept instrumente de măsurare, criteriile de apreciere. 8.6.4.1. Măsurarea probabilitatii Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilitatii de aparitie a riscului sunt: a) aprecierea vulnerabilitatii entitatii; ... b) aprecierea controlului intern. ... Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine şi este exprimată pe o scara de valori pe trei nivele: - probabilitate mica; - probabilitate medie; - probabilitate mare. a) Aprecierea vulnerabilitatii entitatii ... Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţa asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi: - resursele umane; - complexitatea prelucrării operaţiilor; - mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele: - vulnerabilitate redusă; - vulnerabilitate medie; - vulnerabilitate mare. b) Aprecierea controlului intern ... Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern al entitatii, pe trei nivele: - control intern corespunzător; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave. 8.6.4.2. Măsurarea gravitatii consecinţelor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate exprima pe o scara valorică, pe trei nivele: - impact scăzut; - impact moderat; - impact ridicat. Probabilitate ^ │ │ ┌────────┐┌────────┐┌────────┐ mare │ │ ││ ││ │ │ └────────┘└────────┘└────────┘ │ ┌────────┐┌────────┐┌────────┐ medie │ │ ││ ││ │ │ └────────┘└────────┘└────────┘ │ ┌────────┐┌────────┐┌────────┐ mica │ │ ││ ││ │ │ └────────┘└────────┘└────────┘ └───────────────────────────────────────> Impact scăzut moderat ridicat 8.6.5. Metoda - model de analiza a riscurilor Prezentele norme metodologice exemplifica efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea următorilor pasi: a) identificarea (listarea) operaţiilor/activităţilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. În aceasta faza se analizează şi se identifica activităţile/operaţiile precum şi interdependentele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiza; ... b) identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaţiuni/ activităţi, prin determinarea impactului financiar al acestora; ... c) stabilirea criteriilor de analiza a riscului. Recomandam utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă; ... d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel: ... d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3. e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate şi un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori da punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabila conduce la determinarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective. Punctajul total al riscului se obţine utilizând formulele: ... n T = Σ P(i) x N(i) i = 1 Unde: P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x....x N(i), unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat. f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare; ... g) ierarhizarea/operaţiunilor activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari şi puncte slabe. Tabelul punctelor tari şi punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi/operaţiuni/teme analizate şi permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientarii activităţii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă în partea stanga rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori şi indici), iar în partea dreaptă opinia şi comentariile auditorului intern. ... ┌──────────┬───────────┬─────────┬────────────────────────────────┬───────────┐ │ Domeniu │ Obiective │ Riscuri │ Opinie │Comentariu │ ├──────────┼───────────┼─────────┼───────┬─────────────┬──────────┼───────────┤ │ │ │ │ T/ S │ Consecinţe │ Gradul de│ │ │ │ │ │ │ │ încredere│ │ ├──────────┼───────────┼─────────┼───────┼─────────────┼──────────┼───────────┤ └──────────┴───────────┴─────────┴───────┴─────────────┴──────────┴───────────┘ Notă: T - tare S - slab 8.7. Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de îndeplinit), este semnată de şeful compartimentului de audit public intern şi adusă la cunoştinţa principalilor responsabili ai entitatii/structurii auditate în cadrul şedinţei de deschidere. 8.7.1. Programul de audit public intern Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit public intern are drept scopuri: a) asigura şeful compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; ... b) asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor, de către supervizor. ... 8.7.2 Programul preliminar al interventiilor la faţa locului Programul preliminar al interventiilor la faţa locului se întocmeşte în baza programului de audit public intern şi prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului. 8.8. Deschiderea intervenţiei la faţa locului 8.8.1. Şedinţa de deschidere Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se derulează la unitatea auditata, cu participarea auditoriilor interni şi a personalului entitatii/structurii auditate. Ordinea de zi a şedinţei de deschidere trebuie să cuprindă: a) prezentarea auditorilor interni; ... b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; ... c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor; ... d) prezentarea tematicii în detaliu; ... e) acceptarea calendarului intalnirilor; ... f) asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern. ... Entitatea auditata poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanţe). Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern şi notificată la conducătorul entitatii publice. 8.8.2. Minuta şedinţei de deschidere Data şedinţei de deschidere, participanţii, aspectele importante discutate trebuie consemnate în minuta şedinţei de deschidere. 8.9. Notificarea privind realizarea interventiilor la faţa locului Compartimentul de audit public intern trebuie să notifice entitatea/structura auditata despre programul verificărilor la faţa locului, inclusiv perioadele de desfăşurare. Odată cu aceasta notificare trebuie să se transmită şi Carta auditului intern. 9. Intervenţia la faţa locului (munca de teren) 9.1. Definire şi etape Intervenţia la faţa locului consta în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea acestora. Intervenţia la faţa locului cuprinde următoarele etape: a) cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus verificării şi studierea procedurilor aferente; ... b) intervievarea personalului auditat; ... c) verificarea înregistrărilor contabile; ... d) analiza datelor şi informaţiilor; ... e) evaluarea eficientei şi eficacitatii controalelor interne; ... f) realizarea de testări; ... g) verificarea modului de realizare a corectării acţiunilor menţionate în auditarile precedente (verificarea realizării corectării) ... 9.2. Tehnici şi instrumente de audit intern 9.2.1. Principalele tehnici de audit intern 9.2.1.1. Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acuratetea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanta cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt: a) Comparatia: confirma identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două sau mai multe surse diferite; ... b) Examinarea: presupune urmărirea în special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor; ... c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice; ... d) Confirmarea: solicitarea informatiei din două sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul validării acesteia; ... e) Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări; ... f) Garantarea: verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative; ... g) Urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate. ... 9.2.1.2. Observarea fizica reprezintă modul prin care auditorii interni îşi formează o părere proprie. 9.2.1.3. Interviul se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaţiile primite trebuie confirmate cu documente. 9.2.1.4. Analiza consta în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate şi măsurate distinct. 9.2.2. Principalele instrumente de audit intern 9.2.2.1. Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt: a) chestionarul de luare la cunoştinţa (CLC) - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, funcţionarea entitatii/structurii auditate; ... b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfunctiilor şi cauzelor reale ale acestor disfunctii; ... c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile şi metodele mijloacele financiare, tehnice şi de informare, resursele umane existente. ... 9.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite: - stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor referitoare la acestea; - stabilirea documentaţiei justificative complete; - reconstituirea operaţiunilor de la suma totală până la detalii individuale şi invers. 9.2.2.3. Formularele constatărilor de audit public intern - se utilizează pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului public intern. a) Fişa de identificare şi analiza a problemelor (FIAP) - se întocmeşte pentru fiecare disfunctionalitate constatată. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele şi consecinţele, precum şi recomandările pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie aprobată de către coordonatorul misiunii, confirmată de reprezentanţii entitatii/structurii auditate şi supervizata de şeful compartimentului de audit (sau de către inlocuitorul acestuia). ... b) Formularul de constatare şi raportare a iregularitatilor - se întocmeşte în cazul în care auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat şefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3 zile conducătorul entitatii publice şi structura de control abilitata pentru continuarea verificărilor. ... 9.3. Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern - prin informaţiile conţinute asigura legătură între sarcina de audit, intervenţia la faţa locului şi raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni. Tipuri de dosare de audit public intern: a) Dosarul permanent cuprinde următoarele secţiuni: ... Secţiunea A - Raportul de audit public intern şi anexele acestuia: - ordinul de serviciu; - declaraţia de independenta; - rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandărilor); - fişele de identificare şi analiza a problemelor (FIAP); - formularele de constatare a iregularitatilor; programul de audit. Secţiunea B - Administrativă: - notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern; minuta şedinţei de deschidere; - minuta reuniunii de conciliere; - minuta şedinţei de închidere; - corespondenta cu entitatea/structura auditata. Secţiunea C - Documentaţia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente şi legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditata (îndatoriri, responsabilităţi, număr de angajaţi, fişele posturilor, graficul organizaţiei, natura şi locaţia înregistrărilor contabile); - informaţii financiare; - rapoarte de audit public intern anterioare şi externe - informaţii privind posturile cheie/fluxuri de operaţii; - documentaţia analizei riscului. Secţiunea D - Supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern şi a rezultatelor acesteia: - revizuirea raportului de audit public intern; - răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern. b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme şi sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere şi cifre (E,F,G,...) pentru fiecare secţiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie să fie simpla şi uşor de urmărit. ... 9.4. Revizuirea Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător. 9.5. Păstrarea şi arhivarea dosarelor de audit public intern Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice care a dispus auditarea şi sunt confidenţiale. Ele trebuie păstrate până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhiveaza în concordanta cu reglementările legale privind arhivarea. 9.6. Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern şi a calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmeşte o minuta a şedinţei de închidere. 10. Raportul de audit public intern 10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar) În elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie să fie respectate următoarele cerinţe: a) constatările trebuie să apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern şi să fie susţinute prin documente justificative corespunzătoare; ... b) recomandările trebuie să fie în concordanta cu constatările şi sa determine reducerea riscurilor potenţiale; ... c) proiectul de raport trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate; ... d) se întocmeşte pe baza FIAP-urilor. ... În redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie să fie respectate următoarele principii: a) constatările trebuie să fie prezentate într-o maniera pertinenta şi incontestabila; ... b) evitarea utilizării expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract; ... c) promovarea unui limbaj cat mai uzual şi a unui stil de exprimare concret; ... d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios; ... e) ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii); ... f) evidentierea aspectelor pozitive şi a imbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern. ... 10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern trebuie să cuprindă cel puţin următoarele elemente: a) scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern; ... b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata); ... c) modul de desfăşurare a acţiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode şi tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acţiunii de audit public intern); ... d) constatări efectuate; ... e) concluzii şi recomandări; ... f) documentaţia-anexa (notele explicative; note de relaţii; situaţii, acte, documente şi orice alt material probant sau justificativ). ... 10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta trimite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de către auditorii interni. 10.4. Reuniunea de conciliere În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea de conciliere cu structura auditata în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmeşte o minuta privind desfăşurarea reuniunii de conciliere. 10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoţit de o sinteza a principalelor constatări şi recomandări. Raportul de audit public intern este semnat de fiecare membru al echipei de audit pe fiecare pagina a acestuia, iar ultima pagina este semnată şi de către şeful structurii de audit public intern. Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să informeze DAPI sau Ministerul Sănătăţii, după caz, despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entitatii publice. Aceste recomandări vor fi însoţite de documentaţia de sustinere. 10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern Şeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducătorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza şi avizare. Pentru instituţia publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează. Accesul altor instituţii abilitate la raportul de audit public intern şi la dosarele de lucru se face numai cu acordul Preşedintelui CNAS. Când accesul este permis, se transmit solicitantului doar copii ale documentelor respective. 11. Urmărirea recomandărilor Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandările menţionate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite, în mod eficace şi ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări. Structura auditata trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor. 11.1. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor consta în: - elaborarea unui plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea acestuia; - stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; - punerea în practica a recomandărilor; - comunicarea periodică a stadiului progresului îndeplinirii recomandărilor; - evaluarea rezultatelor obţinute. 11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern verifica şi raportează DAPI sau Ministerului Sănătăţii, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor. Compartimentul de audit public intern va comunică conducătorului entitatii publice stadiul implementarii recomandărilor. 12. Supervizarea misiunii de audit public intern Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfăşurare a misiunii de audit public intern. Scopul acţiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate, astfel: a) oferă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit; ... b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit; ... c) verifica existenta elementelor probante; ... d) verifica dacă redactarea raportului de audit public intern, atât cel intermediar cat şi cel final, este exactă, clara, concisă şi se efectuează în termenele fixate. ... În cazul în care şeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta. GHID PROCEDURAL 13. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către compartimentul de audit public intern şi se întocmeşte de către şeful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern. Procedura:
Şeful Compartimentului de audit public intern 1. Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte;
2. Întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern.
Personalul de secretariat 3. Alocă un număr Ordinului de serviciu;
4. Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit.
Auditorii 5. Iau la cunoştinţă de Ordinul de serviciu şi de sarcinile repartizate. Exemplu ModelA-01 Entitatea publică Nr. .... Data .... ORDIN DE SERVICIU În conformitate cu prevederile ..... şi cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la ....... în perioada ..... Scopul misiunii de audit este ..... iar obiectivele acesteia sunt ........ Menţionăm ca se va efectua un audit de ........ Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori ..... Conducătorul Compartimentului de audit public intern 14. PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI Scopul: De a demonstra independenta auditorilor faţă de entitatea/structura auditata. Premise: În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligaţi sa informeze de urgenta conducerea. Procedura:
Auditorii 1. Completează Declaraţia de Independenţă - Model A02;
Şeful structurii de audit 2. Verifică Declaraţia de Independenţă;
3. Identifică incompatibilitatea semnalată de către auditori şi stabileşte modalitatea în care aceasta poate fi atenuată;
4. Aprobă Declaraţiile de Independenţă;
Auditorii 5. Îndosariază Declaraţia de Independenţă în dosarul de audit;
6. Dacă în timpul misiunii apare o incompatibilitate reală sau presupusă, informează de urgenţă conducerea. DECLARAŢIA DE INDEPENDENTA - Model A-02
Entitatea publică ........
A fi completat de către auditori, inclusiv consultanţii:
Numele .................................. Data ...............
Misiunea de audit public intern ..................................
Incompatibilităţi
În legătura cu entitatea/structura auditată ........................................... Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plata, şi alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Compartimentului de audit public intern de urgentă?
Auditor, Conducător Compartiment de audit public intern Model A-02 Entitatea publică Se completează de către Şeful de serviciu 1. Incompatibilităţi personale (a se trece din pagina anterioară) 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilităţile? Dacă da, explicaţi cum anume Data şi semnatura 15. PROCEDURA P - 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul: Sa informeze entitatea/structura auditata de declanşarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intenţionează ca prin notificarea entitatii/structurii auditate să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit. Procedura:
Auditorii 1. Pregătesc adresa de notificare către părţile interesate în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern;
Conducătorul Compartimentului de audit 2. Verifică adresa de notificare;
3. Semnează adresa de notificare;
Personalul de secretariat 4. Alocă un număr adresei de notificare şi o transmite entităţii/structurii auditate;
Auditorii 5. Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în programul de audit;
6. Îndosariază copia adresei de notificare în dosarul permanent. Model B-01 Entitatea publică Data NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Către Părţile interesate
De la Conducătorul Compartimentului de audit public intern
Ref Denumirea misiunii de audit public intern Stimate(a) ............. În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada de ........ sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema ..... la (numele entitatii/structurii auditate). Auditul va examina responsabilităţile asumate de către (numele entitatii/structurii auditate) şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile sale într-un mod eficient şi efectiv. Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţa de deschidere în vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - programul intervenţiei la faţa locului; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte. Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastră, va rugăm sa ne puneti la dispoziţie următoarea documentaţie necesară: ............... Dacă aveti unele întrebări privind aceasta acţiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului) sau pe mine.
Cu stimă
Data
________________
__________
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 16. PROCEDURA P-04 COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR Scopul: Cunoaşterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informaţiilor facilitează procedurile de analiza de risc şi cele de verificare. Premise: Colectarea este, în fapt, pregătirea informaţiilor în vederea efectuării analizei de risc şi pentru identificarea informaţiilor necesare, fiabile, pertinente şi utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern. Colectarea informaţiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea/structura auditata îşi desfăşoară activitatea; - analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii/structurii auditate; - analiza entitatii/structurii auditate şi activităţile sale (organigrama, regulamente de funcţionare, fise ale posturilor, procedurile scrise); - analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public intern; - identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entitatii/structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe; - sa identifice constatările semnificative şi recomandările din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţa semnificativă; - sa identifice surse potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului şi sa considere validitatea şi credibilitatea acestor informaţii. Procedura:
Auditorii 1. Identifică legile şi regulamentele aplicabile entităţii/structurii auditate;
2. Obţin organigrama, regulamentele de funcţionare, fişe ale posturilor, proceduri scrise ale entităţii/structurii auditate;
3. Identifică personalul responsabil;
4. Identifică circuitul documentelor;
5. Obţin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;
6. Adună date statistice asupra performanţei pentru a-i sprijini în faza de analiză a riscului;
7. Se familiarizează cu activitatea entităţii/structurii auditate;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 8. Revede documentaţia;
9. Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor auditabile şi a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi a metodologiei, după caz. 17. PROCEDURA P-05 ANALIZA RISCURILOR Scopul: Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, dacă controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluţiei controlului intern al entitatii/structurii auditate. Premise: Reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului "puncte tari şi puncte slabe". Aprecierea unui risc are la baza doua estimari: - gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului (sau al consecinţelor directe şi indirecte); - probabilitatea ca riscul sa revină (notiune cuantificata formal). Riscurile potenţiale se pot concretiza în recomandări de audit, acestea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile şi verificările anterioare. Punctele tari şi punctele slabe se exprima calitativ şi cantitativ în funcţie de rezultatele asteptate şi de condiţiile de obţinere a acestora. Un punct tare sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcţionare a entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat. Procedura:
Auditorii 1. Din activitatea desfăşurată în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor, pregătesc o listă centralizatoare a obiectelor auditabile;
2. Identifică ameninţările (riscurile) asociate acestor operaţiuni/activităţi;
3. Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor;
4. Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;
5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;
7. Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obţinute;
8. Ierarhizează operaţiunile activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborează Tabelul puncte tari şi puncte slabe;
9. Transmit Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi constatările făcute către conducătorul Compartimentului de audit public intern;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 10. Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor de audit şi a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi a metodologiei, după caz;
11. Avizează Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Fişele de Constatare şi Analiză a Problemelor iniţiate pentru fiecare control potenţial.
Auditorii 12. Îndosariază Tabelul puncte tari şi puncte slabe în dosarul permanent, secţiunea C. Exemplu Entitatea publică Model C-01 Tabelul "PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE"
Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supusă auditului
Întocmit de ........ Data ........
Aprobat de ......... Data ........
Domeniul Obiective Riscuri Opinie Comentariu
T/S Consecinţe Gradul de încredere
Ghidul de Evaluare al controlului intern
Controlul intern este Dacă
▪ conducerea şi/sau personalul demonstrează o atitudine necooperantă şi nepăsătoare cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor, sau reviziile externe.
SLAB ▪ auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.
▪ analiza dezvăluie că nu sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.
▪ procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate.
▪ conducerea şi personalul demonstrează o atitudine cooperantă cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor şi reviziilor externe.
POTRIVIT ▪ auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remedire şi a răspuns satisfăcător la recomandările auditului.
▪ analiza arată că sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.
▪ conducerea şi personalul demonstrează o atitudine constructivă, existând preocuparea de a anticipa şi înlătura problemele.
PUTERNIC ▪ auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme.
▪ analiza arată că sunt în funcţiune numeroase şi eficiente tehnici de control intern.
▪ procedurile sunt bine susţinute de documente. 18. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT Scopul: Asigura conducătorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern şi asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor , de către supervizor. Premise: Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul preliminar al interventiilor la faţa locului se întocmeşte în baza Programului de audit public intern şi prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului. Procedura:
Auditorii 1. Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele elemente:
- obiectivele auditului;
- testările care se vor efectua;
- alte proceduri de audit şi teste, după caz.
2. Pregatesc o Notă cu următoarele anexe:
- colectarea şi prelucrarea datelor;
- tabelul "Puncte tari şi puncte slabe";
- programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului.
Conducătorul Compartimentului de audit 3. Organizează şedinţa de analiză.
4. Verifică Nota şi anexele acesteia.
5. Analizează şi modifică după caz documentele prezentate.
6. Aprobă Nota şi anexele.
Auditorii 7. Îndosariază programul de audit - Model A-03.
8. Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii. Exemplu Model A-03 Entitatea publică A. PROGRAMUL DE AUDIT
Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supusa auditului .........
Întocmit de ....... Data .......
Aprobat de ........ Data .......
OBIECTIVE
Activităţi
Durata
Persoanele
implicate
Locul desfăşurării
Tema generală
............
Obiective:
A. Enunţarea
obiectivului
(A)
B. Enunţarea
obiectivului
(B)
1. Ordinul de
serviciu
Conducătorul
Compartimentului
de audit
public intern
Entitatea publică
2. Declaraţia de
independenta
Auditorii
Entitatea publică
3. Notificarea
Auditorii
Entitatea publică
Obiectivul A
Colectarea şi
prelucrarea
informaţiilor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
- testul 1
- testul 2
........
Prelucrarea
testelor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
Elaborarea
FIAP-urilor
adunarea
dovezilor
Constatarea şi
raportarea
iregularitatilor
Auditorii
Entitatea publică
Întocmirea
Formularului
de constatare
şi raportare a
iregularitatilor
Revizuirea
documentelor
Auditorii
Entitatea publică
Indosarierea
Auditorii
Entitatea publică
Obiectivul B
Colectarea şi
prelucrarea
informaţiilor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
- testul 1
- testul 2
........
Prelucrarea
testelor
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
elaborarea
FIAP-urilor
adunarea
dovezilor
Constatarea
şi raportarea
iregularitatilor
Auditorii
Entitatea publică
Întocmirea
Formularului
de constatare şi
raportare a
iregularitatilor
Revizuirea
documentelor
Auditorii
Entitatea publică
Indosarierea
Auditorii
Entitatea publică
4. Şedinţa de
închidere
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
5. Elaborarea
Proiectului de
raport
Auditorii
Entitatea publică
6. Transmiterea
Proiectului de
raport
Conducătorul
Compartimentului
de audit
public intern
Entitatea publică
7. Reuniunea
de conciliere
Auditorii
Entitatea publică/
Entitatea auditata
8. Raportul de
audit fina
Auditorii
Entitatea publică
9. Difuzarea
Raportului de
audit
Auditorii
Entitatea publică
10. Urmărirea
recomandărilor
Auditorii
Entitatea publică
Model A03-1 B. PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI
Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supusa auditului ............
Întocmit de ........ Data ........
Aprobat de ......... Data ........
Obiectivele Tipul verificarii Locul testarii Durata testarii Auditorii
19. PROCEDURA P - 07 ŞEDINŢA DE DESCHIDERE Scopul: Sa efectueze o şedinţa de deschidere cu reprezentanţii (denumirea entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind auditul. Premise: Şedinţa de deschidere serveşte ca intilnire de început a misiunii de audit Ordinea de zi a şedinţei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor; - prezentarea în detaliu a tematicii; - acceptarea calendarului intalnirilor; - analiza şi acceptul cartei auditorului; - asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii. Procedura:
Auditorii 1. Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Reprezentanţii entităţii/structurii auditate 2. Participă la desfăşurarea şedinţei de deschidere.
Auditorii 3. Întocmesc Minuta şedinţei de deschidere (Model B-02) cu următoarea structură:
A. Menţiuni generale
- tema misiunii de audit public intern;
- perioada auditată;
- numele celor care întocmesc Minuta şedinţei de deschidere;
- numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Minutei şedinţei de deschidere conform prezentei proceduri;
- lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionarea numelui, funcţiei, direcţiei şi a numărului de telefon.
B. Stenograma Şedinţei de deschidere:
- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor Şedinţei de deschidere.
4. Îndosariază Minuta Şedinţei de deschidere în dosarul permanent - Model B-02 Exemplu MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE
Model B-02 Entitatea publică
A. Menţiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul ................ Perioada auditată ..........
Întocmit de ............. Data ............
Verificat de ............ Data ............
Lista participanţilor:
Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon
B. Stenograma Şedinţei de deschidere 20. PROCEDURA P - 08 COLECTAREA INFORMAŢIILOR Scopul: Informaţiile colectate asigura o evidenta suficienta, competenţa şi relevanta şi oferă o baza rezonabila pentru constatările şi concluziile auditorilor. Premise: În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări în concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii şi recomandări. Procedura:
Auditorii 1. Efectuează testările şi procedurile stabilite în programul de audit;
2. Apreciază dacă dovezile obţinute sunt suficiente, relevante, competente şi folositoare;
3. Colectează documente pentru toată misiunea de audit;
4. Etichetează şi numerotează toate documentele;
5. Pregătesc Fişele de Identificare şi Analiză a Problemelor;
6. La sfârşitul fazei de colectare a informaţiilor, finalizează Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor;
7. Transmit Fişele de Identificare şi Analiză a Problemelor şefului compartimentului de audit public intern;
8. Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.
Conducătorul Compartimentului de audit 9. Analizează şi aprobă testele - Model A-04;
10. Revede şi aprobă Fişele de Identificare şi Analiză a Problemelor - Model A-05;
Auditorii 11. Etichetează, numerotează şi îndosariază testele - Model A-04 şi Fişele de Identificare şi Analiză a Problemelor - Model A-05 în dosarul permanent; Exemplu Model A-04 Entitatea publică CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE
Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supusa auditului ..........
Întocmit de ........ Data ........
Aprobat de ......... Data ........
Obiectivul 1
Sa evalueze eficienta si eficacitatea controalelor interne asupra operatiunilor entitatii/structurii auditate în urmatorul ciclu de operatiuni:
- plati
- contabilitate ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
AUDITORI
PLATI
1. verificaţi dacă exista proceduri scrise
2. verificaţi dacă atribuirea
responsabilităţilor şi delegarea
competentelor sunt declarate în proceduri
3. controlati dacă angajaţii sunt informati
despre procedurile care se aplică
4. verificaţi dacă procedurile asigura
separarea sarcinilor
5. verificaţi dacă procedurile sunt
aprobate
6. verificaţi dacă procedurile sunt
actualizate
7. verificaţi dacă operaţiile de control sunt
Însoţite de liste de verificare (check-list)
8. apreciati calitatea listelor de verificare
9. verificaţi dacă controalele efectuate au
fost formalizate (data, semnatura)
10. controlati conformitatea plăţii cu
procedurile privind cursul de schimb
11. urmăriţi plăţile cu extrasele de cont
12. urmăriţi plăţile în cartea mare
asigurându-va ca sunt transcrise corect
13. revizuiti procedurile referitoare la
plăţile care nu sunt efectuate
14. verificaţi dacă este stabilită atribuirea
responsabilităţilor
15. verificaţi dacă procedurile asigura
separarea responsabilităţilor
16. verificaţi dacă contabilul principal are
o autoritate adecvată asupra angajaţilor
din compartimentul contabil
17. verificaţi dacă procedurile stabilesc şi
explica politica contabila şi procedurile
18. verificaţi dacă numai persoanele
autorizate pot sa modifice sau sa
stabilească noi politici sau proceduri
19. controlati ca procedurile de declaraţii sa includă:
a) planul de conturi însoţit de explicaţii ale
operaţiunilor;
b) identificarea şi descrierea principalelor
înregistrări contabile, intrările periodice;
c) identificarea posturilor care au autoritatea sa
aprobe ca intrările sunt efectuate;
d) explicaţii pentru documentele şi necesităţile de
aprobare pentru diversele tipuri de tranzacţii
periodice şi neperiodice şi intrările în jurnal;
20. verificaţi pregătirea şi aprobarea funcţiilor
pentru intrările în jurnal pentru a controla ca
ele sunt separate
21. verificaţi ca toate intrările în jurnal sunt
revazute şi aprobate de către persoanele competente
la nivelurile adecvate
22. toate intrările în jurnal sunt explicate
corespunzător şi justificate
23. rapoartele financiare sunt pregătite pentru
perioadele contabile solicitate
24. revedeti procedurile privind corectarea rapoartelor
25. revizuiti procedurile de închidere
26. verificaţi dacă fiecare cont bancar corespunde
unui cont în registre
27. revizuiti cartea mare pentru a verifica dacă
tranzacţiile sunt trecute în contul corect
28. verificaţi sumele defalcate pe creditori şi debitori
29. verificaţi dacă cecurile din jurnal sunt trecute
în ordine numerică şi dacă cele care lipsesc sunt
semnalate
Model A-05
Entitatea publică: ...................................
Tema misiunii de audit public intern: ................
Numele auditorului:
Data realizării:
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI
Nr. ................
1. Problema: .................................................................
2. Constatări: ...............................................................
3. Cauze: ....................................................................
4. Consecinţe: ...............................................................
Recomandări şi soluţii propuse: ..............................................
Întocmit de: Supervizat Pentru conformitate:
Entitatea auditată
............ .......... .................... 21. PROCEDURA P - 09 CONSTATAREA ŞI RAPORTAREA IREGULARITATILOR Scopul: De a furniza un ghid în cazurile de descoperire de iregularitati Premise: Când auditorii ajung la concluzia, bazată pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui să raporteze, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare şi raportare a iregularitatilor. Procedura:
Auditorii 1. Raportează, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit public intern orice iregularitate constatată prin transmiterea Formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 2. Informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor. FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITATILOR Model A-06 Entitatea publică Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern În urma misiunii de audit public intern ....... efectuată la ..... s-au constatat următoarele: a) constatarea (abaterea); ... b) actul sau actele normative incalcate; ... c) recomandări; ... d) anexe. ... Auditor ............ Data.../.../....... 22. PROCEDURA P - 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul: Sa asigure ca documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi ca acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern. Premise: Auditorii revad FIAP-urile şi documentele de lucru din punct de vedere al formatului şi al conţinutului, asigurându-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie să fie suficienta, concludenta şi relevanta. Procedura:
Auditorii 1. Pe măsură ce auditul progresează, etichetează şi numerotează toate documentele.
2. Apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern.
3. Revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conţinutului şi al formei şi apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru pot trece testul de evidenţă.
4. Efectuează modificările necesare la documente.
5. Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru - Model C-02 Model C-02
Entitatea publica Entitatea auditata
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Denumirea misiunii de audit ........... Perioada auditata .................
Întocmit de .......... Data .......
Constatarea Documentul justificativ Exista Auditori
Da Nu
Sectiunea E
...........
Sectiunea F
...........
Auditori 23. PROCEDURA P -11 ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE Scopul: Permite prezentarea către entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din Proiectul raportului de audit public intern. Premise: Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv: - Clar: să fie uşor de înţeles, evident, sa nu permită interpretări; - Obiectiv: sa nu fie partinitor; - Fundamentat: fiecare constatare să aibă la baza documente doveditoare şi să facă trimiteri la textul legal incident; - Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienţelor constatate. Procedura:
Secretariatul 1. Planifică şedinţa de închidere
Conducătorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Conducătorii entităţii/ structurii auditate 2. Participă la desfăşurarea şedinţei de închidere. Conducătorii entităţii/structurii auditate îşi declară părerile lor în privinţa constatărilor auditorilor, ale concluziilor şi recomandărilor, precum şi a corecţiilor de efectuat.
Auditorii 3. Fac rezumatul discuţiilor într-o Minută a şedinţei de închidere.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern Auditorii 4. Cad de acord asupra modificărilor raportului de audit, dacă este nevoie.
Auditorii 5. Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările la raportul de audit.
6. Îndosariază toate modificările aprobate la raportul de audit, Minuta şedinţei de închidere - Model B-03 şi revăd Proiectul de raport de audit. Exemplu MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
Model B-03 Entitatea publică
A. Menţiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul ............. Perioada auditată .............
Întocmit de ................ Data.........
Verificat de ............... Data.........
Lista participanţilor:
Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon
B. Concluzii: 24. PROCEDURA P - 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT Scopul: Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor publici interni. Premise: În elaborarea Proiectului de raport de audit public intern, auditorul foloseşte dovezile de audit raportate în Fişele de Identificare şi Analiza a Problemelor şi în Formularul de constatare şi raportare a iregularitatilor. Procedura:
Auditorii 1. Redactează Proiectul raportului de audit utilizând formatul prezentat mai jos;
2. Indică pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada corespunzătoare;
3. Transmite conducătorului Compartimentului de audit public intern Proiectul raportului de audit, împreună cu dovezile constatărilor;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 4. Analizează Proiectul raportului de audit;
5. Stabileşte dacă proiectul în întregime sau doar părţi din el, trebuie să fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic;
Auditorii 6. Efectuează schimbările propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern;
7. Îndosariază proiectul de raport de audit - Model A-07, incluzând corecţiile aprobate de către conducătorul Compartimentului de audit public intern. Model A-07-1 Entitatea publică PAGINA DE TITLU ŞI CUPRINSUL Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Proiectul de raport va conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor. SEMNATURA Proiectul de raport de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a proiectului de raport de audit este semnată şi de către şeful Compartimentului de audit public intern. INTRODUCERE Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale). Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata). Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în Proiectul de raport de audit coincid cu cele înscrise în programul de audit. STABILIREA METODOLOGIEI Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. CONSTATĂRILE ŞI RECOMANDĂRILE AUDITULUI Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează. Recomandările din Proiectul de raport de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entitatii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandările. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza a Problemelor: majore, medii şi minore. 25. PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul: Sa-i asigure entitatii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit şi de a formula un punct de vedere la constatările şi recomandările auditului. Premise: Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditata trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor şi concluziilor la care se face referire. Procedura:
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 1. Transmite Proiectul de raport de audit la entitatea/structura auditată.
Entitatea/structura auditată 2. Analizează Proiectul de raport de audit.
3. Solicită, dacă este cazul o Reuniune de conciliere.
4. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit în termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit.
Auditorii Conducătorul Compartimentului de audit public intern 5. Revăd răspunsurile de la entitatea/structura auditată.
6. Discută, dacă este cazul, pregătirea unei Reuniuni de conciliere.
Auditorii 7. Precizează în Raportul de audit aspectele reţinute din punctul de vedere al entităţii/structurii auditate, dacă este cazul.
8. Îndosariază punctul de vedere al entităţii/structurii auditate 26. PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul: Acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de către auditori în Proiectul raportului de audit public intern şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor. Premise: Auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere. Procedura:
Auditorii 1. Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditată, Reuniunea de conciliere.
2. Informarea entităţii/structurii auditate asupra locului şi datei Reuniunii de conciliere.
3. întocmesc o Minută a Reuniunii de conciliere.
Auditorii Entitatea/structura auditată 4. Analizează constatările şi concluziile din Proiectul raportului de audit în vederea acceptării recomandărilor formulate. Exemplu MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
Model B-04
Entitatea publică
A. Menţiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul ............. Perioada auditată .............
Întocmit de ................. Data ............
Verificat de ................ Data ............
Lista participanţilor:
Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon
B. Rezultatele concilierii: 27. PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala şi pentru tipărire. Sa constate ca raportul de audit este complet, incluzând şi punctul de vedere al entitatii/structurii auditate. Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a Raportului de audit şi întocmirea unei liste corecte şi complete de difuzare. Procedura:
Auditorii 1. Constată că toate modificările aprobate la Proiectul de raport sunt efectuate;
2. Finalizează raportul;
3. Constată dacă lista de difuzare este completă şi corectă. Model A07-2 ENTITATEA PUBLICA PAGINA DE TITLU ŞI CUPRINSUL Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor. SEMNATURA Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată şi de către şeful Compartimentului de audit public intern. INTRODUCERE Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale). Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata). Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. STABILIREA OBIECTIVELOR Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit; Stabilirea metodologiei Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. CONSTATĂRILE ŞI RECOMANDĂRILE AUDITULUI Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final. Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează. Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entitatii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura: 1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandările. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza a Problemelor: majore, medii şi minore. 28. PROCEDURA P -16 SUPERVIZAREA Scopul: De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate. Premise: Conducătorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern. Procedura:
1. Auditorii 1. Prezintă conducătorului Compartimentului de audit public intern documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 2. Oferă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit public intern;
3. Verifică executarea corectă a Programului de audit public intern;
4. Verifică existenţa elementelor probante;
5. Supervizează FIAP-urile;
6. Verifică dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă, clară, concisă;
7. Verifică dacă Raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat. 29. PROCEDURA P - 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Analizarea şi avizarea recomandărilor din Raportul de audit. Premise: Raportul de audit final trebuie să conţină şi o sinteza a constatărilor şi recomandărilor. Pentru instituţia publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. Proceduri:
Auditorii 1. Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii/structurii auditate la conducătorul Compartimentului de audit care a aprobat misiunea de audit public intern.
2. Pentru instituţia publică mică Raportul de audit public intern se transmite conducătorului acesteia spre avizare.
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 3. Semnează şi transmite Raportul de audit public intern conducătorului entităţii/structurii care a dispus auditarea.
Conducătorul entităţii/structurii care a dispus auditarea 4. Analizează şi avizează Raportul de audit public intern şi Sinteza cu principalele constatări şi recomandări.
Auditorii 5. Transmit entităţii/structurii auditate recomandările aprobate.
6. Transmit la DAPI/Ministerul Sănătăţii, după caz, o informare despre recomandările care nu au fost avizate însoţită de documentaţia de susţinere.
Conducătorul entităţii/structurii auditate 7. Analizează conţinutul sintezei şi a recomandărilor aprobate.
8. Elaborează planul de acţiune şi calendarul de implementare a recomandărilor.
9. Raportează despre stadiul implementării recomandărilor. 30. PROCEDURA P - 18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR Scopul: Este de a urmări dacă scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate. Premise: Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entitatii/structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern. Procedura:
Auditorii 1. Întocmesc Fişa de urmărire a recomandărilor;
2. Verifica implementarea recomandărilor la termenele stabilite;
Entitatea/structura auditată 3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din Raportul de audit public intern;
Conducătorul Compartimentului de audit public intern 4. Transmite, DAPI/Ministerul Sănătăţii, după caz, stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor;
5. Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează conducătorul entităţii publice. Exemplu MODEL A-08 Entitatea publică FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
Entitatea publică Direcţia/Serviciul Sfârşit de lună
Entitatea/structura auditată Misiunea de audit public intern Raport de Audit nr.
Rec Nr . Recomandarea Implementat Parţial Implementat Neimplementat Data planificată/ Data implementării
Instrucţiuni Entitatea/structura auditată:
1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt prezentate în Raportul de audit. Data şi semnătura conducătorului
2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat. Auditor:
3. Introduceţi data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării. Data şi semnătura
GLOSAR
Termen Explicaţie
Neajunsuri Printre neajunsurile aduse obiectivităţii individuale şi independenţei în organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitările ariei auditului, restricţiile de acces la dosare, la bunuri şi la personal, precum şi limitările resurselor.
Cauza Explicaţia diferenţei între ceea ce ar trebui să existe şi ceea ce există efectiv.
Carta auditului intern Document oficial care defineşte misiunea, competenţele şi responsabilităţile acestei activităţi. Carta trebuie să:
- definească poziţia auditului intern în cadrul entităţii;
- autorizeze accesul la documente, la bunuri şi la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor;
- să definească aria de activitate a auditului intern.
Conflictul de interese Toate relaţiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entităţii. Un conflict de interese poate să afecteze capacitatea unei persoane de a-şi asuma obiectiv obligaţiile şi responsabilităţile sale.
Controlul intern Ansamblul măsurilor luate de către conducere în scopul îmbunătăţirii gestiunii riscului şi creşterii probabilităţii ca scopurile şi obiectivele stabilite să fie atinse.
Diagrama circulaţiei documentelor Prezentarea schematică a circuitului documentelor între diverse posturi de lucru, indicându-se originea şi destinaţia lor şi care oferă o viziune completă a traseului informaţiilor şi a suporturilor ei. Constituie un element în abordarea auditului, care ţine cont de riscuri.
Mediul de control Atitudinea şi acţiunile conducerii cu privire la importanţa controlului în entitate. Mediul de control reprezintă cadrul şi structura necesară realizării obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern.
Mediul de control înglobează următoarele elemente:
- integritatea şi valorile etice;
- concepţia şi stilul conducerii;
- structura organizatorică;
- atribuţiile de competenţă şi de responsabilităţi;
- politicile şi practicile relativ la resursele umane;
- competenţa personalului.
FIAP FIAP este un document sintetic care prezintă o disfuncţie, indică natura problemei, faptele, cauzele, consecinţele şi recomandările pentru remediere.
Fişa de procedură Document scris care analizează fiecare din funcţiile entităţii şi care prezintă la fiecare etapă posturile de lucru, sarcinile (operaţiile de executat, inclusiv controalele şi documentele de stabilit, de realizat şi de folosit). El constituie de asemenea, un element în abordarea analizei riscurilor.
Probele/ documentele justificative Informaţiile pe baza cărora se fundamentează concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie să fie:
- Suficiente (informaţii cantitative suficiente pentru ca auditorul să poată să îndeplinească bine munca şi calitativ imparţiale, astfel încât pot fi considerate fiabile);
- Pertinente (informaţiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului);
- Au un cost de obţinere rezonabil (informaţiile au un cost de obţinere proporţional cu rezultatul pe care auditorul urmăreşte să-l obţină).
Obiectivele misiunii Enunţuri generale elaborate de către auditorii interni şi definind ceea ce este prevăzut a se realiza în timpul misiunii.
Obiectivitate Atitudinea imparţială, care reclamă o independenţă de spirit şi de judecată şi implică faptul că auditorii interni nu se subordonează decât propriei lor judecaţi şi nu altor persoane. Aprecierile trebuie să fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile şi pe lucrări incontestabile, lipsite de prejudecăţi.
Ordinul de serviciu Mandat general acordat de către o autoritate calificată unui auditor în vederea începerii unei misiuni.
Circuitul auditului Înseamnă capacitatea de a identifica o informaţie şi de a urmări parcursul acesteia într-un proces. Permite regăsirea unei informaţii până la sursă.
Instituţiile comunitare apreciază circuitul ca "suficient" atunci când permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate şi notificate la Comisia Europeană, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deţinute la diferite niveluri administrative, până la beneficiarii finali, inclusiv în cazul în care aceştia din urmă nu sunt destinatarii finali ai fondurilor.
Planificarea sau programarea controalelor şi auditurilor Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri şi testări destinate să îndeplinească obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit.
Programul de activitate al misiunii de audit Un document care enumera procedurile de urmat în vederea realizării misiunii de audit.
Raportul de audit Opiniile scrise ale auditorului şi alte constatări, care se bazează pe un ansamblu de date financiare certe, rezultând dintr-un audit de regularitate, sau deducţii ale auditorului ca urmare a realizării unui audit de performantă.
Model de Raport de audit Cadrul în care auditorul prezintă rezultatele misiunii de audit.
Procedura Maniera specifică de efectuare a unei activităţi sau a unui proces.
Proces Ansamblul de activităţi corelate sau interactive care transformă elementele de intrare în elemente de ieşire.
Recomandare Propunerea formulată pentru a corecta/ameliora deficienţele constatate.
Responsabil pentru auditul intern Postul de nivel cel mai înalt în cadrul unei entităţi, responsabil de activitatea de audit intern. În cazul în care activităţile de audit intern sunt încredinţate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern şi persoana însărcinată cu supravegherea executării contractului de servicii şi de asigurare a calităţii ansamblului acestor activităţi, răspund de activitatea de audit intern şi de urmărirea rezultatelor misiunii.
Rezultate, impact Efectele unui program sau ale unui proiect, măsurate la nivelul cel mai semnificativ, ţinând cont de realizarea programului sau a proiectului.
Rezultate, concluzii şi recomandări ale auditului Rezultatele sunt efectele muncii prestate de către auditori în concordanţă cu obiectivele auditului.
Concluziile reprezintă interpretarea constatărilor plecând de la rezultate.
Recomandările sunt piste de acţiune avansate de către auditor în funcţie de rezultatele şi concluziile obţinute.
Riscul Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizării obiectivelor. Riscul se măsoară în termeni de consecinţe şi de probabilitate.
Supervizarea Supervizarea poate fi înţeleasă în două maniere:
- este mai întâi de toate un semn de unitate, funcţia de regularitate constând în urmărirea activităţilor şi validarea operaţiilor agenţilor prin încadrare; ele se integrează sistemului de control intern;
- este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit.
Supervizorul încadrează, orientează şi controlează auditorii în toate etapele de natură să ajusteze cu maximum de eficacitate operaţiile, procedurile şi testele obiectivelor urmărite. Prezentele "Norme metodologice privind exercitarea auditului public intern în cadrul CNAS şi al caselor de asigurări de sănătate", după aprobarea ordonatorului principal de credite şi avizarea de către compartimentul de audit public intern din cadrul Ministerului Sănătăţii, vor fi multiplicate şi transmise structurilor de audit public intern de la casele de asigurări de sănătate, care vor acţiona pentru transpunerea lor în practica. ------------ Preluat: 2026-09-23T14:23:27.461619+00:00 · SHA256: a080be8d22fcef851538eed9e5cf0bc5743bcbeae84b8066fe73b9edc54ec734