Legislație națională
MEMORANDUM · 0 · 2004
MEMORANDUM DE FINANŢARE*) din 21 mai 2004 între Guvernul României şi Comisia Europeană privind asistenţa financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura: "Reabilitarea staţiei de epurare a apelor uzate, a sistemului de canalizare şi a reţelei de alimentare cu apă potabilă în municipiul Piteşti, judeţul Argeş, România"
Ce s-a schimbat? Citește cele două versiuni, una lângă alta.
Act Interna?ional · ID sursă 61936
EliminatAdăugatIdentic
Surse, proveniență și limitele comparației
Sunt extrase articolele marcate în HTML-ul oficial, inclusiv notele din interiorul lor. Meniurile și comenzile paginii sunt omise; spațiile sunt normalizate pentru afișare. Preambulul și titlurile din afara articolelor nu sunt incluse. Aliniere după numărul articolului; renumerotările nu sunt interpretate juridic. Diferențele sunt calculate la nivel de cuvânt. Fișierele originale nu sunt modificate.
Textul formei disponibile
MEMORANDUM DE FINANŢARE*) din 21 mai 2004
între Guvernul României şi Comisia Europeană privind asistenţa financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura: "Reabilitarea statiei de epurare a apelor uzate, a sistemului de canalizare şi a reţelei de alimentare cu apa potabilă în municipiul Pitesti, judeţul Arges, România"
EMITENT ACT INTERNAŢIONAL
Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 344 bis din 22 aprilie 2005
--------
Notă ...
*) Memorandumul de finanţare face parte din Ordinul nr. 1.574/2004 care a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 344 din 22 aprilie 2005
Măsura ISPA nr. 2001/RO/16/P/PE/017
M E M O R A N D U M D E F I N A N fi A R E*)
între Guvernul României și Comisia Europeană privind asistența financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura:
îReabilitarea sistemului de colectare, transport, tratare și depozitare a deșeurilor solide în județul Dâmbovița, România“
*) Memorandumul de finanțare este reprodus în facsimil.
ARTICOLUL3
Angajamentul
1. Cheltuielile publice sau echivalente maxime care vor fi luate în considerare pentru calcularea asistentei financiare nerambursabile vor fi de 25.894.000 euro. ' 2. Procentul corespunzător asistenţei acordate de către Comunitate pentru această măsură este stabilită la 75% din totalul cheltuielilor publice sau echivalente, conform celor indicate în planul de finanţare din anexa nr. II. 3. Valoarea maximă a asistenţei asigurate prin Instrumentul penttu Politici Structurale de Preaderare este fixată la 19.420.500 euro. 4. O sumă de 15.536.400 euro este angajată din bugetul pe anul 2003 din linia bugetară B7-
020. Angajamentele privind tranşele ulterioare se vor baza pe planul de finanţare iniţial sau revizuit pentru proiectul respectiv, în funcţie de stadiul implementării măsurii şi disponibilităţile bugetare.
ARTICOLUL4
Plătile
'
1. Asistenţa comunitară va acoperi plăţile referitoare la măsură, pentru care s-au făcut angajamente valabile din punct de vedere juridic de către Beneficiar şi pentru care s-a alocat în mod specific finanţarea necesară. Aceste plăţi trebuie să fie în legătură cu lucrările descrise în anexa nr . I. 2. Plăţile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie nu sunt eligibile pentru asistenţa prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare. 3. Măsura descrisă în anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea acestei măsuri se vor încheia nu mai târziu de data de 31 decembrie 2008. Raportul solicitat pentru efectuarea plăţii finale va fi înaintat în maximum 6 luni de la această dată. 4. Plata în avans este fixată la 3.884.100 euro, şi va fi transferată după cum urmează: suma de 1.942.050 euro va fi plătită după semnarea memorandumului de către Beneficiar; diferenţa se va achita după semnarea primului contract major de lucrări ce se va conveni între Beneficiar şi Comisie şi după îndeplinirea condiţiilor specificate în paragraful 3 al art. 8. 5. În conformitate cu prevederile pct. (5) al secţiunii a III-a din anexa nr. III.1, Comisia va accepta pentru această măsură o valoare totală a plăţilor în avans şi intermediare reprezentând 90% din totalul asistenţei financiare nerambursabile acordate.
ARTICOLUL 5
Respectarea legilor şi politicilor Comunităţii
Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la protejarea şi îmbunătăţirea stării mediului.
ARTICOLUL6
Proprietatea intelectuală
Beneficiarul şi autoritatea responsabila cu implementarea, menţionată la pct. 3 din anexa nr. I se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schiţe, planuri, publicitate şi pentru alte materiale produse în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Aceştia vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau orice alt organism ori persoana delegata de €:omisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu.
ARTICOLUL 7
Permise şi autorizaţii
Orice tipuri de permise şi/ sau autorizaţii necesare pentru implementarea măsurii trebuie sa fie eliberate de autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu legislaţia naţionala.
ARTICOLUL 8
Condiţii specifice referitoare la măsură
Fără a se aduce atingere condiţiilor generale prevăzute în anexa nr. III, asistenta financiară nerambursabilă acordată din partea Comunităţii se află sub rezerva următoarelor condiţii:
1. Condiţia privind evaluările şi situaţia activelor: Comisia îşi rezervă dreptul de a revizui valoarea asistentei pentru ISPA stabilită la art. 3, dacă în termen de 5 ani de la data finalizării lucrărilor, condiţiile de exploatare (tarife, venituri etc.) diferă în mod semnificativ faţă de evaluările iniţiale făcute pentru stabilirea nivelului asistenţei financiare nerambursabile şi/ sau există o modificare substantială care: ' a) afectează natura exploatării sau condiţiile de implementare ori conferă umu organism public sau privat un avantaj nejustificat, şi b) rezultă fie din modificarea formei de proprietate asupra oricărei părţi a infrastructurii finantate, fie din încetarea sau modificarea esentială a aranjamentelor de exp ' loatare. ' Ţara beneficiară va informa Comisia asupra oricărei modificări şi se va cere acordul prealabil din partea Comisiei pentru aceste modificări. 2. Condiţia privind viabilitatea: Asistenta financiară nerambursabilă a Comunitătii pentru măsură este acordată sub rezerva ' punerii la dispoziţie de către autorităţile ' implicate a unor resurse suficiente pentru asigurarea exploatării şi întreţinerii eficiente a activelor. 3. Condiţii care trebuie îndeplinite înaintea plăţii celei de-a doua tranşe a avansului: (a) prezentarea de către Beneficiar a planului final de achiziţii, care trebuie aprobat de către Comisie; (b) prezentarea de către beneficiar a documentaţiei prin care să se confirme că terenul necesar pentru construcţia Centrului de Management al Deşeurilor (CMD) de la Aninoasa şi a noilor depozite ecologice, inclusiv a căilor de acces, este cu adevărat disponibil; (c) nominalizarea unui manager de proiect şi înfiinţarea de către beneficiar a unei unităţi de implementare a proiectului (UIP), în conformitate cu termenii de referinţă acceptaţi de către Comisie; (d) prezentarea acordului obţinut din partea Asociaţiei Primăriilor ăReabilitarea sistemului de colectare, transport, tratare şi depozitare a deşeurilor solide în judeţul Dâmboviţa". 4. Condiţii ce trebuie îndeplinite înaintea efectuării plăţii finale:
(a) eliberarea de către autoritatea competentă a avizului pentru construcţia depozitelor de deşeuri, luându-se în considerare şi prevederile Directivei 96/61/CE; (b) prezentarea de către beneficiar a unei strategii de gestionare şi eliminare a deşeurilor periculoase pentru judeţul Dâmboviţa (în conformitate cu strategia naţională pentru deşeuri periculoase) care trebuie să fie agreată de către Comisie; (c) confirmarea de către autorităţile competente de mediu că deşeurile periculoase nu vor fi depozitate sau tratate împreună cu cele nepericuloase în noile depozite de deşeuri; (d) confirmarea de către autorităţile competente de mediu a faptului că activităţile legate de depozitele de deşeuri se vor desfăşura în conformitate cu prevederile Directivei Consiliului 1999/ 31/ CE; (e) prezentarea de către beneficiar a unei strategii de depozitare a nămolului care trebuie să fie aprobată de către Comisie; (f) stabilirea unui sistem de management pentru mediu; (g) prezentarea unei declaraţii cu referire la paragraful 1 al art. 8 privind condiţiile de operare, care ia în considerare orice venit având ca sursă gestionarea deşeurilor provenite din afara judeţului Dâmboviţa; (h) prezentarea de către beneficiar a unei declaraţii, susţinută de către autoritatea competentă de mediu, prin care să se confirme că atât depozitele necontrolate urbane, cât şi cele din zona rurală au fost închise în mod corespunzător şi controlat, că acele zone în care se găsesc materiale periculoase, precum metalele grele, au fost cuprinse în proiect şi că proiectul de execuţie a fost realizat în concordanţă cu cerinţele specifice ale Comunităţii Europene.
ARTICOLUL9
Prevederile privind implementarea cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare fac parte integrantă din acesta.
Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratată de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII-a din anexa nr. III.1.
ARTICOLUL 10
Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat
mat JOS.
Semnat la Bucureşti la 21.05.2004 şi la Bruxelles la 16 . 12.2003.
Pentru Beneficiar, Pentru Comunitate,
Mihai Nicolae Tănăsescu
ministrul finanţelor publice Coordonator national ISPA
'
Graham Meadows
director general interimar
Lista anexelor
Anexa nr. I Anexa nr. II
Descrierea măsurii Plan de finanţare
Anexa nr. III
Anexa nr. III.1
Anexa nr. III.2
Anexa nr. III.3
Anexa nr. III. 4
Anexa nr. III.5
Anexa nr. III.6
Prevederi financiare privind implementarea ISPA
Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA
Model de cerere de plată, pentru raportarea progresului financiar şi fizic şi pentru solicitarea de modificări
Sisteme de management ş1 control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Acord cu privire la nereguli ş1 la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
ANEXA nr. I
Descrierea măsurii
ăReabilitarea sistemului de colectare, transport, tratare şi depozitare a deşeurilor solide în judeţul Dâmboviţa, România"
Codul măsurii nr: 2001/RO /16/P/PE/017
1. DENUMIREA MĂSURII ăReabilitarea sistemului de colectare, transport, tratare şi depozitare a deşeurilor solide în judeţul Dâmboviţa, România" 2. AUTORITATEA CARE PREZINTĂ CEREREA ( coordonatorul naţional ISPA) 2.1. 2.2. Numele: Mihai Nicolae Tănăsescu, ministrul finanţelor publice Adresa: Ministerul Finantelor Publice Autoritatea de M ' anagement pentru Fondul de Coeziune Eugen Teodorovici, director B-dul Libertăţii nr.12, Sector 5, Bucureşti, România Telefon: +40-1-335 98 77 Fax: +40-1-335 98 88 E-mail: eugen.teodorovici@mfinante.gy.ro 3. AUTORITATEA RESPONSABILĂ. CU IMPLEMENTAREA (conform celor definite la pct. 2 din secţiunea a II-a din anexa III.2) 3.1. Denumirea: Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare (OPCP) Ministerul Finantelor Publice 3.2. Adresa: B-dul. Magheru 6 ' -8, Sector 1, Bucureşti, România în cooperare cu: 3.3. Denumirea: Ministerul Mediului şi Gospodăririi Apelor Direcţia de Coordonare a Implementării Fondurilor Europene - Unitatea ISPA 3.4. Adresa: B-dul Libertăţii 12, Sector 5, Bucureşti, România 4. BENiEPICIARUL FINAL (în cazul în care acesta este alt q_rganism decât autoritatea menţionată la pct. 3) 4.1. Denumirea: 4.2. Adresa: E-mail: Consiliul Judeţean Dâmboviţa B-dul Independenţei nr. 1, Târgovişte, judeţul Dâmboviţa consjdb@cjdb.ro 5. LOCALIZARE 5.1. Tara beneficiară: ' 5.2. Regiune: România J udetul Dâmbovita ' ' 6. DESCRIERE
Judeţul Dâmboviţa este localizat în partea de centru-sud a României şi are o suprafaţă totală de 4.054 km2, care reprezintă circa 1,7% din teritoriul României. În regiune sunt întâlnite diferite forme de relief: câmpie în partea sudică (cu o altitudine de 100 - 150 m) şi munţi în partea nordică (2.505m). Potenţialul turistic al judeţului este sporit datorită existenţei locurilor de importanţă istorică şi a zonei muntoase din partea de nord. Trei râuri principale traversează judeţul: Dâmboviţa, Ialomiţa şi Argeş, ultimele două reprezentând principalele surse de apă pentru municipiul Bucureşti.
Din punct de vedere administrativ, judeţul cuprinde un municipiu (Târgovişte), cinci oraşe (Titu, Găieşti, Pucioasa, Fieni, Moreni) şi 78 de comune. Populaţia totală este de 563.000 locuitori (177 în zonele urbane, 368.000 în zonele rurale). Cantitatea totală de deşeuri menajere rezultate la nivel de judeţ este de 348.000 m 3 pe an (128.000 tone), din care
163.000 m 3 provenite din zonele urbane.
Scopul proiectului este de a dezvolta infrastructura de mediu în vederea îmbunătăţirii, protejării şi menţinerii calităţii mediului în judeţul Dâmboviţa şi include următoarele componente principale:
1. Sortarea şi colectarea deşeurilor solide (construcţia/reabilitarea celor 3.380 de puncte de pre-colectare a deşeurilor menajere, construcţia platformelor din beton pentru 78 de centre rurale, construcţia a 65 de puncte de pre-colectare pentru deşeuri stradale, achiziţia a 12.660 euro-pubele şi 3.245 euro-containere, construcţia unei zone de depozitare în fiecare dintre cele 5 oraşe, achiziţia de 78 de tractoare cu remorci pentru zonele rurale, achiziţia de 156 de containere de 15 m 3 pentru zonele rurale, construcţia a 358 de puncte de depozitare a deşeurilor organice în zona rurală, achiziţia de 5 camioane pentru transportarea containerelor de 15 m3, ahiziţionarea a 18 maşini de colectare a deşeurilor şi a 16 maşini prevăzute cu rotitor pentru curăţarea carosabilului); 2. Centrul de management al deşeurilor (CMD) şi depozit ecologic la Aninoasa, Târgovişte (depozitul, conceput iniţial cu o singură celulă de două hectare, staţie de sortare, staţie de compostare, achiziţie de echipament pentru depozit, facilităţi pentru epurarea levigatului şi a apei uzate, camera de intrare prevăzută cu instalaţii de cântărire, clădire administrativă, atelier de întreţinere, magazie pentru echipamentul mobil, staţie de spălare, diferite clădiri şi lucrări, echipament de monitorizare şi de laborator, reţea de colectare a gazului, puţuri de observare, atelier de întreţinere şi parcare pentru camioanele care colectează deşeurile situate în aproprierea depozitului); 3. Depozit ecologic în Titu (depozitul ecologic, conceput iniţial cu o singură celulă de un hectar, echipament pentru depozitul de deşeuri, facilităţi pentru epurarea levigatului şi a apei uzate, camera de intrare prevăzută cu instalaţie de cântărire, clădire administrativă, atelier de întreţinere, magazie pentru echipamentul mobil, staţie de spălare, diferite clădiri şi alte lucrări, echipament pentru monitorizare şi laborator, retea de colectare a gazului, puţuri de observare, parcare pentru camioanele care colectează deşeurile situate în aproprierea depozitului); 4. Reabilitarea şi închiderea depozitelor existente şi a altor gropi de gunoi (vor fi închise 6 depozite necontrolate şi în jur de 77 gropi de gunoi); 5. Asistenţă tehnică (verificarea şi investigarea terenului, întărirea capacităţii instituţionale în vederea pregătirii, implementării şi monitorizării proiectelor cu finanţare internaţională, realizarea strategiei pentru deşeuri menajere periculoase, sistem de management pentru mediu, strategie pentru sortarea la sursă şi un proiect pilot pentru conştientizare _ apublicului, întărirea capacităţii instituţionale pentru activitatea de prevenire a producerii de deşeuri şi a aplicării principiilor de management al deşeurilor incluzând separarea şi colectarea la sursă, proiectul de detaliu, dosarul de licitaţie pentru lucrări/ echipamente, supervizarea lucrărilor, asistentă tehnică pentru punerea în practică a parteneriatului public privat (PPP), registru de fotografii, analize legislative privind aplicarea principiului ăpoluatorul plăteşte").
Măsuri legate de Parteneriatul Public Privat (PPP)
În urma analizării celor mai relevante opţiuni de punere în aplicare a Parteneriatului Public Privat (PPP), inclusiv a aspectelor legale, Consiliul judeţean a ales opţiunea în care sunt propuse două contracte de concesiune, unul pentru colectarea şi transportul deşeurilor şi unul pentru operarea depozitului. Această opţiune este comparabilă cu legislaţia
românească, prin care se face distincţia între operatorii serviciilor de colectare şi cei ai serviciilor de depozitare, având perioade de concesiune diferite. Această opţiune este comparabilă şi cu practica internaţională în domeniu în care se face distincţia între cele două activităţi.
În final, dacă operatorii sunt entităţi private, această opţiune reprezintă un adevărat parteneriat public privat, în cadrul căruia Consiliul Judeţean este beneficiarul fondurilor publice şi al asistenţei financiare nerambursabile şi va rămâne în acelaşi timp şi proprietarul bunurilor. Consiliul Judeţean va încredinţa unul dintre serviciile publice unui operator privat în urma unei licitaţii publice organizate respectând principiile transparenţei şi eficienţei, păstrându-şi drepturile şi obligaţiile de verificare a performanţelor operatorilor şi de stabilire a planului general de management al deşeurilor.
Opţiunea aleasă evidenţiază că sunt preferate perioadele de concesiune mai scurte şi de aceea sunt prevăzuţi maxim 8 ani pentru activitatea de colectare şi maxim 15 ani pentru administrarea depozitului. Legislaţia românească în domeniul concesiunilor prevede plata unei t xe de concesiune, care va fi păstrată la un nivel relativ fix scăzut pentru menţinerea indicelui de suportabilitate a sistemului de management al deşeurilor în judeţul Dâmboviţa.
Prin asistenţa tehnică ce va fi contractată vor fi pregătite dosarele de licitaţie pentru etapa de pre-calificare a operatorµor privaţi şi pentru licitaţia propriu-zisă, inclusiv forma contractelor de concesiune. ln acest context, asistenţa tehnică va pregăti anexele pentru contractele de concesiune prin care se vor stabili nivelele serviciilor şi standardele tehnice pentru activităţile de colectare şi depozitare a deşeurilor. Procesul de selecţie va respecta principiul competiţiei deschise şi loiale, va avea loc în conditii de maximă transparenţă şi va atrage numărul maxim de potenţiali ofertanţi.
Asistenţa tehnică va asigura ca orice intervenţie sub formă de ajutor care poate eventual apărea în procesul de selecţie va fi _ soluţionată în conformitate cu cele mai bune practici cunoscute şi respectând legislaţia în vigoare din domeniu. O atenţie corespunzătoare trebuie acordată formelor de intervenţie din partea statului care pot afecta procesul de concesionare în conformitate cu legea comunitară.
Detaliile privitoare la tarife, sistemul de colectare şi distribuire a tarifelor vor fi elaborate prin intermediul asistenţei tehnice prevăzute pentru acest proiect, asigurându-se în acelaşi timp că tarifele rămân pe cât posibil la nivelul de 1 - 1,5 % din capacitatea de suportabilitate, fiind redusă necesitatea acordării de subvenţii, iar taxa de concesiune va rămâne minimă.
7. OBIECTIVE 7.1 Obiectivul general P Obiectivul general al măsurii este de a dezvolta infrastructura de mediu în vederea păstrării, rotectiei şi îmbunătătirii calitătii mediului în 1·udetul Dâmbovita. ' ' ' ' ' Măsura este importantă şi pentru alte regiuni în afara judeţului Dâmboviţa având în vedere că implementarea sa va conduce la protejarea surselor de alimentare cu apă pentru Bucureşti şi pentru alte localităţi aflate în avalul râurilor Dâmboviţa, Argeş şi Ialomiţa. Principalele obiective ale proiectului sunt: - protejarea mediului, şi a sănătăţii populaţiei din judeţul Dâmboviţa şi localităţile învecinate. Acest obiectiv se referă la contaminarea apei şi a solului provocată de sistemul prezent necorespunzător de management al deşeurilor; - îmbunătăţirea peisajului în judeţ, care v conduce implicit la creşterea gradului de confort al populaţiei şi va ajuta la crearea unei zone atractive din punct de vedere turistic; reducerea gradului de utilizare a resurselor prin folosirea unor facilităţi mai performante pentru activităţile de sortare şi reciclare a deşeurilor municipale. Obiectivele specifice ale proiectului sunt: (1) implementarea unui sistem de pre..,colectare selectivă din ambele puncte de vedere, tehnic şi financiar şi în consecinţă, conştientizarea producătorilor de deşeuri cu privire la beneficiile pe care acest sistem le aduce; (2) dezvoltarea unei scheme eficiente de colectare şi transport în conformitate cu directivele Uniunii Europene şi a legislaţiei româneşti; (3) dezvoltarea facilităţilor de tratare a deşeurilor solide în scopul minimizării folosirii resurselor şi descreşterii cantităţii de deşeuri depozitate; (4) crearea unor depozite ecologice cu o perioadă îndelungată de funcţionare; (5) reabilitarea gropilor de gunoi ne-ecologice existente, atât autorizate cât şi neautorizate; şi (6) îmbunătăţirea capacităţii instituţionale a Consiliului Judeţean în scopul implementării corespunzătoare a proiectului şi a operării ulterioare a depozitului. 7.2 Indicatori fizici Indicatorii cheie, aşa cum sunt prezentaţi în tabelul următor, vor fi utilizaţi pentru monitorizarea progreselor fizice pe parcursul implementării proiectului. Indicatori fizici Unitate de măsură (m3, 1, m, nr.) Volum Euro-pubele de 2401 buc. 12.660 Euro-containere de 1.1 m 3 buc. 3.245 Puncte de pre-colectare pentru <leş . eurile uscate unitate 3.380 Puncte de pre-colectare pentru nămol de epurare unitate 65 Punct de depozitare a deşeurilor organice unitate 358 Zona de depozitare a containerelor goale şi a deşeurilor voluminoase unitate 5 Containere de 15 m 3 pentru zonele rurale unitate 156 Camion de 15 m 3 unitate 5 Camion cu sistem de măsurare stradală unitate 16 Camion pentru colectarea şi compactarea deşeurilor unitate 16 Echipament de cântărire unitate 2 Staţii de sotare şi compostare unitate 2 Echipament mobil (tractoare, buldozere, încărcătoare etc.) unitate 18 Atelier de întreţinere unitate 2 Baracă pentru echipamentul mobil unitate 2 Staţie de spălare unitate 2 Sistem de tratare a levigatului unitate 2 Clădire administrativă unitate 2 Echipament de monitorizare şi laborator unitate 2 Imprejmuirea depozitelor ha. 19.5 Inchiderea depozitelor necontrolate . unitate 6 Inchiderea gropilor de gunoi mai mici unitate 77 8. PROGRAMUL DE LUCRU (orientativ) Tipul lucrării Data de începere Data de finalizare Studiu de fezabilitate Finalizat Finalizat Analiză economică Finalizat Finalizat Analiză financiară Finalizat Finalizat Evaluarea Impactului asupra Mediului Finalizat Finalizat Pregătirea Termenilor de Referinţă pentru contractul de asistenţă tehnică (din fonduri locale) ianuarie 2004 martie 2004 Licitaţie şi contractare pentru asistentă aprilie 2004 decembrie 2004 tehnică Pregătirea dosarului de licitaţie pentru lucrări şi contractele de achiziţii (de către asistenţa tehnică) februarie 2005 iunie 2005 Licitaţie şi contractare pentru lucrări iulie 2005 ianuarie 2006 Achiziţionare teren Nu se aplică Nu se aplică Construcţia depozitelor, centrul de management al deşeurilor, închiderea şi reabilitarea depozitelor existente şi a gropilor de gunoi etc. iunie 2006 iunie 2008 Faza de operare iunie 2008 9. ANALIZA ECONOMICĂ ŞI SOCIALÂ COST BENEFICIU Analiza economică incluzând beneficiile şi costurile sociale care nu sunt abordate în analiza financiară, este calitativă. Costul socio-economic aferent eliminării activităt , ilor de căutare în gunoi la noul depozit, va fii compensat de beneficiile aduse populaţiei prin reducerea riscului de îmbolnăvire sau de altă natură, în particular poluarea apei subterane. Beneficiile aduse prin închidere depozitelor existente se reflecta în general prin îmbunătăţirea condiţiilor de igienă. In plus, în zona rurală, stabilirea punctelor de colectare situate mai convenebil ca locaţie pentru localnici decât gropile existente va reduce timpul şi costul transportului. 10. PRINCIPALELE ELEMENTE ALE ANALIZEI FINANCIARE Următoarele premise şi estimări stau la baza analizei financiare: - programul de investitii propus de 23.540.000 euro (costuri eligibile) excluzând cheltuielile neprevăzute, sau 25.894.000 euro incluzând 10% cheltuieli neprevăzute, finanţat prin asistenţa financiară nerambursabilă acordată prin ISPA cu 75% la care se adaugă împrumutul Băncii Europene de Investiţii de 15%, respectiv 10% din partea Consiliului Judet , ean Dâmbovit , a; - nu sunt incluse în previziuni veniturile din vânzarea materialelor reciclabile; - tariful este calculat pentru a acoperi în totalitate costurile; - deşeurile generate pe cap de locuitor pe zi în Târgovişte: 0,8 kg deşeuri din gospodării, 0,16 kg deşeuri industrial-menajere şi 0,15 kg deşeuri stradale; în alte zone urbane: 0,7 kg deşeuri din gospodării, 0,1 kg deşeuri industrial-menajere şi 0,05 kg deşeuri stradale şi în zone rurale: 0,4 kg deşeuri din gospodării, 0,07 kg deşeuri industrial-menajere şi 0,02 kg deşeuri stradale; - rata anuală de creştere a producţiei deşeurilor este de 0,5%; - suportabilitatea convenţional acceptată este de 1% din venitul mediu pe gospodărie. Calculul financiar arată că, stabilirea tarifelor într-un mod realist în apropierea limitei de suportabilitate (1%) conduce la acoperirea tuturor costurilor. Prin urmare, cele două principii care trebuie luate în calcul pentru un astfel de proiect, şi anume, suportabilitatea şi principiul poluatorul plăteşte sunt compatibile cu o uzanţa comercială. Principalii parametrii financiari sunt prezentaţi în tabelul de mai jos: Asistentă ISPA % ' Cheltuieli totale de capital Valoarea Actualizată Netă (VAN) Rata Internă de Rentabilitate (RIR) Beneficiu/ Cost 75% 26.054.000 euro 3.031.300 euro 7% 1.05% 11. ANALIZA IMPACTULUI ASUPRA MEDIULUI Măsura se află în categoria de investitii care intră sub incidenta anexei nr. II a Directivei de Evaluare a Impactului asupra Medi ' ului nr . 85/337/CEE ' (amendată prin Directiva nr. 97/11/CE). Acordul de mediu a fost eliberat de Ministerul Apelor şi Protecţei Mediului. Evaluarea impactului asupra mediului a fost efectuată. Autorităţile de mediu şi publicul interesat au fost consultati. ' 12. COSTURI ŞI ASISTENŢĂ (în euro) Cost total Contribuţia sectorului privat Cheltuieli neeligibile Total cheltuieli eligibile Asistentă ISPA Rata asistenţei % 26.054.000 - 160.000 25.894.000 19.420.500 75% Rata asistentei: 75% Defalcarea costurilor în euro: Nr. Crt. Descriere Costuri eligibile Costuri neeligibile Total 1. Sortarea Şl colectarea deşeurilor solide (construcţia/reabilitarea celor 3.380 de puncte de pre-colectare a 8.735.000 o 8.735 . 000 deşeurilor menajere, construcţia platformelor din beton pentru 78 de centre rurale, construcţia a 65 de puncte de pre-colectare pentru deşeuri stradale, achiziţia a 12.660 euro-pubele şi 3.245 euro-containere, constructia unei zone de depozitare în fiecare ' dintre cele 5 oraşe, achiziţia de 78 de tractoare cu remorci pentru zonele rurale, achiziţia de 156 de containere de 15 m 3 pentru zonele rurale, construct , ia a 358 de puncte de depozitare a deşeurilor organice în zona rurală, achiziţia de 5 cam1oane pent:1u transportarea containerelor de 15 m3, ahiziţionarea a 18 maşini de colectare a deşeurilor şi a 16 maşini prevăzute cu rotitor pentru curăţarea carosabilului) 2. Centrul de management al deşeurilor (CMD) şt depozit ecologic la Aninoasa, Târgovişte (depozîtul, conceput iniţial cu o singură celulă de două hectare, staţie de sortare, staţie de compostare, achiziţie de echipament pentru depozit, facilităţi pentru epurarea levigatului şi a apei uzate, camera de intrare prevăzută cu instalaţii de cântărire, clădire administrativă, atelier de întreţinere, magazie pentru echipamentul mobil, stat , , ie de spălare, diferite clădiri şi lucrări, : echipament de monitorizare şi de laborator, reţea de colectare a gazului, puţuri de observare, atelier de întreţinere şi parcare pentru camioanele care colectează deşeurile situate în aproprierea depozitului) 5.460.000 o 5.460.000 3. Depozit ecologic în Titu (depozitul ecologic, conceput iniţial cu o singură celulă de un hectar, echipament pentru depozitul de deşeuri, facilităţi pentru epurarea levigatului ş1 a apei uzate, camera de intrare prevăzută cu instalaţie 2.525.000 o 2.525.000 de cântărire, clădire administrativă, atelier de întreţinere, magazie pentru echipamentul mobil, staţie de spălare, diferite clădiri şi alte lucrări, echipament pentru monitorizare şi laborator, retea de colectare a gazului, puţuri de observare, parcare pentru camioanele care colectează deşeurile situate în aproprierea depozitului) 4. Reabilitarea şi închiderea depozitelor existente şi a altor gropi de gunoi (vor fi închise 6 depozite necontrolate şi în jur de 77 gropi de gunoi) 3.550.000 o 3.550.000 5. Asistenţă tehnică (verificarea ş1 investigarea terenului, întărirea capacităţii instituţionale în vederea pregătirii, implementării şi monitorizării proiectelor cu finantare internatională, realizarea strategiei ' pentru d ' eşeuri menaJere periculoase, sistem de management pentru mediu, strategie pentru sortarea la sursă ş1 un proiect pilot pentru conştientizarea publicului, întărirea capacităţii instituţionale pentru activitatea de prevenire a producerii de deşeuri ş1 a aplicării principiilor de management al deşeurilor incluzând separarea şi colectarea la sursă, proiectul de detaliu, dosarul de licitaţie pentru lucrări/echipamente, supervizarea lucrărilor, asistentă tehnică pentru punerea în practică a parteneriatului public privat (PPP), registru de fotografii, analize legislative privind aplicarea principiului ăpoluatorul plăteşte") 3.270.000 160.000 3.430.000 6. Total cheltuieli neprevăzute 23.540.000 160.000 23.700.000 7. Neprevăzute, 10% din costuri eligibile 2.354.000 2.354.000 8. Total cheltuielile neprevăzute 25.894.000 160.000 26.054.000 13. IMPLICAREA INSTITUTIILOR FINANCIARE INTERNATIONALE ' ' Evaluarea proiectului s-a realizat împreună cu Banca Europeană de Investiţii. Discuţii pentru obţinerea unui împrumut de la Banca Europeană de Investiţii se află în derulare. BEI consideră măsura ca fiind corespunzătoare pentru acordarea împrumutului. 14. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ Vezi articolul 8 al memorandumului de finanţare. 15. PLANUL DE ACHIZITII
'
Lucrările vor fi implementate în conformitate cu planul de achiziţii provizoriu menţionat în anexa nr. I.a, versiunea pe care beneficiarul final o va actualiza în conformitate cu articolul
8.3.a din memorandumul de finant , are.
ANEXA nr. I.a
Plan de achiziţii provizoriu
Oferta nr. Descrierea lucrărilor şi serviciilor care vor fi licitate Tip de contract (lucrări, furnizare de materiale, servicii) Previziuni privind lansarea ofertei (lună,an) Rata de rambursare a facturilor aferente contractului specific 1 Asistentă tehnică pentru manage ' ment, achizitii Şl supervizare ' serv1 . c .. 11 (PRAG) aprilie 2004 75% 2 Lucrări privind implementarea proiectului - lucrări civile, achiziţionare de echipamente, instalaţii etc. lucrări (PRAG+ FIDIC roşu) iulie 2005 75%
Termenii specifici pentru adjudecarea contractelor se vor publica în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi/ sau pe Internet.
Licitarea şi contractarea se vor desfăşura în conformitate cu ăGhidul practic pentru proceduri de contracte finanţate de la bugetul general al Comunită,tilor Europene în contextul acţiunilor externe (PRAG)" emis de către Comisia Europeană.
Contractele de lucrări vor fi realizate conform condiţiilor prevăzute în manualul FIDIC Roşu. · '
Selectarea partenerilor privaţi pentru Parteneriatul Public Pn:vat (PPP)
Operatorul privat pentru colectarea şi transportul deşeurilor solide va fi selectat prin intermediul unei licitaţii deschise, iar durata contractului de concesiune nu va depăşi 8 (opt) ani, perioada maximă prevăzută în legislaţia românească. Operatorul privat pentru operarea depozitului va fi selectat prin intermediul unei licitaţii deschise, iar durata contractului de concesiune nu va depăşi 15 (cincisprezece) ani.
22
Anexa nr. II
PLAN FINANCIAR (bazat pe angajamentele din bugetul UE)
Titlul Masurii:
Dâmboviţa: Reabilitarea sistemului de colectare, transport, tratare şi depozitare a deşeurilor solide în judeţul Dâmboviţa, România
Nr. ISPA:
2001/RO/16/P /PE/017
2000
2001
2002
- 2003
-
-
20.715.200
-
-
-
- - -
- - -
20.715.200 100 15.536.400
-
-
75
1.405.333
2.253.617
- 1I 2.071.520 I
I
! I
2004
I
I
I I
lizate
Euro
2005 - - - - - - 406.550 2006 5.178.800 - 5.178.800 100 3.884.100 75 - 517.880 Neanua 160.000 160.000
3.107.280 776.820
( * ) Autoritatea regională: Consiliul Judeţean Dâmboviţa
( * *) Costuri neeligibile : au fost/vor fi acoperite de către Consiliul Judetean Dâmboviţa în plus la costurile eligibile din coloana 8 ( *** ) Costurile eligibile includ 10 % cheltuieli neprevăzute
( * ***) BEI este de acord cu acordarea împrumutului
ANEXA nr. III.I
Prevederi financiare privind implementarea ISPA Secţiunea I
Forme şi rate de asistenţă
(1) Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub formă de asistenţă nerambursabilă directă, de asistentă rambursabilă sau orice altă formă de asistentă. ' ' Asistenţa rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în acelaşi scop. (2) Rata asistenţei din partea Comunităţii acordată prin ISPA poate fi de până la 75 % din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85 %, în special unde consideră că o rată mai mare de 75 % este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. Rata asistenţei şi suma maximă a asistenţei ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistentei rambursabile sau în cazul în care există un interes special al comunitătii, rata de asistentă treb ' uie redusă tinând cont de: ' ' ' (a) disponibilitatea cofinanţării; (b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi (c) o aplicare corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". (3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful 2 (b) sunt acelea care privesc: (a) infrastructura a cărei folosinţă implică taxe provenite de la utilizatori; (b) investiţii productive în sectorul de mediu. Comisia a elaborat recomandari privind aplicarea principiului poluatorul plăteşte. (4) Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnică pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. (5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de către ţara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.
Secţiunea a II-a Angajamente
(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiară. Totuşi, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri: (a) angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală şi sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale. Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finanţare referitor la măsură. Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la secţiunea a III-a (2) de mai jos, şi al asistenţei pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare. ' Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discuţie, cu condiţia ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice şi că progresul lucrărilor demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani şi pentru care asistenţa comunităţii nu de păşeşte 20 milioane euro, un prim angajament de până 80 % din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsură. Diferenţa va fi angajată în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare . (2) Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsură, va fi anulată. În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiară şi autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări. Secţiunea a III-a Plăţi (1) Plăţile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăţi intermediare sau a diferenţei finale. Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă. (2) Plăţile în avans Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordată prin ISPA, aşa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate aşa cum este definită la punctul (9). Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri: - o primă tranşă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiară semnează memorandumul de finantare; ' - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finantare referitor la măsură. ' Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistentei acordată de către Comunitate. ' (3) Plătile intremediare Plătile intermediare sunt efectuate' de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea aces ' teia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare şi vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate şi certificate , sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice ataşate asistenţei; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspectie nationale şi/ sau comunitare; - au fost ' indic ' ate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, fi ' nanciare şi legale care au apărut; - a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar iniţial; - au fost descrişi paşii urmaţi pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a indeplinit una din condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată şi pentru rapoartele de progres fizic şi financiar. (4) Ţările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. (5) Suma totală a plăţilor efectuate conform punctelor (2) şi (3) nu trebuie să depăşească 80 % din totalul asistenţei acordate. Comisia poate creşte acest procent până la 90 % în cazuri justificate. (6) Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate. Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi facută dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, cum sunt menţionate în memorandumul de finantare; - rapor ' tul final menţionat în secţiunea a V-a a · fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemnată sau organismul menţionat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiară certifică Comisiei că informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - tara beneficiară a transmis Comisiei declaratia mentionată în anexa nr. III.4.C. - t ' oate măsurile de informare şi publicitate ' stabilite ' de Comisie în anexa nr. III.6 au fost implementate; - când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agenţiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi că au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare. (7) Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, aşa cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţă care reprezintă diferenţa finală pentru acea măsură va fi anulată. (8) Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finală prezentate de către ţara beneficiară sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă şi care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, aşa cum sunt specificate în anexa nr. III.2. (9) Toate plăţile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Naţional, desemnat de ţara beneficiară să primescă asemenea plăţi. Ca regulă generală, plăţile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Fondul Naţional trebuie să transfere cât de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. (10) Fondul Naţional, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul ţării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat. Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare. Secţiunea a IV-a Folosirea euro (1) Sumele din cererile de asistenţă, împreună cu planul de finanţare relevant, vor fi exprimate în euro. (2) Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. (3) Declaraţiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro . Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menţionate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi lţ regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunităţii Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la această rată 1 . (4) Plăţile asistenţei financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de ţara beneficiară în acest sens. Secţiunea a V-a Raportul final Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele: 1 http://europa.eu.int/comm/ dg19/infoeuro/fr/index.htm (a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistentei; ' (b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei; (c) o primă evaluare de îndeplinire a asistenţei, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: - data efectivă de implementare a măsurii; - o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare şi veniturile aşteptate; - confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile şi beneficiile aşteptate; - o indicare a acţiunilor luate pentru a asigura protecţia mediului şi costurile acestora inclusiv concordanţa cu principiul poluatorul plăteşte; - data la care măsura asistată devine operaţională. (d) informaţii referitoare la acţiunile de publicitate.
Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare
(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată initial, asistenta acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu tre ' buie să depă ' şească suma maximă stabilită în memorandumul de finanţare. O schimbare a ratei asistentei comunitătii fată de rata acordată initial sau fată de asistenta maximă va necesita o mod ' ificare a me ' mora ' ndumului de finanţare ' conform ' procedurilo ' r descrise în paragraful (3). (2) Dacă atunci când planul de finanţare al unui proiect este amendat, angajamentele şi/ sau plăţile comunităţii depăşesc deja sumele ,menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ţinând ' cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operaţie financiară (angajare sau plată) după acel amendament. (3) Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: (a) amendamentele care impun o modificare substanţială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanţială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea ţării beneficiare sau la init , iativa Comisiei după consultarea cu t , ara beneficiară'. Definit , ia modificării "substanţiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor. (b) în cazul unor altor amendamente, ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observat , iile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente. (c) orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli.
Secţiunea a VII-a Managementul şi controlul financiar
(1) Statele beneficiare trebuie: (a) să stabilească de la 1 ianuarie 2000 şi în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management şi control care să asigure: - implementarea adecvată a asistenţei acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid, - separarea funcţiilor de management şi control, - că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări; (b) să verifice periodic că măsurile finanţate de comunitate sunt derulate în mod adecvat; (c) să prevină iregularităţile şi să acţioneze împotriva lor; (d) să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităţilor sau neglijenţei. (2) Controale interne şi externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internaţional acceptate de audit, de către organele n ţionale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcţie. In fiecare an un plan de audit şi un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziţia Comisiei. (3) Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Contu.t;( pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanti autorizati, să efectueze audituri financiare şi tehnice la fata locului, inclusiv verificări pri ' n sondaj ş ' i audituri finale. ' (4) Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii săi autorizaţi sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul de a inspecta, la faţa locului toată documentaţia relevantă şi conturile corespunzătoare articolelor finantate în conformitate cu memorandumul de finantare. Statele beneficiare trebuie să spriji ' ne serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Con ' turi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISP A. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la faţa locului. (5) Prevederile detaliate asupra controlului şi managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4.
Secţiunea a VIII-a Monitorizarea
Ţările beneficiare şi Comisia trebuie vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:
(1) Înfiinţarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiară, Comisie şi, unde este cazul, BEI şi/ sau alte instituţii cofinanţatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. (2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi în aşa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi obiectivele propuse iniţial, şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. (3) (a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârşitul fiecărui an intreg de implementare. (b) Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate. (4) Pe baza rezultatelor monitorizării şi ţinând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, ca şi planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare.
Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi importanţa lor.
Secţiunea a IX-a Transparenţă în adjudecarea contractelor
(1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acţiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. (2) (a) Participarea la procedurile de licitaţie trebuie să fie deschisă şi pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul şi tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările beneficiare ISPA şi din Cipru, Malta şi Turcia; Prin urmare se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. (b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanţarea de la IFI şi după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe ţări să participe la licitaţia pentru contracte. (3) (a) Ţările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta şi când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitaţiei de participare la licitaţie, în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi în "Monitorul Oficial" din ţările beneficiare. (b) Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii şi specificaţii tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările membre sau din tările beneficiare. ' (c) În plus, informaţia trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă. (4) Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA şi SAPARD.
Secţiunea a X-a
Transparenţă în contabilitate şi în rapoartele proiectelor
Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru · măsura la care se referă memorandumul de finanţare, toate organismele publice sau private implicate în managementul şi implementarea operaţiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză.
Autorităţile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăţi pentru proiectul respectiv.
Secţiunea a XI-a Evaluarea ex-post
Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât şi randamentul şi eficienţa asistenţei şi a impactului său, ca şi factorii ce contribuie la succesul sau eşecul implementării măsurilor şi a realizărilor şi rezultatelor.
După finalizarea măsurilor, Comisia şi ţările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienţa utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor
Comunitătii în domeniul mediului sau contributia acestora la politicile privind reteaua Trans -
Europeană ' extinsă şi transportul în comun. De ' asemenea, ele vor evalua şi impac ' tul măsurilor
asupra mediului.
Anexa nr. 111.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA
Secţiunea I
Domeniul cheltuielilor
ISPA acordă asistenţă pentru următoarele măsuri:
(1) Proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor comunităţii privind protecţia mediului şi cu obiectivele Parteneri a tului de Preaderare; (2) Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susţinută ş1, 1n particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr. 1692/96/CE 2 şi acelea care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale ca şi reţelele trans-europene împreună cu accesul la aceste reţele; (3) Studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţă tehnică inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistenţă tehnică şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor.
Regulile specificate în secţiunile de la a II-a la a XII-a de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele 1 şi 2 de mai sus sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3.
Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de bază
(1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii: a) Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat. b) O "etapă independentă tehnic şi financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operaţională în întregul său. O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect. c) Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: 2 Decizi a nr. 1692 / 96 / CE a Parlamentului European şi a C o n s iliului din 23 iulie 1996 privind directivele comunităţii pentrn de z v o lt a ra reţelei de transport trans -e uropean trebuie să fie localizate în acelaşi curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate; trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. (2) "Autoritatea responsabilă cu implementarea" (a) Pentru proiectele finanţate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în anexa nr . I, punctul 3, a Memorandumului de finanţare. Ca o consecinţă, orice schimbare a "autorităţii responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanţare. În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. (b) Totuşi, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse şi trebuie să primescă o copie a documentelor relevante. (3) Conceptul de "administraţie publică" Administraţia publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ : - organisme de guvernare centrale (nivel naţional); - organisme de guvernare regionale; - organisme de guvernare locale: În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice. (4) Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect (a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi la măsurile de publicitate pentru un proiect asistat; (b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus mentionate; ' (c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operaţional şi la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanţare a fost finalizat/ definitivat. (5) Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/ sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/ sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanţare . (6) Cheltuieli
Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secţiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
Secţiunea a III-a
Principalele categorii de cheltuieli eligibile
Ca regulă generală cheltuielile legate de: studiile de fezabilitate;
- planificare şi proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsuri compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.
Secţiunea a IV-a
Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului
(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor (a) Cheltuiehle legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi aprobate în mod special printr-un Memorandumul de finanţare; (b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr acelaşi contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului). (2) Implicarea administraţiei publice
În acele cazuri în care funcţionarii din administraţia publică sunt implicaţi în activităţile menţionate la punctul 1(a) al acestei Secţiuni, cheltuiehle pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie, în cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii:
- funcţionarul a renunţat temporar la statutul său de funcţionar în administraţia publică; - cheltuiehle trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp); - cheltuiehle trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, ca cele specificate în Secţiunea VIII, punctul 1; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunitătii.
'
Secţiunea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile
(1) În acele cazuri 111 care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari a.t administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secţiunea a IV-a. (2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secţiunea a X-a, şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii: - costuri privind munca (salarii brute şi nete) - cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menţionată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administraţia publică. (3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieţei.
Secţiunea a VI-a
Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale
(1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului (a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca şi cheltuieli de capital, în concordanţă cu conventiile standard de contabilitate; ' (b) Fără a prejudicia punctul (3) din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. (2) Achiziţiile de active acorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor, acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. (3) Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului (a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile. (b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finantare. ' (4) Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică (a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. (b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.
Sectiunea a VII-a
Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată
Cehltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaug a t ă (TVA) nu sunt eligibile.
Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative
(1) Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare şi fizice, evaluării şi prevenirii neregulilor şi cheltuielile care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică aşa cum sunt definite la punctul (3) din secţiunea I. ' Echipamentului pentru monitoriza;ţ poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistentă tehnică mentionată în memorandumul de finantare. ' ' (2) Organizarea Comitetelor de monitorizare (a) Fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în orgamzarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative; (b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: servicii de traducere; închirierea de săli de conferinţă şi aranjamentele auxiliare; închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; procurarea documentaţiei şi facilităţilor aferente; taxe pentru participarea experţilor; cheltuieli pentru călătorii. (c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică intervenite în acest context nu sunt eligibile. (3) Întâlniri la cererea Comisiei
Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.
Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli
(1) Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din secţiunea a IV-a. (2) Costuri financiare Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie, etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. (3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile punc;tului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. (4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate (a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile; (b) Ca excepţie de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca şi cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finantare. ' (c) Principiile definite la punctele (a) şi (b) menţionate mai sus sunt valabile de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. (5) Măsuri de publicitate şi informare
Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile.
Secţiunea X Perioada de eligibilitate
(1) Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat în conformitate cu următoarele situaţii: (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care memorandumul de finanţare al proiectului este semnat de Comisie. În caz exceptional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la BEI fie de la alta instituţie finanţatoare şi grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiţii: Lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finantare; ' BEI sau altă instituţie finanţatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 şi 168 (1) ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 şi art. 239 şi 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002. În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.
(b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agenţiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care aplicaţia ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiţia ca aplicaţia să poată fi considerată completă.
3 Ve z i Articolul 12.(1), Regulamentul Consiliului (CE) nr . 1266 / 99 din 21 iunie 1999
4 V ez i Articolul 12.(2), Regulamentul Consiliului (CE) nr . 1266 / 99 din 21 iuni e 1999
Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) ş1 (b) de mai sus sunt neeligibile.
(2) Modificări ale proiectelor (a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind "substantiale". ' Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică ş1 pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus. (b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). © cererea pentru modificări şi informatiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. (3) Timpul limită final privind eligibilitatea (a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finantare. ' (b) Data finală depinde de plăţile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea. (c) Data finală a eligibilităţii este prevazută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a . expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de şase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final şi o notificare, aşa cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanţare. (d) Comisia nu poate extinde această perioadă de şase luni.
Secţiunea a XI-a Solicitările de plată
Solicitările de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, aşa cum sunt definite la punctul (6) din secţiunea a II-a.
În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.
Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei Europene.
Sectiunea a XII-a
Alte elemente nespecificate în detaliu
(1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru Fondurile de coeziune. (2) În cazul conflictelor între aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
Anexa nr. III.3.a
MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN
Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie
1A. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenţia de Implementare: Rata asistentei ISPA: Data semnăr ' ii Memorandumului de finantare: ' Numărul amendamentului Memorandumului de finanţare: - Comisia - Tara ' - Comisia - Ţara 1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (AI) Numele: Adresa: Codul poştal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂŢILOR/ LUCRĂRILOR REALIZATE
3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF) Se va face referire la condiţiile specifice, dacă există, şi se va preciza modului în care au fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aduce la cunoştinţă îndeplinirea condiţiilor respective).
4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZIT , II Contract ( Nr., Tip & Descriere(:) Data publicării Tipul Data publicării Costul licitaţiei anunţului de contractului vizate(:-::•) licitaţie / costul estimativ al               contractului Dacă nu s-1 Dacă s-a milioane euro a publicat publicat Data Data, estimativă nr. MO/ Internet Tipul CO· finanţării /Combinată I paralelă Data semnării şi numele anunţului de previzionare câştigătorului / stadiu(:-::-::) a licitaţiei 1/J 8 ş,:, rt 'ij (1) (1q ,..., . { .. . (1) (1)
(* ) Specificaţi contractul principal.
(**) Indicaţi dacă acordul contractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau Argintii. Specificaţi dacă licitaţia este local, internaţională sau restrânsă şi justificaţi procedura în cazul precalificării.
43
(***) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiţi câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie.
5. PLANUL DE CHELTUIELI UM:EURO Anul Costul eligibil total Plăţile efectuate Cheltuieli viitoare estimative Cheltuieli totale Diferenţă / Cost total% (9)=((7)- (2))/ /total (2) Estimarea iniţială* Estimarea acceptată curentă ** (până la data raportării) (%) (3)/ (2) (de la data raportării) (%) (5)/(2) (7)=(3) +(5) (%) (7)/( 2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2000 2001 2002 Trim 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2003 Trim. 1 Trim . 2 Trim. 3 Trim. 4 2004 2005 2006 Total □ □ Propuneri de schimbare a planului de finanţare Da Nu Transmise la CE în data de: V or fi transmise la CE în data de: Vor fi prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (ataşaţi planul şi motivele schimbării)
* La momentul semnării Mem orandumulu i de Finanţare
** Ultimul Comitet de Moni toriza r e
6. FISA INFORMATIVA PRIVIND EXECUTIA FIZICA SI FINANCIARA (*) Categorii de cheltuieli eligibile (*) Executia fizică ' Executia financia ' ră Indicatori fizici (*) Executia fizică de la ' ultimul Comitet de Monitorizare Executia fizică până la ' actualul Comitet de Monitorizare .... . Rata executiei fizice( ' %) Indicatori financiari Cheltuieli de la ultimul Comitet de Monitorizare Cheltuieli până la actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei financi ' are % Progres fizic UM Cantitate Costul eligibil estimat (euro) % din cost (1) (2) (3) 4=(3)/ (1) (5) (6) (7) (8) 9=8/5 10=4 * 6/ 100 TOTAL Progres financiar total Progres fizic total (*) se va acoperi 100% din costul eligibil.
45
Se va face referire la orice problemă apărută în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, planul de finanţare original şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate.
Se va face referire la orice suspendare, corecţie financiară şi/ sau neregularitate.
8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANTARE)
Se va prezenta, pe scurt, observaţiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) şi se va declara modul prin care s-a răspuns la acestea.
9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/SAU COMUNITARE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
EXECUŢIA FIZICA ŞI CEA FINANCIARĂ
EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTĂ)
DINTRE
(DACĂ EXISTĂ)
DIFERENŢELOR
7. CAUZA
Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului:
Radio D
D Televiziune D
Presa
Alte mijloace audio-vizuale D
Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură:
D Nu D
Da
Panouri ridicate la locul execuţiei?
10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA AsISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. 111.6 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
Data prevăzută pentru finalizare:
Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare: Da D
Nu 0
'
'
modificat):
ţn memorandumul de finanţare iniţial (data finală iniţial stabilită):
In memorandumul de finantare curent (data finală în memorandumul de finantare de
11. DATA PREVĂZUTĂ PENTRU FINALIZARE
Anexa nr. 111.3.b
Model pentru solicitarea de modificări
                                   PROPUNERE  DE MODIFICARE  ISPA                    
Data propusă pentru finalizare :
Data curentă:
2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MĂSURII
Data:
Denumirea măsurii:
Autoritatea responsabilă cu implementarea: Codul ISPA al măsurii:
Memorandum de finanţare nr.: Procentul sprijinului ISPA:
1. IDENTIFICAREA MĂSURII
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
3. SCHIMBARI PROPUSE IN PLANUL DE FINANTARE (*) Euro Cheltuieli eligibile totale conform memorandumului de finantare În vigoare Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni pentru cheltuielile totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Tot Solicitare de creştere a asistenţei Da □ Nu □ Suma solicitată ca şi creştere (euro) (*) De anexat planul de finanţare modificat
4. MODIFICARI IN COSTURILE ELIGIBILE ALE MĂSURII EURO Categoria cheltuielii (*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organizare de şantier Lucrări principale Utilaje şi echipamente Asistenţă tehnică Supervizare Altele (specificări) Total
(*) Categoriile sunt exemple, care trebuie ajustate cu scopul de a evidenţia realitatea proiectului. Este de dorit şi o defalcare pe contract.
5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI Tipul lucrarii Unitatea Data estimată pentru finalizare Propuneri
A se detalia
7. MOTIVE PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE
A se detalia
6. MODIFICĂRI ALE CARACTERISTICILOR MASURII
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare: Semna tura coordonatorului naţional ISPA:
ANEXA nr. 111.4
Sisteme de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Secţiunea 1
Această anexă stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control a
asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corectii financiare acestei asistente.
' '
Secţiunea a 2-a
Sisteme de management şi control
1. Fiecare stat beneficiar va asigura că: (i) coordonatorul naţional ISPA, (ii) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea, (iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi (iv) beneficiarii finali aşa cum sunt definiţi În Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularităţii şi eligibilităţii solicitărilor pentru asistenţă ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii. 2. Pentru obiectivele acestei anexe, agen,tiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali cărora le este delegată, de către agenţia de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organe delegate), implementarea măsurilor finanţate de ISPA. 3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc la paragraful (1) din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 3-a
Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali, vor prevedea, cu respectarea proporţionalităţii în raport cu volumul asistenţei administrate:
(a) o definiţie clară, o alocare clară şi, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate; (b) sisteme eficace pentru a asigura că funcţiile sunt îndeplinite de o manieră satisfăcătoare; (c) în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.
Secţiunea a 4-a
1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia măsurii, începând de la etapa pregătiroare până la intrarea în serviciu a investiţiei finanţate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii şi cu regulile naţionale şi comunitare aplicabile în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenţa şi adjudecarea contractelor publice. Verificările vor acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenţei angajate. b~ ' 2. Procedurile vor necesita înre01strarea verificării măsurilor la fata locului.
A
Inregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării şi măsurile luate luate în ceea ce priveşte discrepanţele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eşantion de lucrări şi tranzacţii, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare.
Secţiunea a 5-a
1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizării coordonatorului naţional ISPA, Fondului . Naţional, agenţiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, aşa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autorităţi sau organe şi asupra îmbunătăţirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful (1) din secţiunea a 2-a. 2. Comunicarea va cantine următoarele informatii în legătură cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul ' Naţional, agenţiile de imp ' lementare şi organele delegate: (a) funcţiile create în cadrul acestora, (b) alocările de funcţii între sau în departamentele componente, (c) procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrărilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile sunt autorizate, executate şi contabilizate plăţile către beneficiari, şi (d) prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control. 3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management şi control prezentate în paragrafele (1) şi (2) îndeplinesc standardele stabilite de această anexă, şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenţa verificărilor asupra operaţiilor ISPA şi descărcarea de responsabilităţi a Comisiei. Revederi ale operării sistemelor se vor realiza periodic.
Secţiunea a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător. 2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite: (a) reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite nivele administrative, de către agenţiile de implementare şi beneficiarii finali; (b) verificarea alocării şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile; (c) verificarea corectitudinii inform 4 ţiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se oferă asistenţa şi obiectivele stabilite pentru măsură. 3. O descriere indicativă a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. 111.4. 4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor: (a) că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plăţile făcute, lucrările realizate şi verificările acestora, făcute în legătură cu măsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deţinute în conformitate cu prevederile menţionate la secţiunea a X-a din anexa nr. 111.1, precum şi cu prevederile menţionate la apendicele A din anexa nr. 111.4; (b) că o înregistrare este menţinută de organul care o deţine şi localizarea sa; (c) că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente. 5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi: (a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi al organelor delegate care operează solicitările de plată; (b) serviciile care auditează sistemele de management şi control; (c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în calitate de persoană responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare şi finale, conform prevderilor menţionate la paragraful (8) din secţiunea a III-a din anexa nr. 111.1 şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a măsurilor, aşa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. 111.4; (d) oficiali mandataţi ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunităţii.
Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
Secţiunea a 7-a
Fondul Naţional va ţine un registru al sumelor recuperabile din plăţile deja făcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primit în contul plăţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declaraţie de cheltuială şi cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare.
Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. 111.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. 111.4.B de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aprobă solicitările. 2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării se va convinge că următoarele condiţii sunt îndeplinite: (a) Cordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele de la paragraful (3) şi (6) din secţiunea a III-a şi cele de la secţiunea a VII-a din anexei nr. 111.1 şi au respectat termenii memorandumului de finantare; ' (b) Declaraţia de cheltuiele include numai cheltuielile: (i) Care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă; (ii) Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicaţia pentru asistenţă a fost depusă; (iii) Care sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi cu obiectivele atribuite măsurii. 3. Pentru ca eficienţa sistemelor de control şi auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Naţional să fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru: (a) A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare ş1 obiectivele atribuite măsurii; (b) A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi (c) A menţine sistemul de audit.
Sec ţi unea a 9-a Verificarea selectivă
1. Statul beneficiar va orgat;1iza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul: (a) De a verifica eficienţa sistemelor de management şi control existente; (b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate. 2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eşantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3. Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plată privind măsurile. 3. Selectarea e antionului de tranzactii ce vor fi verificate va tine cont de: :i' ' ' (a) Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii; (b) Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naţionale sau comunitare; (c) Necesitatea de a asigura că diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea măsurilor şi cele două sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzător.
Secţiunea a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:
(a) aplicarea practică şi eficienţa sistemelor de management şi control; (b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţă şi cu obiectivele stabilite pentru măsură; (c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali; (d) prezenţa unui sistem de audit corespunzător; (e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificaţiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate; (f) cofinanţarea naţională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată; (g) că măsurile cofinanţate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunităţii, conform articolului 5 din memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 11-a
Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situaţii, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecţie şi acţiunile preventive necesare.
Suţiunea a 12-a
Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate şi vor ţine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ala Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
Secţiunea a 13-a
În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, şi pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secţiunilor 9 - 11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management şi control, communicate conform paragrafului (1) din secţiunea a 5-a.
Secţiunea a 14-a Declaraţia de finalizare a proiectelor
Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcţie independentă de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali.
Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrările şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei.
Secţiunea a 15-a
Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificărilor deja făcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a din anexa nr. 111.1. Persoana sau departementul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabilă că declaraţia certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacţiile sunt legale şi reale şi că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii.
Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr. IIl.4. şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naţionale şi comunitare, la care declarantul a avut acces.
Secţiunea a 16-a
Dacă prezenţa unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul, sau frecvenţa ridicată a iregularităţilor descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plată şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia.
Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentară în vederea identificării şi corectării iregularităţilor într-un interval specificat de timp.
Secţiunea a 17-a
Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
1. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ţinute, pe cât este posibil, în format electronic . Asemenea înregistrări vor fi făcute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor şi verificărilor la faţa locului, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a din anexa nr. III.1. 2. La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrătoare de primirea cererii. O perioadă diferită poate fi agreată între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic. 3. Comisia va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecţiilor la faţa locului rămân confidenţiale şi în siguranţă. 4. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfăşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate.
Secţiunea a 18-a Corecţii financiare
1. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia: (a) că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga asistenţă acordată, incluzând eşecul îndeplinirii uneia din condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţă şi, în special, orice schimbare semnificativă afectând natura sau conditiile de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fos ' t cerută, sau (b) că există o iregularitate cu privire la asistenţa ISPA şi că statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare, Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectivă şi declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp. Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce priveşte observaţiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinţa observaţiilor şi concluziilor finale. 2. La sfârşitul perioadei stabilite de către Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în consideraţie orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide: (a) să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau (b) să opereze corecţiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părţi din asistenţa acord tă pentru măsură. Aceste decizii vor respecta principiul proporţionalităţii . Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecţiei, va ţine cont de tipul iregularităţii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricărei deficienţa ale sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite. 3. Orice sumă primită nejustificat şi care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
Secţiunea a 19-a
1. Totalul corecţiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secţiunea a 18-a pentru iregularităţi individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic pe baza dosarelor individuale şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proporţionalităţii. 2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporţionat să se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazează corecţiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează (a) în cazul extrapolării, va folosi un eşantion reprezentativ de tranzacţii asemănătoare; (b) în cazul ratei fixe, va evalua importanţa încălcării regulilor şi amploarea şi implicaţiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularităţile stabilite. 3. Acolo unde Comisia îşi fundamentează poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) şi (2) din secţiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr . III.S şi a răspunsurilor statului beneficiar.
Secţiunea a 20-a
1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secţiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corecţii, va fi de două luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie. 2. Acolo unde Comisia propune corecţii financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinări a dosarelor respective, că amploarea reală a iregularităţilor a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporţie adecvată sau un eşantion de dosare. Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a. Comisia va lua în consideratie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită. ' ' )' 3. Oricând statul beneficiar obiectează fat ' ă de observatiile făcute de Comisie i are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secţiunea a 18-a,
Comisia va putea formula o decizie intr-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.
Secţiunea a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului (3) din sectiunea a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă resp ' onsabilului naţional cu autorizarea finanţării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare. 2. Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naştere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plăţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operaţiile sale de refinanţare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectivă cade. 3. O corecţie financiară conform paragrafului (2) din secţiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1. 4. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corecţiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agenţiilor de implementare .
Sec ţi unea a 22-a
Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
Anexa nr. 111.4.A
Descrierea succintă a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru un sistem de audit corespunzător
Un sistem de audit corespunzător, descris în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinit, pentru o măsură dată, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidenţele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informatii detaliate despre cheltuielile reale făcute în cadrul măsurii cofinantate de către ag ' enţia de implementare, inclusiv atunci cînd aceasta din urmă n ' u este destinatarul final al finanţării, organele şi firmele ½11plicate în implementarea măsurii, fie că sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Inregistrările contabile arată data în care au fost create, valoarea fiecărui articol de cheltuială, natura documentelor justificative şi data şi metoda de plată. Documentarul justificativ necesar (de exemplu facturile) sunt ataşate. 2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de măsura cofinanţată, este demonstrată corectitudinea cheltuielilor între măsura cofinanţată şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regulă se aplică tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri. 3. Specificaţiile tehnice şi planul de finanţare al măsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, şi rapoartele inspecţiilor asupra executării măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. Pentru declararea cheltuielilor reale făcute în cadrul măsurii către Fondul National, informatiile mentionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaratie de che ' ltuieli detaliată ' pe categ ' orii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constit ' uie documente justificative pentru înregistrările contabile ale Fondului Naţional şi reprezintă baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli către Comisie. 5. În cazul în care există unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele sau firmele implicate în implementarea măsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicită declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrări contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor făcute în cadrul măsurii către organul de la nuivelul supenor. 6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autorităţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest, fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi ale celorlalte organe şi firme implicate în implementarea măsurii.
Anexa nr. 111.4.B
CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATĂ
COMISIA EUROPEANĂ - ISPA
Certificat intermediar/ final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată
(De transmis la Unitatea a Directoratului General pentru Politici Regionale
pe canale oficiale)
Denumirea măsurii:
Memorandum de finanţare nr......................din......................................... . Referinţa Comisiei (CCI Nr.) .....................................
CERTIFICAT
Subsemnatul ...................................:. .............................., reprezentând
Fondul Naţional desemnat de 5 .......................................... , certific că toate
cheltuielile eligibile incluse în declaraţia ataşată, reprezintând contribuţii ale ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite în conformitate cu progresele măsurii
20 în valoare de : euro
(Suma exactă până la două zecimale)
Declaraţia de cheltuieli ataşată, detaliată pe categorii de cheltuieli, şi pe măsură în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheltuieli până la
1 20....
(Zz/11/aaaa)
şi este parte integrală a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii camparat cu planurile/ raportul final.
De asemenea, certific că măsura face progrese satisfăcătoare spre finalizare/ a fost încheiată în conformitate cu obiectivele şi că informaţiile date în raportul de progres/ raportul final sunt corecte.
5 Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare În conformitate cu Secţiunea III (8) şi (9) din Anexa IIl.1, cu referinţe adecvate şi dată.
6 Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare
Certific, în plus, că măsura este în curs de implementare/ a fost implementată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ce priveşte:
(1) Conformitatea cu reglementările privind protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţelele trans-europene), concurenţa, şi acordarea contractelor publice (Ghidul practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD); ' y , (2) Aplicarea prodcedurilor de management şi control la măsură, în special pentru verificarea realitătii cheltuielilor reclamate <:i executia adecvată a măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a şi prevenirea, descoperirea şi corectarea iregularităţilor, urmărirea fraudelor şi recuperarea sumele plătite nejustificat (anexa nr. III.5).
În conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. III.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioadă de minimum 5 ani de la plata finală de către Comisie.
Certific că:
(1) Declaraţia de cheltuieli este corectă şi rezultatele din sistemele contabile bazate pe documente justificative verificabile; (2) Declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată iau în considerare once recuperare făcută şi dobânda primită pentru acestea; (3) Detaliile privind tranzacţiile reailizate sunt înregistrate, acolo unde este posibil, pe format electronic şi sunt disponibile la cererea departamentelor responsabile ale Comisiei. Data .         ,     .l_ 2 _ 0   .I (zz /li/ aaaa) Numele cu majuscule, ştampila şi semnătura autorităţii competente Declaratie de cheltuieli făcute în cadrul măsurii7 Document nr. ( CCI cod ) Denumirea măsurii Data Categoria de chetuieli Total cheltuieli făcute la data ( mtre.... 8 şi • ... ) . Cheltuielile certificate în prezenta declaraţie Total cheltuieli planificate (buget iniţial) Cheltuielile făcute la această dată, ca procent din bugetul initial (%) Cheltuieli estimative necesare pentru încheierea măsurii 1. Planificare 2. Studii de fezabilitate, proiect 3. Pregătirea şantierului 4. Clădiri şi construcţie 5. Echipament 6. Asistenţă tehnică,pregătirea documentelor de licitaţie 7. Altele TOTAL 7 Pentru decizii asupra unor.grupuri de proiecte, cheltuielile trebuie împărţite pe proiecte, cu excepţia cazurilor când cheltuielile sunt comune grupului, cume ste cazul asistenţei tehnice şi rublicităţ:ii 63 Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor (semnarea Memorandumului de Finanţare de către Comisie) Anexa la declaraţia de cheltuieli: recuperări efectuate de la ultima declaraţie de cheltuieli certificată şi inclusă în prezenta declaraţie de cheltuieli Suma ordonată a fi recuperată Debitor Data de emitere a ordinului de recuperare Autoritatea care a emis ordinul de recuperare Data recuperăn'i Suma recuperată APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARĂ/FINALĂ Denumirea măsurii:............................................................... Referinţa Comisiei (CCI Nr) .................................. Ca urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnătura autorităţii competente), solicit plata sumei de euro ca plată intermediară/finală 9 . Această aplicaţie îndeplineşte codiţiile de admisibilitate deoarece: Ş tef"J!,eţi dacă este cazul (a) Raportul asupra progreselor măsurii în ceea ce priveşte indicatorii fizici şi financiari şi care demonstrează conformitatea sa cu decizia de acordare a asistentei, incluzând conditiile specifice stabilite ' ' - Este inclus (b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra implementării solicitat conform secţiunilor a V-a şi a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD (c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de audit naţionale şi/ sau comunitare, în special corectarea iregularităţilor bănuite sau dovedite observaţii sau recomandări (d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi juridic apărute şi măsuri pentru corectarea lor (e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial transmisă (f) Măsuri de publicitate luate în legătură cu măsura - Sunt indicate (g) Nici una din cheltuielile certiticate nu a fost suspendată conform secţiunii a VIII-a (3) a anexei nr. III.1 - A fost transmis - Este inclus - S-a actionat conform ' - Nu s-au făcut - Sunt indicate - Nici una observată - A fost - Este inclusă Beneficiarul: Banca: Cont nr. Titularul contului (dacă este diferit de beneficiar) Plata trebuie făcută către: Data I I I 20..... I (zz/11/ aaaa) 9 ştergeţi .d aca " este caz ul Nume cu majuscule, ştampilă, poziţia şi semnătura autorităţii competente Anexa nr. 111.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARATIEI LA FINALIZAREA MĂSURII 10 (Secţiunea ' a 14-a) Către Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politică Regională INTRODUCERE 1. Subsemnatul, ....................... (se specifică numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finală de plată pentru . . . . . .. . .. . ... (numele şi numărul de referinţă CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finală a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii. SCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii 11 în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmată şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenţi, se găsesc în rezumat în raportul ataşat. OBSERVATII ' 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, slăbiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; estimaţi suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitară corespunzătoare acestora). 10 în cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte 11 inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte 4. Examinarea, împreună cu concluziile altor controale naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvăluit o frecvenţă mică/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/ neregulilor. Erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile responsabile şi nu par să afecteze suma ajutorului plătibil de către comunitate, cu următoarele excepţii:
(a)
(b)
(c) , etc.
(Indicaţi erorile/ neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi amploarea problemelor şi mărimea sumelor de ajutor comunitar care par să fie afectate de acestea).
CONCLUZII
Fie,
Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecvenţa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător:
5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate, în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi că solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei comunitare pare să fie validă.
Sau
Dacă au fost întâmpinate unele dificultăţi în timpul examinării dar frecvenţa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
S(b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/ neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazată pe examinarea şi ' pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a aistenţei din partea comunităţii pare să fie validă.
Sau
Dacă obstacole majore au fost întâmpinate în timpul examinării sau frecvenţa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător: ,
S(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) dată fiind frecvenţa ridicată a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei din partea comunităţii.
Data, semnătura
Anexa nr. III. 5
Acord cu privire la neregulile şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA Secţiunea 1
Această înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între ţările beneficiare sau între Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
Secţiunea a 2-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finantare: ' - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicanţii măsurilor asistate prin ISPA; - lista autorităţilor şi organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei once amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1. (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenţionează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni.
Secţiunea a 3-a
ăIregularitate" trebuie să semnifj.ce orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finant , are, sau a unui act normativ nat , ional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate.
Secţiunea a 4-a
(1) În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind: - Detalii privind măsura asistată prin ISPA; - Prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit nereguhle, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - Suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă; - Practicile folosite pentru comiterea neregulii; - Felul în care a fost descoperită neregula; - Autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - Consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - Data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; - Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanţă în combaterea nereguhlor din cauza caracterului neregulilor în cauză. (2) Unde unele din informaţiile menţionate · 1a paragraful 1, ş1 m particular cele care privesc practicile folosite în comiterea nereguhlor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informaţiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind nereguhle. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente.
Secţiunea a 5-a
Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că:
Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său şi/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit)
Secţiunea a 6-a
În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
Sumele care au fost sau se aşteaptă a fi recuperate;
Măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit;
Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite şi pentru impunerea sancţiunilor;
Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
Orice suspendări a acuzărilor judiciare.
Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
Sec ţiunea a 7-a
Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţă, ţările beneficiare trebuie să
informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp stabilită la paragraful (1) din sectiunea a 4-a.
'
Secţiunea a 8-a
Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze ţării beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
Secţiunea a 9-a
(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentării informaţiilor fqrnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, la procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, la posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful 1, Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia info , rmaţiile obţinute conform secţiunilor a 4-a, a 5-a şi a 6-a, şi paragrafului 1 din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Secţiunea a 10-a
Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
Secţiunea a 11-a
(1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precauţiile necesare pentru a se asigura că informatiile pe care le schimbă rămân confidentiale. ' ' (2) Informaţiile la care se face referire în această Înţelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înţelegeri, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunităţii. A ' În plus, aceste informatii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta Inţelegere, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acţiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanţa cu regulile comunităţii în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestei Înţelegeri. Autoritatea competentă din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte de asemenea folosire. (6) Când o tară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui
) A '
nume a fost comunicat Comisiei conform prezentei Inţelegeri, în urma anchetei
A '
ulterioare, se dovedeşte a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toti aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei Inţelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere.
Secţiunea a 12-a
Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
Secţiunea a 13-a
Verificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunităţii împotriva neregulilor, aşa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii ţării beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autoritătile competente ale ţării beneficiare.
Secţiunea a 14-a
Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efect:l;late de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitaţi.
Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
Când este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
Secţiunea a 15-a
(1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alti angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi de aici înainte "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de către ţara beneficiară ca experţi naţionali secondanţi, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atestă identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile ţării beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică.
Comisia trebuie să se asigure că toţi susmenţionaţii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţă şi respectarea secretului profesional.
Secţiunea a 16-a
(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - Registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scăpări de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; Sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; Verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate; Prelevarea şi verificarea de mostre; Progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investitiilor finalizate; ' Documente contabile şi bugetare; Implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare . (2) Unde este cazul, este în sarcina ţării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor.
Sec ţiunea a 17-a
(1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de către legislaţia naţională a ţării beneficiare care le primeşte şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile comunitătii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesită cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţară beneficiară intenţionează să folosescă în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea ţării beneficiare de unde informatia respectivă a fost obtinută. ' ' (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autorităţile competente ale ţării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menţionata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ţine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţională a ţării beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale ţării beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfaşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţie vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.
Secţiunea a 18-a
Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţa a beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
Este de datoria ţării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia natională.
'
Anexa nr. 111.6
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNTELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICIT ' ATE
1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: - să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; - să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA; Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: - autorităţile regionale, locale sau publice; -partenerii sociali şi economici; - organizaţiile neguvernamentale; - operatorii şi promotorii de proiect; - orice alte părţi interesate de oportunităţile oferite de ISPA. 2. Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite a1c1 ş1 1n continuare ca "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat clupa ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezervă dreptul sa iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexă. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinanţate prin ISPA . Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţă şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfaşurarea unor asemenea evenimente. 3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe cope tă o indicaţie clară a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblemă naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară cât şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio yizuale sau de pe paginile de internet. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegaţiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISP A. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată formă şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: plăci de avizare ridicate la locul lucrărilor; plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general ambele fiind instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată ţării lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/ sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizatăăanual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful 1. 5. Activitatea comitetelor de monitorizare Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informatii adecvate cu privire la activitatea lor. A In acest scop, fiecare comitet de monitoriz ' are trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectul1;1i(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei. - Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. - Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plăcile de avizare şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos) . - Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate Preşedintelui de către organismul responsabil. Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei. - Preşedintele Comitetelor trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le consideră necesare.
Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are în aşa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţă adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
1. Panourile de publicitate
Plăcile de avizare vor fi ridicate 'la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea plăci de avizare trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene.
Plăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate .
Selecţia plăcii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
trebuie să ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a plăcii de avizare;
trebuie să poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, aşa cum este prezentat în tabelul ataşat.
Măsura ISPA nr. 2002/RO/16/P/PE/024
M E M O R A N D U M D E F I N A N fi A R E*)
între Guvernul României și Comisia Europeană privind asistența financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura:
îSistem integrat de management al deșeurilor în județul Teleorman, România“
*) Memorandumul de finanțare este reprodus în facsimil.
ARTICOLUL3
Angajamentul
1. Cheltuielile publice sau echivalente maxime care vor fi luate în considerare pentru calcularea asistenţei financiare nerambursabile vor fi de 21.406.000 euro; 2. Procentul corespunzător asistenţei acordate de Comunitate pentru această măsură este stabilită la 75% din totalul cheltuielilor publice sau echivalente, conform celor indicate în planul de finanţare din anexa nr . II; 3. Valoarea maximă a asistenţei asigurate prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare este fixată la 16.054.500 euro; 4. O sumă de 12 . 843.600 euro este angajată din bugetul pe anul 2003 din linia bugetară B7-
020. Angajamentele privind tranşele ulterioare se vor baza pe planul de finanţare iniţial sau revizuit pentru proiectul respectiv, în funcţie de stadiul implementării măsurii şi disponibilităţile bugetare.
ARTICOLUL4
Plăţile
1. Asistenţa comunitară va acoperi plăţile referitoare la măsură, pentru care s-au făcut angajamente valabile din punct de vedere juridic de către Beneficiar şi pentru care s-a alocat în mod specific finanţarea necesară. Aceste plăţi trebuie să fie în legătură cu lucrările descrise în anexa nr. I. 2. Plătile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finantare de către Comisie nu ' sunt eligibile pentru asistenţa prin Instrumentul pentru Po ' litici Structurale de Preaderare. 3. Măsura descrisă în anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea acestei măsuri vor fi finalizate nu mai târziu de data de 31 decembrie 2008. Raportul solicitat pentru efectuarea plăţii finale va fi înaintat în maximum 6 luni de la această dată. 4. Plata în avans este fixată la 3.210.900 euro, şi va fi transferată după cum urmează: suma de 1.605.450 euro va fi plătită după semnarea memorandumului de către Beneficiar; diferenţa se va achita după semnarea primului contract major de lucrări ce se va conveni între Beneficiar şi Comisie şi după îndeplinirea condiţiilor specificate în paragraful 3 al art. 8. 5. În conformitate cu prevederile pct. (5) al secţiunii a III-a din anexa nr. III.1, Comisia va accepta pentru această măsură o valoare totală a plăţilor în avans şi intermediare reprezentând 90% din totalul asistenţei financiare nerambursabile acordate.
ARTICOLUL5
Respectarea legilor şi politicilor Comunităţii
Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la protejarea şi îmbunătăţirea stării mediului.
ARTICOLUL6
Proprietatea intelectuală
Beneficiarul şi autoritatea responsabila cu implementarea, menţionată la pct. 3 din anexa nr. I se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schiţe, planuri, publicitate şi pentru alte materiale produse în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Aceştia vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau orice alt organism ori persoana delegata de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu.
ARTICOLUL 7
Permise şi autorizaţii
Orice tipuri de permise şi/ sau autorizări necesare pentru implementarea măsurii trebuie sa fie eliberate de autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu
leo-islatia nationala.
t, ' '
ARTICOLUL 8
Condiţii specifice referitoare la măsură
Fără a se aduce atingere condiţiilor generale prevăzute în anexa nr. III, asistenta financiară nerambursabilă acordată din partea Comunităţii se află sub rezerva următoarelor condiţii:
1. Condiţia privind evaluările şi situaţia activelor: Comisia îşi rezervă dreptul de a revizui valoarea asistentei pentru ISPA stabilită la art. 3, dacă în termen de 5 ani de la data finalizării lucrărilor, conditiile de exploatare (tarife, venituri, etc.) diferă în mod semnificativ faţă de evaluările iniţiale făcute pentru stabilirea nivelului asistentei financiare neranbursabile şi/ sau există o modificare substanţială care: a) afectează natura exploatării sau conditiile de implementare ori conferă umu organism public sau privat un avantaj nejustificat, şi b) rezultă fie din modificarea formei de proprietate asupra oricărei părţi a infrastructurii finanţate, fie din încetarea sau modificarea esenţială a aranjamentelor de exploatare. Ţara beneficiară va informa Comisia asupra oricărei modificări şi se va cere acordul prealabil din partea Comisiei pentru aceste modificări. 2. Condiţia privind viabilitatea: Asistenta financiară nerambursabilă a Comunitătii pentru măsură este acordată sub rezerva ' punerii la dispoziţie de către autorităţile ' implicate a unor resurse suficiente pentru asigurarea exploatării şi întreţinerii eficiente a activelor . 3. Condiţii care trebuie îndeplinite înaintea plăţii celei de-a doua tranşe a avansului: (a) prezentarea de către Beneficiar a planului final de achiziţii, care trebuie aprobat de către Comisie; (b) prezentarea de către beneficiar a documentaţiei prin care să se confirme că terenul necesar pentru construcţia Centrului de Management al Deşeurilor (CMD) de la Mavrodin, a depozitului ecologic aferent şi a căilor de acces este cu adevărat disponibil; (c) nominalizarea unui manager de proiect şi înfiinţarea de către beneficiar a unei unităţi de implementare a proiectului (UIP), în conformitate cu termenii de referinţă acceptaţi de către Comisie; (d) confirmarea de către beneficiar a încheierii acordului de asociere între municipalităţile din judeţul Teleorman. 4. Condiţii ce trebuie îndeplinite înaintea efectuării plăţii finale:
(a) eliberarea de către autoritatea competentă a avizului pentru construcţia depozitelor, luându-se în considerare şi Directiva IPPC; (b) stabilirea unui sistem de management pentru mediu; (c) prezentarea de către beneficiar a unei strategii de gestionare şi eliminare a deşeurilor periculoase în judeţul Teleorman (compatibilă cu strategia naţională pentru deşeuri periculoase) care trebuie aprobată de către Comisie; (d) prezentarea de către beneficiar a unei strategii de depozitare a nămolului, care trebuie aprobată de către Comisie; (e) P rezentarea de către beneficiar a unei declarat , ii sust , inută de către autoritatea competentă de mediu care să ateste că depozitele necontrolate au fost închise în
mod corespunzător şi că acele locuri care conţin materiale periculoase, cum ar fi metale grele, sunt incluse în proiect şi că proiectul tehnic a fost realizat în concordanţă cu cerinţele relevante ale Uniunii Europene (sau Comisiei Europene).
ARTICOLUL9
Prevederile privind implementarea cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare fac parte integrantă din acesta.
Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratată de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII-a din anexa nr. III.1.
ARTICOLUL 10
Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat mai
JOS.
Semnat la Bucureşti la 21.05.2004 şi la Bruxelles la 16.12.2003.
Pentru Beneficiar, Pentru Comunitate,
Mihai Nicolae Tănăsescu ministrul finanţelor publice Coordonator nat , ional ISPA
Graham Meadows
director general interimar
Lista anexelor
Anexa nr. I Anexa nr. II
Descrierea măsurii Plan de finantare
)
Anexa nr. III
Anexa nr. III . 1 Anexa nr. III.2
Anexa nr. III.3
Anexa nr. III.4
Anexa nr. III.5
Anexa nr. III.6
Prevederi financiare privind implementarea ISPA
Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA
Model de cerere de plată, pentru raportarea progresului financiar şi fizic şi pentru solicitarea de modificări
)
Sisteme de management ş1 control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corectii financiare
Acord cu privire la nereguli ş1 la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
ANEXA nr. I
Descrierea măsurii
,,Sistem integrat de management al deşeurilor în judeţul Teleorman, România', Codul măsurii nr: 2002/RO/16/P /PE/024
1. DENUMIREA MĂSURII ,,Sistem integrat de management al deşeurilor în judeţul Teleorman, România" 2. AUTORITATEA CARE PREZINTĂ CEREREA (coordonatorul naţional ISPA) 2.1. Numele: Mihai Nicolae Tănăsescu, ministrul finanţelor publice 2.2. Adresa: Ministerul Finant , elor Publice Autoritatea de Management pentru Fondul de Coeziune Eugen Teodorovici, director B-dul Libertăţii nr.12, Sector 5, Bucureşti, România Telefon: +40-1-335 98 77 Fax: +40-1-335 98 88 E-mail: eugen.teodorovici@mfinante.gy.ro 3. AUTORITATEA RESPONSABILĂ CU IMPLEMENTAREA (conform celor definite la pct. 2 din secţiunea a II-a din anexa III.2) 3.1. Denumirea: Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare (OPCP) Ministerul Finant , elor Publice 3.2. Adresa: B-dul. Magheru 6-8, Sector 1, Bucureşti România în cooperare cu: 3.3. Denumirea: Ministerul Mediului şi Gospodăririi Apelor Direcţia de Coordonare a Implementării Fondurilor Europene - Unitatea ISPA 3.4. Adresa: B-dul. Libertăţii 12, Sector 5, Bucureşti, România 4. BENFICIARUL FINAL (în cazul în care acesta este alt organism decât autoritatea menţionată la punctul 3) 4.1. Nume: Consiliul Judeţean Teleorman 4.2. Adresa: Str. Dunării 178, Alexandria, judeţul Teleorman, România E-mail: cjt@cictelnet.ro 5. LOCALIZARE 5.1. T , ara beneficiară: 5.2. Regiune: România Judeţul Teleorman 6. DESCRIERE Judeţul Teleorman este localizat în sudul României, în mijlocul Câmpiei Române şi mărginit în partea sudică de fluviul Dunărea. Suprafaţa judeţului este de circa 5.790 ktn2, reprezentând aproximativ 2,4% din teritoriul României. Judeţul cuprinde din punct de vedere administrativ 3 municipii (Alexandria, Roşiorii de Vede şi Turnu Măgurele), 2 oraşe (Zimnicea şi Videle) şi 83 comune. Capitala de judeţ este Alexandria . În anul 2000, judeţul Teleorman număra 456.000 de locuitori, din care 303.000 locuitori în zona rurală, 124.000 în cele trei municipalităţi (Alexandria, Roşiorii de Vede şi Turnu Măgurele) şi 29.000 în cele două oraşe (Zimnicea şi Videle). În prezent, administrarea deşeurilor solide în judeţul Teleorman nu protejează corespunzător mediul datorită (1) contaminării şi poluării apei subterane şi a surselor de apă cu agenţi biologici şi substanţe chimice; (2) poluării solului prin scurgerea de substanţe, în special metale grele sau alţi poluanţi, provenite de la unităţile industriale; (3) poluării aerului prin emisii de gaze, cum ar fi mirosul urât degajat de la descompunerea bacteriologică a deşeurilor menajere; şi (4) posibilităţii răspândirii germenilor patogeni prin diverşi purtători (şobolani şi rozătoare, insecte, etc.). Colectarea deşeurilor este organizată numai în cinci oraşe şi pat:tu comune, fără sortare la sursă. La depozitul municipal existent, deşeurile menajere sunt transportate cu maşini necorespunzătoare care nu sunt în conformitate cu cerinţele legislaţiei relevante a Uniunii Europene. Utilajele existente de colectare a deşeurilor, camioane, basculante, remorci şi containere sunt într-o stare avansată de degradare. În zona rurală a judeţului Teleorman nu este organizată colectarea şi depozitarea deşeurilor solide menajere. Acest proiect vizează colectarea deşeurilor menaJere din judeţul Teleorman ş1 include următoarele 4 componente principale: (1) Sortarea şi colectarea deşeurilor solide (construirea de puncte noi de pre-colectare pentru deşeuri menajere urbane şi reabilitarea punctelor existente, construirea de platforme din beton pentru centrele rurale, construirea de puncte de colectare a deşeurilor stradale, achiziţia de euro-pubele şi euro-containere, achiziţia de staţii de compostare, achiziţia de maşini de colectare a deşeurilor şi maşini pentru curăţarea carosabilului); (2) Realizarea noului depozit de la Mavrodin, inclusiv redclarea şi compostarea ( construcţia depozitului ecologic pentru deşeuri solide menajere nepericuloase, o staţie de sortare, o staţie de compostare, facilităţi pentru tratarea levigatului şi a apei uzate, camera de intrare prevăzută cu instalaţii de cântărire, clădire administrativă, atelier de întreţinere, staţie de spălare etc. şi achiziţia de echipament de monitorizare şi laborator şi de echipament greu); (3) Închiderea şi reabilitarea depozitelor existente şi a altor gropi de gunoi din mediul rural (vor fi închise şi reabilitate 5 depozite existente necontrolate, în jur de 300 gropi de gunoi legale şi 70 ilegale); (4) Asistenţă tehnică (întărirea capacităţii instituţionale în vederea pregătirii, implementării şi monitorizării proiectului, stabilirea unei strategii pentru deşeuri menajere periculoase, stabilirea unui sistem de management pentru mediu, realizarea şi implementarea unei strategii pentru conştientizarea publicului, pregătirea dosarului de licitaţie pentru lucrări şi achiziţii de echipamente, supervizarea lucrărilor, asistenţă pentru punerea în practică a Parteneriatului Public Privat (PPP) şi întărirea capacităţii instituţionale în sectorul separării deşeurilor, selectării şi colectării la sursa deşeurilor şi reciclării acestora). Măsuri legate de Parteneriatul Public Privat (PPP) În urma analizării celor mai relevante opţiuni de punere în aplicare a Parteneriatului Public Privat (PPP), inclusiv a aspectelor legale, Consiliul Judeţean a ales opţiunea încheierii a două contracte de concesiune, unul pentru colectarea şi transportul deşeurilor şi unul pentru operarea depozitului. Această opţiune este comparabilă cu legislaţia românească, prin care se face distincţia între operatorii serviciilor de colectare şi cei ai serviciilor de depozitare, având perioade de concesiune diferite. Această opţiune este comparabilă şi s_u practica internaţională în domeniu în care se face distincţia între cele două activităţi. In final, dacă operatorii sunt entităţi private, această opţiune reprezintă un adevărat parteneriat public privat, în cadrul căruia Consiliul judeţean este beneficiarul fondurilor publice şi al asistenţei financiare nerambursabile şi va rămâne în acelaşi timp şi proprietarul bunurilor. Consiliul Judeţean va încredinţa unul dintre serviciile publice unui operator privat în urma unei licitaţii publice organizate respectând principiile transparenţei şi eficienţei, păstrându-şi drepturile şi obligaţiile de verificare a performanţelor operatorilor şi de stabilire a planului general de management al deşeurilor. Opţiunea aleasă evidenţiază că sunt preferate perioadele de concesiune mai scurte ş1 de aceea sunt prevăzuţi maxim 8 aru pentru administrarea depozitului. Legislaţia românească în domeniul concesiunilor prevede plata unei taxe de concesiune, care va fi păstrată la un nivel relativ fix scăzut pentru menţinerea indicelui de suportabilitate a sistemului de management al deşeurilor în judeţul Teleorman. Prin asistenţa tehnică ce va fi contractată vor fi pregătite precalificarea şi dosarele de li itaţie, precum şi forma contractelor de concesiune pentru selectarea operatorilor privaţi. In acest context, asistenţa tehnică va pregăti anexele pentru contractele de concesiune prin care se vor stabili nivelele serviciilor şi standardele tehnice pentru activităţile concesionate de colectare şi depozitare a deşeurilor. Procesul de selecţie va respecta principiul competiţiei transparente şi corecte, va avea loc în conditii de maximă transparenţă şi va atrage numărul maxim de potenţiali ofertanti. ' Asistenţa tehnică va asigura ca orice intervenţie sub formă de ajutor care poate eventual apărea în procesul de selecţie va fi soluţionată în conformitate cu cele mai bune practici cunoscute şi respectând legislaţia în vigoare în domeniu. O atenţie corespunzătoare trebuie acordată formelor de intervenţie din partea statului care pot afecta procesul de concesionare în conformitate cu legea comunitară. Detaliile privitoare la tarife , sistemul de colectare şi distribuire a tarifelor vor fi elaborate prin intermediul asistenţei tehnice prevăzute pentru acest proiect, asigurându-se în acelaşi timp că tarifele rămân pe cât posibil la nivelul de 1 - 1,5 % din capacitatea de suportabilitate, fiind redusă necesitatea acordării de subvenţii, iar taxa de concesiune va rămâne minimă. 7. OBIECTIVE 7.1 Obiectivul general Obiectivul general al măsurii este de a dezvolta infrastructura de mediu în vederea păstrării, P rotectiei şi îmbunătătirii calitătii mediului în 1·udetul Teleorman. Măsura ISPA va conduce de asem ' enea la o prote ' ctie cresc ' ută a afluentilor Du ' nării. ' ' Principalele obiective ale proiectului sunt: (1) protejarea mediului şi a sănătăţii oamenilor din judeţul Teleorman referitor la contaminarea apei şi a solului provocată de sistemul prezent necorespunzător de management al deşeurilor; (2) îmbunătăţirea peisajului în judeţ, care va conduce implicit la creşterea gradului de confort al populaţiei şi va ajuta la crearea unei zone atractive din punct de vedere turistic; (3) reducerea gradului de utilizare a resurselor prin sortarea şi reciclarea deşeurilor municipale. Obiectivele specifice ale proiectului sunt: (1) implementarea unui sistem de pre-colectare selectivă din punct de vedere tehnic şi financiar şi, în consecinţă, conştientizarea producătorilor de deşeuri cu privire la beneficiile pe care acest sistem le aduce; (2) dezvoltarea unei scheme eficiente de colectare şi transport în conformitate cu directivele Uniunii Europene şi legislaţia românească; (3) dezvoltarea facilităţilor de tratare a deşeurilor solide în scopul minimizării folosirii resurselor şi descreşterii cantităţii de deşeuri depozitate; (4) crearea unui depozit ecologic; (5) reabilitarea gropilor de gunoi ne-ecologice existente, atât autorizate cât şi neautorizate; şi (6) îmbunătăţirea capacităţii instituţionale a Consiliului judeţean în scopul implementării corespunzătoare a proiectului şi a operării ulterioare a depozitului. 7.2 Indicatori fizici Indicatorii cheie, aşa cum sunt prezentaţi în tabelul următor, vor fi utilizaţi pentru monitorizarea progreselor fizice pe parcursul implementării proiectului. Indicator fizic Unitate de măsură (m3, 1, m, nr.) Volum Euro-pubele de 240 1 buc. 11.200 Euro-containere de 1.1 m 3 buc. 2.900 Puncte de precolectare pentru deşeurile uscate unitate 2.400 Puncte de precolectare pentru nămol de epurare unitate 165 Staţie individuală de compostare unitate 1.000 Vehicule pentru colectarea deşeurilor de 12 m 3 unitate 18 Vehicule pentru colectarea deşeurilor de 16 m 3 unitate 10 Vehicule pentru curătarea străzilor (măturătoare mecanică cu aspirator) unitate 6 Vehicule pentru curătarea străzilor (curăţitor cu apă şi plug) unitate 11 Împrejmuirea depozitului ha. 24 Staţii de sortare şi compostare unitate 2 Facilităţi de epurare a apei uzate unitate 1 Clădire administrativă unitate 1 Staţie de spălare unitate 1 Echipament cântărire unitate 1 8. PROGRAMUL DE LUCRU (orientativ) Componente Inceput Finalizare Studiu de fezabilitate Finalizat Finalizat Analiză economică Finalizat Finalizat Analiză financiară Finalizat Finalizat Evaluarea Impactului asupra Mediului Finalizat Finalizat Achiziţia terenului Nu se aplică Nu se aplică Pregătirea Termenilor de Referinţă pentru contractul de asistenţă tehnică (din fonduri locale) ianuarie 2004 martie 2004 Licitaţie şi contractare pentru asistenţă tehnică aprilie 2004 decembrie 2004 Pregătirea documentelor pentru contractul de lucrări şi achiziţii (de către asistenţa tehnică) februarie 2005 iunie 2005 Licitaţie şi contractare pentru lucrări iulie 2005 ianuarie 2006 Realizarea proiectului de către contractor conform FIDIC galben martie 2006 august 2006 Construcţia Centrului de Management al Deşeurilor de la Mavrodin, închiderea şi reabilitarea gropilor de gunoi existente iunie 2006 iunie 2008 Faza de operare iunie 2008 - 9. ANALIZA ECONOMICĂ ŞI SOCIALĂ COST- BENEFICIU Analiza economică include beneficii şi costuri sociale care nu au fost prinse în analiza financiară. Unul din costurile socio-economice îl reprezintă eliminarea activităţilor de căutare în gunoi la noul depozit împrejmuit, acesta fiind compensat de beneficiile aduse populaţiei prin reducerea riscurilor de îmbolnăvire sau de altă natură, în particular de poluare a apei subterane. Beneficiile aduse prin închiderea gropilor de gunoi şi depozitelor existente se vor reflecta asupra populaţiei în general, prin îmbunătăţirea condiţiilor de igienă. În plus, în zonele rurale, realizarea punctelor de colectare situate ca locaţie mai convenabilă pentru localnici decât gropile de gunoi existente va reduce timpul şi costul transportului. Deşi a fost considerată dificilă cuantificarea beneficiilor asupra mediului şi societăţii rezultate din realizarea sistemului integrat de management al deşeurilor propus, iar unele elemente au fost deja incluse în analiza financiară, analiza economică a ţinut cont de valoarea terenului pus la dispoziţie pentru construirea noului depozit. Rata Economică de Rentabilitate (RER) a fost calculată la 5,05%, Valoarea Economică Actualizată Netă (VEAN) este de 0,1 milioane euro când se utilizează 5 % ca rată socială de actualizare, şi rata cost-beneficiu (C/B) este mai mare decât 1. 10. PRINCIPALELE ELEMENTE ALE ANALIZEI FINANCIARE Următoarele premise şi estimări stau la baza analizelor finale financiare şi economice: - programul de investirii propus de 19,46 milioane euro excluzând cheltuielile neprevăzute; - veniturile provenite din vânzarea materialelor reciclabile nu sunt incluse în previziuni; - tarifele sunt calculate după principiul recuperării totale a costurilor; - deşeurile generate pe cap de locuitor pe zi în zonele urbane: 0,6 kg pentru deşeuri din gospodării, O,1 kg pentru deşeuri care nu provin din gospodării şi 0,05 kg deşeuri stradale; şi în zona rurală: 0,3 kg pentru deşeuri din gospodării, 0,02 kg pentru deşeuri care nu provin din gospodării şi 0,03 kg deşeuri stradale; - creşterea anuală în cantitatea de deşeuri generată de o persoană este de 3% până în 2006 şi 2% în anii următori; media anuală de descreştere a populaţiei este de 0,5% până în 2010 (populaţie neschimbată în zonele urbane şi o rată a descreşterii de 0,7% pe an în zonele rurale). Începând cu anul 201O se previzionează o stagnare a numărului de lociutori, (cu o creştere de 0,6% pe an în zonele urbane şi o scădere de 0,3% în zonele rurale); - rata financiară de actualizare este de 6%. Proiectul propus nu prevede exploatarea comercială a gazului provenit de la depozit şi vânzarea materialelor reciclabile, dar echilibrul financiar este asigurat prin fixarea tarifelor, astfel încât să se acopere toate costurile pe baza fluxului de numerar. Calculele demonstrează o Rată Financiară de Rentabilitate (RFR) de 5,05% când luăm în considerare tarifele de colectare a deşeurilor şi previziunile pentru taxa de depozitare în scenariul de bază ăcu asistenţa financiară nerambursabilă ISPA". Valoarea Actualizată Netă (VAN) financiară este negativă, (-1,39) milioane euro, când este folosită o rată financiară de actualizare de 6%. Rata cost-beneficiu este de 0.,96. 11. ANALIZA IMPACTULUI ASUPRA MEDIULUI Măsura se află în categoria de investiţii care intră sub incidenţa anexei nr. II a Directivei de Evaluare a Impactului asupra Mediului nr. 85/337 /CEE (amendată prin Directiva nr. 97/ 11/CE). Acordul de mediu a fost eliberat de Ministerul Apelor şi Protecţei Mediului. Evaluarea impactului asupra mediului a fost efectuată. Autorităţile de mediu şi publicul interesat au fost consultaţi. 12. COSTURI ŞI ASISTENŢĂ (în euro) Cost total Contribuţia sectorului privat Cheltuieli neeligibile Total cheltuieli eligibile Asistentă ISPA Rata asistenţei % 21.514.000 - 108.000 21.406.000 16.054.500 75% Rata asistentei: 75% Defalcarea costurilor în euro: Nr. Crt. Descriere Costuri eligibile Costuri neeligibile Total' 1. Sortarea şi colectarea deşeurilor solide (punctele de pre-colectare pentru deşeuri menaJere urbane, platforme din beton pentru centrele rurale, puncte de pre- colectare pentru deşeuri stradale, euro- pubele şu euro-containere, staţii individuale de compostare, maş1ru de colectare a deşeurilor de 12 m 3 , maşini de colectare a deşeurilor de 16 m3, maşini pentru curătarea carosabilului) 7.195.000 7.195.000 2. Noul depozit de la Mavrodin, reciclare şi compostare ( depozitul de la Mavrodin, staţie de sortare, staţie de compostare, echipament pentru depozit, facilităţi pentru tratarea levigatului şi a apei uzate, camera de intrare prevăzută cu instalaţii de cântărire, clădire administrativă, atelier de întreţinere, staţie de spălare, diferite clădiri ş1 lucrări, echipament de monitorizare şi laborator) 8.425.000 108.000 8.533.000 3. Inchiderea şi reabilitarea depozitelor existente ş1 a altor gropi de gunoi (depozite existente necontrolate, gropi de gunoi mici) 1.750.000 o 1.750.000 4. Asistenţă tehnică (AT) (construirea capacităţii instituţionale pentru pregătirea 2.090.000 o 2.090.000 de proiecte, implementare şi monitorizare, realizarea unei strategii pentru deşeuri menaiere periculoase, stabilirea unlli sistem de management pentru mediu (SMJ\1), conştientizarea publicului, pregătirea dosarului de licitaţie pentru lucrări Şl achiziţii de echipamente, supervizarea lucrărilor, asistenţă tehnică pentru implementarea PPP, construirea capacităţii în sectorul de separare a deşeurilor, selectarea şi colectarea la sursă şi reciclarea) Total fără cheltuieli neprevăzute 19.460.000 108.000 19.568.000 Cheltuieli neprevăzute, 10% din costuri eligibile 1.946.000 - 1.946.000 Total incluzând cheltuielile neprevăzute 21.406.000 108.000 21.514.000 13. IMPLICAREA INSTITUTIILOR FINANCIARE INTERNATIONALE ' ' Nu este prevăzută implicarea Instituţiilor Financiare Internaţionale. Proiectul va fi cofinanţat de la bugetul local şi de stat. 14. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ Vezi articolul 8 al memorandumului de finantare. ' 15. PLANUL DE ACHIZIŢII
Lucrările vor fi implementate în conformitate cu planul de achiziţii provizoriu din anexa nr. I.a, versiunea care trebuie actualizată şi este furnizată de către beneficiarul final în conformitate cu articolul 8.3.a din memorandumul de finantare.
'
ANEXA nr. I.a
Plan provizoriu de achiziţii
Sistem integrat de management al deşeurilor în judeţul Teleorman, România 2002/RO/16/P /PE/024
Oferta nr. Descrierea lucrărilor şi serviciilor care vor fi licitate Tip de contract (lucrări, furnizare de materiale, servicii) Previziuni privind lansarea ofertei (lună,an) Rata de rambursare a facturilor aferente contractului specific 1 Asistenţă tehnică pentru management, achizitii Şl supervizare ' servicii (PRAG) aprilie 2004 75% 2 Lucrări privind implementarea proiectului - lucrări civile, achizitionare de echipa ' mente, instalaţii etc. lucrări (PRAG + FIDIC galben) iulie 2005 75%
Termenii specifici pentru adjudecarea contractelor se vor publica în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi/ sau pe Internet.
Licitarea şi contractarea se vor desfăşura în conformitate cu ăGhidul practic pentru proceduri de contracte finanţate de la bugetul general al Comunităţilor Europene în contextul acţiunilor externe (PRAG)" emis de către Comisia Europeană.
Contractele de lucrări vor fi realizate conform condiţiilor prevăzute în manualul FIDIC galben (,,Condiţii de contract pentru STAŢIE şi Proiect-construcţie", FIDIC, 1999 sau mai recent).
Selectarea partenerilor privaţi pentru Parteneriatul Public Privat (PPP).
Operatorul privat pentru colectarea şi transportul deşeurilor solide va fi selectat prin intermediul unei licitaţii deschise, iar durata contractului de concesiune nu va depăşi 8 (opt) ani, perioada maximă prevăzută în legislaţia românească. Operatorul privat pentru operarea depozitului va fi selectat prin intermediul unei licitaţii deschise, iar durata contractului de concesiune nu va depăşi 15 (cincisprezece) ani.
96
Anexa nr. II
PLAN FINANCIAR (bazat pe angajamentele din bugetul UE)
Titlul Masurii: Sistem integrat de management al deşeurilor în judeţul Teleorman, România
Nr. ISPA:
2002/RO/16/P /PE/024
I
li
Euro
- 2000 - 2001 2002 2003 17.124.800 - I 11.124.800 100 11 2.843.6001 75 I 3.045.800 I 1.235.400 2004 54.000 54.000 I 54.000 308.850 2005 2006 4.281.200 - 4.2s1.200 I 100 I 3.210.900 I 75 I 761.450 Neanua 54.000 54.000 54.000 lizate
(*) Autoritatea regională: Consiliul Judeţean Teleorman
(**) Costun neeligibile: au fost/vor fi acoperite de către Consiliul Judetean Teleorman în plus la costurile eligibile din coloana 8 (***) Costurile eligibile mclud 10% cheltrueli neprevăzute
ANEXA nr. III.I
Prevederi financiare privind implementarea ISPA Secţiunea I
Forme şi rate de asistenţă
(1) Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub formă de asistenţă nerambursabilă directă, de asistentă rambursabilă sau orice altă formă de asistentă. ' ' Asistenţa rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în acelaşi scop. (2) Rata asistenţei din partea Comunităţii acordată prin ISPA poate fi de până la 75 % din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85 %, în special unde consideră că o rată mai mare de 75 % este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. Rata asistenţei şi suma maximă a asistenţei ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistenţei rambursabile sau în cazul în care există un interes special al comunităţii, rata de asistentă trebuie redusă tinând cont de: ' ' (a) disponibilitatea cofinanţării; (b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi (c) o aplicare corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". (3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful 2 (b) sunt acelea care privesc: (a) infrastructura a cărei folosinţă implică taxe provenite de la utilizatori; (b) investiţii productive în sectorul de mediu. Comisia a elaborat recomandari privind aplicarea principiului poluatorul plăteşte. (4) Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnică pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. (5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de către ţara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.
Secţiunea a II-a Angajamente
(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiară. Totuşi, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri: (a) angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebui e , ca regulă generală şi sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale. Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finantare referitor la măsură. ' Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la secţiunea a III-a (2) de mai jos, şi al asistenţei pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare. ' Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în disc , utie, cu condit ' ia ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice şi că progresul lucrărilor demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani şi pentru care asistenţa comunităţii nu de păşeşte 20 milioane euro, un prim angajament de până 80 % din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsură. Diferenţa va fi angajată în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (2) Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsură, va fi anulată.
În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiară şi autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.
Secţiunea a III-a Plăţi
(1) Plăţile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăţi intermediare sau a diferenţei finale. Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă. (2) Plăţile în avans Ca o regulă generală, un avans de până la 20 % din totalul asistenţei acordată prin ISPA, aşa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate aşa cum este definită la punctul (9). Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri : - o primă tranşă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiară semnează memorandumul de finanţare; - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsură. Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistentei acordată de către Comunitate. ' (3) Plătile intremediare Plătile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea ace ' steia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare şi vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate şi certificate , sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice ataşate asistenţei; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/ sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar iniţial; - au fost descrişi paşii urmaţi pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a indeplinit una din condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată şi pentru rapoartele de progres fizic şi financiar. (4) Ţările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. (5) Suma totală a plăţilor efectuate conform punctelor (2) şi (3) nu trebuie să depăşească 80 % din totalul asistenţei acordate. Comisia poate creşte acest procent până la 90 % în cazuri justificate. (6) Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate. Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, cum sunt menţionate în memorandumul de finanţare; - raportul final menţionat în secţiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemnată sau organismul menţionat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiară certifică Comisiei că informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; ,.. - tara beneficiară a transmis Comisiei declaratia mentionată în anexa nr. III.4.C. ' ' - toate măsurile de informare şi publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. III.6 au fost implementate; - când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agenţiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi că au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare. (7) Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, aşa cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţă care reprezintă diferenţa finală pentru acea măsură va fi anulată. (8) Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finală prezentate de către ţara beneficiară sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă şi care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, aşa cum sunt specificate în anexa nr. III.2. (9) Toate plăţile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Naţional, desemnat de ţara beneficiară să primescă asemenea plăţi. Ca regulă generală, plăţile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Fondul Naţional trebuie să transfere cât de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. (10) Fondul Naţional, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul ţării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.
Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare.
Secţiunea a IV-a Folosirea euro
(1) Sumele din cererile de asistenţă, împreună cu planul de finanţare relevant, vor fi exprimate în euro. (2) Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. (3) Declaraţiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menţionate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunităţii Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la această rată1. (4) Plăţile asistenţei financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de tara beneficiară în acest sens. ' Secţiunea a V-a Raportul final Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele: 1 http:// europ a eu int/co=/ d g 19/infoeuro / fr/index htm (a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistent , ei; (b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei; (c) o primă evaluare de îndeplinire a asistenţei, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: - data efectivă de implementare a măsurii; - o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare şi veniturile aşteptate; - confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile şi beneficiile aşteptate; - o indicare a acţiunilor luate pentru a asigura protecţia mediului şi costurile acestora inclusiv concordanţa cu principiul poluatorul plăteşte; - data la care măsura asistată devine operaţională. (d) informaţii referitoare la acţiunile de publicitate.
Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare
(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată i , nitial, asisten ' ta acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu trebuie să depăşească suma maximă stabilită în memorandumul de finanţare. O schimbare a ratei asistenţei comunităţii faţă de rata acordată iniţial sau faţă de asistenţa maximă va necesita o modificare a memorandumului de finanţare conform procedurilor descrise în paragraful (3). (2) Dacă atunci când planul de finanţare al unui proiect este amendat, angajamentele şi/ sau plăţile comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ţinând cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operaţie financiară (angajare sau plată) după acel amendament. (3) Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: (a) amendamentele care impun o modificare substanţială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanţială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea ţării beneficiare sau la iniţiativa Comisiei după consultarea cu ţara beneficiară. Definiţia modificării "substanţiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor. (b) în cazul unor altor amendamente, ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observat , iile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente. (c) orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli.
Secţiunea a VII-a Managementul şi controlul financiar
(1) Statele beneficiare trebuie: (a) să stabilească de la 1 ianuarie 2000 şi în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management şi control care să asigure: - implementarea adecvată a asistenţei acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid, - separarea funcţiilor de management şi control, - că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări; (b) să verifice periodic că măsurile finanţate de comunitate sunt derulate în mod adecvat; (c) să prevină iregularităţile şi să acţioneze împotriva lor; (d) să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităţilor sau neglijenţei. (2) Controale interne şi externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internaţional acceptate de audit, de către organele n ţionale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcţie. In fiecare an un plan de audit şi un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziţia Comisiei. (3) Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanţi autorizaţi, să efectueze audituri financiare şi tehnice la faţa locului, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. (4) Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii săi autorizaţi sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul de a inspecta, la faţa locului toată documentaţia relevantă şi conturile corespunzătoare articolelor fina , ntate în conformitate cu memorandumul de finan ' tare. Statele beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISPA. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la faţa locului. (5) Prevederile detaliate asupra controlului şi managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4.
Secţiunea a VIII-a Monitorizarea
Ţările beneficiare şi Comisia trebuie vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:
(1) Înfiinţarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiară, Comisie şi, unde este cazul, BEI şi/ sau alte instituţii cofinanţatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. (2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi în aşa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi obiectivele propuse iniţial, şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. (3) (a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârşitul fiecărui an intreg de implementare. (b) Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate. (4) Pe baza rezultatelor monitorizării şi ţinând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, ca şi planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare. Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi importanţa lor. Secţiunea a IX-a Transparenţă în adjudecarea contractelor (1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acţiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. (2) (a) Participarea la procedurile de licitaţie trebuie să fie deschisă şi pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul şi tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările beneficiare ISPA şi din Cipru, Malta şi Turcia; Prin urmare se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. (b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanţarea de la IFI şi după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe ţări să participe la licitaţia pentru contracte. (3) (a) Ţările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta şi când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitaţiei de participare la licitaţie, în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi în "Monitorul Oficial" din ţările beneficiare. (b) Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii şi specificaţii tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările membre sau din ţările beneficiare. (c) În plus, informaţia trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă. (4) Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA şi SAPARD. Secţiunea a X-a Transparenţă în contabilitate şi în rapoartele proiectelor Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare, toate organismele publice sau private implicate în managementul şi implementarea operaţiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză. Autorităţile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăţi pentru proiectul respectiv. Secţiunea a XI-a Evaluarea ex-post Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât şi randamentul şi eficienţa asistenţei şi a impactului său, ca şi factorii ce contribuie la succesul sau eşecul implementării măsurilor şi a realizărilor şi rezultatelor. După finalizarea măsurilor, Comisia şi ţările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienţa utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunităţii în domeniul mediului sau contribuţia acestora la politicile privind reţeaua Trans - Europeană extinsă şi transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua şi impactul măsurilor asupra mediului. Anexa nr. 111.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA Secţiunea I Domeniul cheltuielilor ISPA acordă asistenţă pentru următoarele măsuri: (1) Proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor comunităţii privind protecţia mediului şi cu obiectivele Parteneriatului de Preaderare; (2) Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susţinută ş1, m particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr. 1692/96/CE 2 şi acelea care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale ca şi reţelele trans-europene împreună cu accesul la aceste reţele; (3) Studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţă tehnică inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistenţă tehnică şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor. Regulile specificate în secţiunile de la a II-a la a XII-a de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele 1 şi 2 de mai sus sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3. Sectiunea a II-a Definiţii şi ' concepte de bază (1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii: a) Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat. b) O "etapă independentă tehnic şi financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operaţională în întregul său. O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect. c) Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: 2 D e cizia nr . 1692 / 96 / CE a Parlam e ntului European şi a Consiliului din 23 iuli e 1996 privind dir e ctiv e l e c o munităţii pentru dezvoltam reţ e lei de transport trans-eumpean trebuie să fie localizate în acelaşi curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate; trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. (2) "Autoritatea responsabilă cu implementarea" (a) Pentru proiectele finanţate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în anexa nr. I, punctul 3, a Memorandumului de finanţare. Ca o consecinţă, orice schimbare a "autorităţii responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanţare. În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. (b) Totuşi, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse şi trebuie să primescă o copie a documentelor relevante. (3) Conceptul de "administraţie publică" Administraţia publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ : - organisme de guvernare centrale (nivel naţional) ; - organisme de guvernare regionale; - organisme de guvernare locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice. (4) Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect (a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi la măsurile de publicitate pentru un proiect asistat; (b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus mentionate; ' (c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operaţional şi la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanţare a fost finalizat/ definitivat. (5) Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/ sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/ sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanţare. (6) Cheltuieli
Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secţiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
Sectiunea a III-a
Principalele categ ' orii de cheltuieli eligibile
Ca regulă generală cheltuielile legate de: studiile de fezabilitate;
- planificare şi proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsuri compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.
Secţiunea a IV-a
Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului
(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor (a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi aprobate în mod special printr-un Memorandumul de finanţare; (b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr acelaşi contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului). (2) Implicarea administraţiei publice
În acele cazuri în care funcţionarii din administraţia publică sunt implicaţi în activităţile menţionate la punctul 1(a) al acestei Secţiuni, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie, în cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii :
- funcţionarul a renunţat temporar la statutul său de funcţionar în administraţia publică; - cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, ca cele specificate în Secţiunea VIII, punctul 1; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunitătii.
'
Secţiunea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile
(1) În acele cazuri în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari al administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secţiunea a IV-a. (2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secţiunea a X-a, şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii: - costuri privind munca (salarii brute şi nete) - cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menţionată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administraţia publică. (3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieţei. Sectiunea a VI-a Achiziţii, închirieri de ec ' hipamente şi active necorporale (1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului (a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca şi cheltuieli de capital, în concordanţă cu convenţiile standard de contabilitate; (b) Fără a prejudicia punctul (3) din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. (2) Achiziţiile de active acorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. (3) Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului (a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile. (b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finanţare. (4) Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică
(a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. (b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.
Sectiunea a VII-a
Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată
Cehltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată (TV A) nu sunt eligibile.
Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative
(1) Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare şi fizice, evaluării şi prevenirii neregulilor şi cheltuielile care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică aşa cum sunt definite la punctul (3) din secţiunea I. ' Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistentă tehnică mentionată în memorandumul de finanţare. ) (2) Organizarea Comitetelor de monitorizare (a) Fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în orgamzarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative; (b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: servicii de traducere; închirierea de săli de conferinţă şi aranjamentele auxiliare; închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; procurarea documentaţiei şi facilităţilor aferente; taxe pentru participarea experţilor; cheltuieli pentru călătorii. (c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică intervenite în acest context nu sunt eligibile. (3) Întâlniri la cererea Comisiei
Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.
Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli
(1) Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din secţiunea a IV-a. (2) Costuri financiare Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie, etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. (3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. (4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate (a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile; (b) Ca excepţie de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca şi cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finant , are. (c) Principiile definite la punctele (a) şi (b) menţionate mai sus sunt valabile de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. (5) Măsuri de publicitate şi informare
Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile.
Secţiunea X Perioada de eligibilitate
(1) Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat în conformitate cu următoarele situatii: ' (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care memorandumul de finanţare al proiectului este semnat de Comisie. În caz exceptional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la BEI fie de la alta instituţie finanţatoare şi grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiţii: Lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanţare; BEI sau altă instituţie finanţatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 şi 168 (1) ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 şi art. 239 şi 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002. În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.
(b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agenţiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care aplicaţia ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiţia ca aplicaţia să poată fi considerată completă.
Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) şi (b) de mai sus sunt neeligibile.
3 Vezi Articolul 12 (1), Regulamentul Consiliului (CE) nr 1266/99 din 21 iunie 1999
4 Vezi Articolul 12 (2), Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iunie 1999 (2) Modificări ale proiectelor (a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind "substantiale". ' Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică ş1 pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus. (b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). © cererea pentru modificări şi informatiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. (3) Timpul limită final privind eligibilitatea (a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finantare. ' (b) Data finală depinde de plăţile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea. (c) Data finală a eligibilităţii este prevazută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de şase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final şi o notificare, aşa cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanţare. (d) Comisia nu poate extinde această perioadă de şase luni. Secţiunea a XI-a Solicitările de plată Solicitările de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, aşa cum sunt definite la punctul (6) din secţiunea a II-a. În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor. Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei Europene. Sectiunea a XII-a Alte elemente nespecificate în detaliu (1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru Fondurile de coeziune . (2) În cazul conflictelor între aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze. Anexa nr. III.3.a MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie 1A. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenţia de Implementare: Rata asistentei ISPA: Data semnăr ' ii Memorandumului de finantare: ' Numărul amendamentului Memorandumului de f1nantare: ' - - - - Comisia Ţara Comisia Ţara 1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (AI) Numele: Adresa: Codul poştal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂŢILOR/ LUCRĂRILOR REALIZATE 3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF) Se va face referire la condiţiile specifice, dacă există, şi se va preciza modului în care au fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aduce la cunoştinţă îndeplinirea condiţiilor respective). 4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZITII Contract ( Nr., Tip&Descriere(r) Data publicării anunţului de previzionare Tipul licitaţiei vizate(:• ) Data publicării anunţului de licitaţie ' Costul contractului I costul estimativ al contractului milioane euro Tipul co- finanţării Data semnării şi numele câştigătorului I stadi • u r· - · · . J a licitaţiei Dacă nu s- Dacă s-a Combinată a publicat publicat I paralelă Data estimativă Data, nr. MOI Internet (JJ (l) 8 ij M- 'O 1-1 (l) CJQ - > ( ij ,-. . 1-1 (l) (l) ( * ) Specificaţi contractul principal. ( ** ) Indicaţi dacă acordul contractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau Argintii. Specificaţi dacă licitaţia este local, internaţională sau restrânsă şi justificaţi procedura în cazul precalificării. 117 ( *** ) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiţi câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie. 5. PLANUL DE CHELTUIELI UM:EURO Anul Costul eligibil total Plăţile efectuate Cheltuieli viitoare estimative Cheltuieli totale Diferenţă / Cost total% (9)=((7)- (2))/ /total (2) Estimarea iniţială* Estimarea acceptată curentă** (până la data raportării) (%) (3)/ (2) (de la data raportării) (%) (5)/(2) (7)=(3) +(5) (%) (7)/( 2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2000 2001 2002 Trim 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2003 Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2004 2005 2006 Total □ □ Propuneri de schimbare a planului de finanţare Da Nu Transmise la CE în data de: Vor fi transmise la CE în data de: Vor fi prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (ataşaţi planul şi motivele schimbării) La momentul semnării Memorandwnului de Finanţare ** Ultimul Comitet de Monitorizare 6. FISA INFORMATIVA PRIVIND EXECUTIA FIZICA SI FINANCIARA (*) Categorii de cheltuieli eligibile ( * ) Executia fizic ă ' Executia financia ' ră Indicatori fizici (*) Executi a fizică de la ' ultimul Comitet de Monitorizare Executia fizică până la ' actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei fizice( ' %) Indicatori fin a nciari Cheltuieli de la ultimul Comitet de Monitorizare Cheltuieli până l a actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei financi ' are % Progres fizic UM Cantitate Costul eligibil estimat ( euro) % din cost (1) (2 ) (3) 4=(3)/ (1) (5) (6) (7) (8 ) 9=8 / 5 10=4 * 6 / 100 TOTAL Progres financiar total Progres fizic total ( * ) se va acoperi 100% din costul eligibil . 119 Se va face referire la orice problemă apărntă în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, pl a nul de finanţare original şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate. Se va face referire la orice suspendare, corecţie financiară şi/ sau neregul a ritate. 8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANTARE) Se va prezenta, pe scurt, observaţiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) şi se va declara modul prin care s-a răspuns la a cestea. 9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/ SAU COMUNITARE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE) EXECUŢIA FIZICĂ ŞI CEA FINANCIARĂ EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTA) DINTRE EXISTĂ) (DACĂ DIFERENŢELOR 7. CAUZA Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului: Radio D D Televiziune D Presa Alte mijloace audio-vizuale D Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură: D Nu D Da Panouri ridicate la locul execuţiei? 10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREAAsISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. 111.6 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE) □ □ Da Nu Data prevăzută pentru finalizare: Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare: ' ' modificat): În memorandumul de finant ' are cur ' ent (data finală în ' memorandumul de finantare de În memorandumul de finantare initial (data finală initial stabilită): 11. DATA PREVĂZUTĂ PENTRU FINALIZARE Anexa nr. III.3.b Model pentru solicitarea de modificări                                    PROPUNERE  DE MODIFICARE  ISPA                     Data propus ă p e ntru finalizare: Data curentă: 2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MASURII D a ta: Denumirea măsurii: Autoritatea responsabilă cu implementarea: C o dul ISPA al măsurii: Memorandum de finanţare nr .: Proc e ntul sprijinului ISPA: 1. IDENTIFICAREA MĂSURII
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
3. SCHIMBĂRI PROPUSE ÎN PLANUL DE FINANTARE (*) Euro Cheltuieli eligibile totale conform memorandumului de finanţare în vigoare Cheltuieli eligibile efectu a te sau previziuni pentru cheltuielil e totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Tot Solicitare de creştere a asistenţei Da □ Nu □ Suma solicitată ca ş i creştere (euro) ( * ) De anexat planul de finanţ a re modificat
4. MODIFICARI IN COSTURILE ELIGIBILE ALE MASURII EURO Categoria cheltuielii (*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organi z are de şantier Lucrări principale Utilaje şi echipamente Asistenţă tehnică Supervizare Altele (specificări) Total
(* ) C a tegoriile sunt ex e mple , care trebuie ajustat e cu scopul de a evidenţia realit a tea proiectului . Este de d o rit şi o defalcare p e contr a ct.
5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI Tipul lucrarii Unitatea Data estimată pentru finalizare Propuneri
A se detalia
6. MODIFICARI ALE CARACTERISTICILOR MĂSURII
A se detalia
7. MOTIVE. PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului national ISPA:
'
ANEXA nr. 111.4
Sisteme de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Secţiunea 1
Această anexă stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control a
asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corectii financiare acestei asistente.
' '
Secţiunea a 2-a
Sisteme de management şi control
1. Fiecare stat beneficiar v a asigura că : (i) coordonatorul naţional ISPA, (ii) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea, (iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi (iv) beneficiarii finali aşa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularităţii şi eligibilităţii solicitărilor pentru asistenţă ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii. 2. Pentru obiectivele acestei anexe, agenţiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali cărora le este delegată, de către agenţia de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organe delegate), implementarea măsurilor finanţate de ISP A. 3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc la paragraful (1) din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 3-a
• Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali, vor prevedea, cu respectarea proporţionalităţii în raport cu volumul asistenţei administrate:
(a) o definiţie clară, o alocare clară şi, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate; (b) sisteme eficace pentru a asigura că funcţiile sunt îndeplinite de o manieră satisfăcătoare; (c) în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.
Sec ţiunea a 4-a
1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia măsurii, începând de la etapa pregătitoare până la intrarea în serviciu a investiţiei finantate, în conformitate cu termenii memorandumului de finantare relevant, cu obiec ' tivele stabilite ale măsurii şi cu regulile naţionale şi comunit ' are aplicabile în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenţa şi adjudecarea contractelor publice. Verificările vor acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenţei angajate. 2. Procedurile vor necesita înregistrarea verificării măsurilor la fata locului.
A )
Inregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării şi măsurile luate
luate în ceea ce priveşte discrepanţele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eşantion de lucrări şi tranzacţii, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare.
Sectiunea a 5-a
'
1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizării coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, aşa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autorităţi sau organe şi asupra îmbunătăţirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful (1) din secţiunea a 2-a . 2. Comunicarea va contine următoarele informatii în legătură cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul ' Naţional, agenţiile de imp ' lementare şi organele delegate: (a) funcţiile create în cadrul acestora, (b) alocările de funcţii între sau în departamentele componente, (c) procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrărilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile sunt autorizate, executate ş1 contabilizate plăţile către beneficiari, şi (d) prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control. 3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management şi control prezentate în paragrafele (1) şi (2) îndeplinesc standardele stabilite de această anexă, şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenţa verificărilor asupra operaţiilor ISPA şi descărcarea de responsabilităţi a Comisiei. Revederi ale operării sistemelor se vor realiza periodic.
Secţiunea a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător. 2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite: (a) reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite nivele administrative, de către agenţiile de implementare şi beneficiarii finali; (b) verificarea alocării şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile; (c) verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se oferă asistenţa şi obiectivele stabilite pentru măsură. 3. O descriere indicativă a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. III.4. 4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor: (a) că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plăţile făcute, lucrările realizate şi verificările acestora, făcute în legătură cu măsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deţinute în conformitate cu prevederile mentionate la sectiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum şi cu prevederile me ' nţionate la a ' pendicele A din anexa nr. III.4; (b) că o înregistrare este menţinută de organul care o deţine şi localizarea sa; (c) că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente. 5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi: (a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi al organelor delegate care operează solicitările de plată; (b) serviciile care auditează sistemele de management şi control; (c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în calitate de persoană responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare şi finale, conform prevderilor menţionate la paragraful (8) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a măsurilor, aşa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. III.4; (d) oficiali mandataţi ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunităţii .
Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
Secţiunea a 7-a
Fondul Naţional va ţine un registru al sumelor recuperabile din plăţile deja făcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primită în contul plăţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declaraţie de cheltuială şi cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.S, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare.
Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aprobă solicitările. 2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării se va convinge că următoarele condiţii sunt îndeplinite: (a) Cordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele de la paragraful (3) şi (6) din secţiunea a III-a şi cele de la secţiunea a VII-a din anexei nr. III.1 şi au respectat termenii memorandumului de finantare; ' (b) Declaraţia de cheltuiele include numai cheltuielile: (i) Care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă; (ii) Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicaţia pentru asistenţă a fost depusă; (iii) Care sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi cu obiectivele atribuite măsurii. 3. Pentru ca eficienţa sistemelor de control şi auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Naţional să fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru: (a) A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare ş1 obiectivele atribuite măsurii; (b) A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi (c) A menţine sistemul de audit.
Secţiunea a 9-a Verificarea selectivă
1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul: (a) De a verifica eficienţa sistemelor de management şi control existente; (b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate. 2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eşantion reprezentativ de tranzactii, tinând cont de cerintele paragrafului 3. ' ' ' Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plată privind măsurile. 3. Selectarea eşantionului de tranzactii ce vor fi verificate va tine cont de: ' ' (a) Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii; (b) Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naţionale sau comunitare; (c) Necesitatea de a asigura că diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea măsurilor şi cele două sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzător.
Secţiunea a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:
(a) aplicarea practică şi eficienţa sistemelor de management şi control; (b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţă şi cu obiectivele stabilite pentru măsură; (c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali; (d) prezenţa unui sistem de audit corespunzător; (e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificaţiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate; (f) cofinanţarea naţională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată; (g) că măsurile cofinanţate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunităţii, conform articolului 5 din memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 11-a
Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor
asemenea situaţii, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecţie şi acţiunile preventive necesare.
Sec , tiunea a 12-a
Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate şi vor ţine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ala Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
Secţiunea a 13-a
În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, şi pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secţiunilor 9 - 11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management şi control, communicate conform paragrafului (1) din secţiunea a 5-a.
Sectiunea a 14-a Declaraţia de ' finalizare a proiectelor
Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcţie independentă de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali.
Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrările şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei.
Secţiunea a 15-a
Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificărilor deja făcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a din anexa nr. III.1. Persoana sau departementul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabilă că declaraţia certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacţiile sunt legale şi reale şi că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii.
Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr.
III.4. şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru
justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naţionale şi comunitare, la care declarantul a avut acces.
Secţiunea a 16-a
Dacă prezenţa unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul, sau frecvenţa ridicată a iregularităţilor descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plată şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia.
Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentară în vederea identificării şi corectării iregularităţilor într-un interval specificat de timp.
Secţiunea a 17-a
Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
1. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ţinute, pe cât este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi făcute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor şi verificărilor la faţa locului, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a din anexa nr. III.1. 2. La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 1 O zile lucrătoare de primirea cererii. O perioadă diferită poate fi agreată între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic. 3. Comisia va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecţiilor la faţa locului rămân confidenţiale şi în siguranţă. 4. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfăşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate.
Secţiunea a 18-a Corecţii financiare
1. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia: (a) că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga asistenţă acordată, incluzând eşecul îndeplinirii uneia din condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţă şi, în special, orice schimbare semnificativă afectând natura sau condit , iile de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută, sau (b) că există o iregularitate cu privire la asistenţa ISPA şi că statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare, Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectivă şi declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp. Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce priveşte observaţiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinţa observaţiilor şi concluziilor finale. 2. La sfârşitul perioadei stabilite de către Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în consideraţie orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide: (a) să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau (b) să opereze corecţiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părţi din asistenţa acordată pentru măsură. Aceste decizii vor respecta principiul proporţionalităţii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecţiei, va ţine cont de tipul iregularităţii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricărei deficienţa ale sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite. 3. Orice sumă primită nejustificat şi care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
Secţiunea a 19-a
1. Totalul corecţiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secţiunea a 18-a pentru iregularităţi individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic pe baza dosarelor individuale şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proporţionalităţii. 2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporţionat să se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazează corecţiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează (a) în cazul extrapolării, va folosi un eşantion reprezentativ de tranzacţii asemănătoare; (b) în cazul ratei fixe, va evalua importanţa încălcării regulilor şi amploarea şi implicaţiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularităţile stabilite. 3. Acolo unde Comisia îşi fundamentează poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) şi (2) din secţiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr. III . 5 şi a răspunsurilor statului beneficiar.
Sectiunea a 20-a
'
1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secţiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corecţii, va fi de două luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie. 2. Acolo unde Comisia propune corecţii financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinări a dosarelor respective, că amploarea reală a iregularităţilor a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporţie adecvată sau un eşantion de dosare. Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a. Comisia va lua în consideratie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită. ' 3. Oricând statul beneficiar obiectează faţă de observaţiile făcute de Comisie şi are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secţiunea a 18-a, Comisia va putea formula o decizie intr-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.
Secţiunea a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului (3) din sectiunea a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă ' responsabilului naţional cu autorizarea finanţării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare. 2. Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naştere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plăţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operaţiile sale de refinanţare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectivă cade. 3. O corecţie financiară conform paragrafului (2) din secţiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1. 4. Atunci când trebuie recuperate sume ca um1are a corecţiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agenţiilor de implementare.
Secţiunea a 22-a
Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
Anexa nr. 111.4.A Descrierea succintă a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru
un sistem de audit corespunzător
Un sistem de audit corespunzător, descris în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinit, pentru o măsură dată, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidenţele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informatii detaliate despre cheltuielile reale racute în cadrul măsurii cofinantate de către ag ' enţia de implementare, inclusiv atunci cînd aceasta din urmă n ' u este destinatarul final al finanţării, organele şi firmele ½11-plicate în implementarea măsurii, fie că sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Inregistrările contabile arată data în care au fost create, valoarea fiecărui articol de cheltuială, natura documentelor justificative şi data şi metoda de plată. Documentarul justificativ necesar (de exemplu facturile) sunt ataşate. 2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de măsura cofinanţată, este demonstrată corectitudinea cheltuielilor între măsura cofinanţată şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regulă se aplică tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri. 3. Specificaţiile tehnice şi planul de finanţare al măsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, şi rapoartele inspecţiilor asupra executării măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. Pentru declararea cheltuielilor reale făcute în cadrul măsurii către Fondul Naţional, informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaraţie de cheltuieli detaliată pe categorii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constituie documente justificative pentru înregistrările contabile ale Fondului Naţional şi reprezintă baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli către Comisie. 5. În cazul în care există unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele sau firmele implicate în implementarea măsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicită declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrări contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor făcute în cadrul măsurii către organul de la nuivelul supertor. 6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autorităţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi ale celorlalte organe şi firme implicate în implementarea măsurii.
Anexa nr. 111.4.B
CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARATIE DE CHELTUIELI ŞI
CERERE DE PLATA V '
COMISIA EUROPEANĂ - ISPA
Certificat intermediar/ final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată
(De transmis la Unitatea a Directoratului General pentru Politici Regionale
pe canale oficiale)
Denumirea măsurii:
Memorandum de finanţare nr.................. . ...din....................... .. ................ . Referinţa Comisiei (CCI Nr.) .................................... .
CERTIFICAT
Subsemnatul ..................................................................., reprezentând
Fondul Naţional desemnat de 5 .........................................., certific că toate cheltuielile eligibile incluse în declaraţia ataşată, reprezintând contribuţii ale ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite în conformitate cu progresele măsurii
dup v a 6 : 20 în valoare de : I euro
(Suma exactă până la două zecimale)
Declaraţia de cheltuieli ataşată, detaliată pe categorii de cheltuieli, şi pe măsură în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheltuieli până la
! 20.... (Zz/11/aaaa)
şi este parte integrală a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii camparat cu planurile/ raportul final.
De asemenea, certific că măsura face progrese satisfăcătoare spre finalizare/ a fost încheiată în conformitate cu obiectivele şi că informaţiile date în raportul de progres/ raportul final sunt corecte.
5 Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare în conf01mitate cu Sec unea III (B) şi (9) din Anexa III 1, cu referinţe adecvate şi dată
6 Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare
Certific, în plus, că măsura este în curs de implementare/ a fost implementată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ce priveşte:
(1) Conformitatea cu reglementările privind protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţelele trans-europene), concurenţa, şi acordarea contractelor publice (Ghidul practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD); (2) Aplicarea prodcedurilor de management şi control la măsură, în special pentru verificarea realităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia adecvată a măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a şi prevenirea, descoperirea şi corectarea iregularităţilor, urmărirea fraudelor şi recuperarea sumele plătite nejustificat (anexa nr. III.5).
În conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. III.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioadă de minimum 5 ani de la plata finală de către Comisie.
Certific că:
(1) Declaraţia de cheltuieli este corectă şi rezultatele din sistemele contabile bazate pe documente justificative verificabile; (2) Declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată iau în considerare orice recuperare făcută şi dobânda primită pentru acestea; (3) Detaliile privind tranzacţiile reailizate sunt înregistrate, acolo unde este posibil, pe format electronic şi sunt disponibile la cererea departamentelor responsabile 1 ale Comisiei. Da - ta - - 1_ 2 0 _         (zz/11/ aaaa) Numele cu majuscule, ştampila şi semnătura autorităţii competente Declaratie de cheltuieli făcute în cadrul mă_ş_urii 7 Document nr. ( CCI cod ) Denumirea măsurii Data Categoria de chetuieli Total cheltuieli făcute la data ( I A ntre.... 8 şi ' ... ) . Cheltuielile certificate în prezenta declaraţie To tal cheltuieli planificate (buget iniţial) Cheltuielile făcute la această dată, ca procent din bugetul iniţial(%) Cheltuieli estimative necesare pentru încheierea măsurii 1. Planificare 2. Studii de fezabilitate, proiect 3. Pregătirea şantierului 4. Clădiri şi constructie 5. Echipament 6. Asistenţă tehnică,pregătirea documentelor de licitatie 7. Altele TOTAL 7 Pentru decizii asupra uno; grupuri de proiecte, cheltu1elile trebU1e împărţite pe proiecte, cu excepţia cazurilor când cheltuielile sunt comune grupulU1, cume ste cazul asistenţei tehnice şi 137 fuD a b t l a iatd e ă mcepere a e li gi 'bili. ta - ţ:1 .• 1 c h e 1 tule lil or ( semnarea M emoran d um ul Ul d e F. manţare d e ca - tre C ormsie ) Anexa la declaraţia de cheltuieli: recuperări efectuate de la ultima declaraţie de cheltuieli certificată şi inclusă în prezenta declaraţie de cheltuieli Suma ordonată a fi recuperată Debitor Data de emitere a ordinului de recuperare Autoritatea care a emis ordinul de recuperare Data recuperării Suma recuperată APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARĂ/FINALĂ Denumirea măsurii: ............................ . .................................. Referinţa Comisiei (CCI Nr) .................... . ............. Ca urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnătura autorităţii competente), solicit plata sumei de euro ca plată intermediară/ finală 9 . Această aplicaţie îndeplineşte codiţiile de admisibilitate deoarece: Ş ter,P,eţi dacă este cazul (a) Raportul asupra progreselor .. A ceea ce priveşte măsuru 111 indicatorii fizici şi financiari şi care demonstrează conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, incluzând condiţiile specifice stabilite - Este inclus (b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra implementării solicitat conform secţiunilor a V-a şi a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD (c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de audit naţionale şi/ sau comunitare, în special corectarea iregularităţilor bănuite sau dovedite observatii sau recoman ' dări (d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi juridic apărute şi măsuri pentru corectarea lor (e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial transmisă (f) Măsuri de publicitate luate în legătură cu măsura - Sunt indicate (g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost suspendată conform sectiunii a VIII-a (3) a anexei nr. III.1 - A fost transmis - Este inclus - S-a actionat conform ' - Nu s-au făcut - Sunt indicate - Nici una observată - A fost - Este inclusă Plata trebuie făcută către: Beneficiarul: Banca: Cont nr. Titularul contului (dacă este diferit de beneficiar) Data I I I 20..... I (zz/11/aaaa) 9 ştergeţ • i d aca - este cazu I Nume cu majuscule, ştampilă, poziţia şi semnătura autorităţii competente Anexa nr. 111.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARATIEI LA FINALIZAREA MĂSURII 10 (Secţiunea ' a 14-a) Către Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politică Regională INTRODUCERE 1. Subsemnatul, .......................(se specifică numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finală de plată pentru . . . . ... .. . . ... (numele şi numărul de referinţă CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finală a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii. SCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii 11 în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmată şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenţi, se găsesc în rezumat în raportul ataşat. OBSERVATII ' 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, slăbiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; estimaţi suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitară corespunzătoare acestora). 10 în cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte 11 inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte 4. Examinarea, împreună cu concluziile altor controale naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvăluit o frecvenţă mică/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/ neregulilor. Erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile responsabile şi nu par să afecteze suma ajutorului plătibil de către comunitate, cu următoarele excepţii:
(a)
(b)
(c) , etc.
(Indicaţi erorile/ neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi amploarea problemelor şi mărimea sumelor de ajutor comunitar care par să fie afectate de acestea).
CONCLUZII
Fie,
Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecvenţa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător:
5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate, în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi că solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei comunitare pare să fie validă.
Sau
Dacă au fost întâmpinate unele dificultăţi în timpul examinării dar frecvenţa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
S(b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şj) a erorilor/ neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazată pe examinarea şi pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a aistenţei din partea comunităţii pare să fie validă.
Sau
Dacă obstacole majore au fost întâmpinate în timpul examinării sau frecvenţa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător:
S(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) dată fiind frecvenţa ridicată a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei din partea comunităţii.
Data, semnătura
Anexa nr. III. 5 Acord cu privire la neregulile şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Secţiunea 1
Această înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între ţările beneficiare sau între Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
Secţiunea a 2-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finantare: ' - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicanţii măsurilor asistate prin ISPA; - lista autorităţilor şi organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei once amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1. (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenţionează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni.
Secţiunea a 3-a
ăIregularitate" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finantare, sau a unui act normativ national, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui
operator ' economic, care are, sau ar av ' ea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al
comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate.
Secţiunea a 4-a
(1) În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind: - Detalii privind măsura asistată prin ISPA; - Prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - Suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă; - Practicile folosite pentru comiterea neregulii; - Felul în care a fost descoperită neregula; - Autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; Consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - Data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; - Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanţă în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză. (2) Unde unele din informaţiile menţionate la paragraful 1, şi în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informaţiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente.
Sec ţiunea a 5-a
Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că:
Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său şi/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit)
Secţiunea a 6-a
În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
Sumele care au fost sau se aşteaptă a fi recuperate;
Măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit;
Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite şi pentru impunerea sancţiunilor;
Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
Orice suspendări a acuzărilor judiciare.
Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
Secţiunea a 7-a
Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţă, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp stabilită la paragraful (1) din secţiunea a 4-a.
Secţiunea a 8-a
Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze ţării beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
Sec ţiunea a 9-a
(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentării informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, la procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, la posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful 1, Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia infonnaţiile obţinute conform secţiunilor a 4-a, a S-a şi a 6-a, şi paragrafului 1 din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Secţiunea a 10-a
Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
Secţiunea a 11-a
(1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precauţiile necesare pentru a se asigura că informatiile pe care le schimbă rămân confidentiale. ' ' (2) Informaţiile la care se face referire în această Înţelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice p9t fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înţelegeri, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunităţii. În plus, aceste informatii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta " Inţelegere, decât dacă ' autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acţiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanţa cu regulile comunităţii în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestei Înţelegeri. Autoritatea competentă din tările beneficiare care a furnizat aceste informatii trebuie informată dinainte de asemen ' ea folosire. ' (6) Când o tară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui nume a ' fost comunicat Comisiei conform prezentei I " nţelegeri, în urma anchetei
ulterioare, se dovedeşte a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toţi aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei Înţelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere.
Secţiunea a 12-a
Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
Secţiunea a 13-a
Verificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunităţii împotriva neregulilor, aşa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor men onate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii ţării beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autoritătile competente ale ţării beneficiare.
Secţiunea a 14-a
Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitaţi.
Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
Când este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
Secţiunea a 15-a
(1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alti angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi de aici înainte "inspectorii Comisiei,,. Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de către ţara beneficiară ca experţi naţionali secondanţi, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atestă identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile ţării beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică.
Comisia trebuie să se asigure că toţi susmenţionaţii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţă şi respectarea secretului profesional.
Secţiunea a 16-a
(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - Registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scăpări de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; Sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; Verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate; Prelevarea şi verificarea de mostre; Progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investiţiilor finalizate; Documente contabile şi bugetare; Implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare. (2) Unde este cazul, este în sarcina ţării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor.
Secţiunea a 17-a
(1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de către legislaţia naţională a ţării beneficiare care le primeşte şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile comunitătii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesită cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protect , ii eficiente a intereselor financiare ale comunităt , ii în toate t , ările beneficiare. Când o t , ară beneficiară intent , ionează să folosescă în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea ţării beneficiare de unde informat , ia respectivă a fost obt , inută. (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autorităţile competente ale ţării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menţionata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ţine seama de cerintele procedurale specificate în legislatia natională a tării beneficiare
implicate. Docum ' entele materiale şi probatoare specif ' icate î ' n secţiune ' a a 16-a trebuie
anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale ţării beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfaşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţie vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.
Secţiunea a 18-a
Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
Este de datoria t , ării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislat , ia nat , ională.
Anexa nr. 111.6
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNTELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICIT ' ATE
1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: - să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; - să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA; Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: - autorităţile regionale, locale sau publice; -partenerii sociali şi economici; - organizaţiile neguvernamentale; - operatorii şi promotorii de proiect; - orice alte părţi interesate de oportunităţile oferite de ISPA. 2. Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite a1c1 şi în continuare ca "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat clupa ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezervă dreptul sa iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexă. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţă şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfaşurarea unor asemenea evenimente. 3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe copertă o indicaţie clară a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblemă naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară cât şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio yizuale sau de pe paginile de internet. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegaţiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISPA. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată formă şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: plăci de avizare ridicate la locul lucrărilor; plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general ambele fiind instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată ţării lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/ sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful 1. 5. Activitatea comitetelor de monitorizare Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informatii adecvate cu privire la activitatea lor. I " n acest scop, fiecare comitet de monitoriz ' are trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectului(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei. - Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. - Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plăcile de avizare şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos). - Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate Preşedintelui de către organismul responsabil. Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei. - Preşedintele Comitetelor trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le consideră necesare.
Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are în aşa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţă adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
1. Panourile de publicitate
Plăcile de avizare vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea plăci de avizare trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene.
Plăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate.
Selecţia plăcii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
trebuie să ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a plăcii de avizare;
trebuie să poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, aşa cum este prezentat în tabelul ataşat.
Măsura ISPA nr. 2003/RO/16/P/PE/026
M E M O R A N D U M D E F I N A N fi A R E*)
între Guvernul României și Comisia Europeană privind asistența financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura: îReabilitarea stației de epurare a apelor uzate, a sistemului de canalizare
și a rețelei de alimentare cu apă potabilă în municipiul Pitești, județul Argeș, România“
*) Memorandumul de finanțare este reprodus în facsimil.
ARTICOLUL3
Angajamentul
1. Cheltuiehle publice sau echivalente maxime care vor fi luate în considerare pentru calcularea asistenţei financiare nerambursabile vor fi de 41.750.000 euro; 2. Procentul corespunzător asistenţei acordate de Comunitate pentru această măsură este stabilită la 75% din totalul cheltuielilor publice sau echivalente, conform celor indicate în planul de finanţare din anexa nr. II; 3. Valoarea maximă a asistenţei asigurate prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare este fixată la 31.312.500 euro; 4. O sumă de 23.029.225 euro este angajată din bugetul pe anul 2003 din linia bugetară B7-
020. Angajamentele privind tranşele ulterioare se vor baza pe planul de finanţare iniţial sau revizuit pentru proiectul respectiv, în funcţie de stadiul implementării măsurii şi disponibilităţile bugetare.
ARTICOLUL4
Plăţile
1. Asistenţa comunitară va acoperi plăţile referitoare la măsură pentru care s-au făcut angajamente valabile din punct de vedere juridic de către Beneficiar şi pentru care s-a alocat în mod specific finanţarea necesară. Aceste plăţi trebuie să fie fie în legătură cu lucrările descrise în anexa nr. I. 2. Plăţile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie nu sunt eligibile pentru asistenţa prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare. 3. Măsura descrisă în anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea acestei măsuri se vor încheia nu mai târziu de data de 31 decembrie 2008. Raportul solicitat pentru efectuarea plăţii finale va fi înaintat în maximui11 6 luni de la această dată. 4. Plata în avans este fixată la 6.262.500 euro, şi va fi transferată după cum urmează: sumă de 3.131.250 euro va fi plătită după semnarea memorandumului de către beneficiar; diferenţa se va achita după semnarea primului contract major de lucrări ce se va conveni între Beneficiar şi Comisie şi după îndeplinirea condiţiilor specificate în paragraful 3 al art. 8 . 5. În conformitate cu prevederile pct. (5) al secţiunii a III-a din anexa nr. III.1, Comisia va accepta pentru această măsură o valoare totală a plăţilor în avans şi intermediare reprezentând 90% din totalul asistenţei financiare nerambursabile acordate.
ARTICOLULS
Respectarea legilor şi politicilor Comunităţii
Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la protejarea şi îmbunătăţirea stării mediului.
ARTICOLUL6
Proprietatea intelectuală
Beneficiarul şi autoritatea responsabilă cu implementarea, menţionată la pct. 3 din anexa nr. I se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schiţe, planuri, publicitate şi pentru alte materiale produse în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Aceştia vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau orice alt organism ori persoană delegată de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu.
ARTICOLUL 7
Permise şi autorizaţii
Orice tipuri de permise şi/ sau autorizări necesare pentru implementarea măsurii trebuie să fie eliberate de autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu leo o - ~ islat , ia nat , ională.
ARTICOLUL8
Condiţii specifice referitoare la măsură
Fără a se aduce atingere condiţiilor generale prevăzute în anexa nr. III, asistenta financiară nerambursabilă acordată din partea Comunităţii se află sub rezerva următoarelor condiţii:
1. Condiţia privind evaluările şi situaţia activelor: Comisia îşi rezervă dreptul de a revizui valoarea asistentei pentru ISPA stabilită la art. 3, dacă în termen de 5 ani de la data finalizării lucrărilor, conditiile de exploatare (tarife, venituri, etc . ) diferă în mod semnificativ faţă de evaluările iniţiale făcute pentru stabilirea nivelului asistentei financiare neranbursabile şi/ sau există o modificare substant , ială care: a) afectează natura exploatării sau conditiile de implementare on conferă umn organism public sau privat un avantaj nejustificat, şi b) rezultă fie din modificarea formei de proprietate asupra oricărei părţi a infrastructurii finanţate, fie din încetarea sau modificarea esenţială a aranjamentelor de exploatare. Ţara beneficiară va informa Comisia asupra oricărei modificări şi se va cere acordul prealabil din partea Comisiei pentru aceste modificări. 2. Condiţia privind viabilitatea: Asistent , a financiară nerambursabilă a Comunităt , ii pentru măsură este acordată sub rezerva punerii la dispoziţie de către autorităţile implicate a unor resurse suficiente pentru asigurarea exploatării şi întreţinerii eficiente a activelor. 3. Condiţii care trebuie îndeplinite înaintea plăţii celei de-a doua tranşe a avansului, suplimentare faţă de condiţiile prevăzute la paragraful 4 al art. 4: (a) a fost semnat un acord de împrumut cu Banca Europeană de Investiţii (BEI) pentru cofinanţarea investiţiilor incluse în măsură; (b) un plan final de achiziţii a fost prezentat de către Beneficiar şi a fost agreat de către Comisie; (c) a fost numit un manager de proiect şi a fost înfiinţată o unitate de implementare a proiectului pentru măsură, în conformitate cu termenii de referinţă acceptaţi de Comisie şi de BEI; (d) a fost înfiinţat un fond de întreţinere, reparaţii şi dezvoltare de către beneficiarul final, în condiţii acceptate de către Comisie şi de către BEI; (e) beneficiarul final a crescut tarifele pentru apă cu 20% şi apă uzată cu 25% în termeni reali, comparativ cu ătariful iniţial" ajustat cu inflaţia.. ,,Tariful iniţial" reprezintă tariful la 1 iulie 2003. 4. Condiţii ce trebuie îndeplinite înaintea efectuării plăţilor intermediare ulterioare: (a) Prezentarea unui plan de acţiune acceptat de către Comisie şi de către BEI, prin care beneficiarul final se angajează să realizeze conform programului estimat, următoarele activităţii: monitorizarea şi aplicarea procedeelor adecvate de pretratare şi/ sau reciclare a apelor industriale uzate în conformitate cu directivele CE; garantarea că încărcarea efluentului industrial nu afectează procesul de tratare proiectat pentru staţia de epurare; introducerea de taxe corespunzătoare pentru apele uzate industriale, bazate pe cantitatea şi calitatea efluentului produs şi pe costurile de tratare; asigurarea depozitării nămolului în conformitate cu legislaţia românească şi cu directivele europene. (b) beneficiarul final a crescut până la 31 decembrie 2005 tariful combinat pentru apă şi apă uzată cu mai mult de 15% în termeni reali, comparativ cu ătariful iniţial". ,,Tariful iniţial" reprezintă tariful la 1 ianuarie 2005. 5. Condiţii prevăzute pentru plata finală:
(a) prezentarea de către beneficiarul final, până la data de 31 mai 2008, a unui program specific de exploatare şi întreţinere care va fi agreat de către Comisie şi de către BEI. Programul se va derula pe o perioadă de 1O ani începând cu decembrie 2008; (b) beneficiarul va creşte până la 31 decembrie 2006 tariful combinat pentru apă potabilă şi apă uzatăcu până la 10% în termeni reali faţă de ăTariful iniVal". ,,Tariful iniVal" însemnând tariful de la 1 ianuarie 2006; (c) a fost elaborat un master plan actualizat pentru serviciile de apă potabilă şi apă uzată, care să indice priorită e investiţiilor şi să asigure conformarea cu directivele europene din sectorul apei potabile şi apei uzate; (d) Comisia şi BEI primesc dovada că a fost realizat un plan de acvune referitor la măsurile privind apele uzate industriale şi depozitarea în condiţii optime a nămolului În conformitate cu pct. 4.(a) al art. 8.
ARTICOLUL9
Prevederile privind implementarea cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare fac parte integrantă din acesta.
Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratată de Comisie conform procedurii stipulate în secvunea a VIII-a din anexa nr. III.1.
ARTICOLUL 10
Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat
mai JOS.
Semnat la Bucureşti la 21.05.2004 şi la Bruxelles la 15.12.2003.
Pentru Beneficiar, Pentru Comunitate,
Mihai Nicolae Tănăsescu
coordonator national ISPA
'
Graham Meadows
director general interimar
Lista anexelor
Anexa nr. I Anexa nr. II Anexa nr. III
Descrierea măsurii
Plan de finantare
'
Anexa nr. III.1 Anexa nr. III.2
Anexa nr. III.3
Anexa nr. III.4
Anexa nr. III.5
Anexa nr. III.6
Prevederi financiare privind implementarea ISPA
Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA
Model de cerere de plată, pentru raportarea progresului financiar şi fizic şi pentru solicitarea de modificări
Sisteme de management şi control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corectii financiare
'
Acord cu privire la nereguli ş1 la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
ANEXA nr. I
Descrierea măsurii
ăReabilitarea staţiei de epurare a apelor uzate, a sistemului de canalizare şi a reţelei de alimentare cu apă potabilă în municipiul Piteşti, judeţul Argeş, România"
Codul măsurii nr: 2003/RO/16/P /PE/026
1. DENUMIREA MĂSURII ăReabilitarea staţiei de epurare a apelor uzate, a sistemului de canalizare şi a reţelei de alimentare cu apă potabilă în municipiul Piteşti, judeţul Argeş, România" 2. AUTORITATEA CARE PREZINTĂ CEREREA (coordonatorul naţional ISPA) 2.1. Numele: Mihai Nicolae Tănăsescu, ministrul finanţelor publice 2.2. Adresa: Ministerul Finanţelor Publice Autoritatea de Management pentru Fondul de Coeziune Eugen Teodorovici, director B-dul Libertăţii nr.12, Sector 5, Bucureşti, România Telefon: +40-1-335 98 77 Fax: +40-1-335 98 88 E-mail: eugen.teodorovici@mfinante.gv.ro 3. AUTORITATEA RESPONSABILĂ CU IMPLEMENTAREA (conform celor definite la pct. 2 din secţiunea a II-a din anexa III.2) 3.1. Denumirea: Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare (OPCP) Ministerul Finantelor Publice 3.2. Adresa: B-dul Magheru 6-8, Sector 1, Bucureşti România în cooperare cu: 3.3. Denumirea: Ministerul Agriculturii, Pădurilor, Apelor şi Mediului Direcţia de Coordonare a Implementării Fondurilor Europene - Unitatea ISPA 3.4. Adresa: B-dul Libertăţii 12, Sector 5, Bucureşti, România 4. BENFICIARUL FINAL (în cazul în care acesta este alt organism decât autoritatea menţionată la punctul 3) 4.1. Denumirea: 4.2. Adresa: SC Apă Canal 2000 SA Piteşti Str. Victoriei nr. 17, Piteşti, judeţul Argeş, România 5. LOCALIZARE 5.1. Ţara beneficiară: 5.2. Regiune: 6. DESCRIERE 6.1 General România Judeţul Argeş Măsura constă în realizarea de investiţii privind tratarea şi distribuţia apei potabile, colectarea şi tratarea apelor uzate în municipiul Piteşti. Cu aproximativ 170.000 de locuitori, municipiul Piteşti este al 12-lea ca mărime în România. Este situat la poalele munţilor Carpaţi , pe malul râului Argeş, la 100 km nord-est de Bucureşti. Râul Argeş se varsă în Dunăre şi reprezintă una dintr e sursele principale de alimentare cu apă potabilă pentru municipiul Bucureşti. Gestionarea serviciilor din domeniul apei potabile şi apei uzate este în responsabilitatea SC Apă Canal 2000 SA Piteşti proprietatea în întregime a municipalităţii Piteşti. Municipiul Piteşti nu a beneficiat de investiţii substanţiale din partea instituţiilor financiare internaţionale sau a Uniunii Europene, pentru modernizarea infrastructurii din domeniul apei potabile şi apei uzate. 6.2 Componentele proiectului Printre obiectivele măsurii ISPA au fost incluse următoarele componente: a) Tratarea şi distribuţia apei potabile Necesarul de apă potabilă este în mod curent acoperit printr-o producţie medie zilnică de 7.000 m 3 provenită din 129 de puţuri de captare a apelor subterane şi din fronturile de captare din jurul Piteştiului şi circa 91.000 m 3 provenită din apa de suprafaţă (în total 98.000 m 3 ). Puţurile de captare sunt situate în zona rezidenţială iar captarea apei se face din straturi vulnerabile de mică adâncime cu echipamente uzate. Aceste puţuri vor fi închise şi alimentarea • cu apă în municipiul Piteşti se va concentra pe sursele de apă de suprafaţă din lacul Budeasa. Apa de suprafaţă se obţine din lacul Budeasa şi este procesată în staţia de tratare a apei (STA) Budeasa situată lângă lac. După tratare apa potabilă este transferată către un sistem de stocare-pompare. Consumul de apă potabilă se aşteaptă să scadă la o producţie medie zilnică de circa 65.000 m 3 şi de asemenea va deservi populaţia a şase sate învecinate . Datorită concentraţiei surselor de apă de suprafaţă, STA existentă trebuie să fie modernizată urgent, în special în ceea ce priveşte vulnerabilitatea apei de suprafaţă din lacul Budeasa . În scopul adaptării alimentării cu apă potabilă în Piteşti, cu aquis-ul comunitar, este necesară creşterea capacităţii sistemului de stocare-pompare şi reabilitarea retelei de distribuţie a apei potabile. Componenta A.1: Reabilitarea staţiei de tratare a apei (STA) Pe lângă neconcordanţele generale şi slaba eficienţă a echipamentelor, care cauzează în particular probleme de operare iarna, deficienţele curente ale staţiei de epurare sunt lipsa unui mecanism de prevenire a fenomenului de înflorire a vegetaţiei algale şi a poluării accidentale. In prezent apa potabilă din municipiul Piteşti nu corespunde în întregime standardelor pentru apă potabilă 98/83/CE pentru indicatorul de aluminiu. În consecinţă, următoarele investiţii sunt propuse a se realiza pentru această subcomponentă: Preoxidarea (ClO2) pentru inactivarea vegetaţiei algale urmată de un proces de coagulare prin utilizarea FeC13 şi sedimentarea finală în decantoare lamelare prin care ar trebui să se evite pătrunderea algelor în apa potabilă tratată, furnizată utilizatorilor finali. Noile decantoare lamelare vor asigura o turbiditate scăzută a apei şi reducerea planctonului.Unitatea de dozare şi preparare a cărbunelui activ va contribui la reducerea efectelor poluării accidentale . De asemenea apa de spălare în contracurent va fi recuperată. În scopul reducerii consumului mare de energie, pompele de apă existente vor fi înlocuite cu pompe cu viteză variabilă şi prevăzute cu debitmetre noi. Un laborator dotat cu un nou sistem de comandă (SCADA) va monitoriza calitatea apei şi consumul de energie. Acest sistem va deservi de asemenea şi zona staţiilor de pompare a apei, rezervoarele şi sistemul de distribuţie cu componentele sale. Modernizarea STA, va trebui să ţină seamă de reducerea consumului de apă. În perspectiva reducerii consumului, STA va fi reabilitată pentru o capacitate proiectată de circa 7501/s (circa 65.000 m 3 /zi), asigurând nevoile de apă până în 2020 pentru un număr maxim de 217.000 consumatori casnici (circa 180.000 locuitori din Piteşti ş1 circa 37.000 locuitori din localităţile învecinate) ş1 industriali. Componenta A.2: Reabilitarea jacilită,tilor de stocare şipompare a apei Datorită lipsei facilităţilor de reclorinare, cele patru zone de distribuţie a apei (Războieni, Smeura, Schitului, Zin), constituite din rezervoare şi staţii de pompare principale, nu concordă cu directivele pentru apă potabilă pentru valoarea reziduală admisă. Pompele existente şi hidrofoarele (pompele auxiliare) indică o slabă eficienţă şi consum ridicat de energie. Lucrări propuse în zonele de alimentare cu apă vor îmbunătăţi infrastructura existentă prin instalarea facilităţilor de reclorinare şi înlocuirea pompelor în cele patru zone de alimentare cu apă inclusiv reducerea numărului pompelor cu viteză variabilă. Pompele cu viteză variabilă vor include convertizoare de frecvenţă în scopul menţinerii unei presiuni de operare adecvată şi constantă în cazul variaţiilor din sistem. Aceasta va conduce la reducerea pierderilor de apă datorită stabilizării presmnu. Clădirile mai înalte de patru etaje necesită staţii hidrofor. Infrastructura de pompare existentă este ineficientă din punct de vedere al consumului de energie (mai mult de 0,72 kWh/m 3 pentru apa livrată la consumator). În mod curent, monitorizarea debitului staţiilor de pompare nu se face ceea ce conduce la dificultăţi în identificarea rapidă a pierderilor de apă. Măsura include reabilitarea a 15 staţii hidrofor şi prevede achiziţionarea de apometre. Componenta A.3 Reabilitarea şi extinderea reţelei de alimentare cu apă Reţeaua de distribuţie a apei are o lungime totală de circa 216 km . În proporţie de 45% distribuţia apei se face prin cădere gravitaţională iar 55% prin pompare. Măsura propune înlocuirea a circa 23 km de coducte de azbest şi conducte corodate de oţel şi îmbunătăţirea facilităţilor reţelei prin extinderea acesteia cu circa 3 km, completarea contorizării prin instalarea a 6.000 de apometre (2.700 pentru locuinţele necontorizate din Piteşti, iar restul pentru satele conectate la sistemul de alimentare), un sistem SCADA şi în jur de 500 de înregistratoare de presiune pentru măsurătorile pe reţea, care vor fi instalate în cămine adecvate. În cadrul componentei de asistenţă tehnică, este prevazut în scopul unei mai bune detecţii a pierderilor, achiziţionarea de echipamente de cartografiere digitală/GIS şi o unitate mobilă de detectare a pierderilor. Sistemul GIS include hardware, software şi instrumente de modelare a reţelei. Sistemul de cartografiere digital/GIS va fi utilizat tât pentru reţeaua de alimentare cu apă cât şi pentru reţeaua de canalizare. Impreună cu debitmetrele electromagnetice, aceste echipamente vor îmbunătăţii controlul pierderilor, viteza şi calitatea reparaţiilor. Asigurarea unui presiuni optime va asigura în plus o exploatare corectă a reţelei şi ale bunurilor. Instalarea pompelor cu viteză variabilă va fi completat cu o restructurare hidraulică şi optimizarea reţelei. b) Colectarea apelor uzate Apa uzată este serios afectată de apa pluvială. Apa pluvială evacuată spre cele mai joase locuri ale oraşului este în mod curent pompată către lacul de stocare Piteşti cu costuri de energie considerabile. Pe langă colectorul de apă pluvială, un dren colectează în mod curent infiltraţiile din lacul Piteşti (100 - 250 1/s), care sunt pompate în sistemul de canalizare diluând în mod semnificativ apa uzată la intrarea în staţia de epurare. În scopul reducerii costurilor de pompare, a riscurilor de inundaţie pentru zonele cele mai joase ale oraşului şi diluarea apelor uzate, apele pluviale şi cele infiltrate vor fi deviate printr-un colector cu DN 225 cm şi cu o lungime de 1,5 km către râul Argeş în aval de lacul Piteşti, folosind avantajul gravitaţiei. În cadrul acestei componte sunt prevăzute următoarele activităţi: - curăţarea/ decolmatarea celor patru colectoare principale, reabilitarea lor pe o lungime de circa 3,5 km; realizarea în paralel a unui colector suplimentar cu DN 80, în partea de jos a colectorului principal, cu o lungime de 1,8 km; - extinderea reţelei de canalizare (cu o lungime totală de 136 km) cu circa 35 km în zonele rezidenţiale neacoperite încă în scopul furnizării de facilităţi de canalizare adecvate pentru 27.OOO de locuitori; inclusiv o staţie nouă de pompare pentru ape uzate. Pe langă Piteşti, şi satele Ştefăneşti, Bascov şi Mărăcineni vor fi racordate la staţia de epurare (SEAU). - construirea unui bazin de retenţie cu o capacitate de stocare până la 5.000 m 3 la noul colector de apă pluvială; - reabilitarea staţiilor existente de pompare a apelor uzate; Achiziţionarea echipamentului de întreţinere în scopul creşterii eficienţei acestei activităţi: 1) unitate mobilă de curăţare a canalizării, inclusiv echipament CCTV; 2) extractor mobil de nămol şi un studiu de proiectare hidraulică incluzând o simulare de reţea actualizată şi calibrată pentru reţeaua de apă potabilă şi cea de apă uzată precum şi o strategie de reabilitare va fi inclusă în această componentă de asistenţă tehnică (A.1). Necesităţile viitoare, identificate prin studiile de proiectare vor fi acoperite prin componentele A sau B până la o sumă de două milioane de euro. c) Reabilitarea staţiei de epurare a apelor uzate (SEAU) Staţia de epurare a apelor uzate Piteşti este situată în aval de oraş pe malul drept al râului Argeş. Apa uzată epurată este deversată în râul Argeş. Acest curs de apă este încadrat în categoria de apă foarte sensibilă, deoarece la 100 km aval de SEAU, apa râului Argeş este utilizată după un proces de tratare, la alimentarea cu apă potabilă a Bucureştiului. Râul Argeş reprezintă una dintre cele mai importante surse de alimentare cu apă pentru Bucureşti. SEAU a fost dată în folosinţă în anul 1964 dar dotările au fost completate până în anul 1978. SEAU nu corespunde în prezent cu standardele directivei europene 91/271/CEE, privind condiţiile de tratare a apelor uzate din oraşe. SEAU, care este depăşită pentru nevoile viitoare ale municipiului Piteşti, deţine echipamente vechi şi uzate. Staţia de epurare are o slabă eficientă şi consumă o cantitate mare de energie. Nămolul este depozitat în lagune. În mod curent sunt două paturi de deshidratare a nămolului cu o capacitate disponibilă în jur de 33.000 m 3 şi 6 lagune cu un volum disponibil de depozitare de 100.000 m 3 . O strategie pentru nămol care se află în pregătire presupune soluţii viitoare de depozitare. Dezvoltarea viitoarei strategii a nămolului va fi componenta asistenţei tehnice. Cu privire la încărcarea hidraulică, SEAU lucrează în prezent cu un debit mediu de 10581/s (91.400 m 3 /d ). Luând în considerare reducerea consumului de apă, SEAU va fi reabilitată estimând un debit mediu pe vreme uscată de 56.160 m 3 /zi (6501/s). În ceea ce priveşte încărcarea biologică, SEAU va fi reabilitată pentru 320.000 locuitori echivalenţi (Le.), care includ 208.000 l.e. reprezentând consumatori casnici, 92.000 l.e. (aproximativ 29%) reprezentând agenţi industriali şi economici şi 20.000 Le. (aproximativ 6%) reprezentând alte surse. Staţia reabilitată va respecta standardele stabilite de directiva privind epurarea apelor uzate urbane pentru cursuri de apă sensibile (epurare terţiară). Staţia reabilitată va asigura posibilităţi de eficienţe de extindere a procesului astfel încât să îndeplinească cerinţele de descărcare pentru cursuri sensibile de apă. Reabilitarea poate să utilizeze la maxim capacitatea supradimensionată a bazinelor de aerare existente şi să le reconfigureze pentru denitrificarea şi tratarea chimică şi biologică a fosforului. O revizuire a încărcării hidraulice şi a încărcării cu poluanţi a SEAU va fi efectuată înainte de pregătirea documentelor relevante de licitaţie. Această revizuire va necesita instalarea unui debitmetru permanent la SEAU, instalarea echipamentului automat de recoltare a probelor şi a facilităţilor de analiză corectă a probelor de apă uzată şi un inventar al debitelor de apă uzată industrială. Tratare nămolului va fi îmbunătăţită prin îngroşarea acestuia înainte de fermentare, reabilitarea a cel puţin trei bazine de fermentare existente, în scopul realizării unui timp minim de reţinere a nămolului de 15 zile, urmată de o deshidratare care să asigure un continut de minim 20% de substantă uscată. Biogazul rezultat din nămol va fi utilizat pent ' ru încălzirea casnică de pe perim ' etrul staţiei şi pentru producerea energiei pentru alimentarea convertizorului de gaz. Lucrările de reabilitare vor prevedea un sistem modern de control şi înmagazinare de date (SCADA), care va deservi de asemenea sistemul staţiilor de pompare al reţelei de canalizare. d) Asistenţă tehnică, supervizare pe parcursul implementării şi publicitatea Vor fi întreprinse următoarele activităţi: d.i Asistenţă tehnică pentru achiziţii şi implementarea proiectului Pregătirea documentelor de licitaţie Aceasta va include: un studiu de proiectare hidraulică incluzând o simulare de reţea actualizată şi calibrată pentru apa uzată şi potabilă şi o succintă strategie de reabilitare. Aceasta cuprinde în esenţă realizarea unor studii suplimentare pentru apa potabilă şi uzată, îmnagazinarea datelor într-un sistem de cartografiere digitală, modelarea şi proiectarea în detaliu a componentelor reţelei care vor fi reabilitate şi consultanţa pentru compania de apă privind dezvoltarea/întreţinerea viitoare a sistemului. Pregătirea documentelor de licitaţie a componentelor A şi B se va baza pe un studiu de proiectare hidraulică iar documentele de licitaţie vor face •referire la acesta; consultanţă pentru Unitatea de Implementare a Proiectului (UIP) pentru utilizarea echipamentelor de cartare, GIS şi a echipamentelor de modelare a retelei în scopul unui inventar al dotărilor aferente ale retelelor de alimentare cu ap ' ă şi canalizare; ' revizuirea proiectării hidraulice şi a încărcării cu poluanţi a SEAU (instalarea unui echipament automat de recoltare a probelor şi a facilităţilor de analiză adecvată a probelor de apă uzată, inventarul debitelor de apă uzată industrială); controlul încărcării efluenţilor industriali pentru a împiedica afectarea procesului proiectat pentru SEAU; consultanţă pentru Unitatea de Implementare a Proiectului (UIP) în procesul de ofertare, evaluarea ofertelor şi adjudecarea contractelor. Sprijin pentru problemele specifice ale proiectului, incluzând îndeplinirea condiţionalităţilor stipulate la articolul 8 : consultanţă şi cursuri de pregătire pentru UIP în vederea elaborării planului de monitorizare a apelor uzate industriale şi îndeplinirea cerinţelor privind pretratare; consultanţă şi cursuri de pregătire pentru UIP în vederea elaborării strategiei de dispunere sigură a nămolului în concordanţă cu legislaţia românească şi a directivelor europene; revizuirea şi reactualizarea priorităţilor master-planului pentru serviciile de apă şi apă uzată la finalul măsurii ISPA în concorcondanţă cu directivele europene. d.ii Supervizarea pe parcursul implementării: un inginer de supervizare FIDIC va asigura supervizarea implementării lucrărilor şi va acţiona ca inginer FIDIC pentru supravegherea celor trei contracte de lucrări. Inginerul supervizor va asista UIP în următoarele activităti: ' - se asigură că sunt îndeplinite de către contractori toate obligaţiile cu privire la dispoziţiile manualui de operare şi pregătirea personalului companiei de utilităţi în operarea noii infrastructuri construite/ reabilitate; - dezvoltarea strategiei de operare şi întreţinere în scopul optimizării procesului de gestionare a bunurilor; consultanţă şi cursuri de instruire pentru compania de apă în vederea dezvoltării metodologiei de folosire şi întreţinere a bunurilor SEAU pentru treapta terţiară de tratare. d.iii Publicitatea pentru proiect: - aceasta va include atât publicitatea pentru contribuţia Uniunii Europene la măsura ISPA, cât şi campania de conştientizare cu privire la îmbunătăţirea calităţii serviciilor ca urmare a investiţiei. Aceasta va fi importantă pentru a sprijini acceptarea de către populaţie a creşterilor necesare de vtarif. Activităţile conexe celor de publicitate a proiectului vor asigura SC APA CANAL 2000 SA capacitatea necesară pregătirii materialelor pentru campania de conştientizare a publicului şi dezvoltarea capacitătii de abordare îndeplinirii ' corespunzatoare a relaţiilor cu publicul. In scopul cerinţelor de publicitate ale Comisiei Europene stipulate în memorandumul de finanţare, suplimentar, consultantul va elabora şi asista UIP în implementarea Planului de promovare. 7. OBIECTIVE Obiectivul general al măsurii este îmbunătăţirea infrastructurii de mediu în municipiul Piteşti, România, ţară candidată în procesul de aderare la Uniunea Europeană, ca scop în realizarea obligaţiilor stabilite în parteneriatul de aderare. Măsura ISPA este în concordanţă cu priorităţile strategiei ISPA pentru sectorul de mediu. Principalul obiectiv al proiectului prevede reabilitarea şi construcţia infrastructurii necesare distribuţiei apei potabile şi colectarea şi tratarea apelor uzate. Acesta va permite: - concordanţa cu prevederile directivei 98/83/CE privind apa potabilă; - concordanţa cu standardele directivei 91/271/ CEE privind epurarea apelor uzate urbane; - eliminarea riscurilor privind sănătatea populaţiei din municipiul Piteşti prin extinderea reţelei de canalizare care va deservi în procent de 100% populaţia şi elimină riscurile de producere a inundaţiilor în zonele mai joase ale oraşului. - realizarea de economii substanţiale privind costurile de operare în gestionarea serviciilor de apă şi apă uzată datorită modernizării echipamentelor electrice şi mecanice pentru sistemele de alimentare cu apă şi canalizare. În prezent municipiul Piteşti nu concordă cu directivele menţionate mai sus. 7.1 Indicatori fizici Indicatorii principali, aşa cum sunt prezentaţi în tabelul următor, vor fi utilizaţi pentru monitorizarea progreselor fizice pe parcursul fazei de construcţie a proiectului. Deoarece proiectarea finală a unor componente ale măsurii va fi realizată de constructor (aşa cum prevede contractul de tip proiectare şi construcţie FIDIC) cifrele cum sunt prezentate în tabel sunt orientative. Indicatori fizici Rezultate Unitate de măsură (m, nr.) Lungime/număr COLECTAREA APEI POTABILE nr. A. Reabilitarea staţiei de tratare a apei (STA), a facilităţilor de pompare şi stocare precum şi a reţelei de distribuţie a apei potabile nr. A. 1 Reabilitarea staţiei de tratare a apei potabile nr. Sistem de dozaj şi stocare a pudrei de cărbune activ nr. 1 Instalatie de dozare ClO 2 nr. 1 Preoxidare, coagulare nr. 1 Debitmetre electomagnetice nr. 5 Pompă cu viteză variabilă prevazută cu convertoare de frecvenţă nr. 3 Recuperarea apei de spălare în contracurent nr. 1 Decantoare nr. 2 Dotări pentru laborator nr. Echipament electric şi automatizare (SCADA) nr. A.2 Reabilitarea facilităţilor de stocare şi de pompare a apei nr. Pompă cu viteză variabilă prevazută cu convertizoare de frecvenţă nr. 10 Staţia de reclorinare nr. 4 Debitmetre electromagnetice nr. 44 Hidrofoare (staţii de pompare auxiliare) nr. 15 A.3 Reabilitarea şi extinderea reţelei de distribuţie a apei potabile Conducte de distributie DN 11O - DN 500 (reabilitare) ' km 23 Conducte de distribuţie DN 110 - DN 400 (extindere) km 3 Valve,camere de intersecţie nr. 10 Inregistratoare de presiune nr. 500 Cămine de intersecţie nr. 65 Echipament de întretinere nr. Apometre DN 20 - DN 50 nr. 6.000 Echipament GIS COLECTAREAŞIEPURAREAAPEI UZATE B. Extinderea şi reabilitarea reţelei de canalizare Colectoare de apa uzată km 35 Racorduri km 6 Colector combinat km 1.5 Sifoane de decantare nr. 45 Cămine de vizitare nr. 6 Pompe nr. 7 Cămine de inspecţie nr. 560 Bazin de retenţie Volum=5.000 m 3 nr. 1 Echipament de întreţinere (CCTV, aparat curăţare reţea de canalizare) nr. C. Reabilitarea Staţiei de epurare a apelor uzate Camera de intrare nr. 1 Debitmetru nr. 2 Grătare rare şi fine şi tocător nr. 1 Reabilitatrea bazinelor de retenţie nr. 2 Reabilitarea statiilor de pompare nr. 1 Deznisipator şi bazin aerare de îndepărtare a grăsimilor nr. 1 Staţie de suflante pentru deznisipatoare nr. 1 Camera divizoare de debit pentru decantoarele primare şi bazine de aerare nr. 1 Reabilitarea bazinelor primare de decantare nr. 1 Reabilitarea staţiei de pompare nămol primar nr. 1 Bazine de aerare, inclusiv reabilitarea treptei terţiare de tratare nr. 2 Camera divizoare de debit pentru decantoarele secundare nr. 1 Bazine pentru omogenizarea şi îngroşarea nămolului nr. 1 Reabilitarea bazinului de fermentare a nr. 3 nămolului Deshidratarea nămolului şi facilităţi de depozitare nr. 1 Rezervoare de stocare a biogazului nr. 3 Instalaţii de biogaz şi instalaţii de convertire a gazului în energie nr. 1 Dispecerat şi echipament de automatizare (SCADA) nr. 1 Dotarea laboratorului SEAU nr. 1 D. Asistenţă tehnică şi supervizare nr. Asistenţă tehnică pentru achizitii om/lună 110 Supervizarea în timpul implementării om/lună 270 Indicatorii de performanţă propuşi sunt următorii : Indicatori de performanţă Inainte de ISPA DupăISPA Apă potabilă Populaţia conectată la reţeaua de alimentare cu apă/ numărul total al populaţiei 97% 99% Consumul total de apă în zona deservită 98.000 m 3 /zi 65.000 m 3 / zi Număr de client , i contorizaţi/ număr de clienţi înregistraţi 85% 99% Tariful mediu pentru apa potabilă consumată direct (preţuri din 2003) 0.29 euro/m 3 0.45 euro/m 3 (2006) Calitatea apei potabile comparativ cu prevederile directivei de apă potabilă 98/83/CE Neconformare pentru numeroşi parametri Conformare totală Colectarea şi epurarea apelor uzate Populaţia conectată la reţeaua de canalizare/populaţia totală 83% 98% Volumul de apă uzată colectată care este tratat. Vezi tabelul de mai jos pentru standarde 91.400 m 3 / zi 56.160 m 3 /zi Infiltratii în reteaua de canaliza ' re ' 4,8 milioane m 3 / an 1 milion m 3 / an Performanţa SEAU: comparativ cu directiva privind epurarea apei uzate urbană 91/271/CEE Neconformare Conformare cu directiva 99/271/CEE (zone sensibile) Pentru descărcările din SEAU sunt stabilite următoarele procente de reducere: Agent Red. % Inainte mg/1 După mg/1 Consumul biologic de oxigen - CBO 5 71% 86 25 Consumul chimic de oxigen - CCO 50% 250 125 Suspensii solide - SS 69% 112 35 Azot 67% 30 10 Fosfor 62% 2.6 1 8. PROGRAMUL DE LUCRU Programul de lucru prevăzut pentru fiecare componentă este următorul: Componenta Licitaţie Semnare contract Finalizare 1 Pregătirea documentelor de licitaţie, asistenţă tehnică şi supervizare FIDIC a lucrărilor decembrie 2003 iunie 2004 decembrie 2008 2 Reabilitarea STA şi a reţelei de alimentare cu apă ianuarie 2005 iunie 2005 iunie 2008 3 Reabilitarea retelei de canalizare ' iunie 2005 decembrie 2005 decembrie 2008 4 Reabilitarea SEAU iunie 2005 decembrie 2005 decembrie 2008 9. ANALIZA COST-BENEFICIU DIN PUNCT DE VEDERE SOCIAL ŞI ECONOMIC Măsurile privesc un număr important de beneficii economice, sociale şi de mediu, cu toate că nu este posibil să se facă o cuantificare exactă a acestora. • Apa Nova Bucureşti a arătat că circa 50% din nevoile sale de apă provin din râul Argeş în aval de municipiul Piteşti şi că acesta include costuri considerabile de tratare a apei, inclusiv măsuri de tratare micro-biologică. 10. PRINCIPALELE ELEMENTE ALE ANALIZEI FINANCIARE 10.1 Principiul poluatorul plăteşte ' A Parametrii de calitate pentru apele uzate industriale deversate în reteaua de canalizare sunt stabiliţi în legislaţia română (NTPA 002) şi sunt aplicaţi la nivel naţional. In scopul îndeplinirii acestor standarde este necesar ca cele mai multe dintre industrii să preepureze apele uzate înaintea deversării lor în sistemul de canalizare municipal. Pentru nerespectarea standardelor sunt impuse penalităţi financiare. Agenţii economici care deversează apele uzate în reţeau de canalizare au elaborat un plan de conformare în care sunt stipulate reabilitarea facilităţilor de pretratare pentru o perioadă de 6 luni. Dacă măsurile menţionate mai sus nu sunt îndeplinite, apele uzate provenite de la aceste industrii pot fi în continuare deversate în reţeaua de canalizare dar numai pentru o perioadă de maxim 12 luni, timp în care tariful va creşte cu 50% în primele 6 luni şi cu 100% în celelalte 6 luni. Suplimentar acestor penalităţi menţionate în Hotărârea Guvernului nr. 472/2000, SC APĂ CANAL 2000 SA Piteşti va introduce tarife suplimentare pentru costul epurării apei uzate bazate pe o unitate reală de costuri pentru SEAU Oei/kg CBO; lei/kg CCO; lei/kg Azot total; lei/kg Fosfor total; lei/kg Suspensii solide totale) . Sistemul de monitorizare şi penalizare este activ cu toate că se pare, sumele aplicate ca penalităţi, nu acţionează încă în sens preventiv pentru eliminarea neconcordanţelor . Compania de utilităţi va beneficia de sprijin în cadrul componentei de asistenţă tehnică în vederea dezvoltării unui sistem mai eficient de monitorizare a apelor uzate industriale. 10.2 Tarife Tarifele vor creşte pentru a putea permite cofinanţarea investiţiilor realizate prin ISPA şi de asemenea asigurarea resurselor adecvate pentru operare şi întreţinere. În valoare absolută, tariful curent 0unie 2003) pentru apă potabilă şi apă uzată este de 0,29 euro/m 3 . În sopul asigurării sustenabilităţii măsurii ISPA, tariful va creşte în termeni reali şi va fi realizat în trei etape: i) creşterea în termeni reali cu 25% pentru apa uzată şi 20% pentru apa potabilă, a fost adoptată de către Consiliul Municipal în septembrie 2003 şi trebuie implementată înaite de sfârşitul anul; ii) creşterea cu 15% în termeni reali pentru ambele tarife este luată în considerare pentru 2005; iii) majorarea următoare cu 10% în termeni reali de asemenea pentru ambele tarife, este prevazută pentru anul 2006; Ajustarea tarifului cu inflaţia va avea loc ca o regulă de bază. În ceea ce priveşte suportabilitatea, în 2003 taxele pentru apă reprezintă în jur de 3,1% din venitul mediu disponibil pentru fiecare familie. Venitul mediu pe familie este în jur de175 euro/lună. Rata de suportabilitate va creşte la circa 3,5% din momentul când noile creşteri de tarife vor fi introduse. Se aşteaptă o descreştere a suportabilităţii la circa 2,5% în 2008 odată cu finalizarea procesului de contorizare primară şi secundară, care combinat cu creşterea tarifului ar trebui să conducă la scăderea consumului de apă. O scădere semnificativă a consumului de apă este în concordantă cu tendintele manifestate în cadrul experienţelor din România de dinainte de anul 2 ' 000. A In prez ' ent consumul de apă este în jurul cifrei de 210 - 220 1/om/zi. Este de aşteptat că acest consum mediu de apă va scădea la 150 1/om/ zi în 2008. Având în vedere propunerile de mai sus, o rată de intervenţie de 75% a fost considerată justificată pentru a asigura viabilitatea financiară a măsurii. Trebuie să se ţină cont ca, compania de apă se va confrunta cu o creştere a costului de operare pentru treapta terţiară de tratare odată ce măsura va fi finalizată. Există un interes deosebit pentru asigurarea necesarului de apă potabilă pentru Bucureşti, însă asigurarea unui proces avansat de tratare biologică şi chimică pentru îndepărtarea fosforului, implică o creştere semnificativă a costurilor pentru materia primă. 10.3 Exploatare şi întreţinere În ceea ce priveşte exploatarea şi întreţinerea, ca rezultat al nivelului scăzut al resurselor, sumele cheltuite până acum pentru întreţinere sunt mult mai mici decât ar fi necesar într-o companie modernă de utilităţi. Proiecţiile care subliniază creşterea tarifului pentru a asigura viabilitatea măsurii prevăd creşterea considerabilă a costurilor de operare şi întreţinere. Suplimentar, ca şi în cazul măsurilor ISPA anterioare, unde companiile au fost implicate în Programele MUDP I şi II, va fi înfiinţat un fond de întreţinere, reparaţii şi dezvoltare. Obiectivul acestui fond va fi să asigure resurse necesare pentru rambursarea împrumutului şi pentru o exploatare şi întreţinere adecvată. 11. ANALIZA IMPACTULUI DE MEDIU Reabilitarea staţiei de epurare a apelor uzate Piteşti intră sub incidenţa anexei nr. I, punctul 13 a directivei Consiliului 85/337 /CEE amendată prin directiva 97/11/CE. O evaluare a impactului de mediu a fost efectuată conform cerinţelor directivei Consiliului 85/337/CEE amendată prin directiva 97/11/CE. SEAU deversează în râul Argeş, care este utilizat la 100 km în aval ca sursă de apă potabilă pentru Bucureşti. 12. COSTURI ŞI ASISTENŢĂ (în euro) A. Costuri indicative împărţite pe fiecare tip de cheltuială Articol Cost total eligibil (euro) Cost neeligibil (euro) Cost total (euro) Taxe planificare/ proiectare 1.012.000 (2) 65.000 947.000 Achiziţia terenului (1) o o Pregătirea terenului 467.600 467.600 Lucrări principale 19.242.300 19.242.300 Utilaje şi instalaţii 15.125.600 15.125.600 Asistenţă tehnică 1.750.000 1.750.000 Supervizare pe parcursul implementării 1.800.000 1.800.000 Publicitate 62.500 62.500 Cheltuieli neprevăzute 2.200.000 2.200.000 Taxe şi impozite (1) 310.000 310.000 Pregătire personal 155.000 155.000 TOTAL 42.125.000 375.000 41.750.000 (1) şi (2) Costuri neeligibile. B. Costuri eligibile indicative pe componentă Articol Comp.A Reţeaua de distribuţie şi STA Comp. B Sistemul de canalizare Comp. C SEAU Comp.O Asistenţă tehnică, supervizare, publicitate Total Taxe planificare/ proiectare 397.000 550.000 947.000 Pregătirea terenului 150.000 150.000 167.600 467.600 Lucrări principale 4.648.500 8.508.600 6.085.200 19.242.300 Utilaje şi instalatii 6.242.430 484.670 8 . 398.500 15.125 . 600 Asistenţă tehnică 1.750.000 1.750 . 000 Supervizare pe parcursul implementării 1.800.000 1.800.000 Publicitate 62.500 62.500 Cheltuieli neprevăzute 700.000 800.000 700.000 2.200.000 Instruirea personalului 60.000 35.000 60.000 155.000 TOTAL 12.197.930 9.978.270 15.961.300 3.612.500 41.750.000 Cost total Contribuţia sectorului privat Cheltuieli neeligibile Costuri eligibile totale Asistentă financiară ISPA Rata asistenţei financiare (%) 42.125.000 - 375.000 41.750.000 31.312.500 75% Rata asistentei: 75% . 13. IMPLICAREA INSTITUŢIILOR FINANCIARE INTERNAŢIONALE (IFI) În municipiul Piteşti, în sectorul apei şi apei uzate nu au existat finanţări anterioare din partea IFI. Banca Europeană de Investiţii (BEI) şi-a dat acordul de principiu pentru a finanţa investiţiile incluse în cadrul măsurii, subiect al unui acord cu autorităţile române privind condiţionalităţile împrumutului. Aplicaţia pentru asistenţa prin ISPA a fost evaluată de Comisie cu sprijinul BEI în vara anului 2003. Împrumutatul va fi România prin intermediul Ministerului Finanţelor Publice (MFP). Procedurile de împrumut vor trebui să fie executate şi urmărite de către MFP prin Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE. Ministerul Finanţelor Publice va trebui să ajungă la un acord de acordare a împrumutului cu autoritatea locală implicată, stabilind condiţiile prin care vor trebui să ramburseze împrumutul către acesta. Ministerul Finanţelor Publice va trebui să confirme băncii eligibilitatea beneficiarului final pentru împrumutul de la BEI. Comitetul de conducere al BEI se aşteaptă să ia o decizie formală în 2004. 14. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ Vezi articolul nr. 8 al memorandumului de finantare. ' 15. PLANUL DE ACHIZIŢII
Lucrările vor ,_fi implementate în conformitate cu planul de achiziţii provizoriu, ataşat ca anexa nr. I.a. Inainte de plata celui de-al doilea avans, beneficiarul va prezenta un plan final de achiziţii întocmit pe baza modelului din anexa nr. I.a, agreat de către Comisie.
Licitaţiile vor fi realizate în concordanţă cu regulile stabilite în capitolul V al Regulamentului Financiar, participarea la procedurile de licitaţii vor fi deschise tuturor persoanelor fizice şi juridice definite în anexa nr. III.I - secţiunea XLalin. 2 (a).
ANEXA nr. I.a
Plan provizoriu de achiziţii
Oferta nr. Descrierea lucrărilor şi serviciilor care vor fi licitate Tip de contract (lucrări, achiziţii sau servicii) Data estimativă de lansare a licitaţiei (luna/an) Rata de rambursare a facturilor aferente fiecărui contract 1 Documentele de licitaţie, asistentă tehnică Ş1 supervi ' zare FIDIC a lucrărilor ... serv1c11 PRAG decembrie 2003 75% 2 Reabilitarea STA Ş1 reteaua de alimentere cu apă ' lucrări FIDIC galben ianuarie 2005 75% 3 Reabilitarea Ş1 extinderea reţelei de canalizare lucrări FIDIC roşu iunie 2005 75% 4 Reabilitarea SEAU lucrări FIDIC galben iunie 2005 75%
Termenii specifici pentru adjudecarea contractelor vor fi disponibili în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi/ sau pe internet.
180
Anexa nr. II
PLAN FINANCIAR (bazat pe angajamentele din bugetul UE)
Titlul măsurii: Reabilitarea staţiei de epurare a apelor uzate, a sistemului de canalizare şi a reţelei de alimentare cu apă potabilă în municipiul Piteşti, judeţul Argeş, România
Nr. ISPA: 2003/RO/16/P /PE/026
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
Neanua
lizate
130.335.4751
li
-
7.239.525
4.175.000
375.000
-
-
375.000
7.239.525
4.175.000
-
100
100
-
5.152.025
3.131.250
-
75
75
-
-
-
-
-
-
-
i 7.306.250
2.087.500
1.043 . 750
-
- li I 10.437 .soo I 25
I
75
23.029.225 I
100 I
130.335.4751
-
euro
(*) se va specifica
ANEXA nr. III.I
Prevederi financiare privind implementarea ISPA Secţiunea I
Forme şi rate de asistenţă
(1) Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub formă de asistenţă nerambursabilă directă, de asistentă rambursabilă sau orice altă formă de asistentă. ' ' Asistenţa rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în acelaşi scop. (2) Rata asistenţei din partea Comunităţii acordată prin ISPA poate fi de până la 75 % din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielil e făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85 %, în special unde consideră că o rată mai mare de 75 % este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. Rata asistenţei şi suma maximă a asistenţei ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistentei rambursabile sau în cazul în care există un interes special al comunitătii, rata de asistentă treb ' uie redusă tinând cont de: ' ' ' (a) disponibilitatea cofinanţării; (b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi (c) o aplicare corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". (3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful 2 (b) sunt acelea care privesc: (a) infrastructura a cărei folosinţă implică taxe provenite de la utilizatori; (b) investiţii productive în sectorul de mediu. Comisia a elaborat recomandari privind aplicarea principiului poluatorul plăteşte. (4) Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnică pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. (5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de către ţara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.
Secţiunea a II-a Angajamente
(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiară. Totuşi, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri: (a) angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală şi sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale. Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finantare referitor la măsură. ' Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la secţiunea a III-a (2) de mai jos, şi al asistenţei pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare. ' Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discutie, cu conditia ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice şi că progresu ' l lucrărilor ' demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani şi pentru care asistenţa comunităţii nu de păşeşte 20 milioane euro, un prim angajament de până 80 % din totalul asistenţei acordate poate fi Îacut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsură. Diferenţa va fi angajată în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (2) Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsură, va fi anulată.
În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiară şi autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.
Secţiunea a III-a Plăţi
(1) Plăţile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăţi intermediare sau a diferenţei finale. Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă. (2) Plăţile în avans Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordată prin ISPA, aşa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate aşa cum este definită la punctul (9). Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri : - o primă tranşă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiară semnează memorandumul de finanţare; - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsură . Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistentei acordată de către Comunitate. ' (3) Plătile intremediare Plătile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea aces ' teia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare şi vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate şi certificate , sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice ataşate asistenţei; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/ sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar iniţial; - au fost descrişi paşii urmaţi pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a indeplinit una din condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată ş1 pentru rapoartele de progres fizic şi financiar. (4) Ţările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. (5) Suma totală a plăţilor efectuate conform punctelor (2) şi (3) nu trebuie să depăşească 80 % din totalul asistenţei acordate. Comisia poate creşte acest procent până la 90 % în cazuri justificate. (6) Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate. Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, cum sunt menţionate în memorandumul de finantare; raportul ' - final menţionat în secţiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemnată sau organismul menţionat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiară certifică Comisiei că informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - ţara beneficiară a transmis Comisiei declaraţia menţionată în anexa nr. IIl.4.C. - toate măsurile de informare şi publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. IIl.6 au fost implementate; - când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agenţiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi că au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare. (7) Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, aşa cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţă care reprezintă diferenţa finală pentru acea măsură va fi anulată. (8) Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finală prezentate de către ţara beneficiară sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă şi care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, aşa cum sunt specificate în anexa nr. IIl.2. (9) Toate plăţile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Naţional, desemnat de ţara beneficiară să primescă asemenea plăţi. Ca regulă generală, plăţile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Fondul Naţional trebuie să transfere cât de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. (10) Fondul Naţional, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul ţării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.
Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare.
Secţiunea a IV-a Folosirea euro
(1) Sumele din cererile de asistenţă, împreună cu planul de finanţare relevant, vor fi exprimate în euro. (2) Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. (3) Declaraţiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menţionate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunităţii Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la această rată 1 . (4) Plăţile asistenţei financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de tara beneficiară în acest sens.
'
Secţiunea a V-a Raportul final
Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele:
1 http :// europaeu.int/ comm/ dgl9 / info e uro / fr/index htm
(a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistentei; ' (b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei; (c) o primă evaluare de îndeplinire a asistenţei, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: - data efectivă de implementare a măsurii; - o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare şi veniturile aşteptate; - confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile şi beneficiile aşteptate; - o indicare a acţiunilor luate pentru a asigura protecţia mediului şi costurile acestora inclusiv concordanţa cu principiul poluatorul plăteşte; - data la care măsura asistată devine operaţională. (d) informaţii referitoare la acţiunile de publicitate.
Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare
(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată initial, asistenta acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu tre ' buie să depă ' şească suma maximă stabilită în memorandumul de finanţare. O schimbare a ratei asistentei comunitătii fată de rata acordată initial sau fată de asistenta maximă va necesita o mod ' ificare a me ' mora ' ndumului de finanţare ' conform ' procedur , ilor descrise în paragraful (3). (2) Dacă atunci când planul de finanţare al unui proiect este amendat, angajamentele şi/ sau plăţile comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ţinând cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operaţie financiară (angajare sau plată) după acel amendament. (3) Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: (a) amendamentele care impun o modificare substanţială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanţială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea ţării beneficiare sau la initiativa Comisiei după consultarea cu tara beneficiară. Definitia modificării "substanţial ' e" este dată în prevederile referitoare la e ' ligibilitatea cheltuielilor. ' (b) în cazul unor altor amendamente, ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observatiile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propu ' nerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente. (c) orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli.
Secţiunea a VII-a Managementul şi controlul financiar
(1) Statele beneficiare trebuie: (a) să stabilească de la 1 ianuarie 2000 şi în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management şi control care să asigure: - implementarea adecvată a asistenţei acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid, - separarea funcţiilor de management şi control, - că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări; (b) să verifice periodic că măsurile finanţate de comunitate sunt derulate în mod adecvat; (c) să prevină iregularităţile şi să acţioneze împotriva lor; (d) să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităţilor sau neglijenţei. (2) Controale interne şi externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internaţional acceptate de audit, de către organele n ţionale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcţie. In fiecare an un plan de audit şi un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziţia Comisiei. (3) Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanţi autorizaţi, să efectueze audituri financiare şi tehnice la faţa locului, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. (4) Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii săi autorizaţi sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul de a inspecta, la faţa locului toată documentaţia relevantă şi conturile corespunzătoare articolelor finanţate în conformitate cu memorandumul de finanţare. Statele beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISPA. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la faţa locului. (5) Prevederile detaliate asupra controlului şi managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4.
Secţiunea a VIII-a Monitorizarea
Ţările beneficiare şi Comisia trebuie vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:
(1) Înfiinţarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiară, Comisie şi, unde este cazul, BEI şi/ sau altţ instituţii cofinanţatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. (2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi în aşa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi obiectivele propuse iniţial, şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. (3) (a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârşitul fiecărui an intreg de implementare. (b) Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate . (4) Pe baza rezultatelor monitorizării şi ţinând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, ca şi planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare . Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi importanţa lor . Secţiunea a IX-a Transparenţă în adjudecarea contractelor (1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acţiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. (2) (a) Participarea la procedurile de licitaţie trebuie să fie deschisă şi pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul şi tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările beneficiare ISPA şi din Cipru, Malta şi Turcia; Prin urmare se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. (b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanţarea de la IFI şi după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe ţări să participe la licitaţia pentru contracte. (3) (a) Ţările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta şi când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitaţiei de participare la licitaţie, în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi în "Monitorul Oficial" din ţările beneficiare. (b) Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii şi specificaţii tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările membre sau din ţările beneficiare. (c) În plus, informaţia trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă. (4) Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA şi SAPARD. Secţiunea a X-a Transparenţă în contabilitate şi în rapoartele proiectelor Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare, toate organismele publice sau private implicate în managementul şi implementarea operaţiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză. Autorităţile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăţi pentru proiectul respectiv. Secţiunea a XI-a Evaluarea ex-post Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât şi randamentul şi eficienţa asistenţei şi a impactului său, ca şi factorii ce contribuie la succesul sau eşecul implementării măsurilor şi a realizărilor şi rezultatelor. După finalizarea măsurilor, Comisia şi ţările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienţa utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunitătii în domeniul mediului sau contributia acestora la politicile privind reteaua Trans - Europeană ' extinsă şi transportul în comun. De ' asemenea, ele vor evalua şi impac ' tul măsurilor asupra mediului. Anexa nr. 111.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA Secţiunea I Domeniul cheltuielilor ISPA acordă asistenţă pentru următoarele măsuri: (1) Proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor comunităţii privind protecţia mediului şi cu obiectivele Parteneriatului de Preaderare; (2) Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susţinută ş1, 1n particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr. 1692/96/CE 2 şi acelea care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale ca şi reţelele trans-europene împreună cu accesul la aceste reţele; (3) Studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţă tehnică inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistenţă tehnică şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor. Regulile specificate în secţiunile de la a II-a la a XII-a de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele 1 şi 2 de mai sus sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3. Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de bază (1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii: a) Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat. b) O "etapă independentă tehnic şi financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operaţională în întregul său. O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect. c) Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: 2 Decizia nr 1692 / 96/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivel e c omunităţii pentru dezvoltam reţelei de transport trans-europe a n trebuie să fie localizate în acelaşi curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate; trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. (2) "Autoritatea responsabilă cu implementarea" (a) Pentru proiectele finanţate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în anexa nr. I, punctul 3, a Memorandumului de finanţare. Ca o consecinţă, orice schimbare a "autorităţii responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanţare. În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. (b) Totuşi, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse şi trebuie să primescă o copie a documentelor relevante. (3) Conceptul de "administraţie publică" Administraţia publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ : - organisme de guvernare centrale (nivel naţional); - organisme de guvernare regionale; - organisme de guvernare locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice. (4) Implementarea şi perioada de implementare a um.ri proiect (a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi la · măsurile de publicitate pentru un proiect asistat; (b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus mentionate; ' (c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operaţional şi la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanţare a fost finalizat/ definitivat. (5) Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/ sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/ sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanţare. (6) Cheltuieli
Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secţiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
Secţiunea a III-a
Principalele categorii de cheltuieli eligibile
Ca regulă generală cheltuielile legate de:
- studiile de fezabilitate; - planificare şi proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului; - pregătirea terenului; - construct , ii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsuri compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competenţele prezentate mai jos.
Secţiunea a IV-a
Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului
(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor (a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi aprobate în mod special printr-un Memorandumul de finanţare; (b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr acelaşi contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului). (2) Implicarea administraţiei publice În acele cazuri în care functionarii din administratia publică sunt implicati în activitătile menţionate la punctul 1(a) al a ' cestei Secţiuni, cheltuie ' lile pot fi acceptate ca e ' ligibile de că ' tre Comisie, în cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii: - functionarul a renuntat temporar la statutul său de functionar în administratia publică; ' ' ' ' - cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, ca cele specificate în Secţiunea VIII, punctul 1; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunităt , ii. Sec ţi unea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile (1) În acele cazuri 1n care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secţiunea a IV-a. (2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secţiunea a X-a, şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii: - costuri privind munca (salarii brute şi nete) - cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menţionată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administraţia publică. (3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieţei. Secţiunea a VI-a Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale (1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului (a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca şi cheltuieli de capital, în concordanţă cu convenţiile standard de contabilitate; (b) Fără a prejudicia punctul (3) din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. (2) Achiziţiile de active acorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. (3) Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului (a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile. (b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finant , are. (4) Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică (a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. (b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei. Sectiunea a VII-a Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată Cheltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată (TVA) nu sunt eligibile. Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative (1) Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare şi fizice, evaluării şi prevenirii neregulilor şi cheltuielile care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică aşa cum sunt definite la punctul (3) din secţiunea I. Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistenţă tehnică menţionată în memorandumul de finanţare. (2) Organizarea Comitetelor de monitorizare (a) Fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative; (b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre . următoarele categorii: servicii de traducere; închirierea de săli de conferinţă şi aranjamentele auxiliare; închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; procurarea documentaţiei şi facilităţilor aferente; taxe pentru participarea experţilor; cheltuieli pentru călătorii. (c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică intervenite în acest context nu sunt eligibile. (3) Întâlniri la cererea Comisiei
Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.
Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli
(1) Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din secţiunea a IV-a. (2) Costuri financiare Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie, etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. (3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. (4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate (a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile; (b) Ca excepţie de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca şi cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finantare. ' (c) Principiile definite la punctele (a) şi (b) menţionate mai sus sunt valabile de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. (5) Măsuri de publicitate şi informare
Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr . III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile.
Secţiunea X Perioada de eligibilitate
(1) Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat în conformitate cu următoarele situatii: ' (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care memorandumul de finanţare al proiectului este semnat de Comisie. În caz exceptional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la BEI fie de la alta instituţie finanţatoare şi grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiţii: Lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finantare; ' BEI sau altă instituţie finanţatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 şi 168 (1) ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 şi art. 239 şi 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002. În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.
(b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agenţiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care aplicaţia ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiţia ca aplicaţia să poată fi considerată completă.
3 Vezi Articolul 12 (1), Regulamentul Consiliului (CE) nr 1266/99 din 21 iunie 1999
4 Vezi Articolul 12 (2), Regulamentul Con s iliului (CE) nr 1266 / 99 din 21 iunie 1999
Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) ş1 (b) de mai sus sunt neeligibile.
(2) Modificări ale proiectelor (a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind "substantiale". ' Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică ş1 pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus. (b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA) . © cererea pentru modificări şi informatiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. (3) Timpul limită final privind eligibilitatea (a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finantare. ' (b) Data finală depinde de plăţile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea. (c) Data finală a eligibilităţii este prevazută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de şase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final şi o notificare, aşa cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanţare. (d) Comisia nu poate extinde această perioadă de şase luni.
Secţiunea a XI-a Solicitările de plată
Solicitările de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, aşa cum sunt definite la punctul (6) din secţiunea a II-a.
În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.
Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei Europene.
Sectiunea a XII-a
Alte elemente nespecificate în detaliu
(1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru Fondurile de coeziune. (2) În cazul conflictelor între aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
Anexa nr. III.3.a
MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN
Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie
1A. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenţia de Implementare: Rata asistentei ISPA: Data semnăr ' ii Memorandumului de finanţare: Numărul amendamentului Memorandumului de finantare: ' - Comisia - Ţara - Comisia - Tara 1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (AI) Numele: Adresa: Codul poştal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂTILOR / LUCRĂRILOR REALIZATE '
3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF) Se va face referire la condiţiile specifice, dacă există, şi se va preciza modului în care au fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aduce la cunoştinţă îndeplinirea condiţiilor respective).
4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZITII Contract ( Nr., Tip&Descriere('1 Data publicării anunţului de previzionare Tipul licitaţiei vizate(:-::) Data publicării anunţului de licitaţie ' Costul contractului I costul estimativ al Tipul co- finanţării Data semnării şi numele câştigătorului I sta d z•u r· . · ,. . ,, . . J , . , . a licitaţiei contractului Dacă nu s- a publicat Dacă s-a publicat milioane euro Combinată I paralelă Data estimativă Data, nr. MOI Internet C/) (b 8 ;:.: rt "'O H (b (Jq r-<> . ::i H (b (b
(*) Specificaţi contractul principal.
(**) Indicaţi dacă acordul contractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau Argintii. Specificaţi dacă licitaţia este local, internaţională sau restrânsă şi justificaţi procedura în cazul precalificării.
201
(***) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiţi câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie.
5. PLANUL DE CHELTUIELI UM:EURO Anul Costul eligibil total Plăţile efectuate Cheltuieli viitoare estimative Cheltuieli totale Diferenţă / Cost total% (9)=((7)- (2))/ /total (2) Estimarea iniţială* Estimarea acceptată curentă** (până la data raportării) (%) (3)/ (2) (de la data raportării) (%) (5)/(2) (7)=(3) +(5) (%) (7)/( 2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2000 2001 2002 Trim 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2003 Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2004 2005 2006 Total □ □ Propuneri de schimbare a planului de finanţare Da Nu Transmise la CE în data de: Vor fi transmise la CE în data de: Vor fi prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (ataşaţi planul şi motivele schimbării)
La momentul semnării Memorandumului de Finanţare
** Ultimul Comitet de Monitorizate
6. FISA INFORMATIVA PRIVIND EXECUTIA FIZICA SI FINANCIARA(*) Categorii de cheltuieli eligibile (*) Execuţia fizică Executia financia ' ră Indicatori fizici (*) Execuţia fizică de la ultimul Comitet de Monitorizare Execuţia fizică până la actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei fizice( ' %) Indicatori financiari Cheltuieli de la ultimul Comitet de Monitorizare Cheltuieli până la actualul Comitet de Monitorizare Rata execuţiei financiare % Progres fizic UM Cantitate Costul eligibil estimat (euro) % din cost (1) (2) (3) 4=(3)/ (1) (5) (6) (7) (8) 9=8/5 10=4*6/ 100 TOTAL Progres financiar total Progres fizic total (*) se va acoperi 100% din costul eligibil.
203
Se va face referire la orice problemă apărută în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, planul de finanţare original şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate.
Se va face referire la orice suspendare, corecţie financiară şi/ sau neregularitate.
8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANTARE)
EXECUŢIA FIZICĂ ŞI CEA FINANCIARĂ
EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTĂ)
DINTRE
(DACĂ EXISTĂ)
DIFERENŢELOR
7. CAUZA
Se va prezenta, pe scurt, observaţiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) şi se va declara modul prin care s-a răspuns la acestea.
9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/SAU COMUNITARE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului:
Radio O
O Televiziune O
Presa
Alte mijloace audio-vizuale O
Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură:
O Nu O
Da
Panouri ridicate la locul execuţiei?
10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA AsISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. 111.6 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
□
□
Da Nu
Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare:
ţn memorandumul de finanţare iniţial (data finală iniţial stabilită):
In memorandumul de finanţare curent (data finală în memorandumul de finanţare de modificat):
Data prevăzută pentru finalizare:
11. DATA PREVĂZUTĂ PENTRU FINALIZARE
Anexa nr. 111.3.b
Model pentru solicitarea de modificări
                                   PROPUNERE  DE MODIFICARE  ISPA                    
Data propusă pentru finalizare:
Data curentă:
2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MASURII
Data:
Denumirea măsurii:
Autoritatea responsabilă cu implementarea: Codul ISPA al măsurii:
Memorandum de finantare nr.: Procentul sprijinului ISP ' A:
1. IDENTIFICAREA MĂSURII
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
3. SCHIMBĂRI PROPUSE IN PLANUL DE FINANTARE (*) Euro Cheltuieli eligibile totale conform memorandumului de finanţare în vigoare Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni pentru cheltuielile totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Tot Solicitare de creştere a asistenţei Da □ Nu □ Suma solicitată ca şi creştere (euro) (*) De anexat planul de finanţare modificat
4. MODIFICĂRI IN COSTURILE ELIGIBILE ALE MASURII EURO Categoria cheltuielii (*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organizare de şantier Lucrări principale Utilaje şi echipamente Asistenţă tehnică Supervizare Altele (specificări) Total
(*) Categoriile sunt exemple, care trebuie ajustate cu scopul de a evidenţia realitatea proiectului. Este de dorit şi o defalcare pe contract.
5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI Tipul lucrarii Unitatea Data estimată pentru finalizare Propuneri
A se detalia
6. MODIFICĂRI ALE CARACTERISTICILOR MASURII
A se detalia
7. MOTIVE PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului national ISPA:
'
ANEXA nr. 111.4
Sisteme de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Secţiunea 1
Această anexă stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corecţii financiare acestei asistenţe.
Secţiunea a 2-a
Sisteme de management şi control
1. Fiecare stat beneficiar va asigura că: (i) coordonatorul naţional ISPA, (ii) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea, (iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi (iv) beneficiarii finali aşa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularităţii şi eligibilităţii solicitărilor pentru asistenţă ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii. 2. Pentru obiectivele acestei anexe, agenţiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali cărora le este delegată, de către agenţia de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organe delegate), implementarea măsurilor finanţate de ISPA. 3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc la paragraful (1) din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 3-a
Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, , Fondului Naţional, agenţiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali, vor prevedea, cu respectarea proporţionalităţii în raport cu volumul asistenţei administrate:
(a) o definiţie clară, o alocare clară şi, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate; (b) sisteme eficace pentru a asigura că funcţiile sunt îndeplinite de o manieră satisfacătoare; (c) în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.
Secţiunea a 4-a
1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia măsurii, începând de la etapa pregătitoare până la intrarea în serviciu a investiţiei finanţate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii şi cu regulile naţionale şi comunitare aplicabile în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenţa şi adjudecarea contractelor publice . Verificările vor acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenţei angajate. 0~ ' 2. Procedurile vor necesita înreo-istrarea verificării măsurilor la fata locului.
A
Inregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării şi măsurile luate
luate în ceea ce priveşte discrepanţele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eşantion de lucrări şi tranzacţii, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare.
Secţiunea a 5-a
1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizării coordonatorului naţional ISPA, Fonduhtl Naţional, agenţiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, aşa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autorităţi sau organe şi asupra îmbunătăţirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful (1) din secţiunea a 2-a. 2. Comunicarea va conţine următoarele informaţii în legătură cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul Naţional, agenţiile de implementare şi organele delegate: (a) funcţiile create în cadrul acestora, (b) alocările de funcţii între sau în departamentele componente, (c) procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrărilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile sunt autorizate, executate şi contabilizate plăţile către beneficiari, şi (d) prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control. 3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management şi control prezentate în paragrafele (1) şi (2) îndeplinesc standardele stabilite de această anexă, şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenţa verificărilor asupra operaţiilor ISPA şi descărcarea de responsabilităţi a Comisiei. Revederi ale operării sistemelor se vor realiza periodic.
Secţiunea a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător. 2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite: (a) reco ncilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite nivele administrative, de către agenţiile de implementare şi beneficiarii finali; (b) verificarea alocării şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile; (c) verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se oferă asistenţa şi obiectivele stabilite pentru măsură. 3. O descriere indicativă a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. III.4. 4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor: (a) că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plăţile făcute, lucrările realizate şi verificările acestora, făcute în legătură cu măsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deţinute în conformitate cu prevederile menţionate la secţiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum şi cu prevederile menţionate la apendicele A din anexa nr. III.4; (b) că o înregistrare este menţinută de organul care o deţine şi localizarea sa; (c) că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente. 5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi: (a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi al organelor delegate care operează solicitările de plată; (b) serviciile care auditează sistemele de management şi control; (c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în calitate de persoană responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare şi finale, conform prevderilor menţionate la paragraful (8) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a măsurilor, aşa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. III.4; (d) oficiali mandataţi ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunităţii.
Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
Secţiunea a 7-a
Fondul Naţional va ţine un registru al sumelor recuperabile din plăţile deja făcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primită în contul plăţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declaraţie de cheltuială şi cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare.
Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aprobă solicitările. 2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării se va convinge că următoarele condiţii sunt îndeplinite: (a) Cordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele de la paragraful (3) şi (6) din secţiunea a III-a şi cele de la secţiunea a VII-a din anexei nr. III.1 şi au respectat termenii memorandumului de finanţare; (b) Declaraţia de cheltuiele include numai cheltuielile: (i) Care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă; (ii) Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicaţia pentru asistenţă a fost depusă; (iii) Care sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi cu obiectivele atribuite măsurii. 3. Pentru ca eficienţa sistemelor de control şi auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Naţional să fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru: (a) A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi obiectivele atribuite măsurii; (b) A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi (c) A menţine sistemul de audit.
Secţiunea a 9-a Verificarea selectivă
1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul: (a) De a verifica eficienţa sistemelor de management şi control existente; (b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate. 2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate ţii timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eşantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3. Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plată privind măsurile. 3. Selectarea eşantionului de tranzacţii ce vor fi verificate va ţine cont de: (a) Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii; (b) Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naţionale sau comunitare; (c) Necesitatea de a asigura că diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea măsurilor şi cele două sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzător.
Secţiunea a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:
(a) aplicarea practică şi eficienţa sistemelor de management şi control; (b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţă şi cu obiectivele stabilite pentru măsură; (c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali; (d) prezenţa unui sistem de audit corespunzător; (e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificaţiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate; (f) cofinanţarea naţională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată; (g) că măsurile cofinanţate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunităţii, conform articolului 5 din memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 11-a
Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situaţii, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecţie şi acţiunile preventive necesare.
Sec,tiunea a 12-a
Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate şi vor ţine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ala Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
Secţiunea a 13-a
În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, şi pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secţiunilor 9 - 11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management şi control, communicate conform paragrafului (1) din secţiunea a 5-a.
Secţiunea a 14-a Declaraţia de finalizare a proiectelor
Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcţie independentă de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali.
Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrările şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei.
Secţiunea a 15-a
Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificărilor deja făcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a din anexa nr. III.1. Persoana sau departementul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabilă că declaraţia certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacţiile sunt legale şi reale şi că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii.
Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr.
III.4. şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naţionale şi comunitare, la care declarantul a avut acces.
Secţiunea a 16-a
Dacă prezenţa unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul, sau frecvenţa ridicată a iregularităţilor descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plată şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia.
Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentară în vederea identificării şi corectării iregularităţilor într-un interval specificat de timp.
Secţiunea a 17-a
Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
1. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ţinute, pe cât este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi făcute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor şi verificărilor la faţa locului, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a din anexa nr. III.1. 2. La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrătoare de primirea cererii. O perioadă diferită poate fi agreată între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic. 3. Comisia va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecţiilor la faţa locului rămân confidenţiale şi în siguranţă. 4. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfăşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate.
Secţiunea a 18-a Corecţii financiare
1. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia: (a) că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga, asistenţă acordată, incluzând eşecul îndeplinirii uneia din condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţă şi, în special, orice schimbare semnificativă afectând natura sau condiţiile de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută, sau (b) că există o iregularitate cu privire la asistenţa ISPA şi că statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare, Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectivă şi declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp. Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce priveşte observaţiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinţa observaţiilor şi concluziilor finale. 2. La sfârşitul perioadei stabilite de către Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în consideraţie orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide: (a) să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau (b) să opereze corecţiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părţi din asistenţa acordată pentru măsură. Aceste decizii vor respecta principiul proporţionalităţii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecţiei, va ţine cont de tipul iregularităţii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricărei deficienţa ale sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite. 3. Orice sumă primită nejustificat şi care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
Secţiunea a 19-a
1. Totalul corecţiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secţiunea a 18-a pentru iregularităţi individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic pe baza dosarelor individuale şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proporţionalităţii. 2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporţionat să se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazează corecţiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează (a) în cazul extrapolării, va folosi un eşantion reprezentativ de tranzacţii asemănătoare; (b) în cazul ratei fixe, va evalua importanţa încălcării regulilor şi amploarea şi implicaţiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularităţile stabilite. 3. Acolo unde Comisia îşi fundamentează poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) şi (2) din secţiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr. IIl.5 şi a răspunsurilor statului beneficiar.
Secţiunea a 20-a
1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secţiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corecţii, va fi de două luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie. 2. Acolo unde Comisia propune corecţii financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinări a dosarelor respective, că amploarea reală a iregularităţilor a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporţie adecvată sau un eşantion de dosare. Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a. Comisia va lua în consideraţie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită. 3. Oricând statul beneficiar obiectează faţă de observaţiile făcute de Comisie şi are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secţiunea a 18-a, Comisia va putea formula o decizie intr-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.
Secţiunea a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului. (3) din secţiunea a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă responsabilului naţional cu autorizarea finanţării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare. 2. Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naştere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plăţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operaţiile sale de refinanţare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectivă cade. 3. O corecţie financiară conform paragrafului (2) din secţiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1. 4. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corecţiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agenţiilor de implementare.
Secţiunea a 22-a
Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
Anexa nr. 111.4.A Descrierea succintă a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru
un sistem de audit corespunzător
Un sistem de audit corespunzător, descris în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinit, pentru o măsură dată, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidenţele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre cheltuielile reale făcute în cadrul măsurii cofinanţate de către agenţia de implementare, inclusiv atunci cînd aceasta din urmă nu este destinatarul final al finanţării, organele şi firmele pileate în implementarea măsurii, fie că sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Inregistrările contabile arată data în care au fost create, valoarea fiecărui articol de cheltuială, natura documentelor justificative şi data şi metoda de plată. Documentarul justificativ necesar (de exemplu facturile) sunt ataşate. 2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de măsura cofinanţată, este demonstrată corectitudinea cheltuielilor între măsura cofinanţată şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regulă se aplică tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri. 3. Specificaţiile tehnice şi planul de finanţare al măsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, şi rapoartele inspecţiilor asupra executării măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. Pentru declararea cheltuielilor reale făcute în cadrul măsurii către Fondul Naţional, informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaraţie de cheltuieli detaliată pe categorii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constituie documente justificative pentru înregistrările contabile ale Fondului Naţional şi reprezintă baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli către Comisie. 5. În cazul în care există unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele sau firmele implicate în implementarea măsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicită declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrări contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor făcute în cadrul măsurii către organul de la nuivelul superior. 6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autorităţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi ale celorlalte organe şi firme implicate în implementarea măsurii.
Anexa nr. 111.4.B
CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATĂ
COMISIA EUROPEANĂ - ISPA
Certificat intermediar/ final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată
(De transmis la Unitatea a Directoratului General pentru Politici Regionale
pe canale oficiale)
Denumirea măsurii:
Memorandum de finanţare nr......................din.......................................... Referinţa Comisiei (CCI Nr.).....................................
CERTIFICAT
Subsemnatul ..................................................................., reprezentând
Fondul Naţional desemnat de 5 .........................................., certific că toate cheltuielile eligibile incluse în declaraţia ataşată, reprezintând contribuţii ale ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite în conformitate cu progresele măsurii
20 în valoare de : I euro
(Suma exactă până la două zecimale)
Declaraţia de cheltuieli ataşată, detaliată pe categorii de cheltuieli, şi pe măsură în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheltuieli până la
j 20....
(Zz/11/aaaa)
şi este parte integrală a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii camparat cu planurile/ raportul final.
De asemenea, certific că măsura face progrese satisfăcătoare spre finalizare/ a fost încheiată în conformitate cu obiectivele şi că informaţiile date în raportul de progres/raportul final sunt corecte.
5 Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare în conformitate cu Secţiunea III (8) şi (9) din Anexa III 1, cu referinţe adecvate şi dată
6 Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare
Certific, în plus, că măsura este în curs de implementare/ a fost implementată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ce priveşte:
(1) Conformitatea cu reglementările privind protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţelele trans-europene), concurenţa, şi acordarea contractelor publice (Ghidul practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD); (2) Aplicarea prodcedurilor de management şi control la măsură, în special pentru verificarea realităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia adecvată a măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a şi prevenirea, descoperirea şi corectarea iregularităţilor, urmărirea fraudelor şi recuperarea sumele plătite nejustificat (anexa nr. III.5).
În conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. III.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioadă de minimum 5 ani de la plata finală de către Comisie.
Certific că:
(1) Declaraţia de cheltuieli este corectă şi rezultatele din sistemele contabile bazate pe documente justificative verificabile; (2) Declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată iau în considerare orice recuperare făcută şi dobânda primită pentru acestea; (3) Detaliile privind tranzacţiile reailizate sunt înregistrate, acolo unde este posibil, pe format electronic şi sunt disponibile la cererea departamentelor responsabile ale Comisiei. Data .         ,    ,_ 2 I _ 0  1 (zz/11/ aaaa) Numele cu majuscule, ştampila şi semnătura autorităţii competente Declaratie de cheltuieli făcute în cadrul măsurii 7 Document nr. ( CCI cod ) Denumirea măsurii Data Categoria de chetuieli Total cheltuieli făcute la data ( , m ._ tre.... 8 ş1 • ... ) . Cheltuielile certificate în prezenta declaraţie To tal cheltuieli planificate (buget iniţial) Cheltuielile făcute la această dată, ca procent din bugetul iniţial(%) Cheltuieli estimative necesare pentru încheierea măsurii 1. Planificare 2. Studii de fezabilitate, proiect 3. Pregătirea şantierului 4. Clădiri şi construcţie 5. Echipament 6. Asistenţă tehnică,pregătirea documentelor de licitaţie 7. Altele TOTAL 7 Pentru decizii asupra unor.grupun de proiecte, cheltwelile trebU1e împărţJ.te pe proiecte, cu excepţ1a cazurilor când cheltuielile sunt comune grupulU1, cum este cazul asistenţei tehnice şi 221 fu D b a li t c a itd e ă rncepere a e ligi ' bili . ta - ţl . l • c h e l tw . e lil or ( semnarea M emoran d um ul w d e p· rnanţare d e ca • tre C om1s1e ) Anexa la declaraţia de cheltuieli: recuperări efectuate de la ultima declaraţie de cheltuieli certificată şi inclusă în prezenta declaraţie de cheltuieli Suma ordonată a fi recuperată Debitor Data de emitere a ordinului de recuperare Autoritatea care a emis ordinul de recuperare Data recuperării Suma recuperată APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARĂ/FINALĂ Denumirea măsurii:............................................................... Referinţa Comisiei (CCI Nr) .................................. Ca urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. 111.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnătura autorităţii competente), solicit plata sumei de euro ca plată intermediară/ finală 9 • Această aplicaţie îndeplineşte codiţiile de admisibilitate deoarece: Ş tefJ!,eţi dacă este cazul (a) Raportul asupra progreselor măsurii în ceea ce priveşte indicatorii fizici şi financiari şi care demonstrează conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, incluzând condiţiile specifice stabilite - Este inclus (b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra implementării solicitat conform secţiunilor a V-a şi a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD (c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de audit naţionale şi/ sau comunitare, în special corectarea iregularităţilor bănuite sau dovedite recomandări (d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi juridic apărute şi măsuri pentru corectarea lor observată (e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial transmisă (f) Măsuri de publicitate luate în legătură cu măsura - Sunt indicate (g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost suspendată conform secţiunii a VIII-a (3) a anexei nr. 111.1 - A fost transmis - Este inclus - S-a act , ionat conform - Nu s-au făcut observaţii sau - Sunt indicate - Nici una - A fost - Este inclusă Plata trebuie făcută către: Beneficiarul: Banca: Cont nr. Titularul contului (dacă este diferit de beneficiar) I I Data I I 20. .... (zz/11/ aaaa) Nume cu majuscule, ştampilă, poziţia şi semnătura autorităţii competente 9 ştergeţi "d aca " este caz ul Anexa nr. 111.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI LA FINALIZAREA MĂSURII 10 (Secţiunea a 14-a) Către Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politică Regională INTRODUCERE 1. Subsemnatul, .......................(se specifică numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finală de plată pentru . ... . . . . ... ... (numele şi numărul de referinţă CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finală a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii. SCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii 11 în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmată şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenţi, se găsesc în rezumat în raportul ataşat OBSERVAŢII 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, slăbiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; estimaţi, suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitară corespunzătoare acestora). 10 în cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte 11 inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte 4. Examinarea, împreună cu concluziile altor controale naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvăluit o frecvenţă mică/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/ neregulilor. Erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile responsabile şi nu par să afecteze suma ajutorului plătibil de către comunitate, cu următoarele excepţii:
(a)
(b)
(c) , etc.
(Indicaţi erorile/ neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi amploarea problemelor şi mărimea sumelor de ajutor comunitar care par să fie afectate de acestea).
CONCLUZII
Fie,
Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecvenţa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător:
5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuiefile făcute şi lucrările realizate, în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi că solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei comunitare pare să fie validă.
Sau
Dacă au fost întâmpinate unele dificultăţi în timpul examinării dar frecvenţa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
S(b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/ neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazată pe examinarea şi pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a aistenţei din partea comunităţii pare să fie validă.
Sau
Dacă obstacole majore au fost întâmpinate în timpul examinării sau frecvenţa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregufile au fost rezolvate satisfăcător:
S(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) dată fiind frecvenţa ridicată a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei din partea comunităţii.
Data, semnătura
Anexa nr. III. 5 Acord cu privire la neregulile şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Secţiunea 1
Această înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între ţările beneficiare sau între Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
Secţiunea a 2-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finantare: ' - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicanţii măsurilor asistate prin ISPA; - lista autorităţilor şi organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei once amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1. (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenţionează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni.
Secţiunea a 3-a
ăIregularitate" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare, sau a unui act normativ naţional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate.
Secţiunea a 4-a
(1) În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind: - Detalii privind măsura asistată prin ISPA; - Prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - Suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă; - Practicile folosite pentru comiterea neregulii; - Felul în care a fost descoperită neregula; - Autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - Consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - Data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; - Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanţă în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză. (2) Unde unele din informaţiile menţionate la paragraful 1, şi în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informaţiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente.
Secţiunea a 5-a
Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că:
Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său şi/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit)
Secţiunea a 6-a
În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
Sumele care au fost sau se aşteaptă a fi recuperate;
Măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit;
Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite şi pentru impunerea sancţiunilor;
Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
Orice suspendări a acuzărilor judiciare.
Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
Secţiunea a 7-a
Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţă, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp stabilită la paragraful (1) din sectiunea a 4-a.
'
Secţiunea a 8-a
Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze ţării beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
Secţiunea a 9-a
(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentării informaţiilor fumizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, la procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, la posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful 1, Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia infot;maţiile obţinute conform secţiunilor a 4-a, a 5-a şi a 6-a, şi paragrafului 1 din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Secţiunea a 10-a
Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
Secţiunea a 11-a
(1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precauţiile necesare pentru a se asigura că informaţiile pe care le schimbă rămân confidenţiale. (2) Informaţiile la care se face referire în această Înţelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înţelegeri, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunităţii. În plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta Înţelegere, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acţiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanţa cu regulile comunităţii în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestei Înţelegeri. Autoritatea competentă din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte de asemenea folosire. (6) Când o ţară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentei Înţelegeri, în urma anchetei ulterioare, se dovedeşte a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toţi aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei Înţelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere.
Secţiunea a 12-a
Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
Secţiunea a 13-a
Verificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunităţii împotriva neregulilor, aşa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii ţării beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autoritătile competente ale ţării beneficiare.
Secţiunea a 14-a
Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitaţi.
Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
Când este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
Secţiunea a 15-a
(1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alti angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi de aici înainte "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de către ţara beneficiară ca experţi naţionali secondanţi, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atestă identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile ţării beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică.
Comisia trebuie să se asigure că toţi susmenţionaţii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţă şi respectarea secretului profesional.
Secţiunea a 16-a
(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - Registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scăpări de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; Sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; Verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate; Prelevarea şi verificarea de mostre; Progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investiţiilor finalizate; Documente contabile şi bugetare; Implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare. (2) Unde este cazul, este în sarcina ţării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor.
Secţiunea a 17-a
(1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de către legislaţia naţională a ţării beneficiare care le primeşte şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile comunitătii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesită cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţară beneficiară intenţionează să folosescă în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea ţării beneficiare de unde informaţia respectivă a fost obţinută. (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autorităţile competente ale ţării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menţionata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ţine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţională a ţării beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale ţării beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfaşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţie vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.
Secţiunea a 18-a
Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
Este de datoria ţării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională.
Anexa nr. 111.6
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNTELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICIT ' ATE
1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: - să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; - să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA; Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: - autorităţile regionale, locale sau publice; -partenerii sociali şi economici; - organizaţiile neguvernamentale; - operatorii şi promotorii de proiect; - orice alte părţi interesate de oportunităţile oferite de ISPA. 2. Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite atei şi în continuare ca "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat clupa ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezervă dreptul sa iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexă. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţă şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfaşurarea unor asemenea evenimente. 3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe copertă o indicaţie clară a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblemă naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară cât şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio yizuale sau de pe paginile de internet. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegaţiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISP A. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată formă şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: plăci de avizare ridicate la locul lucrărilor; plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general ambele fiind instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată ţării lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/ sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful 1. 5. Activitatea comitetelor de monitorizare Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informatii adecvate cu privire la activitatea lor. A In acest scop, fiecare comitet de monitoriz ' are trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectului(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei. - Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. - Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plăcile de avizare şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos). - Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate Preşedintelui de către organismul responsabil . Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei. - Preşedintele Comitetelor trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le consideră necesare.
Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are în aşa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţă adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
1. Panourile de publicitate
Plăcile de avizare vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea plăci de avizare trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene.
Plăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate.
Selecţia plăcii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
trebuie să ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a plăcii de avizare;
trebuie să poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, aşa cum este prezentat în tabelul ataşat.
Măsura ISPA nr. 2003/RO/16/P/PT/007
M E M O R A N D U M D E F I N A N fi A R E*)
între Guvernul României și Comisia Europeană privind asistența financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura:
îReabilitarea secțiunii Câmpina—Predeal de pe linia de cale ferată București—Brașov, România“
*) Memorandumul de finanțare este reprodus în facsimil.
ARTICOLUL3
Angajamentul
1. Cheltuielile publice sau echivalente maxime care vor fi luate în considerare pentru calcularea asistenţei vor fi de 199.485.770 euro. 2. Procentul corespunzător asistenţei acordate de către Comunitate pentru aceasta ma.sura este fixat la 75% din totalul cheltuielilor publice sau echivalente, conform celor indicate în planul de finanţare din anexa nr. II. 3. Valoarea maxima a asistenţei asigurate prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare este fixată la 149.614.328 euro. 4. Un total de 104.730.029 euro este angajat din bugetul pe anul 2003, din linia bugetara B7-020. Angajamentele privind tranşele ulterioare se vor baza pe planul de finanţare iniţial sau revizuit pentru ma.sura respectiva, în funcţie de stadiul implementării ma.surii şi de disponibilităţile bugetare.
ARTICOLUL4
Plăţi
1. Asistenţa comunitara va acoperi plăţile referitoare la ma.sură, pentru care s-au fa.cut angajamente valabile din punct de vedere juridic de catre Beneficiar şi pentru care s-a alocat în mod specific finanţarea necesara. Aceste plaţi trebuie sa fie în lega.tura cu lucra.rile descrise în anexa nr.I. 2. Platile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finantare de catre Comisie nu ' sunt eligibile pentru asistenţa acordata prin Instrumentul pentr ' u Politici Structurale de Preaderare. 3. Ma.sura descrisa în anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea acestei ma.surii se vor încheia nu mai târziu de data de 31 decembrie 2008. Raportul solicitat pentru efectuarea plăţii finale va fi înaintat nu mai târziu de 6 luni de la aceasta data. 4. Plata în avans este fixată la 29.922.866 euro şi va fi transferata clupa cum urmează: - suma de 14.961.432 euro va fi plătită clupa semnarea prezentului memorandum de catre Beneficiar; - diferenţa se va achita <lupa semnarea primului contract major de lucrări ce va fi convenit între Beneficiar şi Comisie după transmiterea Planului de achiziţii aşa cum este specificat în paragraful 3 al art. 8. 5. În conformitate cu prevederile pct. (5) al secţiunii a III-a din anexa nr. III.1, Comisia va
accepta pentru această măsură o sumă totală reprezentând avansul şi plăţile intermediare de 90% din valoarea totală a asistentei financiare acordată.
'
ARTICOLUL5
Respectarea legilor şi politicilor Comunităţii
Masura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la transporturi şi reţele transeuropene.
ARTICOLUL6
Proprietatea intelectuală
Beneficiarul şi autoritatea responsabila cu implementarea, menţionată la pct. 3 din anexa nr. I, se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuala pentru studii, schiţe, planuri, publicitate şi pentru alte materiale produse în legatura cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Aceştia vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de catre Comisie sau orice alt organism ori persoana delegata de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop proprm.
ARTICOLUL 7
Permise şi autorizaţii
Orice tipuri de permise şi/ sau autorizari necesare pentru implementarea masurii trebuie sa fie eliberate de autoritaţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu leo-islatia nationala.
o~ ' '
ARTICOLUL 8
Condiţii specifice ale măsurii
Fără a se încălca prevederile generale prevăzute în anexa nr. III, asistenţa financiară nerambursabilă pentru această măsură trebuie să respecte următoarele condiţii:
1. Condiţia privind evaluările şi situaţia activelor: Comisia îşi rezervă dreptul de a revizui valoarea asistenţei prin ISPA, stabilită la articolul 3, dacă în termen de 5 ani de la data finalizării lucrărilor, condiţiile de operare (taxe, venituri, etc.) diferă în mod semnificativ faţă de evaluările iniţiale efectuate pentru stabilirea nivelului asistenţei şi/ sau dacă există o modificare substantială care: ' a) afectează natura operării sau condiţiile de implementare, ori conferă unui organism privat sau public un avantaj necuvenit, şi b) rezultă din modificarea formei de proprietate asupra oricărei părţi a infrastructurii finanţată, sau dintr-o cesiune sau modificare materiala a condiţiilor de exploatare. Ţara beneficiară va informa Comisia asupra oricărei modificări de acest fel, şi va solicita acordul prealabil al Comisiei pentru aceste modificării. 2. Condiţia privind viabilitatea Asistenta financiară nerambursabilă a Comunitătii pentru această măsură este acordată ' sub rezerva punerii la dispoziţie de către au ' torităţile implicate a unor resurse suficiente pentru asigurarea exploatării şi întreţinerii eficiente a activelor. 3. Cea de a doua plată a avansului este condiţionată de:
(a) luarea unui angajament din partea Beneficiarului (Compania Naţională de Căi Ferate - "CFR SA)) pentru luarea unor măsuri corective necesare pentru a reduce impactul proiectului asupra mediului înconjurător, care trebuie să fie aprobate de către Comisie; (b) prezentarea de către Beneficiar a planului de achiziţii, care trebuie să fie aprobat de către Comisie; (c) prezentarea de către Beneficiar a unor planuri detaliate pentru monitorizarea mediului înconjurător, care trebuie aprobate de către Comisie; (d) prezentarea de către Beneficiar a noului acord de mediu, emis de către autoritatea competentă, bazându-se pe recomandările raportului final de Evaluare a Impactului asupra Mediului (EIA) şi consultărilor publice aferente; (e) prezentarea de către Beneficiar a unui program detaliat pentru consultările publice EIA şi a documentelor puse la dispoziţia publicului, precum şi a rezumatului observaţiilor primite în timpul consultărilor, care trebuie să fie aprobate de către Comisie.
ARTICOLUL9
Prevederile privind implementarea cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare fac parte integrantă din acesta.
Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratată de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII-a din anexa nr. III.1.
ARTICOLUL 1 O
Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat mai jos:
Semnat la Bucureşti la 21.05 . 2004 şi la Bruxelles la 19 decembrie 2003.
Pentru Beneficiar, Pentru Comunitate,
Mihai Nicolae Tănăsescu,
Coordonator National ISPA
'
Michel Barnier,
Comisar
Lista anexelor
Anexa nr. I Descrierea măsurii
Anexa nr. II Plan de finantare
'
Anexa nr. III
Anexa nr. III.1 Anexa nt. III.2
Anexa nr. III.3
Anexa nr. III.4
Anexa nr. III.5
Anexa nr. III.6
Prevederi financiare privind implementarea ISPA
Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISP A
Model de cerere de plată, pentru raportarea progresului financiar şi fizic şi pentru solicitarea de modificări
Sisteme de management şi control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Acord cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
ANEXA nr. I
Descrierea măsurii
,,Reabilitarea secţiunii Câmpina - Predeal de pe linia de cale ferată Bucureşti - Braşov, România"
Codul măsurii: 2003/RO /16/P/PT/007
1. DENUMIREA MĂSURII ,,Reabilitarea secţiunii Câmpina - Predeal de pe linia de cale ferată Bucureşti - Braşov" 2. AUTORITATEA CARE PREZINTĂ CEREREA (Coordonatorul Naţional ISPA) 2.1 Numele: Domnul Mihai Nicolae Tănăsescu, ministrul finanţelor publice 2 . 2. Adresa: Ministerul Finanţelor Publice Autoritatea de Management pentru Fondul de Coeziune Eugen Teodorovici, director B-dul Libertăţii nr.12, Sector 5, Bucureşti, România Telefon: +40-1-335 98 77 Fax: +40-1-335 98 88 E-mail: eugen.teodorovici@mfinante.gv.ro 3. AUTORITATEA RESPONSABILĂ CU IMPLEMENTAREA (conform celor definite definite la pct. 2 din secţiunea a-II-a din anexa nr. III.2) 3.1 Denumirea: Compania Naţională de Căi Ferate "CFR" SA 3.2 Adresa: B-dul. Dinicu Golescu nr. 38, sect.1, Bucureşti 3.3 E-mail: orlando.craciun@cfr.ro 4. BENEFICIARUL FINAL (în cazul în care acesta este un alt orgarusm decât autoritatea menţionată la punctul 3) 4.1 Denumirea:A se vedea punctul 3.1 de mai sus 4.2 Adresa: A se vedea punctul 3.2 de mai sus 4.3 E-mail: A se vedea punctul 3.3 de mai sus 5. LOCALIZARE 5.1 Ţara beneficiară: România 5.2 Regiunea: Ramura de nord din România a Coridorului Feroviar Transeuropean IV, secţiunea Câmpina (km 94 + 680) - Predeal (km 142 + 450) 6. DESCRIERE Această măsură cuprinde reabilitarea şi modernizarea tronsonului de cale ferata între Câmpina şi Predeal din România. Acestă secţiune feroviară se află pe linia de cale ferată dintre Bucureşti şi Braşov, şi face parte din Coridorul Transeuropean de transport IV. Acesta secţiune feroviară a fost iniţial construită ca linie simplă, iar apoi a fost dublată şi electrificată. Unele părti de constructie sunt în functiune de mai mult de 100 ani. Instalatiile electrice (catenara şi ' alimentarea ' cu energie ele ' ctrică), şi sistemul de semnalizare ' şi centralizare sunt deteriorate pe mai multe sectoare datorită lipsei de întreţinere şi a reparaţiilor. Multe poduri şi podeţe sunt foarte vechi (acestea au fost construite conform tehnologiilor de la sfârşitul secolului 19, de exemplu poduri metalice nituite şi podeţe din cărămidă) . Reabilitarea este necesară ca urmare a exploatării îndelungate şi a nivelului scăzut de întreţinere, de-a lungul anilor acumulându-se un număr semnificativ de lucrări neefectuate. Reabilitarea terasamentelor, podurilor, podeţelor şi căii ferate, lucrările de consolidare, reparaţia capitală a sistemelor de semnalizare, telecomunicaţii şi alimentare cu energie electrică, precum şi îmbunătăţirile staţiilor feroviare de călători reprezintă elementele principale ale acestor lucrări. Valea Prahovei (Câmpina - Sinaia - Predeal) reprezintă o legătură importantă care uneşte două regiuni principale din România (Bucureşti şi Transilvania). De asemenea, aceasta are un rol important din punct de vedere turistic, fiind o staţiune montană. Cu toate acestea, valea este foarte îngustă, cu pante adânci în imediata apropiere a căii ferate. De la Câmpina, localitate situată la 460 m deasupra nivelului mării, calea ferată urcă spre Predeal la 1.032 m, care este cel mai înalt punct de pe reţeaua feroviară din România. Calea ferată este şerpuită, cu curbe înguste şi un număr destul de mare de poduri şi podeţe, diverse lucrări de consolidare a căii şi lucrări de protecţie împotriva coroziunii cauzate de râul Prahova. Capacitatea actuală de trafic de pe linia de cale ferată Bucureşti - Braşov este de 296 trenuri/zi pe cele două direcţii de circulaţie (148 perechi de trenuri), ceea ce face ca secţiunea Câmpina - Predeal să fie una din cele mai aglomerate linii de cale ferată de pe reţeaua feroviară din România. 7. OBIECTIVE Reabilitarea şi modernizarea secţiunii de cale ferată în conformitate cu standardele tehnice ale Acordului European privind Principalele Linii Internaţionale Feroviare (A.CC) şi Acordul European privind Principalele Linii Internaţionale de Transport Combinat şi Instalaţiile Aferente (A.GTC) şi în conformitate cu cele două directive privind interoperabilitatea - Directiva nr. 96 / 48 / CE privind interoperabilitatea sistemuluiferoviar transeuropean de mare viteză şi Directiva nr. 2001 / 16 / CE privind interoperabilitatea sistemului feroviar convenţional - şi cu specificaţiile tehnice aplicabile privind interoperabilitatea (TSI). Directivele se referă la instalarea Sistemului European de Gestionare a Traficului Feroviar (ERTMS) şi a Sistemului European de Control şi Comandă a Trenurilor (ETCS) ca sistem comun de control/ comandă şi semnalizare feroviară, şi a GSM-R (GSM pentru calea ferată) ca sistem comun de radio telecomunicaţie pentru exploatare şi siguranţă feroviară. Prezenta măsură va asigura respectarea ERTMS nivel 1. Principalii indicatori fizici pot fi descrişi pe scurt după cum urmează: Indicatori fizici Unitate Secţiunea Câmpina- Predeal Substructura feroviară . schimbătoare de cale . bretea . bretea+ T.D.J. . tg 1:9 R=300 . tg 1:9 R=190 . T.D.J Reabilitare ABL şi instalaţii de semnalizare Reabilitarea liniei de contact Suprafaţă expropiată m3 m3 1.019.800 68.854 m 3.830 buc. 37 buc. 13 buc. 3.500 buc. 3.400 buc. 2.200 m 5.050 buc. 122 km 96,71 buc. 59 buc . 1 buc . 1 57 buc. 43 buc . 9 buc. 5 km 48 km 149 m2 cuca 200.000 1. Terasamente de cale ferată 2. Consolidare terasamente 3. Protectie terasament: - dig ' uri şi aparări gabioane - praguri - amenajări torenţi - corecţii betonate - amenajări albii - ziduri de sprijin - drumuri de acces 4. Poduri şi podeţe Suprastructura feroviară a. linii noi (alte linii în staţii) b. aparate de cale noi - tip 60 tg 1:9 din care: - tip 49 din care: 8. PROGRAMUL LUCRĂRILOR Programul principal al lucrărilor este prezentat în tabelul de mai jos: Categoria de lucrări Data începerii Data finalizării Studiu iniţial (fezabilitate, cost/beneficiu, EIA) 1997 1998 Studiu actualizat (fezabilitate, cost/beneficiu, EIA) 2002 2003 Studii de proiectare detaliate şi EIA complet 2003 martie 2004 Achizitionare terenuri ' martie 2004 decembrie 2004 Licitaţie pentru asistenţă tehnică noiembrie 2003 mai 2004 Licitaţie pentru lucrări septembrie 2004 mai 2005 Construcţie mai 2005 mai 2008 Faza funcţională iunie 2008 9. ANALIZA ECONOMICĂ ŞI SOCIALĂ COST /BENEFICIU Analiza economică compară din punct de vedere economic ( pentru economia naţională ca un întreg) cazul "cu proiect" şi cazul "fără proiect". Cazul "fără proiect" presupune ca sistemul feroviar să fie ţinut în funcţiune doar prin măsuri de urgenţă, în timp ce întreruperile şi avariile apar tot mai frecvent şi astfel costurile de exploatare şi întreţinere cresc corespunzător. Datorită serviciilor nesatisfăcătoare, ineficiente şi în general mai costisitoare, creşterea traficului pe linia feroviară va fi foarte redusă pentru mărfuri, în timp ce traficul de călători nu prevede nici un fel de creştere. Traficul care nu este preluat de calea ferată se va îndrepta către transportul rutier. În cazul "cu proiect", atât pentru estimările financiare cât şi cele economice, se aşteaptă să aibă loc o reducere semnificativă a costurilor de exploatare şi întreţinere (pentru cale şi material rulant), a accidentelor şi a pierderilor aferente. În ceea ce priveşte veniturile, în analiza financiară taxele pentru călători şi mărfuri vor creşte generând astfel venituri mai mari. Taxele pentru mărfuri vor creşte atingând un nivel adecvat pentru trenurile bloc şi alte serv1c11. În analiza economică se iau în consideraţie alte beneficii. Economia ca întreg (nu CFR SA) este prejudiciată de costurile ridicate de exploatare rutieră pentru traficul care se îndreaptă spre transportul rutier din cauza serviciilor feroviare proaste. Atunci când transp9rtul rutier este preferat transportului feroviar societatea suportă costuri suplimentare importante legate de mediu, accidente şi timp. De aceea, se pot lua în consideraţie beneficiile sociale semnificative care rezultă din această schimbare intermodală de la transportul rutier la transportul feroviar, inclusiv - atât pentru transportul de călători cât şi pentru cel de mărfuri - beneficiile de mediu şi reducerea timpului de călătorie. Se iau în consideraţie şi factorii de "stabilire a preţurilor din umbră", împreună cu factorii pentru munca implicată în , lucrări. Pe lân ' gă beneficiile financiare nete, analiza economică ia în consideraţie şi o serie de efecte care au un irnpact la nivelul economiei naţionale, în special efectele asupra mecliului. Rata de rentabilitate economică, RRE, este estimată la 11,6%, iar valoarea economică netă prezentă, VENP, la 198 milioane euro. 10. PRINCIPALELE ELEMENTE ALE ANALIZEI FINANCIARE S-au utilizat următoarele date financiare de intrare: - costuri de exploatare transport călători şi de mărfuri; - reducerea costurilor de exploatare (reducerea accidentelor şi pierderilor aferente); pierderi de trafic în timpul perioadei de construcţie; - venituri din exploatare pentru traficul de călători şi de mărfuri; - taxa pentru mărfuri va creşte după finalizarea lucrărilor, iar taxa crescută pentru călători va fi compensată printr-o reducere a subvenţiilor; - economie la consumul de combustibili; - beneficii din deschiderea treptată a sectoarelor pentru trafic. Rata de rentabilitate financiară internă, RRFI, este estimată la 7,3% pentru o asistenţă financiară nerambursabilă ISPA de 75%. 11. ANALIZA IMPACTULUI ASUPRA MEDIULUI Evaluarea impactului asupra mediului (EIA) a fost efectuată, iar versiunea în limba română a raportului EIA a fost finalizată în august 2002. Consultările publice aferente (la nivelul administraţiilor locale Câmpina, Breaza, Sinaia, Buşteni, Azuga, Predeal şi Braşov) au avut loc în iulie şi august 2002. A se vedea condiţiile prevăzute de la articolul 8.3 din memorandumul de finanţare. 12. COST ŞI ASISTENŢĂ (în euro) Cost total Contribuţia sectorului privat Cheltuieli neeligibile Total cheltuieli eligibile Asistentă ISPA Rata asistenţei % 214. 979.400 - 15.493.630 199.485.770 149.614.328 75% Rata asistentei Rata asistenţei financiare ISPA a fost verificată prin metoda deficit financiar . Defalcarea costurilor Cost total fără TVA în euro Cost eligibil Cost neeligibil Lucrări 177.243.600 176.350.700 892.900 Asistenţă tehnică (revizuire, licitaţie, supervizare) 5 . 000.000 5.000.000 - Sub - total 182.243.600 181.350.700 892.900 Rezerve, 10% din costul eligibil 18.135 . 070 18 . 135.070 - Taxe inspecţie pentru controlul calităţii construcţiilor; cheltuieli diverse şi cheltuieli neprevăzute 2.820.430 - 2.820.430 Costuri neeligibile (include costurile deja apărute şi pe cele din alte surse) 11.780.300 - 11.780.300 Asistenţă financiară totală (excl. TV A, inel. rezervele), euro 214. 979.400 199.485.770 15.493.630 Asistenţa financiară ISPA de 75 % din costul eligibil de 199.485.770 euro se ridică la 149.614.328 euro. Analiza detaliată a defalcării costurilor Cost total fără TVA în euro Cost eligibil Cost neeligibil Achiziţionare terenuri şi 892.900 - 892.900 Protecţia mediului 3.577.000 3.577.000 - Organizarea şantierului 7 . 959.700 7.959.700 - Infrastructura şi suprastructura feroviară 119.800.370 119.800.370 - Poduri şi podeţe 6 . 177.210 6.177.210 - Semnalizare, centralizare, telecomunicaţii 15.057.889 15.057.889 - Electrificare 14.951.460 14.951.460 - , Construcţii şi instalaţii 8.827.071 8.827.071 - Asistenţă financiară totală (excl. TV A şi rezerve), euro 177.243.600 176.350.700 892.900 13. IMPLICAREA INSTITUTIILOR FINANCIARE INTERNATIONALE ' ' Nu s-a prevăzut implicarea nici unei instituţii financiare internaţionale pentru prezenta măsură de reabilitare a secţiunii feroviare Câmpina - Predeal. Oricum, BEI a acordat un împrumut în valoare de 200 milioane euro pentru reabilitarea secţiunii feroviare Bucureşti - Câmpina de pe aceeaşi linie feroviară Bucureşti - Braşov. Lucrările pe sectorul finanţat de BEI Bucureşti - Câmpina vor fi finalizate în 2003. 14. CONDIŢIILE SPECIFICE PRIVIND MĂSURA A se vedea articolul 8 din memorandumul de finantare. ' 15. PLANUL DE ACHIZITII
'
Lucrările vor fi implementate în conformitate cu planul de achiziţii prezentat în anexa nr. I.a.
Asistenţa tehnică prevăzută va cuprinde revizuirea dosarului de licitaţie pentru lucrări şi supervizarea implementării în calitate de inginer FIDIC. În timpul revizuirii se va acorda o atenţie deosebită, printre altele, (a) studiilor geologice şi geotehnice pentru proiectul de consolidare/protecţie a terasamentului; (b) studiului hidrologic pentru proiectarea de poduri şi podeţe; (c) achiziţionării de terenuri; (d) interoperabilităţii şi respectării Directivelor 96/48 şi 2001/16 privind ERTMS, ETCS şi GSM-R, în special la blocurile de linie automate (BLA), (BAT) şi (SAT); (e) măsurilor pentru reducerea impactului asupra mediului şi lucrărilor de protecţie a mediului; (f) oportunităţii soluţiilor şi alternativelor tehnice luate în consideraţie; (g) devizului; (h) rectificării tuturor lipsurilor şi greşelilor din proiect, cum ar fi de exemplu soluţiile suprainginereşti, abaterile prea generoase care stau la baza specificaţiilor tehnice standard şi divergenţele cu standardele UE; (i) prevenirii limitărilor concurenţei, cum ar fi de exemplu specificaţiile tehnice favorizante.
Licitaţiile şi încheierea de contracte vor fi efectuate în conformitate cu "Ghidul practic pentru procedurile de contractare finanţate d e la Bugetul General al Comunităţilor Europene în contextul unor a c ţiuni externe (PRAG)" elaborat de Comisia Europeană. Cu toate acestea, formularul de contract FIDIC va fi utilizat pentru contractul (contractele) de lucrări.
ANEXA nr. I.a
Planul de achiziţii provizoriu
Oferta Descrierea lucrărilor şi Tip de Previziuni Rata de Nr. serviciilor care vor fi contract privind rambursare a licitate (lucrări, lansarea facturilor furnizare ofertei aferente de (lună,an) contractului materiale, specific servicii) 1 Asistentă tehnică Servicii ianuarie 2004 Aşa cum este (revizuir ' e şi supervizare) specificat în articolul 3.2 din memorandumul de finanţare 2 Reabilitarea Ş1 Lucrări trimestrul Aşa cum este modernizarea sectiunii (Cartea IV/2004 specificat în feroviare Câmp ' ina- Roşie articolul 3.2 din Predeal (împărţită in mod FIDIC) memorandumul adecvat în loturi) de finanţare
Condiţiile specifice pentru acordarea contractelor vor fi puse la dispoziţie în Jurnalul Oficial al Comunităţilor Europene şi/ sau pe Internet.
Pentru contractele, care sunt acceptate parţial ca fiind eligibile pentru finanţarea ISPA, rata rambursării se va calcula prin aplicarea procentului de costuri acceptate ca fiind eligibile ori rata de asistenţă pentru măsură.
ANEXA nr. II
PLAN DE FINANŢARE (bazat pe angajările din bugetul UE)
Titlul măsurii: Reabilitarea secţiunii Câmpina-Predeal de pe linia de cale ferată Bucureşti-Braşov, România
Nr. ISPA: 2003/RO /16/P/PT /007
euro
- 2000 - 2001 2002 2003 2004 139.640.039 892.900 - 892.900 139 . 640.039 - I 100 I o I 104.730.029 I I 75 I 34.910.010 2005 2006 59.845.731 - 59.845.731 100 44.884.299 75 14.961.432 Ne 14.600.730 14.600.730 - o
253
(* ) .....
ANEXA nr. III.I
Prevederi financiare privind implementarea ISPA Secţiunea I
Forme şi rate de asistenţă
(1) Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub formă de asistenţă nerambursabilă directă, de asistentă rambursabilă sau orice altă formă de asistentă. ' ' Asistenţa rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în acelaşi scop. (2) Rata asistenţei din partea Comunităţii acordată prin ISPA poate fi de până la 75 % din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85 %, în special unde consideră că o rată mai mare de 75 % este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. Rata asistenţei şi suma maximă a asistenţei ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistentei rambursabile sau în cazul în care există un interes special al comunitătii, rata de asistentă treb ' uie redusă tinând cont de: ' ' ' (a) disponibilitatea cofinanţării; (b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi (c) o aplicare corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". (3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful 2 (b) sunt acelea care privesc: (a) infrastructura a cărei folosinţă implică taxe provenite de la utilizatori; (b) investiţii productive în sectorul de mediu. Comisia a elaborat recomandari privind aplicarea principiului poluatorul plăteşte. (4) Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnică pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. (5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de către ţara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.
Secţiunea a II-a Angajamente
(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiară. Totuşi, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri: (a) angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală şi sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale. Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finantare referitor la măsură. ' Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la secţiunea a III-a (2) de mai jos, şi al asistenţei pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare. ' Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discuţie, cu condiţia ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice şi că progresul lucrărilor demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani şi pentru care asistenţa comunităţii nu de păşeşte 20 milioane euro, un prim angajament de până 80 % din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsură. Diferenţa va fi angajată în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (2) Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsură, va fi anulată.
În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiară şi autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.
Sec ţi unea a III-a Plăţi
(1) Plăţile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăţi intermediare sau a diferenţei finale. Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă. (2) Plăţile în avans Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordată prin ISPA, aşa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate aşa cum este definită la punctul (9). A v a nsul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri: - o primă tranşă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiară semnează memorandumul de finantare; ' - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsură. Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistentei acordată de către Comunitate. ' (3) Plătile intremediare Plăţile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea acesteia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare şi vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate şi certificate , sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice ataşate asistenţei; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/ sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar iniţial; - au fost descrişi paşii urmaţi pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a indeplinit una din condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată şi pentru rapoartele de progres fizic şi financiar. (4) Ţările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. (5) Suma totală a plăţilor efectuate conform punctelor (2) şi (3) nu trebuie să depăşească 80 % din totalul asistenţei acordate. Comisia poate creşte acest procent până la 90 % în cazuri justificate. (6) Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate. Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, cum sunt menţionate în memorandumul de finantare; - rapor ' tul final mentionat în sectiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemn ' ată sau orga ' nismul menţionat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; ţara beneficiară certifică Comisiei că informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - ţara beneficiară a transmis Comisiei declaratia mentionată în anexa nr. III.4.C. - toate măsurile de informare şi publicitate ' stabilite ' de Comisie în anexa nr. III.6 au fost implementate; - când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agenţiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi că au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare. (7) Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, aşa cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţă care reprezintă diferenţa finală pentru acea măsură va fi anulată. (8) Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finală prezentate de către ţara beneficiară sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă şi care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, aşa cum sunt specificate în anexa nr. III.2. (9) Toate plăţile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Naţional, desemnat de ţara beneficiară să primescă asemenea plăţi. Ca regulă generală, plăţile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Fondul Naţional trebuie să transfere cât de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. (10) Fondul Naţional, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul ţării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.
Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare.
Sectiunea a IV-a Fo ' losirea euro
(1) Sumele din cererile de asistenţă, împreună cu planul de finanţare relevant, vor fi exprimate în euro. (2) Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. (3) Declaraţiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menţionate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunităţii Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la această rată 1 . (4) Plăţile asistenţei financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de tara beneficiară în acest sens.
'
Secţiunea a V-a Raportul final
Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele:
1 http : / / europaeu.int/comm/dg19/infoeuro / fr / index httn
(a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistentei; ' (b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei; (c) o primă evaluare de îndeplinire a asistenţei, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: - data efectivă de implementare a măsurii; - o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare şi veniturile aşteptate; - confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile şi beneficiile aşteptate; - o indicare a acţiunilor luate pentru a asigura protecţia mediului şi costurile acestora inclusiv concordanţa cu principiul poluatorul plăteşte; - data la care măsura asistată devine operaţională. (d) informaţii referitoare la acţiunile de publicitate.
Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare
(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată initial, asistenta acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu tre ' buie să depă ' şească suma maximă stabilită în memorandumul de finanţare. O schimbare a ratei asistentei comunitătii fată de rata acordată initial sau fată de asistenta maximă va necesita o mod ' ificare a me ' mora ' ndumului de finanţare ' conform ' procedurilo ' r descrise în paragraful (3). (2) Dacă atunci când planul de finanţare al unui proiect este amendat, angajamentele şi/ sau plăţile comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ţinând cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operaţie financiară (angajare sau plată) după acel amendament. (3) Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: (a) amendamentele care impun o modificare substanţială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanţială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea ţării beneficiare sau la initiativa Comisiei după consultarea cu tara beneficiară. Definitia modificării "substanţial ' e" este dată în prevederile referitoare la e ' ligibilitatea cheltuielilor. ' (b) în cazul unor altor amendamente, ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observatiile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propu ' nerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente. (c) orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli.
Secţiunea a VII-a Managementul şi controlul financiar
(1) Statele beneficiare trebuie: (a) să stabilească de la 1 ianuarie 2000 şi în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management şi control care să asigure: - implementarea adecvată a asistenţei acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid, - separarea funcţiilor de management şi control, - că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschi s e oricăror verificări; (b) să verifice periodic că măsurile finanţate de comunitate sunt derulate în mod adecvat; (c) să prevină iregularităţile şi să acţioneze împotriva lor; (d) să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităţilor sau neglijenţei. (2) Controale interne şi externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internaţional acceptate de audit, de către organele n ţionale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcţie. In fiecare an un plan de audit şi un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziţia Comisiei. (3) Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanţi autorizaţi, să efectueze audituri financiare şi tehnice la faţa locului, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. (4) Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii săi autorizaţi sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul de a inspecta, la faţa locului toată documentaţia relevantă şi conturile corespunzătoare articolelor finantate în conformitate cu memorandumul de finantare. Statele beneficiare trebuie să spriji ' ne serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Con ' turi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISP A. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la faţa locului. (5) Prevederile detaliate asupra controlului şi managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4.
Secţiunea a VIII-a Monitorizarea
Ţările beneficiare şi Comisia trebuie vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:
(1) Înfiinţarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiară, Comisie şi, unde este cazul, BEI şi/ sau alte instituţii cofinanţatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. (2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi în aşa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi obiectivele propuse iniţial, şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. (3) (a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul naţional ISPA trebuie să Înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârşitul fiecărui an intreg de implementare. (b) Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate. (4) Pe baza rezultatelor monitorizării şi ţinând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, ca şi planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare.
Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi importanţa lor.
Secţiunea a IX-a Transparenţă în adjudecarea contractelor
(1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acţiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. (2) (a) Participarea la procedurile de licitaţie trebuie să fie deschisă şi pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul şi tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările beneficiare ISPA şi din Cipru, Malta şi Turcia; Prin urmare se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. (b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanţarea de la IFI şi după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe ţări să participe la licitaţia pentru contracte. (3) (a) Ţările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta şi când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitaţiei de participare la licitaţie, în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi în "Monitorul Oficial" din ţările beneficiare. (b) Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii şi specificaţii tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările membre sau din tările beneficiare. ' (c) În plus, informaţia trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă. (4) Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA şi SAPARD.
Secţiunea a X-a
Transparenţă în contabilitate şi în rapoartele proiectelor
Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare, toate organismele publice sau private implicate în managementul şi implementarea operaţiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză.
Autorităţile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăţi pentru proiectul respectiv.
Secţiunea a XI-a Evaluarea ex-post
Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât şi randamentul şi eficienţa asistenţei şi a impactului său, ca şi factorii ce contribuie la succesul sau eşecul implementării măsurilor şi a realizărilor şi rezultatelor .
După finalizarea măsurilor, Comisia şi ţările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienţa utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunităţii în domeniul mediului sau contribuţia acestora la politicile privind reţeaua Trans - Europeană extinsă şi transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua şi impactul măsurilor asupra mediului.
Anexa nr. 111.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA
Secţiunea I Domeniul cheltuielilor
ISPA acordă asistenţă pentru următoarele măsuri:
(1) Proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor comunităţii privind protecţia mediului şi cu obiectivele Parteneriatului de Preaderare; (2) Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susţinută ş1, 1n particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr . 1692/96/CE 2 şi acelea care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale ca şi reţelele trans-europene împreună cu accesul la aceste reţele; (3) Studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţă tehnică inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistenţă tehnică şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor.
Regulile specificate în secţiunile de la a II-a la a XII-a de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele 1 şi 2 de mai sus sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3.
Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de bază
(1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii: a) Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat. b) O "etapă independentă tehnic şi financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operaţională în întregul său. O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect. c) Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: 2 D e ci z ia nr 1692 / 96 / CE a Parlam e ntului Eur o pe a n ş i a Consiliului clin 23 iuli e 1996 privind directi v el e comunit ă ţii pentru dezvoltara r e ţ e lei d e tran s port tran s -europ e an trebuie să fie localizate în acelaşi curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate; trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. (2) "Autoritatea responsabilă cu implementarea" (a) Pentru proiectele finanţate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în anexa nr. I, punctul 3, a Memorandumului de finanţare. Ca o consecinţă, orice schimbare a "autorităţii responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanţare. În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. (b) Totuşi, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile . În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse şi trebuie să primescă o copie a documentelor relevante. (3) Conceptul de "administraţie publică" Administraţia publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ : - organisme de guvernare centrale (nivel naţional); - organisme de guvernare regionale; - organisme de guvernare locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice. (4) Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect (a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi la măsurile de publicitate pentru un proiect asistat; (b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus menţionate; (c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operaţional şi la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanţare a fost finalizat/ definitivat. (5) Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/ sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/ sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanţare. (6) Cheltuieli
Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secţiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
Sec ţi unea a III-a
Principalele categorii de cheltuieli eligibile
Ca regulă generală cheltuielile legate de:
- studiile de fezabilitate; - planificare şi proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsuri compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.
Secţiunea a IV-a
Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului
(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor (a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi aprobate în mod special printr-un Memorandumul de finanţare; (b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr acelaşi contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori prob a tive echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului) . (2) Implicarea administraţiei publice
În acele cazuri în care funcţionarii din administraţia publică sunt implicaţi în activităţile menţionate la punctul 1( a ) al acestei Secţiuni, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie, în cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii:
- funcţionarul a renunţat temporar la statutul său de funcţionar în administraţia publică; - cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, ca cele specificate în Secţiunea VIII, punctul 1; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunitătii.
'
Sec ţi unea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile
(1) În acele cazuri m care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secţiunea a IV-a. (2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secţiunea a X-a, şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii: - costuri privind munca (salarii brute şi nete) - cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menţionată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administraţia publică. (3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieţei.
Secţiunea a VI-a
Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale
(1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului (a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca şi cheltuieli de capital, în concordanţă cu conventiile standard de contabilitate; ' (b) Fără a prejudicia punctul (3) din secţiunea a IX-a , închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. (2) Achiziţiile de active acorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. (3) Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului (a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile. (b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică or1 distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finantare. ' (4) Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică (a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. (b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.
Sectiunea a VII-a
Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată
Cehltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată (1VA) nu sunt eligibile.
Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative
(1) Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare şi fizice, evaluării şi prevenirii neregulilor şi cheltuielile care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică aşa cum sunt definite la punctul (3) din secţiunea I. Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistent , ă tehnică ment , ionată în memorandumul de finant , are. (2) Organizarea Comitetelor de monitorizare (a) Fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în orgamzarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative; (b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: servicii de traducere; închirierea de săli de conferinţă şi aranjamentele auxiliare; închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; procurarea documentaţiei şi facilităţilor aferente; taxe pentru participarea experţilor; cheltuieli pentru călătorii. (c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică intervenite în acest context nu sunt eligibile. (3) Întâlniri la cererea Comisiei
Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.
Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli
(1) Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din secţiunea a IV-a. (2) Costuri financiare Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie, etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. (3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. (4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate (a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile; (b) Ca excepţie de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca şi cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finantare. ' (c) Principiile definite la punctele (a) şi (b) menţionate mai sus sunt valabile de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. (5) Măsuri de publicitate şi informare
Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile.
Secţiunea X Perioada de eligibilitate
(1) Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat în conformitate cu următoarele situatii: ' (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care memorandumul de finanţare al proiectului este semnat de Comisie. În caz exceptional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la BEI fie de la alta instituţie finanţatoare şi grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiţii: Lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finantare; ' BEI sau altă instituţie finanţatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 şi 168 (1) ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 şi art. 239 şi 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002. În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.
(b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agenţiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care aplicaţia ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiţia ca aplicaţia să poată fi considerată completă.
3 Vezi Articolul 12 (1), Regulamentul Consiliului (CE) nr 1266/99 din 21 iunie 1999
4 Vezi Articolul 12 (2), Regulamentul Consiliului (CE) nr 1266/99 din 21 iunie 1999
Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) ş1 (b) de mai sus sunt neeligibile.
(2) Modificări ale proiectelor (a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind ''substantiale''. ' Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică ş1 pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus. (b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). © cererea pentru modificări şi informatiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. (3) Timpul limită final privind eligibilitatea (a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finantare. ' (b) Data finală depinde de plăţile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea. (c) Data finală a eligibilităţii este prevazută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de şase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final şi o notificare, aşa cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanţare. (d) Comisia nu poate extinde această perioadă de şase luni.
Secţiunea a XI-a Solicitările de plată
Solicitările de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, aşa cum sunt definite la punctul (6) din secţiunea a II-a.
În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.
Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei Europene.
Sectiunea a XII-a
Alte elemente nespecificate în detaliu
(1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru Fondurile de coeziune. (2) În cazul conflictelor între aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
Anexa nr. III.3.a
MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN
Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie
lA. IDENTIFICAREA MASURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenţia de Implementare : Rata asistentei ISPA: Data semnăr ' ii Memorandumului de finantare: ' Numărul amendamentului Memorandumului de finantare: ' - - - - Comisia Tara ' Comisia Ţara 1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (AI) Numele: Adresa: Codul poştal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGJCĂAACTIVITĂŢILOR / LUCRĂRILOR REALIZATE
3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF) Se va face referire la condiţiile specifice, dacă există, şi se va preciza modului în care au fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aducţ la cunoştinţă îndeplinirea condiţiilor respective).
4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZIT , II Contract ( Nr., Tip & Descriere(:1 Data publicării anunţului de previzionare a licitaţiei Tipul licitaţiei vizate( : Data publicării anunţului de licitaţie Costul contractului / costul estimativ al contractului milioane euro Tipul co- finanţării Combinată / paralelă Data semnării şi numele câştigătorului / sta d z•u r· · · · . · . •M ··; Dacă nu s- a publicat Dacă s-a publicat Data estimativă Data, nr. MO/ Internet (/) ('!) 8 ::; r-t- f-,> ::; '"O 1-t ('!) (Jq . r . - . t . - . ( 1-t rD
274
( * ) Specificaţi contractul principal.
( **) Indicaţi dacă acordul c o ntractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau A rgintii. Specific a ţi dacă licitaţia este local , internaţional ă sau restrânsă şi justificaţi procedur a în cazul precalificării.
( *** ) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiţi câteva detalii de s pre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie.
5. PLANUL DE CHELTUIELI UM:EURO Diferenţă / Cost Costul eligibil total Plăţile efectuate Cheltuieli viitoare estimative Cheltuieli totale total% (9)=((7)- Anul (2))/ /total (2) Estimarea iniţială* Estimarea acceptată curentă * * (până la data raportării) (%) (3)/ (2) (de la data raportării) (%) (5)/(2) (7)=(3) +(5) (%) (7)/( 2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2000 2001 2002 Trim 1 Trim . 2 Trim . 3 Trim. 4 2003 Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim . 4 2004 2005 2006 Total Propuneri de schimbare a planului de finanţare Da Nu Transmise la CE în data de: Vor fi transmise la CE în data de: Vor fi prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (ataşaţi planul şi motivele schimbării)
* La momentul semnării Mem ora ndumului de Finanţare
** Ul ti mul Comitet de Monit o ri za r e
6. FISA INFORMATIVA PRMND EXECUTIA FIZICA SI FINANCIARA (*) Categorii de cheltuieli eligibile (*) Executia fizic ă ' Executia financia ' ră Indicatori fizici (*) Execut , ia fizică de la ultimul Comitet de Monitorizare Executia fizică pân ă la ' actualul Comitet de Monitorizare Rata e x ecuţiei fizice( %) Indicatori financiari Cheltuieli de la ultimul Comitet de Monitorizare Cheltuieli până la actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei financi ' are % Progres fizic UM Cantitate Costul eligibil e stimat (euro) % din cost (1) (2) (3) 4=(3)/ ( 1) ( 5 ) (6) (7) (8 ) 9=8 / 5 10=4 * 6/ 100 TOTAL Progres financiar tot a l Progres fizic total (*) se va acoperi 100% din costul eligibil .
276
Se va face referire la orice problemă apărută în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, planul de finanţare original-şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate.
Se va face referire la orice suspendare, corecţie financiară şi/ sau neregularitate.
8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANTARE)
EXECUŢIA FIZICA ŞI CEA FINANCIARA
EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTĂ)
DINTRE
(DACA EXISTA)
DIFERENŢELOR
7. CAUZA
Se va prezenta, pe scurt, observaţiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) şi se va declara modul prin care s-a răspuns la acestea.
9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/ SAU COMUNITARE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului:
Radio D
D Televiziune D
Presa
Alte mijloace audio-vizuale D
Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură:
D Nu D
Da
Panouri ridicate la locul execuţiei?
10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA AsISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. 111.6 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
□
□
Da Nu
Data prevăzută pentru finalizare:
Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare:
'
'
modificat):
În memorandumul de finanţare initial (data finală initial stabilită):
" In memorandumul de fmantare cur ' ent (data fmală în ' memorandumul de finantare de
11. DATA PREVĂZUTĂ PENTRU FINALIZARE
Anexa nr. 111.3.b
Model pentru solicitarea de modificări
                                     PROPUNERE  DE MODIFICARE  ISPA                    
Data propusă pentru finalizare:
Data curentă:
2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MĂSURII
Data:
Denumirea măsurii:
Autoritatea responsabilă cu implementarea: Codul ISPA al măsurii:
Memorandum de finanţare nr.: Procentul sprijinului ISPA:
1. IDENTIFICAREA MASURII
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
3. SCHIMBARI PROPUSE IN PLANUL DE FINANTARE (*) Euro Cheltuieli eligibile totale conform memorandumului de finantare în vigoare Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni pentru cheltuielile totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Tot Solicitare de creştere a asistenţei Da □ Nu □ Suma solicitată ca şi creştere (euro) (*) De anexat planul de finanţare modificat
4. MODIFICARI IN COSTURILE ELIGIBILE ALE MĂSURII EURO Categoria cheltuielii (*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organizare de şantier Lucrări principale Utilaje şi echipamente Asistenţă tehnică Supervizare Altele (specificări) Total
(*) Categoriile sunt exemple, care trebuie ajustate cu scopul de a evidenţia realitatea proiectului. Este de dorit şi o defalcare pe contract.
5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI Tipul lucrarii Unitatea Data estimată pentru finalizare Propuneri
A se detalia
7. MOTIVE PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE
A se detalia
6. MODIFICARI ALE CARACTERISTICILOR MASURII
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului national ISPA:
'
ANEXA nr. 111.4
Sisteme de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Secţiunea 1
Această anexă stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corecţii financiare acestei asistenţe.
Secţiunea a 2-a
Sisteme de management şi control
1. Fiecare stat beneficiar va asigura că: (i) coordonatorul naţional ISPA, (ii) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea, (iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi (iv) beneficiarii finali aşa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularităţii şi eligibilităţii solicitărilor pentru asistenţă ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii. 2. Pentru obiectivele acestei anexe, agen,tiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali cărora le este delegată, de către agenţi.a de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare or;gane delegate), implementarea măsurilor finanţate de ISP A. 3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc la paragraful (1) din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 3-a
Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, F ndului Naţional, agenţiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali, vor prevedea, cu respectarea proporţionalităţii în raport cu volumul asistenţei administrate:
(a) o definiţie clară, o alocare clară şi, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate; (b) sisteme eficace pentru a asigura că funcţiile sunt îndeplinite de o manieră satisfăcătoare; (c) în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.
Secţiunea a 4-a
1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia măsurii, începând de la etapa pregătiroare până la intrarea în serviciu a investiţiei finanţate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii şi cu regulile naţionale şi comunitare aplicabile în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenţa şi adjudecarea contractelor publice. Verificările vor acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenţei angajate. 2. Procedurile vor necesita înregistrarea verificării măsurilor la faţa locului. Înregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării şi măsurile luate luate în ceea ce priveşte discrepanţele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eşantion de lucrări şi tranzacţii, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare.
Secţiunea a 5-a
1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizării coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, aşa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autorităţi sau organe şi asupra îmbunătăţirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful (1) din secţiunea a 2-a. 2. Comunicarea va conţine următoarele informaţii în legătură cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul Naţional, agenţiile de implementare şi organele delegate: (a) funcţiile create în cadrul acestora, (b) alocările de funcţii între sau în departamentele componente, (c) procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrărilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile sunt autorizate, executate şi contabilizate plăţile către beneficiari, şi (d) prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control. 3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management şi control prezentate în paragrafele (1) şi (2) îndeplinesc standardele stabilite de această anexă, şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenţa verificărilor asupra operaţiilor ISPA şi descărcarea de responsabilităţi a Comisiei. Revederi ale operării sistemelor se vor realiza periodic.
Secţiunea a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător. 2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite: (a) reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite nivele administrative, de către agenţiile de implementare şi beneficiarii finali; (b) verificarea alocării şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile; (c) verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se oferă asistenţa şi obiectivele stabilite pentru măsură. 3. O descriere indicativă a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. III.4. 4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor: (a) că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plăţile făcute, lucrările realizate şi verificările acestora, făcute în legătură cu măsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deţinute în conformitate cu prevederile menţionate la secţiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum şi cu prevederile menţionate la apendicele A din anexa nr. III.4; (b) că o înregistrare este menţinută de organul care o deţine şi localizarea sa; (c) că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente. 5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi: (a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi al organelor delegate care operează solicitările de plată; (b) serviciile care auditează sistemele de management şi control; (c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în calitate de persoană responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare şi finale, conform prevderilor menţionate la paragraful (8) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a măsurilor, aşa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. III.4; (d) oficiali mandataţi ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunităţii.
Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor on înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
Secţiunea a 7-a
Fondul Naţional va ţine un registru al sumelor recuperabile din plăţile deja făcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primită în contul plăţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declaraţie de cheltuială şi cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISP A la acea dată, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare.
Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aprobă solicitările. 2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării se va convinge că următoarele condiţii sunt îndeplinite: (a) Cordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele de la paragraful (3) şi (6) din secţiunea a III-a şi cele de la secţiunea a VII-a din anexei nr. III.1 şi au respectat termenii memorandumului de finanţare; (b) Declaraţia de cheltuiele include numai cheltuielile: (i) Care au fost efectiv facute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă; (ii) Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicaţia pentru asistenţă a fost depusă; (iii) Care sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi cu obiectivele atribuite măsurii. 3. Pentru ca eficienţa sistemelor de control şi auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Naţional să fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru: (a) A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi obiectivele atribuite măsurii; (b) A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi (c) A menţine sistemul de audit.
Secţiunea a 9-a Verificarea selectivă
1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul: (a) De a verifica eficienţa sistemelor de management şi control existente; (b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli facute la diverse nivele implicate. 2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eşantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3. Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plată privind măsurile. 3. Selectarea eşantionului de tranzacţii ce vor fi verificate va ţine cont de: (a) Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii; (b) Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naţionale sau comunitare; (c) Necesitatea de a asigura că diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea măsurilor şi cele două sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzător.
Secţiunea a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:
(a) aplicarea practică şi eficienţa sistemelor de management şi control; (b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţă şi cu obiectivele stabilite pentru măsură; (c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali; (d) prezenţa unui sistem de audit corespunzător; (e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificaţiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate; (f) cofinanţarea naţională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată; (g) că măsurile cofinanţate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunităţii, conform articolului 5 din memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 11-a
Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicind un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situaţii, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecţie şi acţiunile preventive necesare.
Sec,tiunea a 12-a
Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate şi vor ţine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ala Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
Secţiunea a 13-a
În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, şi pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secţiunilor 9 - 11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management şi control, communicate conform paragrafului (1) din secţiunea a S-a.
Secţiunea a 14-a Declaraţia de finalizare a proiectelor
Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcţie independentă de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali.
Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrările şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei.
Secţiunea a 15-a
Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificărilor deja făcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a din anexa nr. IIl.1. Persoana sau departementul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabilă că declaraţia certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacţiile sunt legale şi reale şi că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii.
Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr. IIl.4. şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naţionale şi comunitare, la care declarantul a avut acces.
Secţiunea a 16-a
Dacă prezenţa unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul, sau frecvenţa ridicată a iregularităţilor descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plată şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia.
Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentară în vederea identificării şi corectării iregularităţilor într-un interval specificat de timp.
Secţiunea a 17-a
Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
1. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ţinute, pe cât este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi racute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor şi verificărilor la faţa locului, rară a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a din anexa nr. III.1. 2. La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 1 O zile lucrătoare de primirea cererii. O perioadă diferită poate fi agreată între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic. 3. Comisia va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecţiilor la faţa locului rămân confidenţiale şi în siguranţă. 4. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desraşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate.
Secţiunea a 18-a Corecţii financiare
1. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia: (a) că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga asţstenţă acordată, incluzând eşecul îndeplinirii uneia din condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţă şi, în special, orice schimbare semnificativă afectând natura sau condiţiile de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută, sau (b) că există o iregularitate cu privire la asistenţa ISPA şi că statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare, Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectivă şi declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp. Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce priveşte observaţiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinţa observaţiilor şi concluziilor finale. 2. La sfârşitul perioadei stabilite de către Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în consideraţie orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide: (a) să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau (b) să opereze corecţiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părţi din asistenţa acordată pentru măsură. Aceste decizii vor respecta principiul proporţionalităţii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecţiei, va ţine cont de tipul iregularităţii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricărei deficienţa ale sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite. 3. Orice sumă primită nejustificat şi care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
Secţiunea a 19-a
1. Totalul corecţiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secţiunea a 18-a pentru iregularităţi individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic pe baza dosarelor individuale şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proporţionalităţii. 2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporţionat să se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazează corecţiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează (a) în cazul extrapolării, va folosi un eşantion reprezentativ de tranzacţii asemănătoare; (b) în cazul ratei fixe, va evalua importanţa încălcării regulilor şi amploarea şi implicaţiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularităţile stabilite. 3. Acolo unde Comisia îşi fundamentează poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a din anexa nr. IIl.1, paragrafelor (1) şi (2) din secţiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr. III.S şi a răspunsurilor statului beneficiar.
Secţiunea a 20-a
1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secţiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corecţii, va fi de două luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie. 2. Acolo unde Comisia propune corecţii financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinări a dosarelor respective, că amploarea reală a iregularităţilor a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporţie adecvată sau un eşantion de dosare. Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a. Comisia va lua în consideratie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită. ' 3. Oricând statul beneficiar obiectează faţă de observaţiile făcute de Comisie şi are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secţiunea a 18-a, Comisia va putea formula o decizie într-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.
Secţiunea a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului (3) din secţiunea a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă responsabilului national cu autorizarea finantării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni ' de la data transmiterii cere ' rii de rambursare. 2. Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naştere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plăţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operaţiile sale de refinanţare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectivă cade. 3. O corecţie financiară conform paragrafului (2) din secţiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligaţi.ei statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1. 4. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corecţiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agenţiilor de implementare.
Secţiunea a 22-a
Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
Anexa nr. 111.4.A Descrierea succintă a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru
un sistem de audit corespunzător
Un sistem de audit corespunzător, descris în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinit, pentru o măsură dată, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidenţele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre cheltuielile reale făcute în cadrul măsurii cofinanţate de către agenţia de implementare, inclusiv atunci cînd aceasta din urmă nu este destinatarul final al finanţării, organele şi firmele implicate în implementarea măsurii, fie că sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Înregistrările contabile arată data în care au fost create, valoarea fiecărui articol de cheltuială, natura documentelor justificative şi data şi metoda de plată. Documentarul justificativ necesar (de exemplu facturile) sunt ataşate. 2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de măsura cofinanţată, este demonstrată corectitudinea cheltuielilor între măsura cofinanţată şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regulă se aplică tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri. 3. Specificaţiile tehnice şi planul de finanţare al măsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, şi rapoartele inspecţiilor asupra executării măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. Pentru declararea cheltuielilor reale făcute în cadrul măsurii către Fondul Naţional, informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaraţie de cheltuieli detaliată pe categorii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constituie documente justificative pentru înregistrările contabile ale Fondului Naţional şi reprezintă baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli către Comisie. 5. În cazul în care există unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele sau firmele implicate în implementarea măsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicită declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrări contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor făcute în cadrul măsurii către organul de la nuivelul supenor. 6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autorităţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest , fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi ale celorlalte organe şi firme implicate în implementarea măsurii.
Anexa nr. 111.4.B
CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATĂ
COMISIA EUROPEANĂ - ISPA
Certificat intermediar/ final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată
(De transmis la Unitatea .................a Directoratului General pentru Politici Regionale pe canale oficiale)
Denumirea măsurii:
Memorandum de finanţare nr......................din................... .. ..................... Referinţa Comisiei (CCI Nr.) .................................... .
CERTIFICAT
Subsemnatul ..................................................................., reprezentând
Fondul Naţional desemnat de 5 .........................................., certific că toate
cheltuielile eligibile incluse în declaraţia ataşată, reprezintând contribuţii ale ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite în conformitate cu progresele măsurii
20 în valoare de : I euro
(Surna exactă până la două zecimale)
Declaraţia de cheltuieli ataşată, detaliată pe categorii de cheltuieli, şi pe măsură în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheituieli până la
! 20.... (Zz/ll/ aaaa)
şi este parte integrală a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii camparat cu planurile/ raportul final.
De asemenea, certific că măsura face progrese satisfăcătoare spre finalizare/ a fost încheiată în conformitate cu obiectivele şi că informaţiile date în raportul de progres/ raportul final sunt corecte.
5 Inclicaţ:i instrumentul administrativ de desemnare în conformitate cu Secţiunea III (8) şi (9) din Anexa III 1, cu referinţe adecvate şi dată
6 Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare
Certific, în plus, că măsura este în curs de implementare/ a fost implementată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ce priveşte:
(1) Conformitatea cu reglementările privind protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţelele trans-europene), concurenţa, şi acordarea contractelor publice (Ghidul practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD); (2) Aplicarea prodcedurilor de management şi control la măsură, în special pentru verificarea realitătii cheltuielilor reclamate .:;i executia adecvată a măsurii în
descoperirea
' :,' ' conformitate cu secţiunea a 4-a şi prevenirea, şi corectarea
iregularităţilor, urmărirea fraudelor şi recuperarea sumele plătite nejustificat (anexa nr. III.5).
În conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. III.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioadă de minimum 5 ani de la plata finală de către Comisie.
Certific că:
(1) Declaraţia de cheltuieli este corectă şi rezultatele din sistemele contabile bazate pe documente justificative verificabile; (2) Declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată iau în considerare orice recuperare făcută şi dobânda primită pentru acestea; (3) Detaliile privind tranzacţiile reailizate sunt înregistrate, acolo unde este posibil, pe format electronic şi sunt disponibile la cererea departamentelor responsabile ale Comisiei. Data 0                      2 _     lczz/ll/ aaaa) Numele cu majuscule, ştampila şi semnătura autorităţii competente 294 Declaratie de cheltuieli făcute în cadrul măsurii7 Document nr. ( CCI cod ) Denumirea măsurii Data Categoria de chetuieli Total cheltuieli făcute la data ( " mtre.... 8 ş1 • ... ) . Cheltuielile certificate în prezenta declaraţie Total cheltuieli planificate (buget iniţial) Cheltuielile făcute la această dată, ca procent din bugetul iniţial(%) Cheltuieli estimative necesare pentru încheierea măsurii 1. Planificare 2. Studii de fezabilitate, proiect 3. Pregătirea şantierului 4. Clădiri şi construcţie 5. Echipament 6. Asistentă tehnică,pr ' egătirea documentelor de licitaţie 7. Altele TOTAL 7 Pentru decizii asupra unor-grupuri de proiecte, cheltruelile trebuie împărţite pe proiecte, cu excepţia cazurilor când cheltuielile sunt comune grupului, cum este cazul as1stenţe1 tehnice ş1 fu D b a li t c a 1td e ă incepere a e li gi .bili. ta • ţ:1 . 1 . c h e 1 tuie 1il or ( semnarea M emoran d um ul U1 d e F. inanţare d e ca - tre C om1s1e ) Anexa la declaraţia de cheltuieli: recuperări efectuate de la ultima declaraţie de cheltuieli certificată şi inclusă în prezenta declaraţie de cheltuieli Suma ordonată a fi recuperată Debitor Data de emitere a ordinului de recuperare Autoritatea care a emis ordinul de recuperare Data recuperării Suma recuperată APLICATIE PENTRU PLATA INTERMEDIARĂ/FINALĂ ' Denumirea măsurii:............................................................... Referinţa Comisiei (CCI Nr) .................................. Ca urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnătura autorităţii competente), solicit plata sumei de euro ca plată intermediară/ finală 9 . Această aplicaţie îndeplineşte codiţiile de admisibilitate deoarece: > (a) Raportul asupra progreselor măsuru 1 " n ceea ce priveşte indicatorii fizici şi financiari şi care demonstrează conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, incluzând condiţiile specifice stabilite - Este inclus (b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra implementării solicitat conform secţiunilor a V-a şi a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD (c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de audit naţionale şi/ sau comunitare, în special corectarea iregularităţilor bănuite sau dovedite observat , ii sau recomandări (d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi juridic apărute şi măsuri pentru corectarea lor (e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial transmisă (f) Măsuri de publicitate luate în legătură cu măsura - Sunt indicate (g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost suspendată conform secţiunii a VIII-a (3) a anexei nr. III.1 - A fost transmis - Este inclus - S-a actionat conform ' - Nu s-au făcut - Sunt indicate - Nici una observată - A fost - Este inclusă Ş ferJ!.eti dacă este cazul .. Plata trebuie făcută către: Beneficiarul: Banca: Cont nr. Titularul contului (dacă este diferit de beneficiar) I Data 120 ..... I (zz/11/ aaaa) I 9 ştergeţi 'd aca " este caz ul Nume cu majuscule, ştampilă, poziţia şi semnătura autorităţii competente Anexa nr. 111.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARATIEI LA FINALIZAREA MĂSURII 10 (Secţiunea ' a 14-a) Către Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politică Regională INTRODUCERE 1. Subsemnatul, .......................(se specifică numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finală de plată pentru .. .. .... .. .... (numele şi numărul de referinţă CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finală a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii. SCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii 11 în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmată şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenţi, se găsesc în rezumat în raportul ataşat. OBSERVAŢII 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, slăbiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; estimaţi suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitară corespunzătoare acestora). 10 în cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singur e decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte 11 inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte 4. Examinarea, împreună cu concluziile altor controale naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvăluit o frecvenţă mică/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/ neregulilor. Erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile responsabile şi nu par să afecteze suma ajutorului plătibil de către comunitate, cu următoarele excepţii:
(a)
(b)
(c) , etc.
(Indicaţi erorile/ neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi amploarea problemelor şi mărimea sumelor de ajutor comunitar care par să fie afectate de acestea).
CONCLUZII
Fie,
Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecvenţa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător:
5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate, în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi că solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei comunitare pare să fie validă.
Sau
Dacă au fost întâmpinate unele dificultăţi în timpul examinării dar frecvenţa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
5(6) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/ neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazată pe examinarea şi pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a aistenţei din partea comunităţii pare să fie validă.
Sau
Dacă obstacole majore au fost întâmpinate în timpul examinării sau frecvenţa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător:
S(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) dată fiind frecvenţa ridicată a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei din partea comunităţii.
Data, semnătura
Anexa nr. III. 5 Acord cu privire la neregulile şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Secţiunea 1
Această înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între ţările beneficiare sau între Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
Secţiunea a 2-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicanţii măsurilor asistate prin ISPA; - lista autorităţilor şi organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1. (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenţionează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni.
Secţiunea a 3-a
ăIregularitate" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare, sau a unui act normativ naţional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate.
Secţiunea a 4-a
(1) În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind: - Detalii privind măsura asistată prin ISPA; - Prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - Suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă; - Practicile folosite pentru comiterea neregulii; - Felul în care a fost descoperită neregula; - Autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - Consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - Data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; - Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanţă în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză. (2) Unde unele din informaţiile menţionate la paragraful 1, şi în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informaţiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente.
Secţiunea a 5-a
Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că:
Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său şi/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit)
Secţiunea a 6-a
În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
Sumele care au fost sau se aşteaptă a fi recuperate;
Măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit;
Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite şi pentru impunerea sancţiunilor;
Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
Orice suspendări a acuzărilor judiciare.
Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
Secţiunea a 7-a
Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţă, ţările beneficiare trebuie să
informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp stabilită la paragraful (1) din sectiunea a 4-a.
'
Secţiunea a 8-a
Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze ţării beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
Secţiunea a 9-a
(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentării informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire . în secţiunea a 4-a, la procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, la posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful 1, Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor a 4-a, a 5-a şi a 6-a, şi paragrafului 1 din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Secţiunea a 10-a
Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
Secţiunea a 11-a
(1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precauţiile necesare pentru a se asigura că informaţiile pe care le schimbă rămân confidenţiale. (2) Informaţiile la care se face referire în această Înţelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înţelegeri, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunităţii. În plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta Înţelegere, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acţiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanţa cu regulile comunităţii în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestei Înţelegeri. Autoritatea competentă din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte de asemenea folosire. (6) Când o ţară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentei Înţelegeri, în urma anchetei ulterioare, se dovedeşte a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toti aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei
A )
Inţelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să
mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în
vedere.
Secţiunea a 12-a
Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
Secţiunea a 13-a
Verificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunităţii împotriva neregulilor, aşa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii ţării beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autoritătile competente ale ţării beneficiare.
Secţiunea a 14-a
Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitaţi.
Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
Când este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
Secţiunea a 15-a
(1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alti angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi de aici înainte "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de către ţara beneficiară ca experţi naţionali secondanţi, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atestă identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile ţării beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică.
Comisia trebuie să se asigure că toţi susmenţionaţii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţă şi respectarea secretului profesional.
Secţiunea a 16-a
(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - Registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scăpări de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; Sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; Verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate; Prelevarea şi verificarea de mostre; Progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investitiilor finalizate; ' Documente contabile şi bugetare; Implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare. (2) Unde este cazul, este în sarcina ţării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor.
Secţiunea a 17-a
(1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de către legislaţia naţională a ţării beneficiare care le primeşte şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile comunitătii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesită cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţară beneficiară intenţionează să folosescă în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea ţării beneficiare de unde inform , atia respectivă a fost ob ' tinută. (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autorităţile competente ale ţării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menţionata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ţine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţională a ţării beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale ţării beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfaşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţie vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.
Secţiunea a 18-a
Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
Este de datoria ţării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională.
Anexa nr. 111.6
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNTELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICIT ' ATE
1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: - să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; - să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA; Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: - autorităţile regionale, locale sau publice; -partenerii sociali şi economici; -organizaţiile neguvernamentale; -operatorii şi promotorii de proiect; - orice alte părţi interesate de oportunităţile oferite de ISPA. 2. Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite a.1c1 şi în continuare ca "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat clupa ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezervă dreptul sa iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexă. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinanţate prin ISP A. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţă şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfaşurarea unor asemenea evenimente. 3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe copertă o indicaţie clară a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblemă naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară cât şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio yizuale sau de pe paginile de internet. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegaţiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISP A. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată formă şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: plăci de avizare ridicate la locul lucrărilor; plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general ambele fiind instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată ţării lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/ sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful 1. 5. Activitatea comitetelor de monitorizare Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informaţii adecvate cu privire la activitatea lor. În acest scop, fiecare comitet de monitorizare trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectulll;i(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei. - Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. - Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plăcile de avizare şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos). - Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate Preşedintelui de către organismul responsabil. Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei. - Preşedintele Comitetelor trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le consideră necesare.
Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are în aşa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţă adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
1. Panourile de publicitate
Plăcile de avizare vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea plăci de avizare trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene.
Plăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate.
Selecţia plăcii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
trebuie să ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a plăcii de avizare;
trebuie să poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, aşa cum este prezentat în tabelul ataşat.
Măsura ISPA nr. 2003/RO/16/P/PA/012
M E M O R A N D U M D E F I N A N fi A R E*)
între Guvernul României și Comisia Europeană privind asistența financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura:
îAsistență tehnică pentru întărirea capacității instituționale a beneficiarilor finali ai programului ISPA în sectorul de apă și apă uzată din România“
*) Memorandumul de finanțare este reprodus în facsimil.
ARTICOLUL3
Angajamentul
1. Cheltuielile publice sau echivalente maxime care vor fi luate în considerare pentru calcularea asistenţei financiare nerambursabile vor fi de 7.000.000 euro; 2. Procentul corespunzător asistenţei acordate de Comunitate pentru această măsură este stabilită la 100% din totalul cheltuielilor publice sau echivalente, conform celor indicate în planul de finanţare din anexa nr. II. 3. Valoarea maximă a asistenţei asigurate prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare este fixată la 7.000.000 euro; 4. O sumă de 5.600.000 euro euro este angajată din bugetul pe anul 2003 din linia bugetară B7-020. Angajamentele privind tranşele ulterioare se vor baza pe planul de finanţare iniţial sau revizuit pentru proiectul respectiv, în funcţie de stadiul implementării măsurii şi de disponibilităţile bugetare.
ARTICOLUL4
Plăţile
1. Asistenţa comunitară va acoperi plăţile referitoare la măsura pentru care s-au racut angajamente valabile din punct de vedere juridic de către Beneficiar şi pentru care s-a alocat în mod specific finanţarea necesară. Aceste plăţi trebuie să fie în legătură cu lucrările descrise în anexa nr. I. 2. Plăţile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie nu sunt eligibile pentru asistenţa prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare. 3. Măsura descrisă în anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea acestei măsuri vor fi finalizate nu mai târziu de data de 31 decembrie 2008. Raportul solicitat pentru efectuarea plăţii finale va fi înaintat în maximum 6 luni de la această dată. 4. Plata în avans este fixată la 2.800.000 euro şi va fi transferată după cum urmează:
suma de 1.400.000 euro va fi plătită după semnarea prezentului memorandum de către beneficiar;
diferenţa se va achita după semnarea primului contract de asistenţă tehnică, precum şi după îndeplinirea condiţiilor specificate în articolul 8.
ARTICOLULS
Respectarea legilor şi politicilor Comunităţii
Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la protejarea şi îmbunătăţirea stării mediului.
ARTICOLUL6
Proprietatea intelectuală
Beneficiarul şi autoritatea responsabilă cu implementarea menţionată la pct.3 din anexa nr. I, se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schiţe, planuri, publicitate şi pentru alte materiale produse în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Aceştia vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau orice alt organism sau persoană delegată de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu.
ARTICOLUL 7
Permise şi autorizaţii
Orice tip de permise, şi/ sau autorizaţii necesare pentru implementarea măsurii trebuie să fie eliberate de autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu legislaţia naţională.
ARTICOLUL8
Condiţii specifice referitoare la măsură
Companiile de utilitaţi publice care vor beneficia de asistenţa acordată prin intermediul acestei măsuri, termenii de referinţă pentru atribuirea contractului precum şi orice altă abatere de la indicativele măsurii stabilite în anexa nr. I vor face subiectul unei aprobări prealabile din partea Comisiei. Trebuie să se asigure că termenii de referinţă nu se suprapun unei alte măsuri ISPA aflate în derulare sau deja implementată prin Programul Phare.
Plata celei de a doua tranşe a avansului este condiţionată de:
(a) prezentarea planului final de achiziţii, care va trebui să fie aprobat de către Comisie; (b) nominalizarea unui manager de proiect şi înfiinţarea unei unităţi de implementare a proiectului (UIP), din care să facă parte reprezentanţi ai Ministerului Administratiei şi Internelor, precum şi ai Ministerul Agriculturii, Pădurilor, Apelor şi Mediului.
ARTICOLUL9
Prevederile privind implementarea cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare fac parte integrantă din acesta.
Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratată de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII-a din anexa nr. III.1.
ARTICOLUL 10
Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat mai jos.
Semnat la Bucureşti la 21.05.2004 şi la Bruxelles la 15.12.2003.
Pentru Beneficiar, Pentru Comunitate,
Mihai Nicolae Tănăsescu
coordonator naţional ISPA
Graham Meadows
director general interimar
Lista anexelor
Anexa nr. I Anexa nr. II
Descrierea măsurii Plan de finanţare
Anexa nr. III
Anexa nr. III.1 Prevederi financiare privind implementarea ISPA
Anexa nr. III.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA
Anexa nr. III.3 Model de cerere de plată, pentru raportarea progresului financiar şi fi.zic şi pentru solicitarea de modificări
Anexa nr. III.4 Sisteme de management şi control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Anexa nr. III.5 Acord cu pr1v1re la nereguli ş1 la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Anexa nr. III.6 Cerinţe privind informarea şi publicitatea
ANEXA nr. I
Descrierea măsurii
"Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii instituţionale a beneficiarilor finali ai programului ISPA din sectorul de apă şi apă uzată, din România"
Codul măsurii nr. 2003/RO/16/P/PA/012
1. DENUMIREA MĂ.SURII "Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii instituţionale a beneficiarilor finali ai programului ISPA din sectorul de apă şi apă uzată, din România" 2. AUTORITATEA CARE PREZINTĂ CEREREA (coordonatorul naţional ISPA) 2.1. 2. Numele: Mihai Nicolae Tănăsescu, ministrul finanţelor publice 2.2. Adresa: Ministerul Finanţelor Publice Autoritatea de Management pentru Fondul de Coeziune Eugen Teodorovici, director B-dul Libertăţii nr.12, Sector 5, Bucureşti, România Telefon : +40-1-335 98 77 Fax: +40-1-335 98 88 E-mail: eugen.teodorovici@mfinante.gv.ro 3. AUTORITATEA RESPONSABILĂ CU IMPLEMENTAREA (conform celor definite la pct.2 din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2) 3.1. Denumirea: Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE (OPCP) Ministerul Finanţelor Publice 3.2. Adresa: B-dul. Magheru 6-8, Sector 1, Bucureşti, România 4. BENEFICIAR FINAL (în cazul în care acesta este alt organism decât autoritatea menţionată la punctul 3) 4.1. Denumirea: Ministerul Administratiei şi Internelor 4.2. Adresa: Str. Mihai Vodă, nr. 6, sector 5, Bucureşti, România 4.3. Nume: Ministerul Agriculturii, Pădurilor, Apelor şi Mediului 4.4. Adresa: Bdul. Carol I nr. 24, sector 3, Bucureşti, România 5. LOCALIZARE 5.1. Ţara beneficiară: 5.2. Regiune: România Toate regiunile 6. DESCRIERE 6.1. Introducere Majoritatea beneficiarilor proiectelor aprobate în sectorul de apă şi apă uzată au beneficiat de suport financiar prin Programul de Dezvoltare a Utilităţilor Publice (MDUP) I şi II. Cele două programe cofinanţate de Guvernul României, Uniunea Europeană prin programul Phare şi Banca Europeană pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare, au susţinut 16 companii de utilităţi publice. Pe lângă componentele investitionale, MDUP a inclus şi acordarea unei semnificative asistente financiare pentru ' întărirea capacităţii instituţionale şi reorganizarea companiilor ' de utilităţi publice. Obiectivul a fost atât implementarea programului investiţional cât şi susţinerea investiţiei pentru îmbunătăţirea performanţei financiare şi operaţionale ale companiilor de utilităţi publice. Abordarea originală a Programului MDUP referitoare la programul de îmbunătăţire a performanţei financiare şi operaţionale (FOPIP) a avut ca scop şi introducerea conceptului de etapizare în vederea comparării performantelor înregistrate de diferitele companii de utilităţi din acelaşi sector. I " n principiu, ' toate companiile de utilităţi care au fost incluse în MDUP I şi II au fost sau vor fi beneficiarele asistenţei financiare acordate prin ISPA. Standardele de operare ale companiilor care nu au fost implicate în MDUP sunt mult mai reduse în comparaţie cu cele ale unor companii moderne de utilităţi publice. Această măsură ISPA urmăreste să continue dezvoltarea companiilor de utilităţi, pe baza experienţei acumulate prin programul FOPIP derulat prin intermediul MDUP şi să pregătească în mod similar beneficiarii ISPA care nu au participat la acest program. Abordarea va ţine cont de specificitatea programului ISPA în cadrul căruia sunt prevăzute investiţii mai mari decât în cazul Programului MDUP şi care se concentrează şi asupra necesităţilor din sectorul de apă uzată, nu numai a celor aferente sectorului de apă potabilă. Ca urmare, vor fi stabilite noi obiective operaţionale în sectorul serviciilor de apă uzată. Prin această măsură se recunoaşte faptul că viabilitatea financiară şi performanţele operaţionale sunt cerinţe de bază pentru ca o investiţie ISPA să aibă succes pe termen lung. Atât timp cât va fi asigurat un sprijin financiar considerabil prin intermediul măsurilor de asistenţă tehnică pentru îmbunătăţirea performanţelor tehnice, planificarea investiţiei şi implementarea proiectului, se consideră că abordarea orizontală a performanţelor financiare şi operaţionale la care se adaugă experienţa acumulată prin MDUP ar putea fi foarte benefică. Se aşteaptă ca, prin aceasta măsură, consultanţii să dezvolte o metodologie comună care sa fie utilizată de către companiile de utilitaţi publice. Lista companiilor de utilitaţi publice care vor primi sprijin prin intermediul acestei măsuri, precum şi termenii de referinţă vor trebui să primească aprobarea din partea Comisiei Europene. Prin diverse alte initiaţive similare se acordă sprijin diferitelor companii de utilităţi publice inclusiv la nivel naţional prin Programul Phare (ex.: asistenţă tehnică pentru Dezvoltarea Infrastructurii în Oraşele Mici şi Mijlocii - programul SAMTID). Este necesar să se evite orice fel de suprapunere între diferite astfel de iniţiative atunci când sunt selectate companiile de utilităţi publice care vor fi sprijinite prin această măsură. Proiectul va fi administrat de către o Unitate de Implementare a Proiectului (lJIP) formată din personal din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor (MAI) precum şi Ministerului Agriculturii, Pădurilor, Apelor şi Mediului (MAPAM). MAI este responsabil pentru etapa de monitorizare a serviciilor municipale şi pentru dezvoltarea politicilor şi strategiilor de îmbunătăţire a calităţii acestor servicii. MAPAM este responsabil cu programarea şi implementarea măsurilor ISPA - mediu. 6.2. Componentele măsurii Această măsură va cuprinde două componente principale, după cum urmează: A) Programul de Îmbunătăţire a Performanţelor Financiare şi Operaţionale (FOPIP) Un program complet de îmbunătăţire a performanţelor financiare şi operaţionale va fi derulat pentru aprox. 10 - 12 companii de utilităţi publice, care nu au fost implicate în programele MUDP I şi II, dar care au beneficiat de asistenţă financiară (acordată prin intermediul măsurilor ISPA/2002/RO/16/P/PE/019 Satu Mare, 2002/RO/16/P /PE/021 Buzău, 2002/RO/16/P /PE/022 Sibiu, 2002/RO/16/P /PE/023 - Piatra Neamţ) sau vor primi asistenţă ISPA în următorii am. Acest program va include atât activităţile specifice concepute pentru fiecare companie de utilităţi publice în parte, cât şi activităţi orizontale, pornind de la abordarea iniţiată prin MUDP în scopul promovării schimbului de experienţă, stabilirii unui program de etapizare şi de remediere. Detaliat, această componentă va include: (1) Evaluarea necesităţilor Aceasta va analiza: analiza critică a nivelului de asigurare a serviciilor curente (cadrul instituţional, planificarea gestionării bunurilor, inventarierea activităţilor desfăşurate în ambele sectoare - apa potabilă şi apa uzată, analiza sistemelor de contorizare şi facturare utilizate, resursele umane, sistemul de gestiune financiară şi de raportare, sistemul de tarifare, politica de deservire a clientului, sistemul informaţional şi fluxul informaţiei); compararea indicatorilor cheie de performanţă utilizaţi la nivelul regiilor analizate cu valorile înregistrate de beneficiarii programului MUDP şi cu cele promovate în practica internaţională. (2) Elaborarea ş1 implementarea Programului de Îmbunătăţire a Performanţelor Financiare şi Operaţionale pentru beneficiarii finali a1 Programului ISPA Activităţile care vor fi întreprinse: - revizuirea critică a experienţei anterioare a FOPIP derulat în cadrul programului MUDP; - dezvoltarea unui plan de afaceri şi a unei strategii de îmbunătăţire a serviciilor şi stabilirea de obiective specifice pentru fiecare companie de utilităţi publice selectată; - stabilirea de condiţii şi obiective de bază; - acordarea de sprijin fiecarei companii de utilităţi publice în parte în vederea adaptării la schimbare (recomandări cu privire la probleme ce ţin de sistemul de management; asistenţă în stabilirea acordurilor de servicii împreună cu autoritatea locală proprietară a bunurilor, recomandări privind restructurarea în cazul companiilor de utilităţi publice cu activitate complexă, pentru redimensionarea acestora şi alte aspecte organizaţionale; elaborarea unei strategii de dezvoltare a resurselor umane, selectarea şi instalarea sistemelor informaţionale şi comerciale, etc.); - pregătirea structurii fondului de întreţinere, înlocuire şi dezvoltare (MRD); - sprijinirea companiilor de utilităţi prin proiectarea sistemelor de tarifare adecvate care să permită recuperarea costurilor şi asigurarea viabilităţii financiare; desfăşurarea unor programe de instruire a personalului în domeniul managementului; - asigurarea unor anumite echipamente, în special a celor informaţionale, dacă este necesar - sisteme de operare şi hardware specializate (ex.: pentru contabilitate); dacă este necesar, asistenţă în reevaluarea opţiunilor de implicare a sectorului privat; - spt1Jlmrea companiilor de utilităţi în îndeplinirea condiţionalităţilor stabilite în cadrul articolului 8 din memorandumurile de finanţare semnate pentru măsurile ISPA aprobate (de exemplu creşterea tarifelor, restructurare, etc.). (3) Activităţi orizontale Acestea vor cuprinde: - realizarea materialului necesar pentru instruirea profesională; - dezvoltarea unei strategii de etapizare în scopul comparării performanţelor înregistrate de diferitele utilităţi. Aceasta va presupune selectarea indicatorilor cheie operaţionali, financiari şi manageriali pentru a putea stabili nivelul actual al performanţei şi obiectivele viitoare de îmbunătăţire; - organizarea de seminarii şi cursuri în scopul creării posibilităţilor de realizare a schimbului de experienţă si de stabilire etapizată a obiectivelor pentru viitor; - transfer de cunoştinţe la nivel naţional pentru asigurarea dezvoltării capacităţii viitoare de implementare a programelor de întărire instituţională în cadrul pregătirii proiectelor ISPA; - definirea unui sistem de indicatori de performanţă la nivel naţional pentru companiile de utilităţi publice din domeniul apei, stabilirea unui program de etapizare şi raportare ţinând cont de experienţa practicii internaţionale în domeniu, sub coordonarea Autoritătii Nationale de Reglementare sau a Asociatiei Nationale a Apei. ' ' ' B) Pre-selectarea, în funcţie de performanţele financiare şi instituţionale, a viitorilor beneficiari ai Programului ISPA (Pre-FOPIP) Situaţia instituţională şi financiară a companiilor de utilităţi prezintă, în mod evident, o importanţă deosebită în asigurarea succesului pregătirii, implementării şi exploatării bunurilor rezultate în urma finalizării proiectului ISPA. Companiile de utilităţi mai mici şi mai puţin experimentate în derularea unor proiecte similare, vor fi mai puţin pregătite pentru administrarea unui proiect ISPA. Astfel, în cadrul procesului de pregătire a proiectelor viitoare, în strânsă legatură cu asistenţa tehnică acordată în cadrul programului ISPA pentru pregătirea tehnică a proiectelor şi/ sau alte programe locale/bilaterale de pregătire a proiectelor, consultanţii selectaţi prin această măsură vor realiza o evaluare a cadrului instituţional şi financiar al potenţialilor beneficiari. A , Consultanţii vor identifica de asemenea acele sectoare în care este utilă adoptarea unor măsuri şi vor sprijini companiile de utilităti în realizarea schimbărilor necesare. Intărirea capacităţii instituţionale trebuie să fie realizată înainte de finalizarea aplicaţiei ISPA. Beneficiare ale acestei componente vor fi 1 O - 15 companii de utilităţi publice. Prin măsura ISPA 2003/RO/16/P/PA/013, vor fi pregătite minim 10 proiecte din domeniul apei şi al apei uzate, pentru perioada 2005 - 2006. Activităţile acestei componente vor include: analize/ audituri financiare, operaţionale şi instituţionale preliminare prin care vor fi identificate principalele obstacole în pregătirea proiectelor; analiza relaţiei instituţionale dintre companiile de apă şi autorităţile locale proprietare ale infrastructurii; revizuirea capacităţii de cofinanţare sau de contractare a unul credit ş1 a posibilităţilor de creştere a tarifelor; recomandarea unor soluţii în ceea ce priveşte schimbările, pentru a se asigura că sunt îndeplinite cerinţele minime de asigurare a viabilităţii financiare şi a celor de natură instituţională şi că există un sistem de monitorizare a acestor schimbări. 7. OBIECTIVE Obiectivul general al acestei măsuri este atât dezvoltarea unor companii de utilităţi eficiente şi viabile din punct de vedere financiar cât şi îmbunătăţirea calităţii şi eficacităţii serviciilor oferite populaţiei. Obiectivele sunt următoarele: (1) În ceea ce priveşte prima componentă, măsura ar trebui să conduc la: (a) îmbunătăţirea performanţelor financiare şi operaţionale înregistrate de companiile de utilităţi publice selectate; (b) creşterea capacităţii profesionale a personalului; (c) îmbunătăţirea calităţii serviciilor; (d) stabilirea unei politici tarifare eficiente în funcţie de necesităţile sistemului de exploatare şi întreţinere precum şi de viitoarele investiţii; (e) îmbunătăţirea sistemului de evaluare internă a performanţelor prin selectarea unor indicatori de performanţă adecvaţi. (2) În ceea ce priveşte cea de-a doua componentă, obiectivul este de a asigura preselecţia beneficiarilor proiectelor ISPA pentru a se asigura că eventualele obstacole în pregătirea şi implementarea proiectelor (probleme de natură instituţională, managerială sau legate de viabilitatea financiară) sunt identificate şi îndepărtate în timp util, înainte de înaintarea viitoarelor aplicaţii ISPA. Una din principalele sarcini ale echipei de consultanţă va fi definirea unui cadru de monitorizare şi stabilirea obiectivelor de performanţă în scopul monitorizării progreselor înregistrate de către companiile de utilităţi publice. Acest cadru de monitorizare va trebui să fie stabilit în functie de necesitările fiecărei companii de utilitaţi în parte permiţând în acelaşi timp stabi ' lirea unui prog ' ram de etapizare la nivel naţional. 8. PROGRAMUL DE LUCRU Programul indicativ de lucru este următorul: Componenta Licitaţia Semnarea contractului Finalizare Asistentă tehnică pentru întărirea capacită ' ţii institutionale a beneficiarilor finali ai ' programului ISPA în sectorul de apă şi apă uzată martie 2004 decembrie 2004 iunie 2008 9. COSTUL ŞI ASISTENŢĂ (în euro) Cost total Contribuţia sectorului privat Cheltuieli neeligibile Total cheltuieli eligibile Asistentă ISPA Rata asistenţei % 7.000.000 o o 7.000 . 000 7 . 000.000 100 % Rat a asistentei: 100% Defalcarea costurilor în funcţie de tipul cheltuielilor (în euro): COMPONENTA COSTURI TOTALE ELIGIBILE Program de Imbunătăţire a Performanţelor Financiare şi Operaţionale (FOPIP) pentru 10 - 12 companii de utilităţi publice 6.000.000 Program Preliminar de Imbunătăţire a Performantelor Financiare şi Operaţionale (Pre-FOPIP) în vederea pregă ' tirii proiectelor ISPA pentru 15 companii de utilităţi publice 750.000 Cheltuieli neprevăzute 250.000 TOTAL 7.000.000 10. IMPLICAREA INSTITUTIILOR FINANCIARE INTERNATIONALE (IFI) ' ' Nu există o implicare formală a IFI în acestă măsură. Majoritatea companiilor de utilităţi publice care vor beneficia de asistenţă prin această măsură sunt deja implicate într-o măsură ISPA în care se asigură cofinanţarea de la Banca Europeană de Investiţii (BEI) sau de la Banca Europeană de Reconstrucţie şi Dezvoltare (BERD) sau pregătesc/vor pregăti proiecte care vor fi cofinanţate de BEI, BERD sau alte IFI. BEI sau BERD participă în prezent la cofinanţarea multor proiecte ISPA derulate în sectorul de apă/ apă uzată sau în domeniul managementului deşeurilor în România. În scopul utilizării experienţei dobândite, BEI şi BERD vor fi consultate în elaborarea Termenilor de Referinţă pentru contractul de servicii. 11. PLANUL DE ACHIZITII
'
Măsura va fi implementată în conformitate cu planul de achiziţii prezentat în anexa nr. I.a
ANEXA nr. I.a
Planul provizoriu de achiziţii
Oferta nr. Descrierea lucrărilor şi serviciilor care vor fi licitate Tipul contractului Luna estimată în care va fi lansată licitaţia Rata de rambursare 1. Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii institutionale a benefic ' iarilor finali ai programului ISPA în sectorul de apă şi apă uzată Contract de . . . serv1c11, Licitatie internat , io ' nală restrânsă martie 2004 100%
324
ANEXA nr. II
PLAN DE FINANŢARE (bazat pe angajările din bugetul UE)
Titlul măsurii: Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii instituţionale a beneficiarilor finali ai programului ISP în sectorul de apă şi apă uzată din România
Nr. ISPA: 2003/RO/16/P /PA/012
- 2000
2002
- 2003
- 2001
I 5.600.000 I
-
I 5.600.000 I
100 I 5.600.000
I 100
2 - 006
I 1.400.000 I
-
I 1.400.000
I
100
/ 1.400.000 I 100
Ne anualizate
2005
- 2004
euro
* se va specifica
ANEXA nr. III.I
Prevederi financiare privind implementarea ISPA Secţiunea I
Forme şi rate de asistenţă
(1) Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub formă de asistenţă nerambursabilă directă, de asistent ' ă rambursabilă sau orice altă formă de asiste , ntă. Asistenţa rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în acelaşi scop. (2) Rata asistenţei din partea Comunităţii acordată prin ISPA poate fi de până la 75 % din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile fa.cute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85 %, în special unde consideră că o rată mai mare de 75 % este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. Rata asistenţei şi suma maximă a asistenţei ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistent , ei rambursabile sau în cazul în care există un interes special al comunităt , ii, rata de asistentă trebuie redusă tinând cont de: ' ' (a) disponibilitatea cofinanţării; (b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi (c) o aplicare corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". (3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful 2 (b) sunt acelea care privesc: (a) infrastructura a cărei folosinţă implică taxe provenite de la utilizatori; (b) investiţii productive în sectorul de mediu. Comisia a elaborat recomandari privind aplicarea principiului poluatorul plăteşte. (4) Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnică pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. (5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de către ţara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.
Secţiunea a II-a Angajamente
(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiară. Totuşi, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri: (a) angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală şi sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale. Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finantare referitor la măsură. ' Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la secţiunea a III-a (2) de mai jos, şi al asistenţei pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare. ' Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discutie, cu conditia ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice şi că progresu ' l lucrărilor ' demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani şi pentru care asistenţa comunităţii nu de păşeşte 20 milioane euro, un prim angajament de până 80 % din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsură. Diferenţa va fi angajată în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (2) Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsură, va fi anulată.
În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiară şi autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.
Sec ţiunea a III-a Plăţi
(1) Plăţile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăţi intermediare sau a diferenţei finale. Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă. (2) Plăţile în avans Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordată prin ISPA, aşa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate aşa cum este definită la punctul (9). Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri: o primă tranşă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiară semnează memorandumul de finantare; ' - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsură. Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistentei acordată de către Comunitate. ' (3) Plătile intremediare Plătile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea ace ' steia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare şi vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate şi certificate , sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice ataşate asistenţei; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/ sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar iniţial; - au fost descrişi paşii urmaţi pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a îndeplinit una din condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată ş1 pentru rapoartele de progres fizic şi financiar. (4) Ţările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. (5) Suma totală a plăţilor efectuate conform punctelor (2) şi (3) nu trebuie să depăşească 80 % din totalul asistenţei acordate. Comisia poate creşte acest procent până la 90 % în cazuri justificate. (6) Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate. Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, cum sunt menţionate în memorandumul de finantare; - rapor ' tul final mentionat în sectiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemn ' ată sau orga ' nismul menţionat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiară certifică Comisiei că informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - ţara beneficiară a transmis Comisiei declaraţia menţionată în anexa nr. III.4.C. - toate măsurile de informare şi publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. III.6 au fost implementate; - când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agenţiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi că au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare. (7) Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, aşa cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţă care reprezintă diferenţa finală pentru acea măsură va fi anulată. (8) Cererile pentru plăţile intermediare şi pentrn plata finală prezentate de către ţara, beneficiară sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă şi care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, aşa cum sunt specificate în anexa nr. III.2. (9) Toate plăţile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi fâcute către o entitate centrală, Fondul Naţional, desemnat de ţara beneficiară să primescă asemenea plăţi. Ca regulă generală, plăţile trebuie fâcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Fondul Naţional trebuie să transfere cât de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. (10) Fondul Naţional, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul ţării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.
Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare.
Secţiunea a IV-a Folosirea euro
(1) Sumele din cererile de asistenţă, împreună cu planul de finanţare relevant, vor fi exprimate în euro. (2) Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. (3) Declaraţiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menţionate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURA TOM) nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunităţii Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la această rată 1 . (4) Plăţile asistenţei financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de ţara beneficiară în acest sens.
Sec ţiunea a V-a Raportul final
Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele:
1 http :// europa eu int / comm / dg19 / infoeuro/fr/index htm
(a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistentei; ' (b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei; (c) o primă evaluare de îndeplinire a asistenţei, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: - data efectivă de implementare a măsurii; - o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare şi veniturile aşteptate; - confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile şi beneficiile aşteptate; - o indicare a acţiunilor luate pentru a asigura protecţia mediului şi costurile acestora inclusiv concordanţa cu principiul poluatorul plăteşte; - data la care măsura asistată devine operaţională. (d) informaţii referitoare la acţiunile de publicitate.
Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare
(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată iniţial, asistenţa acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu trebuie să depăşească suma maximă stabilită în memorandumul de finanţare. O schimbare a ratei asistentei comunitătii faţă de rata acordată initial sau fată de asistenta maximă va necesita o mod ' ificare a me ' morandumului de finanţa ' re conform ' procedurilo ' r descrise în paragraful (3). (2) Dacă atunci când planul de finanţare al unui proiect este amendat, angajamentele şi/ sau plăţile comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ţinând cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operaţie financiară (angajare sau plată) după acel amendament. (3) Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: (a) amendamentele care impun o modificare substanţială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanţială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea ţării beneficiare sau la iniţiativa Comisiei după consultarea cu ţara beneficiară'. Definiţia modificării "substanţiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor. (b) în cazul unor altor amendamente, ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observatiile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propu ' nerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente. (c) orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli. Secţiunea a VII-a Managementul şi controlul financiar (1) Statele beneficiare trebuie: (a) să stabilească de la 1 ianuarie 2000 şi în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management şi control care să asigure: - implementarea adecvată a asistenţei acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid, - separarea funcţiilor de management şi control, - că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări; (b) să verifice periodic că măsurile finanţate de comunitate sunt derulate în mod adecvat; (c) să prevină iregularităţile şi să acţioneze împotriva lor; (d) să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităţilor sau neglijenţei. (2) Controale interne şi externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internaţional acceptate de audit, de către organele n ţionale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcţie. In fiecare an un plan de audit şi un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziţia Comisiei. (3) Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanţi autorizaţi, să efectueze audituri financiare şi tehnice la faţa locului, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. (4) Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii săi autorizaţi sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul de a inspecta, la faţa locului toată documentaţia relevantă şi conturile corespunzătoare articolelor finanţate în conformitate cu memorandumul de finanţare. Statele beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISP A. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la faţa locului. (5) Prevederile detaliate asupra controlului şi managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4. Secţiunea a VIII-a Monitorizarea Ţările beneficiare şi Comisia trebuie vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi: (1) Înfiinţarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiară, Comisie şi, unde este cazul, BEI şi/ sau alte instituţii cofinanţatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. (2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi în aşa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi obiectivele propuse iniţial, şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. (3) (a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârşitul fiecărui an intreg de implementare. (b) Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate. (4) Pe baza rezultatelor monitorizării şi ţinând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, ca şi planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare. Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi importanţa lor . Secţiunea a IX-a Transparenţă în adjudecarea contractelor (1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acţiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. (2) (a) Participarea la procedurile de licitaţie trebuie să fie deschisă şi pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul şi tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările beneficiare ISPA şi din Cipru, Malta şi Turcia; Prin urmare se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. (b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanţarea de la IFI şi după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe ţări să participe la licitaţia pentru contracte. (3) (a) Ţările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta şi când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitaţiei de participare la licitaţie, în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi în "Monitorul Oficial" din ţările beneficiare. (b) Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii şi specificaţii tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările membre sau din tările beneficiare. ' (c) În plus, informaţia trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă. (4) Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA şi SAPARD. Sectiunea a X-a Transparenţă în contabi ' litate şi în rapoartele proiectelor Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare, toate organismele publice sau private implicate în managementul şi implementarea operaţiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză. Autorităţile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăţi pentru proiectul respectiv. Secţiunea a XI-a Evaluarea ex-post Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât şi randamentul şi eficienţa asistenţei şi a impactului său, ca şi factorii ce contribuie la succesul sau eşecul implementării măsurilor şi a realizărilor şi rezultatelor. După finalizarea măsurilor, Comisia şi ţările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienţa utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunitătii în domeniul mediului sau contributia acestora la politicile privind reteaua Trans - Europeană ' extinsă şi transportul în comun. De ' asemenea, ele vor evalua şi impac ' tul măsurilor asupra mediului. Anexa nr. 111.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA Secţiunea I Domeniul cheltuielilor ISPA acordă asistenţă pentru următoarele măsuri: (1) Proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor comunităţii privind protecţia mediului şi cu obiectivele Parteneriatului de Preaderare; (2) Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susţinută şi, în particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr . 1692/96/CE 2 şi acelea care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale ca şi reţelele trans-europene împreună cu accesul la aceste reţele; (3) Studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţă tehnică inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistenţă tehnică şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor. Regulile specificate în secţiunile de la a II-a la a XII-a de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele 1 şi 2 de mai sus sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3. Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de bază (1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii: a) Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat. b) O "etapă independentă tehnic şi financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operaţională în întregul său. O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect. c) Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: 2 D e ci z ia nr 1692 / 96/CE a Parl a mentului European şi a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directiv e l e c o munităţii pentru dezv o ltara reţ e lei de transport trans-europ e an trebuie să fie localizate în acelaşi curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate; trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. (2) "Autoritatea responsabilă cu implementarea" (a) Pentru proiectele finanţate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în anexa nr. I, punctul 3, a Memorandumului de finanţare. Ca o consecinţă, orice schimbare a "autorităţii responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanţare. În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. (b) Totuşi, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse şi trebuie să primescă o copie a documentelor relevante. (3) Conceptul de "administraţie publică" Administraţia publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ : - organisme de guvernare centrale (nivel naţional); - organisme de guvernare regionale; - organisme de guvernare locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice. (4) Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect (a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi la măsurile de publicitate pentru un proiect asistat; (b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mat multor etape mat sus menţionate; (c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operaţional şi la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanţare a fost finalizat/ definitivat.
(5) Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/ sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/ sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanţare. (6) Cheltuieli
Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secţiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
Secţiunea a III-a
Principalele categorii de cheltuieli eligibile
Ca regulă generală cheltuielile legate de:
- studiile de fezabilitate; - planificare şi proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsuri compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.
Secţiunea a IV-a
Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului
(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor (a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi aprobate în mod special printr-un Memorandumul de finanţare; (b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr acelaşi contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului). (2) Implicarea administraţiei publice În acele cazuri în care functionarii din administratia publică sunt implicati în activitătile menţionate la punctul 1(a) al a ' cestei Secţiuni, cheltuie ' lile pot fi acceptate ca e ' ligibile de că ' tre Comisie, în cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii: - funcţionarul a renunţat temporar la statutul său de funcţionar în administraţia publică; - cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, ca cele specificate în Secţiunea VIII, punctul 1; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunităţii. Sec ţi unea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile (1) În acele cazuri m care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secţiunea a IV-a . (2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secţiunea a X-a, şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii: - costuri privind munca (salarii brute şi nete) - cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menţionată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administraţia publică. (3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieţei. Secţiunea a VI-a Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale (1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului (a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca şi cheltuieli de capital, în concordanţă cu convenţiile standard de contabilitate; (b) Fără a prejudicia punctul (3) din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. (2) Achiziţiile de active acorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. (3) Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului (a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile. (b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finantare. ' (4) Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică (a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. (b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei. Sectiunea a VII-a Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată Cehltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată (TV A ) nu sunt eligibile. Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative (1) Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare şi fizice, evaluării şi prevenirii neregulilor şi cheltuielile care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică aşa cum sunt definite la punctul (3) din secţiunea I. Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistentă tehnică mentionată în memorandumul de finantare. ' ' ' (2) Organizarea Comitetelor de monitorizare (a) Fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în orgamzarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative; (b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: servicii de traducere; închirierea de săli de conferinţă şi aranjamentele auxiliare; închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; procurarea documentaţiei şi facilităţilor aferente; taxe pentru participarea experţilor; cheltuieli pentru călătorii. (c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică intervenite în acest context nu sunt eligibile. (3) Întâlniri la cererea Comisiei
Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.
Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli
(1) Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din secţiunea a IV-a. (2) Costuri financiare Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie, etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pen1:1u finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. (3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. (4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate (a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile; (b) Ca excepţie de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca şi cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finantare. ' (c) Principiile definite la punctele (a) şi (b) menţionate mai sus sunt valabile de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. (5) Măsuri de publicitate şi informare
Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. IIl.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile.
Secţiunea X Perioada de eligibilitate
(1) Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat în conformitate cu următoarele situaţii: (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care memorandumul de finanţare al proiectului este semnat de Comisie. În caz exceptional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la BEI fie de la alta instituţie finanţatoare şi grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiţii: Lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanţare; BEI sau altă instituţie finanţatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 şi 168 (1) ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 şi art 239 şi 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002. În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.
(b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agenţiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care aplicaţia ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiţia ca aplicaţia să poată fi considerată completă.
3 Vezi Articolul 12.(1), Regulamentul Consiliului (CE) nr 1266 / 99 din 21 iunie 1999
4 Vezi Artic o lul 12.(2), Re g ulamentul Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iuni e 1999
Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) ş1 (b) de mai sus sunt neeligibile.
(2) Modificări ale proiectelor (a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind "substantiale". ' Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică ş1 pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus. (b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). © cererea pentru modificări şi informatiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. (3) Timpul limită final privind eligibilitatea (a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finantare. ' (b) Data finală depinde de plăţile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea. (c) Data finală a eligibilităţii este prevazută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de şase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final şi o notificare, aşa cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanţare. (d) Comisia nu poate extinde această perioadă de şase luni.
Sectiunea a XI-a Solici ' tările de plată
Solicitările de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, aşa cum sunt definite la punctul (6) din secţiunea a II-a.
În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.
Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei Europene.
Sectiunea a XII-a
Alte elemente nespecificate în detaliu
(1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru Fondurile de coeziune. (2) În cazul conflictelor între aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
Anexa nr. III.3.a
MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN
Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie
1A. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenţia de Implementare: Rata asistentei ISPA: Data semnăr ' ii Memorandumului de finantare: ' Numărul amendamentului Memorandumului de finanţare: - Comisia - Tara ' - Comisia - Tara 1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (AI) ' Numele: Adresa: Codul poştal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂTILOR / LUCRĂRILOR REALIZATE '
3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF) Se va face referire la condiţiile specifice, dacă există, şi se va preciza modului în care au fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aduce la cunoştinţă îndeplinirea condiţiilor respective).
4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZITII Contract ( Nr., Tip&Descriere(1 Data publicării anunţului de previzionare Tipul licitaţiei vizate(:-::) Data publicării anunţului de licitaţie ' Costul contractului I costul estimativ al Tipul co- finanţării Data semnării şi numele câştigătorului I sta d i • u (' · ' ··• • . • - • .r 'J a licitaţiei contractului Dacă nu s- a publicat Dacă s-a publicat milioane euro Combinată I paralelă Data Data, estimativă nr. MOI Internet C/) (1) 8 ţj i:,:, rt- "'O M (1) (Jq - > ... ( .. ţj M (1) (1)
( * ) Specificaţi contractul principal.
( ** ) Indicaţi dacă acordul contractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau Argintii. Specificaţi dacă licitaţia este local, internaţională sau restrânsă şi justificaţi procedura în cazul precalificării.
345
( * * * ) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiţi câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie.
5. PLANUL DE CHELTUIELI UM:EURO Diferenţă / Cost Anul Costul eligibil total Plăţile efectuate Cheltuieli viitoare estimative Cheltuieli totale total % (9)=((7)- (2))/ /total (2) Estimarea iniţială * Estimarea acceptată curentă ** (până la data raportării) (%) (3)/ (2) (de la data raportării) (%) (5)/(2) (7)=(3) +(5) (%) (7)/( 2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2000 2001 2002 Trim 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2003 Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2004 2005 2006 Total Propuneri de schimbare a planului de finanţare Da Nu Transmise la CE în data de: Vor fi transmise la CE în data de: Vor fi. prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (ataşaţi planul şi motivele schimbării)
• La momentul semn ă rii M e morandumului d e Finanţire
* * Ultimul Comitet d e M o nit o rizare
6. FISA INFORMATIVA PRIVIND EXECUTIA FIZICA SI FINANCIARA (*) Categorii de cheltuieli eligibile (*) Executia fizică ' Executia financia ' ră Indicatori fizici (*) Executia fizică de la ' ultimul Comitet de Monitorizare Execuţia fizică până la actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei fizice( ' %) Indicatori financiari Cheltuieli de la ultimul Comitet de Monitorizare Cheltuieli până la actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei financi ' are % Progres fizic UM Cantitate Costul eligibil estimat (euro) % din cost (1) (2) (3) 4=(3)/ (1) (5) (6) (7) (8) 9=8/5 10=4*6/ 100 TOTAL Progres financiar total Progres fizic total (*) se va acoperi 100% din costul eligibil.
347
Se va face referire la orice problemă apărută în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, planul de finanţare original şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate.
Se va face referire la orice suspendare, corecţie financiară şi/ sau neregularitate.
8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANTARE)
Se va prezenta, pe scurt, observaţiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) şi se va declara modul prin care s-a răspuns la acestea.
9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/SAU COMUNITARE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
EXECUŢIA FIZICĂ ŞI CEA FINANCIARĂ
EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTĂ)
DINTRE
(DACĂ EXISTĂ)
DIFERENŢELOR
7. CAUZA
Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului:
Radio D
D Televiziune D
Presa
Alte mijloace audio-vizuale D
Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură:
D Nu D
Da
Panouri ridicate la locul execuţiei?
10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA AsISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. 111.6 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
□
□
Da Nu
Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare:
ţn memorandumul de finanţare iniţial (data finală iniţial stabilită):
In memorandumul de finanţare curent (data finală în memorandumul de finanţare de modificat):
Data prevăzută pentru finalizare:
11. DATA PREVĂZUTĂ PENTRU FINALIZARE
Anexa nr. 111.3.b
Model pentru solicitarea de modificări
                                   PROPUNERE  DE MODIFICARE  ISPA                    
Data propusă pentru finalizare:
Data curentă:
2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MASURII
Data:
Denumirea măsurii:
Autoritatea responsabilă cu implementarea: Codul ISPA al măsurii:
Memorandum de finanţare nr.: Procentul sprijinului ISPA:
1. IDENTIFICAREA MASURII
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
3. SCHIMBARI PROPUSE ÎN PLANUL DE FINANTARE (*) Euro Cheltuieli eligibile totale conform memorandumului de finanţare în vigoare Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni pentru cheltuielile totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Tot Solicitare de creştere a asistenţei Da □ Nu □ Suma solicitată ca şi creştere (euro) (*) De anexat planul de finanţare modificat
4. MODIFICARI ÎN COSTURILE ELIGIBILE ALE MĂSURII EURO Categoria cheltuielii(*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organizare de şantier Lucrări principale Utilaje şi echipamente Asistentă tehnică Supervizare Altele (specificări) Total
(*) Categoriile sunt exemple, care trebuie ajustate cu scopul de a evidenţia realitatea pro1ectulw. Este de dorit şi o defalcare pe contract.
5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI Tipul lucrarii Unitatea Data estimată pentru finalizare Propuneri
A se detalia
7. MOTIVE PENTRU MODIFICARILE PROPUSE
A se detalia
6. MODIFICĂRI ALE CARACTERISTICILOR MASORII
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului national ISPA:
'
ANEXA nr. 111.4
Sisteme de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corecţii financiare
Secţiunea 1
Această anexă stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corecţii financiare acestei asistenţe.
Secţiunea a 2-a
Sisteme de management şi control
1. Fiecare stat beneficiar va asigura că: (i) coordonatorul naţional ISPA, (ii) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea, (iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi (iv) beneficiarii finali aşa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularităţii şi eligibilităţii solicitărilor pentru asistenţă ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii. 2. Pentru obiectivele acestei anexe, agenţiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali cărora le este delegată, de către agenţia de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organe delegate), implementarea măsurilor finanţate de ISPA. 3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc la paragraful (1) din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 3-a
Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali, vor prevedea, cu respectarea proporţionalităţii în raport cu volumul asistenţei administrate:
(a) o definiţie clară, o alocare clară şi, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate; (b) sisteme eficace pentru a asigura că funcţiile sunt îndeplinite de o manieră satisfăcătoare; (c) în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.
Secţiunea a 4-a
1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia măsurii, începând de la etapa pregătitoare până la intrarea în serviciu a investiţiei finanţate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii şi cu regulile naţionale şi comunitare aplicabile în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenţa şi adjudecarea contractelor publice. Verificările vor acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenţei angajate. 2. Procedurile vor necesita înregistrarea verificării măsurilor la faţa locului. Înregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării şi măsurile luate luate în ceea ce priveşte discrepanţele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eşantion de lucrări şi tranzacţii, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare.
Secţiunea a 5-a
1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizării coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, aşa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autorităţi sau organe şi asupra îmbunătăţirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful (1) din secţiunea a 2-a. 2. Comunicarea va conţine următoarele informaţii în legătură cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul Naţional, agenţiile de implementare şi organele delegate: (a) funcţiile create în cadrul acestora, (b) alocările de funcţii între sau în departamentele componente, (c) procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrărilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile sunt autorizate, executate şi contabilizate plăţile către beneficiari, şi (d) prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control. 3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management şi control prezentate în paragrafele (1) şi (2) îndeplinesc standardele stabilite de această anexă, şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenţa verificărilor asupra operaţiilor ISPA şi descărcarea de responsabilităţi a Comisiei. Revederi ale operării sistemelor se vor realiza periodic.
Secţiunea a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător. 2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite: (a) reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite nivele administrative, de către agenţiile de implementare şi beneficiarii finali; (b) verificarea alocării şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile; (c) verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se oferă asistenţa şi obiectivele stabilite pentru măsură. 3. O descriere indicativă a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. III.4. 4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor: (a) că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plăţile făcute, lucrările realizate şi verificările acestora, făcute în legătură cu măsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deţinute în conformitate cu prevederile menţionate la secţiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum şi cu prevederile menţionate la apendicele A din anexa nr. III.4; (b) că o înregistrare este menţinută de organul care o deţine şi localizarea sa; (c) că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente. 5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi: (a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi al organelor delegate care operează solicitările de plată; (b) serviciile care auditează sistemele de management şi control; (c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în calitate de persoană responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare şi finale, conform prevderilor menţionate la paragraful (8) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a măsurilor, aşa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. IIl.4; (d) oficiali mandataţi ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunităţii.
Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
Secţiunea a 7-a
Fondul Naţional va ţine un registru al sumelor recuperabile din plăţile deja făcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primită în contul plăţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declaraţie de cheltuială şi cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare.
Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aprobă solicitările. 2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării se va convinge că următoarele condiţii sunt îndeplinite: (a) Cordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele de la paragraful (3) şi (6) din secţiunea a III-a şi cele de la secţiunea a VII-a din anexei nr. 111.1 şi au respectat termenii memorandumului de finanţare; (b) Declaraţia de cheltuiele include numai cheltuielile: (i) Care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă; (ii) Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicaţia pentru asistenţă a fost depusă; (iii) Care sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi cu obiectivele atribuite măsurii. 3. Pentru ca eficienţa sistemelor de control şi auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Naţional să fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru: (a) A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi obiectivele atribuite măsurii; (b) A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi (c) A menţine sistemul de audit.
Secţiunea a 9-a Verificarea selectivă
1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul: (a) De a verifica eficienţa sistemelor de management şi control existente; (b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate. 2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eşantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3. Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plată privind măsurile. 3. Selectarea eşantionului de tranzacţii ce vor fi verificate va ţine cont de: (a) Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii; (b) Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naţionale sau comunitare; (c) Necesitatea de a asigura că diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea măsurilor şi cele două sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzător.
Secţiunea a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:
(a) aplicarea practică şi eficienţa sistemelor de management şi control; (b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţă şi cu obiectivele stabilite pentru măsură; (c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali; (d) prezenţa unui sistem de audit corespunzător; (e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificaţiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate; (f) cofinanţarea naţională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată; (g) că măsurile cofinanţate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunităţii, conform articolului 5 din memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 11-a
Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situaţii, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecţie şi acţiunile preventive necesare.
Sec,tiunea a 12-a
Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate şi vor ţine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ala Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
Secţiunea a 13-a
În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, şi pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secţiunilor 9 - 11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management şi control, communicate conform paragrafului (1) din secţiunea a 5-a.
Secţiunea a 14-a Declaraţia de finalizare a proiectelor
Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcţie independentă de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali.
Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrările şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei.
Secţiunea a 15-a
Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificărilor deja făcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a din anexa nr. III.1. Persoana sau departementul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabilă că declaraţia certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacţiile sunt legale şi reale şi că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii .
Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr.
III.4. şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naţionale şi comunitare, la care declarantul a avut acces.
Secţiunea a 16-a
Dacă prezenţa unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul, sau frecvenţa ridicată a iregularităţilor descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plată şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia.
Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentară în vederea identificării şi corectării iregularităţilor într-un interval specificat de timp.
Secţiunea a 17-a
Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
1. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ţinute, pe cât este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi făcute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor şi verificărilor la faţa locului, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a din anexa nr. III.1. 2. La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrătoare de primirea cererii. O perioadă diferită poate fi agreată între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic. 3. Comisia va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecţiilor la faţa locului rămân confidenţiale şi în siguranţă. 4. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfăşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate.
Secţiunea a 18-a Corecţii financiare
1. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia: (a) că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga asistenţă acordată, incluzând eşecul îndeplinirii uneia din condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţă şi, în special, orice schimbare semnificativă afectând natura sau condiţiile de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută, sau (b) că există o iregularitate cu privire la asistenţa ISPA şi că statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare, Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectivă şi declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp. Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce priveşte observaţiile facute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinţa observaţiilor şi concluziilor finale. 2. La sfârşitul perioadei stabilite de către Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în consideraţie orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide: (a) să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau (b) să opereze corecţiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părţi din asistenţa acordată pentru măsură. Aceste decizii vor respecta principiul proporţionalităţii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecţiei, va ţine cont de tipul iregularităţii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricărei deficienţa ale sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite. 3. Orice sumă primită nejustificat şi care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
Secţiunea a 19-a
1. Totalul corecţiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secţiunea a 18-a pentru iregularităţi individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic pe baza dosarelor individuale şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proporţionalităţii. 2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporţionat să se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazează corecţiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează (a) în cazul extrapolării, va folosi un eşantion reprezentativ de tranzacţii asemănătoare; (b) în cazul ratei fixe, va evalua importanţa încălcării regulilor şi amploarea şi implicaţiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularităţile stabilite. 3. Acolo unde Comisia îşi fundamentează poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) şi (2) din secţiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr. III.5 şi a răspunsurilor statului beneficiar.
Secţiunea a 20-a
1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secţiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corecţii, va fi de două luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie. 2. Acolo unde Comisia propune corecţii financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinări a dosarelor respective, că amploarea reală a iregularităţilor a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporţie adecvată sau un eşantion de dosare. Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a. Comisia va lua în consideraţie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită. 3. Oricând statul beneficiar obiectează faţă de observaţiile făcute de Comisie şi are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secţiunea a 18-a, Comisia va putea formula o decizie intr-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.
Secţiunea a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului (3) din secţiunea a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă responsabilului naţional cu autorizarea finanţării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare. 2. Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naştere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plăţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operaţiile sale de refinanţare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectivă cade. 3. O corecţie financiară conform paragrafului (2) din secţiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1. 4. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corecţiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agenţiilor de implementare.
Secţiunea a 22-a
Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
Anexa nr. 111.4.A
Descrierea succintă a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru un sistem de audit corespunzător
Un sistem de audit corespunzător, descris în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinit, pentru o măsură dată, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidenţele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre cheltuielile reale făcute în cadrul măsurii cofinanţate de către agenţia de implementare, inclusiv atunci cînd aceasta din urmă nu este destinatarul final al finanţării, organele şi firmele ½nplicate în implementarea măsurii, fie că sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Inregistrările contabile arată data în care au fost create, valoarea fiecărui articol de cheltuială, natura documentelor justificative şi data şi metoda de plată. Documentarul justificativ necesar (de exemplu facturile) sunt ataşate. 2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de măsura cofinanţată, este demonstrată corectitudinea cheltuielilor între măsura cofinanţată şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regulă se aplică tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri. 3. Specificaţiile tehnice şi planul de finanţare al măsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, şi rapoartele inspecţiilor asupra executării măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. Pentru declararea cheltuielilor reale făcute în cadrul măsurii către Fondul Naţional, informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaraţie de cheltuieli detaliată pe categorii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constituie documente justificative pentru înregistrările contabile ale Fondului Naţional şi reprezintă baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli către Comisie. 5. În cazul în care există unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele sau firmele implicate în implementarea măsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicită declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrări contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor făcute în cadrul măsurii către organul de la nuivelul supenor. 6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autorităţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest ,fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi ale celorlalte organe şi firme implicate în implementarea măsurii.
Anexa nr. 111.4.B
CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECL RAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATA
COMISIA EUROPEANĂ - ISPA
Certificat intermediar/ final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată
(De transmis la Unitatea .................a Directoratului General pentru Politici Regionale pe canale oficiale)
Denumirea măsurii:
Memorandum de finanţare nr ...................... din.......................................... Referinţa Comisiei (CCI Nr.).....................................
CERTIFICAT
Subsemnatul ..................................................................., reprezentând
Fondul Naţional desemnat de 5 .........................................., certific că toate
cheltuielile eligibile incluse în declaraţia ataşată, reprezintând contribuţii ale ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite în conformitate cu progresele măsurii
20 în valoare de : I euro
(Suma exactă până la două zecimale)
Declaraţia de cheltuieli ataşată, detaliată pe categorii de cheltuieli, şi pe măsură în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheltuieli până la
! 20.... (Zz/11/aaaa)
şi este parte integrală a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii camparat cu planurile/ raportul final.
De asemenea, certific că măsura face progrese satisracătoare spre finalizare/ a fost încheiată în conformitate cu obiectivele şi că informaţiile date în raportul de progres/ raportul final sunt corecte.
5 Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare în conformitate cu Secţiunea III (8) şi (9) din Anexa III 1, cu referinţe adecvate şi dată
6 Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare
Certific, în plus, că măsura este în curs de implementare/ a fost implementată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ce priveşte:
(1) Conformitatea cu reglementările privind protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţelele trans-europene), concurenţa, şi acordarea contractelor publice (Ghidul practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD); (2) Aplicarea prodcedurilor de management şi control la măsură, în special pentru verificarea realităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia adecvată a măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a şi prevenirea, descoperirea şi corectarea iregularităţilor, urmărirea fraudelor şi recuperarea sumele plătite nejustificat (anexa nr. 111.5).
În conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. 111.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioadă de minimum 5 ani de la plata finală de către Comisie.
Certific că:
(1) Declaraţia de cheltuieli este corectă şi rezultatele din sistemele contabile bazate pe documente justificative verificabile; (2) Declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată iau în considerare orice recuperare făcută şi dobânda primită pentru acestea; (3) Detaliile privind tranzacţiile reailizate sunt înregistrate, acolo unde este posibil, pe format electronic şi sunt disponibile la cererea departamentelor responsabile ale Comisiei. Data -- - I 0                      2 _     1(zz/ll/ aaaa) Numele cu majuscule, ştampila şi semnătura autorităţii competente Declaratie de cheltuieli făcute în cadrul măsurii7 Document nr. ( CCI cod ) Denumirea măsurii Data Categoria de chetuieli Total cheltuieli făcute la data ( " mtre.... 8 ş1 • ... ) . Cheltuielile certificate în prezenta declaraţie Total cheltuieli planificate (buget iniţial) Cheltuielile făcute la această dată, ca procent din bugetul iniţial(%) Cheltuieli estimative necesare pentru încheierea măsurii 1. Planificare 2. Studii de fezabilitate, proiect 3. Pregătirea şantierului 4. Clădiri şi constructie 5. Echipament 6. Asistent , ă tehnică,pregătirea documentelor de licitaţie 7. Altele TOTAL 7 Pentru decizii asupra unor- grupun de proiecte, cheltuielile trebuie împărţite pe proiecte, cu excepţia cazurilor când cheltuielile sunt comune grupului, cum este cazul asistenţei tehnice şi 365 fuD at b a liatd e ă rncepere a e li gi "bili. ta • ţ:1 . 1 . c h e 1 tule lil or ( semnarea M emornn d um ul Ul d e F. rnanţare d e ca • tre C ormsie ) Anexa la declaraţia de cheltuieli: recuperări efectuate de la ultima declaraţie de cheltuieli certificată şi inclusă în prezenta declaraţie de cheltuieli Suma ordonată a fi recuperată Debitor Data de emitere a ordinului de recuperare Autoritatea care a emis ordinul de recuperare Data recuperării Suma recuperată APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARĂ/FINALĂ Denumirea măsurii:............................................................... Referinţa Comisiei (CCI Nr) .................................. Ca urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnătura autorităţii competente), solicit plata sumei de euro ca plată intermediară/ finală 9 . Această aplicaţie îndeplineşte codiţiile de admisibilitate deoarece: ŞterJ!,eti dacă este cazul (a) Raportul asupra progreselor măsurii în ceea ce priveşte indicatorii fizici şi financiari şi care demonstrează conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, incluzând condiţiile specifice stabilite - Este inclus (b) Ultimul raport de progres/ raportul final asupra implementării solicitat conform secţiunilor a V-a şi a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD (c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de audit naţionale şi/ sau comunitare, în special corectarea iregularităţilor bănuite sau dovedite observaţii sau recomandări (d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi juridic apărute şi măsuri pentru corectarea lor (e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial transmisă (f) Măsuri de publicitate luate în legătură cu măsura - Sunt indicate (g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost suspendată conform sectiunii a VIII-a (3) a anexei nr. III.1 - A fost transmis - Este inclus - S-a acţionat conform - Nu s-au făcut - Sunt indicate - Nici una observată - A fost - Este inclusă Plata trebuie făcută către: Beneficiarul: Banca: Cont nr. Titularul contului (dacă este diferit de beneficiar) I I Data I I 9 ştergeţ · i a aca - este caz u1 20. .... (zz/11/aaaa) Nume cu majuscule, ştampilă, poziţia şi semnătura autorităţii competente Anexa nr. 111.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARATIEI LA FINALIZAREA MĂSURII 10 (Secţiunea ' a 14-a) Către Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politică Regională INTRODUCERE 1. Subsemnatul, ....................... (se specifică numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finală de plată pentru . . . .. .. ... . ... (numele şi numărul de referinţă CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finală a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii. SCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea oţ)ţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii 11 în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmată şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenţi, se găsesc în rezumat în raportul ataşat. OBSERVAŢII 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, slăbiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; estimaţi suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitară corespunz ' ătoare acestora). to în cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte 11 inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte 4. Examinarea, împreună cu concluziile altor controale naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvăluit o frecvenţă mică/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/ neregulilor. Erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile responsabile şi nu par să afecteze suma ajutorului plătibil de către comunitate, cu următoarele excepţii: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi erorile/ neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi amploarea problemelor şi mărimea sumelor de ajutor comunitar care par să fie afectate de acestea). CONCLUZII Fie, Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecvenţa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător: 5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate, în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi că solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei comunitare pare să fie validă. Sau Dacă au fost întâmpinate unele dificultăţi în timpul examinării dar frecvenţa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător: S(b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/ neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazată pe examinarea şi pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a aistenţei din partea comunităţii pare să fie validă. Sau Dacă obstacole majore au fost întâmpinate în timpul examinării sau frecvenţa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător: S(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) dată fiind frecvenţa ridicată a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei din partea comunităţii. Data, semnătura Anexa nr. III. 5 Acord cu privire la neregulile şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA Secţiunea 1 Această înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între ţările beneficiare sau între Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale . Secţiunea a 2-a (1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicanţii măsurilor asistate prin ISPA; - lista autorităţilor şi organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1. (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenţionează să le tragă din acest moment Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni. Secţiunea a 3-a ăIregularitate" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare, sau a unui act normativ naţional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate. Secţiunea a 4-a (1) În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind : - Detalii privind măsura asistată prin ISPA; - Prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - Suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă; - Practicile folosite pentru comiterea neregulii; - Felul în care a fost descoperită neregula; - Autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - Consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - Data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; - Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanţă în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză. (2) Unde unele din informaţiile menţionate la paragraful 1, şi în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informaţiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente. Secţiunea a 5-a Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că: Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său şi/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit) Secţiunea a 6-a În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând: Sumele care au fost sau se aşteaptă a fi recuperate; Măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit; Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite şi pentru impunerea sancţiunilor; Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei; Orice suspendări a acuzărilor judiciare. Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri. Secţiunea a 7-a Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţă, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp stabilită la paragraful (1) din secţiunea a 4-a. Secţiunea a 8-a Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze ţării beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes. Secţiunea a 9-a (1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentării informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, la procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, la posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful 1, Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor a 4-a, a 5-a şi a 6-a, şi paragrafului 1 din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare. Secţiunea a 10-a Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric). Secţiunea a 11-a (1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precauţiile necesare pentru a se asigura că informatiile pe care le schimbă rămân confidentiale. ' ' (2) Informaţiile la care se face referire în această Înţelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înţelegeri, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunităţii. În plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta Înţelegere, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acţiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanţa cu regulile comunităţii în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestei Înţelegeri. Autoritatea competentă din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte de asemenea folosire. (6) Când o ţară beneficiară notifică Comisia că o persoan! fizică sau juridică, al_ cărui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentei Inţelegeri, în urma anchetei ulterioare, se dovedeşte a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toţi aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei Înţelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere. Secţiunea a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja racute de acestea. Secţiunea a 13-a Verificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunităţii împotriva neregulilor, aşa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii ţării beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc. În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autoritătile competente ale ţării beneficiare. Secţiunea a 14-a Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitaţi. Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri. Când este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc. Secţiunea a 15-a (1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alti angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi de aici înainte "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de către ţara beneficiară ca experţi naţionali secondanţi, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atestă identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile ţării beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică. Comisia trebuie să se asigure că toţi susmenţionaţii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţă şi respectarea secretului profesional. Secţiunea a 16-a (1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desraşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - Registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scăpări de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; Sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; Verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate; Prelevarea şi verificarea de mostre; Progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investiţiilor finalizate; Documente contabile şi bugetare; Implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare. (2) Unde este cazul, este în sarcina ţării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor. Secţiunea a 17-a (1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de către legislaţia naţională a ţării beneficiare care le primeşte şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile comunitătii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesită cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţară beneficiară intenţionează să folosescă în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea ţării beneficiare de unde informaţia respectivă a fost obţinută. (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autorităţile competente ale ţării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menţionata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ţine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţională a ţării beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale ţării beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfaşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţie vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei. Secţiunea a 18-a Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc. Este de datoria ţării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională. Anexa nr. 111.6 Cerinţe privind informarea şi publicitatea REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNŢELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICITATE 1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: - să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; - să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA; Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: - autorităţile regionale, locale sau publice; -partenerii sociali şi economici; - organizaţiile neguvernamentale; -operatorii şi promotorii de proiect; - orice alte părţi interesate de oportunităţile oferite de ISPA. 2. Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite a1c1 ş1 m continuare ca "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat clupa ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezervă dreptul sa iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexă. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţă şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfaşurarea unor asemenea evenimente. 3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe copertă o indicaţie clară a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblemă naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară cât şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio vizuale sau de pe paginile de internet. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegaţiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISP A. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată formă şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: plăci de avizare ridicate la locul lucrărilor; plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general ambele fiind instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată ţării lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/ sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful 1. 5. Activitatea comitetelor de monitorizare Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informatii adecvate cu privire la activitatea lor. A In acest scop, fiecare comitet de monitoriz ' are trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectultµ(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei. - Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. - Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plăcile de avizare şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos). - Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate Preşedintelui de către organismul responsabil. Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei. - Preşedintele Comitetelor trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le consideră necesare. Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are în aşa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora. Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţă adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate. Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate: 1. Panourile de publicitate Plăcile de avizare vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea plăci de avizare trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene. Plăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate. Selecţia plăcii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii: trebuie să ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a plăcii de avizare; trebuie să poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, aşa cum este prezentat în tabelul ataşat Măsura ISPA nr. 2003/RO/16/P/PA/013 M E M O R A N D U M D E F I N A N fi A R E * ) între Guvernul României și Comisia Europeană privind asistența financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura: îAsistență tehnică pentru pregătirea proiectelor în sectorul de mediu în România“ *) Memorandumul de finanțare este reprodus în facsimil. Lista anexelor Anexa nr. I Anexa nr. II Anexa nr. III Descrierea măsurii Plan de finantare ' Anexa nr. III.1 Prevederi financiare privind implementarea ISPA Anexa nr. III.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA Anexa nr. III.3 Model de cerere de plată, pentru raportarea progresului financiar şi fi.zic şi pentru solicitarea de modificări Anexa nr. III.4 Sisteme de management şi control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corectii financiare ' Anexa nr. III.5 Acord cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISP A Anexa nr. III.6 Cerinţe privind informarea şi publicitatea 6.1.1. Componentele proiectului Necesitatea asistenţei tehnice pentru pregătirea şi verificarea documentaţiilor aferente proiectelor prioritare presupune 4 activităţi de bază. Termenii finali de referinţă pentru fiecare activitate în parte vor fi în prealabil aprobaţi de către Comisie. Sarcinile care urmează a fi îndeplinite vor fi descrise în detaliu în cadrul termenilor de referinţă realizaţi pentru fiecare activitate în parte. Oficiul de Plaţi şi Contractare Phare din cadrul Ministerului Finanţelor Publice va fi autoritatea contractantă pentru toate contractele. Ministerul Agriculturii, Pădurilor, Apelor şi Mediului, instituţie responsabilă de programarea măsurilor ISPA, va coordona atât pregătirea proiectului, cât şi activitatea echipei de consultanţă pentru asigurarea coerenţei întregului proces. Comisia va primi raportări, din două în două luni, privind implementarea fiecărui contract în parte. Cele 4 activităt , i care fac obiectul acestei asistent , e tehnice sunt următoarele: 6.1.1.1 Activitatea 1.1 Revizuirea aplicaţiilor ISPA qflate într-un stadiu mai avansat de pregătire în vederea propunerii lor spre finanţare în anul 2004 Activitatea 1.1 presupune acordarea de asistenţă tehnică pentru revizuirea a aproximativ 4 - 5 proiecte aflate într-un stadiu mai avansat de pregătire. Studiile de fezabilitate au fost deja pregătite. Pregătirea acestor aplicaţii ar trebui să înceapă cât mai curând posibil pentru a se putea respecta data limită de transmitere a proiectelor, anul 2004. Lucrările care vor fi efectuate sunt următoarele: Revizuirea, dacă este cazul, a studiilor de fezabilitate ş1 a altor documentaţii; Revizuirea proiectului tehnic şi a costului estimat, prezentarea diferitelor opţiuni analizate. Consultantul va trebui să se asigure că a fost aleasă cea mai bună soluţie din punct de vedere economic; Asistenţă, dacă este cazul în pregătirea Evaluării Impactului asupra Mediului (EIM); Revizuirea amănunţită a analizelor financiare şi cost-beneficiu (inclusiv ·analiza de risc, analiza durabilităţii şi suportabilităţii investiţiei) incluzând toate rectificările necesare; Realizarea unei propuneri pentru strategia de achiziţii; Stabilirea sarcinilor şi responsabilităţilor unităţilor de implementare a proiectelor (UIP); Alte servicii necesare pentru pregătirea proiectului, de ex. analiza din punct de vedere legal a opţiunilor de realizare a parteneriatului public privat (PPP), unde este cazul; Pregătirea aplicaţiei ISPA; Pregătirea Termenilor de Referinţă pentru primul contract (de asistenţă tehnică pentru management şi supervizare) pentru aplicaţiile care urmează a fi revizuite. 6.1.1.2 Activitatea 1.2 - Asistenţă pentru stabilirea listei de proiecte prioritare pentru perioada 2005 - 2006 şipregătirea Termenilor finali de Referinţă pentru activită,tile 1.3 şi 1.4 Activitatea 1.2 va include acordarea de asistenţă tehnică MAPAM pentru: (1) Selectarea proiectelor care vor beneficia de asistenţă tehnică în cadrul Activităţii 1.3. Pe baza strategiei ISPA - mediu revizuită, consultanţii vor sprijini MAPAM şi vor verifica atât respectarea criteriilor de prioritizare stabilite prin strategia ISPA în cazul proiectelor selectate prin această măsură, cât şi concordanţa acestora cu prevederile documentelor strategice din sectoarele de apă/apă uzată şi deşeuri; (2) Elaborarea dosarelor de licitaţie pentru Activitatea 1.3, punând accent pe realizarea termenilor de referinţă şi criteriile de evaluare a ofertelor, în vederea pregătirii, lansării şi desfăşurării procesului de evaluare a trei licitaţii internaţionale pentru pregătirea a minimum 15 proiecte care să primească sprijin financiar prin ISPA în 2005 şi 2006 . Două dintre aceste licitaţii se vor concentra pe pregătirea a minimum 1O proiecte în domeniul apei iar o licitaţie va avea ca scop pregătirea a minimum 5 proiecte în domeniul managementului deşeurilor. Consultanţii vor pregăti dosarele complete de licitaţie care vor fi lansate; (3) Elaborarea dosarului de licitaţii pentru servicii aferent Activităţii 1.4; (4) Acordarea de sprijin MAPAM pentru îmbunătăţirea activităţii de verificare a calităţii documentelor depuse spre analiză de ' către beneficiarii finali. Urbane. Studiul tehnic de fezabilitate trebuie să cantină o analiză amănuntită a alternativelor în scopul asigurării alegerii c ' elei mai bune soluţii din punct de vedere economic. Analiza financiară şi  analiza  cost-beneficiu: analizele trebuie să demonstreze viabilitatea financiară a proiectului prin determinarea veniturilor şi costurilor aferente acestuia, stabilirea indicatorilor financiari precum valoarea actuală netă şi rata internă de rentabilitate. Consultanţii vor trebui să revizuiască sistemele tarifare utilizate de beneficiari şi studiile socio-economice pentru a stabili gradul de suportabilitate a costurilor şi necesitatea definirii fazelor programului de investiţii în cadrul Master Planului, analiza cost-beneficiu şi structura financiară a proiectului. Trebuie realizată de asemenea o analiză a necesarului financiar, în vederea stabilirii ratei de asistentă financiară. ' Evaluarea impactului asupra  mediului (incluzând consultarea publică): consultantul trebuie să revizuiască informaţiile referitoare la impactul proiectului asupra mediului în scopul respectării cerinţelor şi măsurilor comunitare, în particular a celor din Directiva Consiliului 85/337/CEE (amendată de Directiva Consiliului 97/11/CE); A ' Analiza instituţională: consultantul trebuie să elaboreze o analiză instituţională în scopul verificării cadrului instituţional, stabilind dacă acesta este suficient de pregătit pentru a asigura implementarea adecvată a proiectului. O atenţie deosebită va trebui acordată definirii cadrului de cooperare între autorităţile locale în scopul pregătirii şi implementării proiectului, de ex. semnarea unor acorduri de asociere între diferite autorităţi locale, regruparea operatorilor de apă într-o singură entitate. Pe măsura ce municipalităţile sunt mai mici, ar putea fi necesară regruparea proiectelor pentru sectorul deşeuri şi/ sau apă/apă uzată pentru a se asigura un nivel adecvat al economiilor şi pentru a se asigura initierea şi derularea unor proiecte viabile. In unele cazuri va fi necesară realizarea unei analize a aspectelor juridice legate de opţiunile de PPP. În cazul proiectelor de apă/apă uzată, va fi necesară coordonarea activităţilor cu cele prevăzute prin măsura ISPA 2003/RO/16/P /PA/012. Pregătirea proiectelor ISPA, punându-se accent pe componentele considerate prioritare. Faza II: Pregătirea documentelor de licitaţie, inclusiv a Termenilor de Referinţă pentru Supervizare şi Asistenţă Tehnică şi pregătirea documentelor pentru lucrări în concordanţă cu procedurile de achiziţii aplicabile programului ISPA (ex. Ghiul Practic Phare, ISPA şi SAPARD şi conditiile contractuale FIDIC), tinând cont de cerintele Institutiilor ' ' ' ' Financiare Internaţionale, acolo unde este cazul. Această sarcină va avea ca rezultat un set complet de documente  de licitaţie pregătite pentru toate contractele de servicii şi lucrări prevăzute. 6.1.1.4 Adivitatea 1.4 - Intărirea instituţională a capadtăţii de programare a MAPAM Activitatea 1.4 are ca scop sprijinirea Unităţii ISPA din cadrul MAPAM în îndeplinirea sarcinilor sale, în special a celor legate de coordonarea programării proiectelor ISPA şi de evaluarea Master Planului, studiilor tehnice de fezabilitate, analizelelor cost beneficiu, analizelor financiare etc. Consultantul va acorda asistenţă Unităţii ISPA pentru îmbunătăţirea sistemului de control a calităţii documentelor furnizate de beneficiarii finali în vederea îndeplinirii conditionalitătilor articolului 8. Această componentă va include de asemenea instruir ' ea pers ' onalului unităţii ISPA şi îmbunătăţirea abilităţilor de management al proiectelor. O atenţie deosebită va trebui acordată verificării conformităţii proiectelor cu cerinţele Directivei privind evaluarea impactului asupra mediului. 7. Obiective
Principalele obiective sunt următoarele:
Asigurarea asistenţei tehnice pentru pregătirea unui număr suficient de noi proiecte de mediu pentru perioada 2004 - 2006 şi a unei implementări eficiente a proiectelor. Aceasta include pregătirea completă a aplicaţiilor, inclusiv a documentaţiilor aferente şi a dosarelor de licitaţie, în conformitate cu Directivele comunitare. Scopul este să se asigure utilizarea optimă a fondurilor ISPA;
Întărirea capacităţii instituţionale a unităţii ISPA din cadrul MAPAM, unitate responsabilă de programarea măsurilor ISPA în sectorul de mediu, în scopul îmbunătăţirii capacităţii de programare şi de evaluare a studiilor de fezabilitate şi a aplicaţiilor şi de monitorizare a implementării proiectelor aprobate;
Sprijinirea iniţiatorilor de proiecte în dezvoltarea capacităţii locale de a pregăti noi proiecte. Având în vedere necesităţile investiţionale, este puţin probabil ca o măsura ISPA să satisfacă in întregime necesităţile investiţionale pentru a se ajunge, în termen scurt, la o concordanţă completă cu toate directivele
europene. Tinând cont de necesitatea României de a se conforma cerintelor Uniunii Eu ' ropene, unul dintre obiective va fi de a defini un prog ' ram
investiţional etapizat pe termen lung, în care să se ţină cont de problemele de suportabilitate ale costului. Se va asigura asistenţa financiară ISPA în faza de investiţie pentru necesităţile stringente.
ANEXA nr I.a
Planul provizoriu de achiziţii
Oferta nr. Descrierea lucrărilor şi serviciilor care vor fi licitate Tipul contractului Luna provizorie de lansare a licitaţiei Rata de rambursare 1. Activitatea 1.1: Asistenţă tehnică pentru revzzuzrea proiectelor din domeniul apei şi apei uzate care vor fi transmise în anul 2004 Servicii, contract cadru 1.10.2003 75% 2. Activitatea 1.1: Asistenţă tehnică pentru revzzuzrea proiectelor din domeniul deşeurilor care vor fi transmise în anul 2004 Servicii, contract cadru 1.10.2003 75% 3. Activitatea 1.2: Asistenţă tehnică pentru identificarea proiectelor şz elaborarea termenilor de referinţă Servicii, contract cadru 1.10.2003 100% 4. Activitatea 1.3: Asistenţă tehnică pentru pregatirea proiectelor din sectorul de apă şi apă uzată Servicii, licitatie intern ' aţională 1.02.2004 75% 5. Activitatea 1.3: Asistenţă tehnică pentru pregătirea proiectelor din sectorul de apă şi apă uzată Servicii, licitatie intern ' atională 1.02.2004 75% 6. Activitatea 1.3: Asistenţă tehnică pentru pregătirea proiectelor din domeniul managementului deşeurilor şi alte sectoare ' Servicii, licitatie intern ' aţională 1.02.2004 75% 7. Activitatea 1.4: Asistenţă tehnică pentru susţinerea capacităţii de programare a unităţii ISP A din cadrul MAPAM Servicii, licitaţie interna tională ' 1.01.2004 100%
ANEXA nr. II
PLAN DE FINANŢARE (bazat pe angajările din bugetul UE)
Titlul măsurii: Asistenţă tehnică pentru pregătirea proiectelor în sectorul de mediu în România
Nr. ISPA.: 2003/RO/16/P /PA/013
- 2000 - 2001 2002 78 I 2.244.000 - 2003 I 10.200.000 I - I 10.200.000 I 100% I 7.956.000 I 2004 78 I 280.500 2005 1.275.000 - 1.275.000 100% 994.500 I 2006 1.275.000 - 1.275.000 100% 994.500 I 78 280.500 Ne anualizate
I
395
* se va specifica
euro
ANEXA nr. III.I
Prevederi financiare privind implementarea ISPA Secţiunea I
Forme şi rate de asistenţă
(1) Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub formă de asistenţă nerambursabilă directă, de asistentă rambursabilă sau orice altă formă de asistentă. ' ' Asistenţa rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în acelaşi scop. (2) Rata asistenţei din partea Comunităţii acordată prin ISPA poate fi de până la 75 % din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85 %, în special unde consideră că o rată mai mare de 75 % este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. Rata asistenţei şi suma maximă a asistenţei ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistentei rambursabile sau în cazul în care există un interes special al comunitătii, rata de asistenţă treb ' uie redusă ţinând cont de: ' (a) disponibilitatea cofinanţării; (b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi (c) o aplicare corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". (3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful 2 (b) sunt acelea care privesc: (a) infrastructura a cărei folosinţă implică taxe provenite de la utilizatori; (b) investiţii productive în sectorul de mediu. Comisia a elaborat recomandari privind aplicarea principiului poluatorul plăteşte. (4) Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnică pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. (5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de către ţara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate.
Secţiunea a II-a Angajamente
(1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiară. Totuşi, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri: (a) angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală şi sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale. Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finanţare referitor la măsură. Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la secţiunea a III-a (2) de mai jos, şi al asistenţei pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare. ' Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discuţie, cu condiţia ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice şi că progresul lucrărilor demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani şi pentru care asistenţa comunităţii nu de păşeşte 20 milioane euro, un prim angajament de până 80 % din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsură. Diferenţa va fi angajată în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare . (2) Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsură, va fi anulată.
În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiară şi autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.
Secţiunea a III-a
Plăţi
(1) Plăţile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăţi intermediare sau a diferenţei finale. Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă. (2) Plăţile în avans Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordată prin ISPA, aşa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate aşa cum este definită la punctul (9). Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri: - o primă tranşă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiară semnează memorandumul de finantare; ' - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finantare referitor la măsură. ' Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenţei acordată de către Comunitate. (3) Plătile intremediare Plătile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea aces ' teia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare şi vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate şi certificate , sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice ataşate asistenţei; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/ sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar iniţial; - au fost descrişi paşii urmaţi pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a îndeplinit una din condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată ş1 pentru rapoartele de progres fizic şi financiar. (4) Ţările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. (5) Suma totală a plăţilor efectuate conform punctelor (2) şi (3) nu trebuie să depăşească 80 % din totalul asistenţei acordate. Comisia poate creşte acest procent până la 90 % în cazuri justificate. (6) Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate. Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, cum sunt menţionate în memorandumul de finanţare; - raportul final menţionat în secţiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemnată sau organismul menţionat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiară certifică Comisiei că informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - ţara beneficiară a transmis Comisiei declaraţia menţionată în anexa nr. III.4.C. - toate măsurile de informare şi publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. III.6 au fost implementate; - când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agenţiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi că au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare. (7) Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, aşa cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţă care reprezintă diferenţa finală pentru acea măsură va fi anulată. (8) Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finală prezentate de către ţara beneficiară sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă şi care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, aşa cum sunt specificate în anexa nr. III.2. (9) Toate plăţile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul National, desemnat de tara beneficiară să primescă asemenea plăţi. Ca regulă generală, plăţile ' trebuie făcute de cătr ' e Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Fondul Naţional trebuie să transfere cât de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. (10) Fondul Naţional, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul ţării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.
Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare.
Sec ţiunea a IV-a Folosirea euro
(1) Sumele din cererile de asistenţă, împreună cu planul de finanţare relevant, vor fi exprimate în euro. (2) Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. (3) Declaraţiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menţionate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunităţii Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la această rată 1 . (4) Plăţile asistenţei financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de tara beneficiară în acest sens.
'
Secţiunea a V-a Raportul final
Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele:
1 http://europa.eu int/comm/ dg19 /infoeuro/ fr/index htm
(a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistenţei; (b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei; (c) o primă evaluare de îndeplinire a asistenţei, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: - data efectivă de implementare a măsurii; - o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare şi veniturile aşteptate; - confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile şi beneficiile aşteptate; - o indicare a acţiunilor luate pentru a asigura protecţia mediului şi costurile acestora inclusiv concordanţa cu principiul poluatorul plăteşte; - data la care măsura asistată devine operaţională. (d) informaţii referitoare la acţiunile de publicitate.
Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare
(1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată iniţial, asistenţa acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu trebuie să depăşească suma maximă stabilită în memorandumul de finanţare. O schimbare a ratei asistenţei comunităţu •. fată de rata acordată initial sau fată de asistenta maximă va necesita o modificare a memora ' ndumului de finanţare ' conform ' procedurilo ' r descrise în paragraful (3). (2) Dacă atunci când planul de finanţare al unui proiect este amendat, angajamentele şi/ sau plăţile comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ţinând cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operaţie financiară (angajare sau plată) după acel amendament. (3) Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: (a) amendamentele care impun o modificare substanţială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanţială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea ţării beneficiare sau la init , iativa Comisiei după consultarea cu t , ara beneficiară: Defini ' tia modificării "substanţiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor. (b) în cazul unor altor amendamente, ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observat , iile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente. (c) orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli.
Secţiunea a VII-a Managementul şi controlul financiar
(1) Statele beneficiare trebuie: (a) să stabilească de la 1 ianuarie 2000 şi în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management şi control care să asigure: - implementarea adecvată a asistenţei acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid, - separarea funcţiilor de management şi control, - că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări; (b) să verifice periodic că măsurile finanţate de comunitate sunt derulate în mod adecvat; (c) să prevină iregularităţile şi să acţioneze împotriva lor; (d) să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităţilor sau neglijenţei. (2) Controale interne şi externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internaţional acceptate de audit, de către organele n ţionale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcţie. In fiecare an un plan de audit şi un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziţia Comisiei. (3) Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanţi autorizaţi, să efectueze audituri financiare şi tehnice la faţa locului, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. (4) Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii săi autorizaţi sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul de a inspecta, la faţa locului toată documentaţia relevantă şi conturile corespunzătoare articolelor finanţate în conformitate cu memorandumul de finanţare. Statele beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISP A. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la faţa locului. (5) Prevederile detaliate asupra controlului şi managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4.
Secţiunea a VIII-a Monitorizarea
Ţările beneficiare şi Comisia trebuie vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:
(1) Înfiinţarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiară, Comisie şi, unde este cazul, BEI şi/ sau alte instituţii cofinanţatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. (2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi în aşa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi obiectivele propuse iniţial, şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. (3) (a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârşitul fiecărui an intreg de implementare. (b) Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate. (4) Pe baza rezultatelor monitorizării şi ţinând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, ca şi planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare.
Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi importanţa lor.
Secţiunea a IX-a Transparenţă în adjudecarea contractelor
(1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acţiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. (2) (a) Participarea la procedurile de licitaţie trebuie să fie deschisă şi pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul şi tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările beneficiare ISPA şi din Cipru, Malta şi Turcia; Prin urmare se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. (b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanţarea de la IFI şi după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe ţări să participe la licitaţia pentru contracte. (3) (a) Ţările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta şi când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitaţiei de participare la licitaţie, în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi în "Monitorul Oficial" din ţările beneficiare. (b) Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii şi specificaţii tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările membre sau din ţările beneficiare. (c) În plus, informaţia trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă . (4) Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA şi SAPARD.
Secţiunea a X-a
Transparenţă în contabilitate şi în rapoartele proiectelor
Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare, toate organismele publice sau private implicate în managementul şi implementarea operaţiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză.
Autorităţile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăţi pentru proiectul respectiv.
Secţiunea a XI-a Evaluarea ex-post
Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât şi randamentul şi eficienţa asistenţei şi a impactului său, ca şi factorii ce contribuie la succesul sau eşecul implementării măsurilor şi a realizărilor şi rezultatelor.
După finalizarea măsurilor, Comisia şi ţările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienţa utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunităţii în domeniul mediului sau contribuţia acestora la politicile privind reţeaua Trans - Europeană extinsă şi transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua şi impactul măsurilor asupra mediului.
Anexa nr. 111.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA
Secţiunea I Domeniul cheltuielilor
ISPA acordă asistenţă pentru următoarele măsuri:
(1) Proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor comunităţii privind protecţia mediului şi cu obiectivele Parteneriatului de Preaderare; (2) Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susţinută ş1, 1n particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr. 1692/96/CE 2 şi acelea care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale ca şi reţelele trans-europene împreună cu accesul la aceste reţele; (3) Studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţă tehnică inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistenţă tehnică şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor. Regulile specificate în secţiunile de la a II-a la a XII-a de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele 1 şi 2 de mai sus sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3. Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de bază (1) Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii: a) Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat. b) O "etapă independentă tehnic şi financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operaţională în întregul său. O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect. c) Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: 2 Decizia nr 1692/96/ CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivele comunităţii pentru dezvoltara reţelei de transport trans-european trebuie să fie localizate în acelaşi curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate; trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. (2) "Autoritatea responsabilă cu implementarea" (a) Pentru proiectele finanţate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în anexa nr. I, punctul 3, a Memorandumului de finanţare. Ca o consecinţă, orice schimbare a "autorităţii responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanţare. În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. (b) Totuşi, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse şi trebuie să primescă o copie a documentelor relevante. (3) Conceptul de "administraţie publică" Administraţia publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ : - organisme de guvernare centrale (nivel naţional); - organisme de guvernare regionale; - organisme de guvernare locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice. (4) Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect (a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi la măsurile de publicitate pentru un proiect asistat; (b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus menţionate; (c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operaţional şi la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanţare a fost finalizat/ definitivat. (5) Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/ sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/ sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanţare. (6) Cheltuieli
CheltuieWe trebuie raportate la plăţile certificate şi efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secţiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.
Secţiunea a III-a
Principalele categorii de cheltuieli eligibile
Ca regulă generală cheltuielile legate de:
- studiile de fezabilitate; - planificare şi proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsuri compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.
Secţiunea a IV-a
Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului
(1) Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor (a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi aprobate în mod special printr-un Memorandumul de finanţare; (b) În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr acelaşi contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului). (2) Implicarea administraţiei publice
În acele cazuri în care functionarii din administratia publică sunt implicati în activitătile
al cheltuielile eligibile către
, ' ' ' menţionate la punctul l(a) acestei Secţiuni, pot fi acceptate ca de
Comisie, în cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii:
- funcţionarul a renunţat temporar la statutul său de funcţionar în administraţia publică; - cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, ca cele specificate în Secţiunea VIII, punctul 1; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunităţii.
Sec ţi unea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile
(1) În acele cazuri în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari al administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secţiunea a IV-a. (2) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secţiunea a X-a, şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii: - costuri privind munca (salarii brute şi nete) - cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menţionată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administraţia publică. (3) Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieţei.
Sectiunea a VI-a
Achiziţii, închirieri de ec ' hipamente şi active necorporale
(1) Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului (a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca şi cheltuieli de capital, în concordanţă cu convent , iile standard de contabilitate; (b) Fără a prejudicia punctul (3) din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. (2) Achiziţiile de active acorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. (3) Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului (a) În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile. (b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică on distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finant , are.
(4) Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică
(a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. (b) Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.
Sectiunea a VII-a
Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată
Cehltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adaugată (TVA) nu sunt eligibile.
Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative
(1) Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare şi fizice, evaluării şi prevenirii neregulilor şi cheltuielile care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică aşa cum sunt definite la punctul (3) din secţiunea I. Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr - o măsură de asistent , ă tehnică ment , ionată în memorandumul de finant , are. (2) Organizarea Comitetelor de monitorizare (a) Fără a prejudicia punctul (1) de mai sus, cheltuielile apărute în orgaruzarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative; (b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: servicii de traducere; închirierea de săli de conferinţă şi aranjamentele auxiliare; închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; procurarea documentaţiei şi facilităţilor aferente; taxe pentru participarea experţilor; cheltuieli pentru călătorii. (c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică intervenite în acest context nu sunt eligibile. (3) Întâlniri la cererea Comisiei
Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.
Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli
(1) Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din secţiunea a IV-a. (2) Costuri financiare Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie, etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. (3) Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. (4) Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate (a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile; (b) Ca excepţie de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca şi cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finantare. ' (c) Principiile definite la punctele (a) şi (b) menţionate mai sus sunt valabile de asemene a pentru o componentă indi v iduală completă a unui proiect sau a unui g rup de proiect e, chiar şi în cazul în c a re într e gul proiect nu a fo st înc ă finalizat. (5) Măsuri de publicitate şi informare
Ch e ltuielile pentru măsurile luate în conformit a te cu prevederile anexei nr . III.6 pri v ind in for marea şi publicitate a sunt eligibile.
Secţiunea X Perioada de eligibilitate
(1) Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială d e timp privind eligibili tatea est e evaluată difer e nţiat în conformitat e cu următoarele situaţii: (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de c ă tre ţările beneficiare face obiectul aprob ă rii ex-ante a Comisiei 3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţ ă de la data la c ar e m e morandumul d e fin a n ţ ar e al proiectului este semnat de Comisie. În caz e x ceptional, când finanţarea proi e ctului este reali z at ă printr-o combinaţi e fi e de la B E I fie de la alta instituţie finanţatoare şi grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data înch e ierii acordului cu B E I sau cu altă instituţie finanţatoare , pentru fiecare proiect în p a rte. Ca regulă general ă , această dată nu trebui e să fi e mai devreme de 6 luni de la data menţionat ă la primul subparagraf. Sunt o bli g at o riu necesare urm ă t oa r e le condiţii: Lucr ă rile şi contractele pentru care se aplic ă prev e derile trebuie s ă fi e identificate în memorandumul d e finanţare; BEI sa u a ltă instituţie finanţat o are certifică respectarea prevederile articolelor 167 şi 168 (1) ale regulamentului Consiliului (C E , Eura to m) nr. 1605/2002 şi art. 239 şi 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Eu rato m) nr. 2342/2002. În c a zurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinar e a d e către Comitetul de mana g ement ISPA, a prevederilor articolului 168 (2) din R e gul a m e ntul financiar a pli ca bil bugetului general al Comisiei Europene.
(b) După decizi a Comisiei de a acord a sprijin agenţiilor de i mplementare ale ţă r il o r candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibil e pentru asistenţă de l a data la care aplicaţia ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiţia ca aplicaţia s ă poată fi c o n s id e r a tă completă.
Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) ş1 (b) de mai sus sunt neeligibile.
(2) Modificări ale proiectelor (a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20 % din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată 3 Vez i A rticolul 12 (1 ), R eg ul a m e ntul Co n s iliului (C E) nr . 1 266/99 d in 2 1 iuni e 1999 4 Vez i A rticolul 1 2 ( 2), Regul a men tu l Co n s iliului ( CE) nr 1266 /99 di n 2 1 iuni e 19 99 o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind "substanţiale". Reguhle stabilite la paragraful (1), se aplică şi pentru eligibilitatea cheltuiehlor privind modificarile de mai sus. (b) Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). © cererea pentru modificări şi informatiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. (3) Timpul limită final privind eligibilitatea (a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finanţare. (b) Data finală depinde de plăţile făcute de către autoritatea responsabilă cu implementarea. (c) Data finală a eligibilităţii este prevazută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de şase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final şi o notificare, aşa cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanţare. (d) Comisia nu poate extinde această perioadă de şase luni.
Secţiunea a XI-a Solicitările de plată
Solicitările de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, aşa cum sunt definite la punctul (6) din secţiunea a II-a.
În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.
Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei Europene .
Sectiunea a XII-a
Alte elemente nespecificate în detaliu
(1) Orice întrebări ap ă rute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISP A, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru Fo ndurile de coeziune. (2) În cazul conflictelor între aceste principii şi re g ulile naţionale de eligibilitate, principiile prezentate mai s us trebui e să prime ze.
Anexa nr. III.3.a
MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN
Se va face referire la condiţiile specifice, dacă există, şi se va preciza modului în care au fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se aduce la cunoştinţă îndeplinirea condiţiilor respective).
3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURĂ (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF)
Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie
1A. IDENTIFICAREA MĂSURII Denumirea măsurii: Codul măsurii ISPA: Agenţia de Implementare: Rata asistentei ISPA: Data semnăr ' ii Memorandumului de finantare: ' Numărul amendamentului Memorandumului de finanţare: - Comisia - Tara ' - Comisia - Tara 1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (AI) ' Numele: Adresa: Codul poştal: Localitatea: Persoana de contact: Telefon: E-mail: 2. SCURTĂ DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂTILOR / LUCRĂRILOR REALIZATE '
4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZITII Contract ( Nr., Tip&Descriere( Data publicării anunţului de previzionare a licitaţiei Tipul Data publicării ' Costul licitaţiei anunţului de contractului vizate(:•: licitaţie I costul estimativ al contractului Dacă nu s-1 Dacă s-a milioane euro a publicat publicat Data Data, estimativă nr. MOI Internet Tipul co finanţării 1 Combinată I paralelă Data semnării şi numele câştigătorului I stad i • u r· - · · . - J · (/) (1) 8 :,.:, rt- "O M (1) r:;q -> . ( ... M (1) (1) I
( * ) Specificaţi contractul principal.
(**) Indicaţi dacă acordul contractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau Argintii. Specificaţi dacă licitaţia este local, internaţională sau restrânsă şi justificaţi procedura în cazul precalificării.
415
(***) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiţi câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie.
5. PLANUL DE CHELTUIELI UM:EURO Diferenţă / Cost Anul Costul eligibil total Plăţile efectuate Cheltuieli viitoare estimative Cheltuieli totale total% (9)=((7)- (2))/ /total (2) Estimarea iniţială* Estimarea acceptată curentă ** (până la data raportării) (%) (3)/ (2) (de la data raportării) (%) (5)/(2) (7)=(3) +(5) (%) (7)/( 2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2000 2001 2002 Trim 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2003 Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 2004 2005 2006 Total Propuneri de schimbare a planului de finanţare Da Nu Transmise la CE în data de: Vor fi transmise la CE în data de: Vor fi prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (ataşaţi planul şi motivele schimbării)
* La momentul semnării Memorandumului de Finanţare
** Ultimul Comitet de Monitori z are
6. FISA INFORMATIVA PRIVIND EXECUTIA FIZICA SI FINANCIARA(*) Categorii de cheltuieli eligibile (*) Execuţia fizică Executia financia ' ră Indicatori fizici (*) Execuţia fizică de la ultimul Comitet de Monitorizare Execuţia fizică până la actualul Comitet de Monitorizare Rata execuţiei fizice(%) Indicatori financiari Cheltuieli de la ultimul Comitet de Monitorizare Cheltuieli până la actualul Comitet de Monitorizare Rata executiei financi ' are % Progres fizic UM Cantitate Costul eligibil estimat (euro) % din cost (1) (2) (3) 4=(3)/ (1) (5) (6) (7) (8) 9=8/5 10=4 * 6/ 100 TOTAL Progres financiar total Progres fizic total (*) se va acoperi 100% din costul eligibil.
417
Se va prezenta, pe scurt, observaţiile sau recomandările, dacă există, (cu referire la sursă) şi se va declara modul prin care s-a răspuns la acestea.
9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/SAU COMUNITARE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
Se va face referire la orice problemă apărută în implementarea măsurii, incluzând, ca punct de plecare, planul de finanţare original şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi corectate.
Se va face referire la orice suspendare, corecţie financiară şi/ sau neregularitate.
8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. 111.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANTARE)
EXECUŢIA FIZICA ŞI CEA FINANCIARĂ
EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTA)
DINTRE
(DACĂ EXISTĂ)
DIFERENŢELOR
7. CAUZA
Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului:
Radio D
D Televiziune D
Presa
Alte mijloace audio-vizuale D
Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsură:
D Nu D
Da
Panouri ridicate la locul execuţiei?
10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA AsISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. 111.6 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE)
□
□
Da Nu
Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare:
ţn memorandumul de finanţare iniţial (data finală iniţial stabilită):
In memorandumul de finanţare curent (data finală în memorandumul de finanţare de modificat):
Data prevăzută pentru finalizare:
11. DATA PREVĂZUTA PENTRU FINALIZARE
Anexa nr. 111.3.b
Model pentru solicitarea de modificări
                                   PROPUNERE  DE MODIFICARE  ISPA                    
Data propusă pentru finalizare:
Data curentă:
2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MASURII
Data:
Denumirea măsurii:
Autoritatea responsabilă cu implementarea: Codul ISPA al măsurii:
Memorandum de finanţare nr.: Procentul sprijinului ISP A:
1. IDENTIFICAREA MASURII
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
3. SCHIMBARI PROPUSE IN PLANUL DE FINANTARE (*) Euro Cheltuieli eligibile totale conform memorandumului de finanţare în vigoare Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni pentru cheltuielile totale 2000 2001 2002 2003 2004 2005 După 2006 Tot Solicitare de creştere a asistenţei Da □ Nu □ Suma solicitată ca şi creştere (euro) (*) De anexat planul de finanţare modificat
4. MODIFICARI IN COSTURILE ELIGIBILE ALE MASURII EURO Categoria cheltuielii (*) Costuri totale eligibile curente Modificarea solicitată Costuri totale eligibile propuse Proiectare Organizare de şantier Lucrări principale Utilaje şi echipamente Asistenţă tehnică Supervizare Altele (specificări) Total
(*) Categoriile sunt exemple, care trebuie ajustate cu scopul de a evidenţia realitatea proiectului. Este de dorit şi o defalcare pe contract.
5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI Tipul lucrarii Unitatea Data estimată pentru finalizare Propuneri
A se detalia
6. MODIFICARI ALE CARACTERISTICILOR MASURII
A se detalia
7. MOTIVE PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului naţional ISPA:
Secţiunea a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător. 2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite: (a) reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite nivele administrative, de către agenţiile de implementare şi beneficiarii finali; (b) verificarea alocării şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile; (c) verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se oferă asistenţa şi obiectivele stabilite pentru măsură. 3. O descriere indicativă a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. III.4. 4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor: (a) că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plăţile făcute, lucrările realizate şi verificările acestora, făcute în legătură cu măsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deţinute în conformitate cu prevederile menţionate la secţiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum şi cu prevederile menţionate la apendicele A din anexa nr. III.4; (b) că o înregistrare este menţinută de organul care o deţine şi localizarea sa; (c) că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente. • 5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi: (a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agenţiilor de implementare şi al organelor delegate care operează solicitările de plată; (b) serviciile care auditează sistemele de management şi control; (c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în calitate de persoană responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare şi finale, conform prevderilor menţionate la paragraful (8) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a măsurilor, aşa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. III.4; (d) oficiali mandataţi ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunităţii.
Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
Secţiunea a 7-a
Fondul Naţional va ţine un registru al sumelor recuperabile din plăţile deja făcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primită în contul plăţii Întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declaraţie de cheltuială şi cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare.
Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aprobă solicitările. 2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării se va convinge că următoarele condiţii sunt îndeplinite: (a) Cordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele de la paragraful (3) şi (6) din secţiunea a III-a şi cele de la secţiunea a VII-a din anexei nr. III.1 şi au respectat termenii memorandumului de finanţare; (b) Declaraţia de cheltuiele include numai cheltuielile: (i) Care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă; (ii) Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicaţia pentru asistenţă a fost depusă; (iii) Carc sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi cu obiectivele atribuite măsurii. 3. Pentru ca eficienţa sistemelor de control şi auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Naţional să fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru: (a) A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare ş1 obiectivele atribuite măsurii; (b) A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi (c) A menţine sistemul de audit.
Secţiunea a 9-a Verificarea selectivă
1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul: (a) De a verifica eficienţa sistemelor de management şi control existente; (b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate. 2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eşantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3. Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plată privind măsurile. 3. Selectarea eşantionului de tranzacţii ce vor fi verificate va ţine cont de: (a) Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii; (b) Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naţionale sau comunitare; (c) Necesitatea de a asigura că diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea măsurilor şi cele două sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzător.
Secţiunea a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:
(a) aplicarea practică şi eficienţa sistemelor de management şi control; (b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţă şi cu obiectivele stabilite pentru măsură; (c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali; (d) prezenţa unui sistem de audit corespunzător; (e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificaţiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate;
Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectivă şi declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp.
Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce priveşte observaţiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinţa observaţiilor şi concluziilor finale.
2. La sfârşitul perioadei stabilite de către Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în consideraţie orice comentariu racut de statul beneficiar, va decide: (a) să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau (b) să opereze corecţiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părţi din asistenţa acordată pentru măsură. Aceste decizii vor respecta principiul proporţionalităţii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecţiei, va ţine cont de tipul iregularităţii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricărei deficienţa ale sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite. 3. Orice sumă primită nejustificat şi care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
Secţiunea a 19-a
1. Totalul corecţiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secţiunea a 18-a pentru iregularităţi individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic pe baza dosarelor individuale şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proporţionalităţii. 2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporţionat să se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazează corecţiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează (a) în cazul extrapolării, va folosi un eşantion reprezentativ de tranzacţii asemănătoare; (b) în cazul ratei fixe, va evalua importanţa încălcării regulilor şi amploarea şi implicaţiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularităţile stabilite. 3. Acolo unde Comisia îşi fundamentează poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) şi (2) din secţiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr. III.5 şi a răspunsurilor statului beneficiar .
Secţiunea a 20-a
1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secţiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corecţii, va fi de două luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie. 2. Acolo unde Comisia propune corecţii financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinări a dosarelor respective, că amploarea reală a iregularităţilor a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporţie adecvată sau un eşantion de dosare. Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a. Comisia va lua în consideraţie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită. 3. Oricând statul beneficiar obiectează faţă de observaţiile făcute de Comisie şi are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secţiunea a 18-a, Comisia va putea formula o decizie intr-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.
Secţiunea a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului (3) din secţiunea a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă responsabilului naţional cu autorizarea finanţării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare . 2. Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naştere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plăţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5 % mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală European ă în operaţiile sale de refinanţare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectiv ă cade . 3. O corecţie financiară conform paragrafului (2) din secţiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1. 4. Atunci când trebuie recuperate sum e ca urmare a corecţiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi v a notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agenţiilor de implementare.
Secţiunea a 22-a
Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
Anexa nr. 111.4.A Descrierea succintă a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru
un sistem de audit corespunzător
Un sistem de audit corespunzător, descris în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinit, pentru o măsură dată, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidenţele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informatii detaliate despre cheltuielile reale făcute în cadrul măsurii cofinantate de către ag ' enţia de implementare, inclusiv atunci cînd aceasta din urmă n ' u este destinatarul final al finanţării, organele şi firmele implicate în implementarea măsurii, fie că sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Înregistrările contabile arată data în care au fost create, valoarea fiecărui articol de cheltuială, natura documentelor justificative şi data şi metoda de plată. Documentarul justificativ necesar (de exemplu facturile) sunt ataşate. 2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de măsura cofinanţată, este demonstrată corectitudinea cheltuielilor între măsura cofinanţată şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regulă se aplică tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri. 3. Specificaţiile tehnice şi planul de finanţare al măsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, şi rapoartele inspecţiilor asupra executării măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. Pentru declararea cheltuielilor reale făcute în cadrul măsurii către Fondul Naţional, informatiile mentionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaratie de cheltuieli detaliată ' pe categ ' orii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constit ' uie documente justificative pentru înregistrările contabile ale Fondului Naţional şi reprezintă baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli către Comisie. 5. În cazul în care există unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele sau firmele implicate în implementarea măsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicită declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrări contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor făcute în cadrul măsurii către organul de la nuivelul superior. 6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autorităţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest .fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuială şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi ale celorlalte organe şi firme implicate în implementarea măsurii. Anexa nr. 111.4.B CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATĂ COMISIA EUROPEANĂ - ISPA Certificat intermediar/ final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată (De transmis la Unitatea a Directoratului General pentru Politici Regionale pe canale oficiale) Denumirea măsurii: Memorandum de finanţare nr......................din.......................................... Referinţa Comisiei (CCI Nr.)..................................... CERTIFICAT Subsemnatul ..................................................................., reprezentând Fondul Naţional desemnat de 5 .........................................., certific că toate cheltuielile eligibile incluse în declaraţia ataşată, reprezintând contribuţii ale ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite în conformitate cu progresele măsurii 20 în valoare de : I euro (Suma exactă până la două zecimale) Declaraţia de cheltuieli ataşată, detaliată pe categorii de cheltuieli, şi pe măsură în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheltuieli până la I 20.... (Zz/U/aaaa) şi este parte integrală a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii camparat cu planurile/ raportul final. De asemenea, certific că măsura face progrese satisfăcătoare spre finalizare/ a fost încheiată în conformitate cu obiectivele şi că informaţiile date în raportul de progres/raportul final sunt corecte. 5 Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare în confonnitate cu Secţiunea III (8) şi (9) din Anexa III 1, cu referinţe adecvate şi dată 6 Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare Certific, în plus, că măsura este în curs de implementare/ a fost implementată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ce priveşte: (1) Conformitatea cu reglementările privind protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţelele trans-europene), concurenţa, şi acordarea contractelor publice (Ghidul practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD); (2) Aplicarea prodcedurilor de management şi control la măsură, în special pentru verificarea realităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia adecvată a măsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a şi prevenirea, descoperirea şi corectarea iregularităţilor, urmărirea fraudelor şi recuperarea sumele plătite nejustificat (anexa nr. 111.5).
În conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. 111.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioadă de minimum 5 ani de la plata finală de către Comisie.
Certific că:
(1) Declaraţia de cheltuieli este corectă şi rezultatele din sistemele contabile bazate pe documente justificative verificabile; (2) Declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată iau în considerare orice recuperare făcută şi dobânda primită pentru acestea; (3) Detaliile privind tranzacţiile reailizate sunt înregistrate, acolo unde este posibil, pe format electronic şi sunt disponibile la cererea departamentelor responsabile ale Comisiei.
Data .         .    ._2I _ 0  1 (zz/11/ aaaa)
Numele cu majuscule,
ştampila şi semnătura autorităţii competente
APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARĂ/FINALĂ Denumirea măsurii:...............................................................
Referinţa Comisiei (CCI Nr) ..................................
Ca urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnătura autorităţii competente), solicit plata sumei de euro ca plată intermediară/ finală 9 •
Această aplicaţie îndeplineşte codiţiile de admisibilitate deoarece:
Ş lefJ!.eli dacă este cazul
(a) Raportul asupra progreselor măsurii în ceea ce priveşte indicatorii fizici şi financiari şi care demonstrează conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, incluzând condiţiile specifice stabilite - Este inclus (b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra implementării solicitat conform secţiunilor a V-a şi a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD - A fost transmis - Este inclus (c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de audit naţionale şi/ sau comunitare, în special corectarea iregularităţilor bănuite sau dovedite - S-a acţionat conform - Nu s-au făcut observaţii sau recomandări (d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi juridic apărute şi măsuri pentru corectarea lor - Sunt indicate - Nici una observată (e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial - A fost transmisă - Este inclusă (f) Măsuri de publicitate luate în legătură cu măsura - Sunt indicate (g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost suspendată conform secţiunii a VIII-a (3) a anexei nr. III.1
Plata trebuie făcută către:
Beneficiarul: Banca: Cont nr. Titularul contului (dacă este diferit de beneficiar) I I
Data I I
20. .... (zz/11/ aaaa) Nume cu majuscule, ştampilă, poziţia şi semnătura autorităţii competente 9 ştergeţi 'd aca " este caz ul Anexa nr. 111.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARATIEI LA FINALIZAREA MĂSURII 10 (Secţiunea ' a 14-a) Către Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politică Regională INTRODUCERE 1. Subsemnatul, .......................(se specifică numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finală de plată pentru .............. (numele şi numărul de referinţă CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finală a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii. SCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 1S-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii 11 în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmată şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenţi, se găsesc în rezumat în raportul ataşat. OBSERVAŢII 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, slăbiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; estimaţi suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitară corespunzătoare acestora). 10 în cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte 11 inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte 4. Examinarea, împreună cu concluziile altor controale naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvăluit o frecvenţă mică/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/ neregulilor. Erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile responsabile şi nu par să afecteze suma ajutorului plătibil de către comunitate, cu următoarele excepţii:
(a)
(b)
(c) , etc.
(Indicaţi erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi amploarea problemelor şi mărimea sumelor de ajutor comunitar care par să fie afectate de acestea).
CONCLUZII
Fie,
Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecvenţa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător:
5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate, în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi că solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei comunitare pare să fie validă.
Sau
Dacă au fost întâmpinate unele dificultăţi în timpul examinării dar frecvenţa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
S(b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/ neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazată pe examinarea şi pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, că declaraţia finală de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata finală a aistenţei din partea comunităţii pare să fie validă.
Sau
Dacă obstacole majore au fost întâmpinate în timpul examinării sau frecvenţa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/ neregulile au fost rezolvate satisfăcător:
S(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) dată fiind frecvenţa ridicată a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării făcută Comisiei pentru plata finală a asistenţei din partea comunităţii.
Data, semnătura
Anexa nr. III. 5 Acord cu privire la neregulile şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Secţiunea 1
Această înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între ţările beneficiare sau între Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
Secţiunea a 2-a
(1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicanţii măsurilor asistate prin ISPA; - lista autorităţilor şi organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1. (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenţionează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni.
Secţiunea a 3-a
ăIregularitate" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare, sau a unui act normativ naţional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate.
Secţiunea a 4-a
(1) În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind: - Detalii privind măsura asistată prin ISPA; - Prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - Suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă; - Practicile folosite pentru comiterea neregulii; - Felul în care a fost descoperită neregula; - Autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - Consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - Data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; - Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanţă în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză. (2) Unde unele din informaţiile menţionate la paragraful 1, şi în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informaţiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente.
Secţiunea a 5-a
Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că:
Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său şi/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit)
Secţiunea a 6-a
În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
Sumele care au fost sau se aşteaptă a fi recuperate;
Măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit;
Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite şi pentru impunerea sancţiunilor;
Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
Orice suspendări a acuzărilor judiciare.
Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
Secţiunea a 7-a
Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţă, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp stabilită la paragraful (1) din secţiunea a 4-a.
Secţiunea a 8-a
Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze ţării beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
Secţiunea a 9-a
(1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentării informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, la procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, la posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful 1, Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor a 4-a, a 5-a şi a 6-a, şi paragrafului 1 din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Secţiunea a 10-a
Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
Secţiunea a 11-a
(1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precauţiile necesare pentru a se asigura că informaţiile pe care le schimbă rămân confidenţiale. (2) Informaţiile la care se face referire în această Înţelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înţelegeri, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunităţii. În plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta Înţelegere, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acţiune legală sau procedură instituită ulterior pentru neconcordanţa cu regulile comunităţii în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestei Înţelegeri. Autoritatea competentă din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte de asemenea folosire. (6) Când o ţară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentei Înţelegeri, în urma anchetei ulterioare, se dovedeşte a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toţi aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei Înţelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere.
Secţiunea a 12-a
Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
Secţiunea a 13-a
Verificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunităţii împotriva neregulilor, aşa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii ţării beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autoritătile competente ale ţării beneficiare.
Secţiunea a 14-a
Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitaţi.
Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
Când este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
Secţiunea a 15-a
(1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alti angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi de aici înainte "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de către ţara beneficiară ca experţi naţionali secondanţi, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atestă identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile ţării beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică.
Comisia trebuie să se asigure că toţi susmenţionaţii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţă şi respectarea secretului profesional.
Secţiunea a 16-a
(1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - Registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scăpări de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; Sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; Verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate; Prelevarea şi verificarea de mostre; Progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investiţiilor finalizate; Documente contabile şi bugetare; Implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare. (2) Unde este cazul, este în sarcina ţării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor.
Secţiunea a 17-a
(1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de către legislaţia naţională a ţării beneficiare care le primeşte şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile comunitătii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesită cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţară beneficiară intenţionează să folosescă în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea ţării beneficiare de unde informaţia respectivă a fost obţinută. (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autorităţile competente ale ţării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menţionata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ţine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţională a ţării beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale ţării beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfaşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţie vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.
Secţiunea a 18-a
Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
Este de datoria ţării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională.
Anexa nr. 111.6
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNTELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICIT ' ATE
1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: - să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; - să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA; Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISP A asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: - autorităţile regionale, locale sau publice; -partenerii sociali şi economici; - organizaţiile neguvernamentale; - operatorii şi promotorii de proiect; - orice alte părţi interesate de oportunităţile oferite de ISPA. 2. Prindpii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISP A ( denumite a1c1 ş1 m continuare ca "organisme responsabile") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat clupa ce asistenţa ISP A este aprobată. Comisia îşi rezervă dreptul sa iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexă. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afara regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile co finanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta, lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presă, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţă şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfaşurarea unor asemenea evenimente . 3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe copertă o indicaţie clară a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblemă naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară cât şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio tj.zuale sau de pe paginile de internet. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegaţiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISP A. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată formă şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: plăci de avizare ridicate la locul lucrărilor; plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general ambele fiind instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată ţării lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/ sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful 1. 5. Activitatea comitetelor de monitorizare - Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informatii adecvate cu A ) privire la activitatea lor. In acest scop, fiecare comitet de monitorizare trebuie să informeze media, cât de des consideră necesar, despre progresul proiectul\li(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei. - Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. - Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plăcile de avizare şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos). - Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate Preşedintelui de către organismul responsabil. Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei. - Preşedintele Comitetelor trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le consideră necesare.
Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are în
aşa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţă adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
1. Panourile de publidtate Plăcile de avizare vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea plăci de avizare trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene. Plăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate. Selecţia plăcii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii: trebuie să ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a plăcii de avizare; trebuie să poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, aşa cum este prezentat în tabelul ataşat. Atunci când organismul responsabil nu ridică propria sa placă de avizare care să anunţe implicarea acestuia în .finanţarea proiectului, asistenţa acordată de Comunitatea Europeană trebuie anunţată pe o placă de avizare specială. În asemenea cazuri, prevederile sus-menţionate referitoare la partea Comisiei Europene se aplică prin analogie. Plăcile de avizare trebuie înlăturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizării lucrărilor şi înlocuită de o placă comemorativă, în conformitate cu prevederile de la punctul 2. 2. Plăcile comemorative
Plăci comemorative permanente trebuie plasate pe teren, şi trebuie să fie accesibile publicului general. În afara emblemei Comunităţii Europene asemenea plăci trebuie să menţioneze contribuţia Comunităţii Europene la proiect.
Trebuie folosit textul următor ca model pentru conţinutul cerut:
':rLJ.cest proiect a fost cofinanţat cu % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării' în (se
menţionează anul), costul total al proiectului a fost de .......... (moneda naţională), şi contribuţia totală a Comunită,tii Europene a fost de (moneda naţională)."
=EXEMPLU=
Titlul proiectului Localizarea mblema Uniunii EuroEenel Finanţat de: Uniunea Europeană (asistenţă) .... euro .... (moneda IFI (împrumut) .... euro naţională) .... (moneda naţională) Autoritatea de implementare: {Ministerul...} {Agenţia... } Beneficiar: Supervizare şi management: {Numele beneficiarului} {Numele firmei} Contractant: {Numele contractantului}
*)
*) Scrisorile și Amendamentul nr. 3 sunt reproduse în facsimil.
GUVERNUL ROMANIEI MINISTERUL INTEGRARII EUROPENE
Bucureşti 29.03.2004
Domnule Meadows,
Subiect: Amendament la MF ISPA 2000/RO/16/P /PE/002 ăReabilitarea reţelei de canalizare şi facilităţilor de epurare a apelor uzate pentru a proteja râul Dunărea în oraşul Craiova"
Ref.: Scrisoarea noastra nr. 12382/HP datată 23.03.2003 Scrisoarea dvs. nr. 100431 datată 15.01.2004
Ca urmare a scrisorii dvs. din 15 ianuarie 2004, vă scriu pentru a confirma acordul meu la schimbările efectuate la propunerea noastra iniţială de modificare privind mai sus menţionata măsură ISPA.
Aş dori să menţionez că, in ceea ce priveşte Planul Provizoriu de Achiziţii prezentat in Anexa I a a Memorandumului de Finanţare Craiova, acesta va fi înlocuit cu unul nou ataşat acestei scrisori pentru a fi adăugat Memorandumului de Finanţare menţionat. Este de subliniat ca această nouă versiune a fost ajustată din motivul includerii unei noi componente pentru evaluatorii independenţi.
Astfel, în concordanţă cu procedurile de amendare descrise in Anexa nr . III 1, vă rog, considera această scrisoare ca acordul nostru formal pentru care Coordonatorul National ISPA va trebui sa obţina ulterior depline puteri de la Guvernul Romaniei pentru a modifica Memorandumul de Finanţare "2000/RO/16/P/PE/002 "Reabilitarea reţelei de canali z are şif a cilită,tilor de epurare a apelor uzate pentru a protda râul Dunărea în oraşul Craiova " .
Cu stimă,
Alexandru Fărcaş, Ministrul Integrării Europene
Coordonator N ational ISPA
Copie: Domnul J onathan Scheele, şeful Delegaţiei CE in România
Domnului Graham Meadows Director General
DG Politică Regională COMISIA EUROPEANA
COMISIA EUROPEANA DIRECTORATUL GENERAL POLITICA REGIONALA
Director General Interimar
Bruxelles,28-04-2004 G2/2004/D1936
Stimate domnule Fărcaş,
Subiect: Amendamentul nr. 3 la Memorandumul de finanţare pentru măsura ISPA 2000/RO/16/P /PE/002 ăReabilitarea reţelei de canalizare şi furnizarea de facilităţi pentru epurarea apelor uzate în municipiul Craiova pentru protejarea fluviului Dunărea"
Ref: Solicitarea de modificare din data de 23 ianuarie 2003 confirmată prin scrisoarea dumneavoastră din data de 29 martie 2004
Mă adresez dumneavoastră în legătură cu scrisorile menţionate mai sus, prin care autorităţile române au propus un amendament la Memorandumul de finanţare pentru măsura ISPA 2000/RO/16/P /PE/002 ăReabilitarea reţelei de canalizare şi furnizarea de facilităţi pentru epurarea apelor uzate în municipiul Craiova pentru protecţia fluviului Dunărea".
Aş dori să menţionez următoarele:
Prin decizia nr. PH(2000)6075 din 22 decembrie 2000, Comisia Europeană acordă asistenţă financiară nerambursabilă pentru măsura menţionată, în conformitate cu prevederile Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1267/1999 din 21 iunie 1999. Acest memorandum de finanţare a fost semnat de domnul Michel Barnier în data de 22 decembrie 2000 şi de doamna Hildegard Puwak în data de 13 mai 2001.
Am deosebita plăcere de a vă informa că amendamentul este agreat de Comisie conform solicitării.
Domnului Alexandru Fărcaş Ministrul Integrării Europene Coordonator Naţional ISPA Str. Apolodor, nr. 17 Bucureşti, Sector 5
România
Astfel, Memorandumul de finanţare se amendează după cum urmează:
Articolul 2 Identificarea măsurii
- Titlul se va citi: ,,Reabilitarea reţelelor de canalizare şi apă potabilă precum şi a facilită.,tilor de epurare a apei uzate în vederea protejării fluviului Dunărea, zn municipiul Craiova" - Durata se va citi: ,,Data de.finalizare: 31 decembrie 2008" Articolul4 Plăţile - Alineatul (3) se va citi: ,,lvlăsura descrisă în Anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea aceastei măsuri se vor încheia nu mai târzju de 31 decembrie 2008" Articolul 8 Condiţii specifice referitoare la măsură O nouă condiţionalitate este introdusă la alineatul 8.5 după cum urmează: ăUcitaţia pentru contractul de seroicii al cărui obiectiv constă în sprjjinirea beneficia-rului final în procesul de implicare a participării sedorului privat pent-ru managementul serviciilor de apă şi apă uzată, este condiţionată de acceptarea de către Comisia Europeană a formei de participare a secto-rului privat pentru proiectul de la Craiova" - Alineatul 8.5 şi alineatul 8.6 se renumerotează ca alineatul 8.6 şi alineatul 8.7.
Amendamentele la Anexa nr. I ăDescrierea măsurii" a Memorandumului de finanţare sunt prezentate în anexa ataşată.
În conformitate cu prevederile alineatului (b), articolul 3 din secţiunea a-VI-a din Anexa nr. III.1, amendamentul intră în vigoare la data primirii acestei scrisori. Propunerea dumneavoastră şi această scrisoare se vor adăuga la Memorandumul de finanţare şi vor constitui parte integrală a acestuia.
Cu respect, Graham Meadows
Anexa: Amendamentele la Anexa nr. I ăDescrierea măsurii" a Memorandumului de finanţare
Copie: Domnului Jonathan Scheele, Delegaţia Comisiei Europene în România Doamnei Daniela Gheorghe-Marinescu, Ministerul Finanţelor Publice Doamnei Jeana Buzduga, Responsabil Sectorial cu Autorizarea Finanţarii ISPA Mediu, Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare
Doamnei Florence Gaboreaud, Banca Europeană de Investiţii
Anexă
AMENDAMENTE LA ANEXA NR. I ăDESCRIEREA MĂSURII"
Primul paragraf se va citi după cum urmează ăReabilitarea reţelelor de canalizare şi apă potabilă precum şi a facilităţilor de epurare a apei uzate în vederea protejării fluviului Dunărea, în municipiul Craiova"
Secţiunea 1 Denumirea măsurii se va citi după cum urmează ăReabilitarea reţelelor de canalizare şi apă potabilă precum şi a facilităţilor de epurare a apei uzate în vederea prot!!J"ării fluviului Dunărea, zn municipiul Craiova"
Secţiunea a 2-a Autoritatea care prezintă cererea (coordonatorul naţional ISPA) se va citi după cum urmează :
,,2.1. Denumire:
2.2. Adresă:
Ministerul Integrării Europene
Strada Apo/odor nr. 17, sector 5, Bucureşti, România"
Secţiunea a 3-a Autoritatea  responsabilă  cu  implementarea  (astfel  cum  este definită la punctul 2 din secţiunea a-II-a  din Anexa nr. III.2) se va citi după cum urmează:
,,3.1 Denumirea:
3.2 Adresa: în cooperare cu:
3.3 Denumirea: 3.4Adresa:
Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE Ministerul Finanţelor Publice
Bulevardul Magheru 6-8, Sector 1, Bucureşti, România
Ministerul Agriculturii, Pădurilor, Apelor şi Mediului Bulevardttl Carol I nr. 24, Sector 3, Bucureşti, România"
În secţiunea a 6-a Descriere:
1. După prima propoziţie din primul paragraf se va introduce următoarea propoziţie: ăÎn plus, măsura va contribui la reducerea substanţială a pierderilor de apă din reţeaua de distribuţie şi la folosirea eficientă a resurselor de apă. " 2. Cea  de-a  doua  propoziţie  din  primul  paragraf ăModernizarea unei staţii de epurare ..... în conformitate cu cerinţele de igienă moderne" se va citi după cum urmează: ,Modernizarea staţiei de epurare, construcţia unui colector principal de apă uzată, precum şi reabilitarea şi extinderea reţelei de canalizare vor furniza celor 320.000 de locuitori ai municipiului Craiova un sistem de colectare şi tratare a apelor uzate în coeformitate cu cerinţele de igienă moderne. " 3. După al şaselea paragraf, va fi adăugat următorul paragraf: ăReabilitarea reţelei de distribuţie a apei potabile şi completarea sistemului de contorizare pentru toţi consumatorii vor determina următoarele beneficii: - Reducerea irifi,ltraţiilor în sistemul de canalizare prin reducerea pierdenlor din sistemul de alimentare cu apă potabilă; - Mărirea programului de alimentare cu apă potabilă către consumatori prin reducerea considerabilă a pierderilor de apă ca urmare a înlocuirii vanelor de separare dintre cele două zone de presiune; - Reducerea consumul11i şi pierderilor mari de apă din instalaţiile interioare, precum şi instalarea de debitmetre şi apometre la toţi consumatorii. 4. După ultimul paragraf, va fi introdus următorul paragraf: ,,În Craiova, participarea sectorului privat se poate dovedi benefică pentru asigurarea operării şi întreţinerii activelor reabilitate/ construite prin asistenţă financiară ISPA. Există un interes al municipalită,tii locale pentm implicarea sectonilui privat în managementul serviciilor sale de apă şi apă uzţ1tă. În baza rezultatului studiului de analiză a opţiunilor care va recomanda care va fi cea mai potrivită Jowă de participare a sectorului privat, asistenţa tehnică (în termeni de expertiză legală, tehnică şifinanciară) va fi acordată municipalită,tii în vederea demarării şifinalizării cu succes a acestui proces in confowitate atât cu prevederile legislaţiei europene, cât şi cu cele ale legislaţiei româneşti în domeniu. " - În cadrul secţiunii 7 Obiective: 5. După al treilea paragraf, va fi inserat următorul paragraf: ăO parte substanţială a sistemului de canalizare este foarte vechi şi într-o stare avansată de degradare. ltifiltrarea din sistemul de alimentare cu apă potabilă şi apă subterană conduce la o diluare excesivă a apei uzate, ameninţând eficienţa de tratare a viitoarei staţii reabilitate de epurare a apelor uzate. " 6. Paragraful al cincilea ăMăsura constă în . . . . . .. întărirea instituţională" se va citi după cum urmează: ,,Măsura constă în cinci componente: Reabilitarea şi modernizarea staţiei de epurare a apelor uzate ,· Reabilitarea şi extinderea reţelei de canalizare,· Reabilitarea sistemului de alimentare cu apă potabilă; Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii instituţionale şi supervizarea lucrărtlor; Asistenţă tehnică pentru Participarea Sectorului Privat. " 7. În paragraful al patrulea din cadrul Componentei 1 - Staţia de epurare, propoziţia ăÎn momentul în care staţia de epurare va fi dată in folosinţă , co,iform estimărilor, în primăvara anului 2004, se vor preleva şi analiZf1 probe de nămol pentru a se verifica dacă nămolul corespunde standardelor Uniunii Europene referitoare la falosirea nămolului în agricultură "se va citi după cum urmează: ăCând staţia de epurare va fi dată în falosinţă, co,iform estimărilor, pâna la sfârşitul lui 2006, se vor preleva şi analiza probe de nămol pentru a se verifica dacă nămolul corespunde standardelor Uniunii Europene referitoare la falosirea nămolului în agricultură ". 8. Componenta 2 - Sistemul de canalizare se va citi după cum urmează: ăPrincipalul obiectiv al acestei componente referitoare la extinderea si reabilitarea sistemului de canalizare constă în eliminarea deversărilor attuale de apă uzată în lacul Craioviţa şi în canalul Craioviţa şi conducerea acestora în reţeaua de canalizare, precum şi reducerea irifiltraţiilor în sistemul de canalizare. Acest lucru va imbunatati simţitor conditiile de igienă ale populatiei, va asigura o încărcare hidraulică adecvată pentru staţia de epurare si va furniza o epurare eficientă a apei uzate orăşeneşti. Lungimea totala a reţelei de canalizare este in prezent de aproximativ 400 km. Stadiul reţelei de canalizare reflecta un grad ridicat de uzură. Primele colectoare au fast construite în Craiova în anul 1918. În prezent, aproximativ 85% din populaţie este branşată la sistemul de canalizare , iar măsura va conduce la branşarea unui număr suplimentar de aproximativ 30.000 de locuitori (1(1'/o). Întreaga reţea de canalizare va fi conectată la staţia de epurare. Restul populaţiei rămase nebranşate la sistemul de canalizare locuieşte in satele şi comunele care înco,yoară municipiul. Având în vedere datele disponibile de la Regia Autonomă Apa Craiova si măsurătorile pe timp de noapte recent efectuate, a fost stabilitJaptul că nivelul mare al infiltraţiilor în reţeaua de canalizare va avea un efect semnijicativ atât asupra capacităţii hidraulice a viitoarei staţii de epurare, cât şi asupra randamentului de epurare al acesteia. Pentru a rezolva situaţia menţionată mai sus, in efară de extinderea reţelei de canalizare, va mai fi reabilitată o lungime de aproximativ 60 km de conducte de canalizare (eflate intr-un stadiu faarte avansat de deteriorare). Aceste lucrari de reabilitare vor fi efectuate în baza proceduni ' ,,vazutfacut" şi se vor finaliza în mare parte înainte de punerea în funcţiune a staţiei de epurare. Din acest motiv, contractul pentru extinderea si reabilitarea reţelei de canalizare va fi licitat coriform Cond tiilor Contractuale FIDIC - Cartea Roşie, finându-se cont de detaliile de execuţie deja întocmite pentru prima parte a componentei de reabilitare a reţelei de canalizare. A doua parte va fi inclusă în acelaşi contract FIDIC - Cartea Roşie ca articol de sumă fixă, executat zilnic în baza unor preţuri unitare. Proiectul referitor la lucrările de canalizare va cuprinde construirea următoarelor dotări: (1) Conducta interceptoare de-a lungul canalului Craiovz/a: noua conductă va colecta deversările existente în prezent, precum şi pe cele viitoare corespunzătoare zonei Craioviţa si ie va conduce către stafia de epurare; (2) Construirea unei noi staţii de pompare a apelor uzate si reabilitarea staţiei de pompare existente; (3) Modificarea a 3 camere care deversează apa zn canaful Craiovzţa; acest lucru va permite deversarea apei uzate direct către staţia de epurare; (4) Construcţia unei reţele separate pentru zona de nord-vest, inclusiv construcţia a trei noi staţii de pompare, precum şi construcţia unui colector pluvial şi unei staţii de pompare a apei pluviale; acest fapt va asigura execuţia unui sistem de canalizare în zona de nord-vest a municipiu/uz; care de asemenea va fi racordat la viitoarea staţie de epurare; (5) Separarea apei uzate în zona Craioviţa Nouă; aceasta va îmbunătăţi exploatarea sistemului de canalizare în zona Craioviţa Nouă (aproximativ 40.000 locuitori). Sistemul s-a degradat în ultimii ani şi deversărtle din sistemul de canalizare menq;eră în sistemul de canalizare pluvială au devenit frecvente; (6) Reabilitarea reţelei de canalizare în zonele cu infiltraţii ridicate, zone ce vor fi determinate în baza unor inspecţii cu circuit închis TV (CCTV) şi în baza unor măsurători de debit. Aceste lucrări vor fi executate în strânsă relaţie cu lucrările de mai sus, în baza procedurii ăvazut şi făcut''. 9. Dupa Componenta 2- Sistem de canalizare, o noua Componenta 3 - Reabilitarea sistemului de furnizare a apei potabile este inserata după cum urmează:
ăComponenta 3: Reabilitarea sistemului de alimentare cu apă
'Reţeaua de distribuţie a apei potabile în Craiova are o lungime totală de aproximativ 400 km, 30% din aceasta având o vechime de peste 50 de ani. 260.000 locuitori beneficiază în prezent de servicii de alimentare cu apă. Aproximativ 75km din reţeaua de alimentare cu apă se qflă într-o stare avansată de degradare şi necesită lucrări de reabilitare şi reparaţii.
Principalul obiectiv al acestei componente este reducerea substanţială a pierderilor de apă din reţeaua de distribuţie, acestea constituind principala sursă de irifiltraţii în reţeaua de canalizare. În plus, în cadrul acestei componente se vor achiziţiona şi instala apometre în vederea contorizării complete a consumatorilor. Acest lucru va determina reducerea consumului de apă. &abilitarea unei părţi a reţelei de distribuţie a apei potabile se va realiza în baza unui studiu de fezabilitate întocmit ca urmare a unei campanii de măsurători pentru identificarea zonelor cu pierderi mari. Studiuf de fezabilitate va identifica priorităţile şi va avea ca rezultat un program de lucrăn· pentru rezolvarea celor mai urgente necesităţi de intervenţii in materie de reparaţii şi reabilitări. O dată cu finalizarea studiului de fezabilitate, se va întocmi şi documentaţia de licitaţie pentru lucrările identificate.
Această componentă va îmbunătăţi eficienţa şi performanţa sistemului de distribuţie a apei potabile în municipiul Craiova. Aceasta componenta trebuie finalizată şi ea la rândul său înainte de punerea în funcţiune a staţiei de epurare.
Proiectul pentru reţeaua de alimentare a apei potabile va consta in următoarele:
(1) Înlocuirea conductelor avariate; (2) Repararea conductelor deteriorate; (3) Înlocuirea vanelor de separare între zonele de presiune; (4) Instalarea de debitmetre zonale; (5) Achiziţionarea de apometre pentru blocurile de locuinte; (6) Achiziţionarea de apometre pentru case, apometre ce se vor cifla în proprietatea regiei de apă. "
1 O. Componenta 3 - Asistenta tehnică: control s1 dezvoltarea capacitătii institutionale se va citi după cum urmează:
ă Componenta 4 - Asistenţă tehnică pentru managementul proiectelor şi
supravegherea lucrărilor
Această componentă include asistenţă pentru managmentul măsurii şi supervizare in scopul de a se asigura implementarea corespunzatoare a măsurii in perioda de timp stabilită.
Pentru cele trei componente de lucrări mai sus menţionate, asistenţa tehnică va consta în următoarele:
Pentru Componenta 1: analiza şi revizuirea documentaţiei de licitaţie existente, referitor la încărcarea hidraulică a staţiei de epurare şi respectarea standardelor europene şi românesti în vigoare.
Pentru Componenta 2: analiza şi revizuirea documentaţiei de licitaţie existente cu privire la descrierea tehnică a proiectului, şi extinderea reţelei de canalizare pentru includerea reabilitării a 60 km de conductă ef!ată în stare avansată de deteriorare, reducându-se asifel nivelul de infiltraţii" (apă potabilă ŞI subterană) în reţeaua de canalizare.
Pentru Componenta 3- întocmirea unui studiu pentru determinarea pierderilor de apă din reţeaua de distribuţie, stabilirea priorităţilor în cadrul acţiunilor ce trebuie întreprinse, întocmirea unui studiu de fezabilitate pentru lucrările de reabilitare şi întocmirea documentaţiei de licitaţie pentru un contract de tip proiectare/ construcţie, având în vedere urgenţele şi fondurile disponibile.
- Asistenţă in vederea intocmirii dosarului de licita/ie pentru cele trei contracte de lucrări.
Pentru toate cele trei contracte de lucrări asistenţa tehnica pentru managementul şi supervizarea proiectelor va asigura controlul şi aprobarea proiectărilor realizate de contractor, negocierea contractelor şi aprobarea modijicarilor în cadrul contractelor, asigurarea calităţii şi aprobarea procedurilor de finalizare şi recepţionare/ punere în funcţiune.
În ceea ce priveşte componenta de canalizare, se va achiziţiona un sistem de ieformaţii geogrqfice pentru a permite cartogrqfierea sistemului de canalizare. Acest fapt va îmbunătăţi capacităţile de proiectare, exploatare şi inspecţie ale Regiei Autonome Apa Craiova.
Mai mult, asistenţa tehnică va include întocmirea unui studiu cu privire la opţiunile de privatizare ale Regiei Autonome Apa Craiova, şi în baza celei mai bune opţiuni alese de Consiliul Local Craiova şi R1;gia Autonomă Apa Craiova se vor întocmi Termenii de Referinţă pentru contractarea unei asistenţe tehnice privind serviciile de participare a sectorului privat.
Această componentă include asistenţă pentru managmentul măsurii şi supervizare in scopul de a se asigura implementarea corespunZfltoare a măsurii in perioda de timp stabilită. Programul de dezvoltare a capacităţii va întări posibilităţile regiei de apă pentru monitorizarea exploatării sistemelor de canaliZflre şi va aduce beneficii pentru managementul şi implementarea proiectelor internaţionale şi capacităţilor de laborator. De asemenea, personalul agenţiei de protecţie a mediului poate beneficia si el de programele de instruire. Componenta va qjuta Regia Autonomă Apa Craiova să-şi îmbunătăţească eficienţa comercială, implicit facturarea şi colectarea." •
11. O nouă Componentă 5 Asistenţa tehnică pentru participarea sectorului privat se va introduce după cum urmează: ă Componenta 5 -Asistenţă tehnică pentru participarea sectorului privat Principalul obiectiv al acestei componente constă in furnizarea de asistenţă municipalităţii Craiova în baza unei opţiuni alese pentru participarea sectorului privat. Activităţile din cadrul acestei componente vor include întocmirea documentaţiei de licitaţie precum şi asistenţă pe durata licitaţiei şi fazei de contractare a componentei privind participarea sectorului privat. " 12. Tabelul referitor la indicatorii fizici se va înlocui in întregime cu următorul: " Indicator fizic Unitatea de măsură (m3, ml, nr., bucata) Volum / număr Componenta 1 - Staţia de epurare Grătare (grătare rare+ grătare dese) număr linii 4 Camere de desnisipare şi degresare număr linii 4 Decantoare primare bucata 4 Staţie de pompare apă epurată primar bucata 1 Reactoare biologice îndepărtarea CBO, N, P pentru număr linii 4 Decantoare secundare bucata 4 Conductă deversare ml 750 Staţie pompare nămol recirculat şi în surplus bucata 1 Staţie de pompare nămol primar bucata 1 Bazine de stocare nămol biologic primar şi bucata 1 Staţie de îngroşare nămol bucata 1 Bazin de stocare nămol îngroşat bucata 1 Bazin de stocare nămol fermentat bucata 1 Staţie de pre-deshidratare şi deshidratare finală bucata 1 Bazin de stocare nămol bucata 1 Bazine de fermentare bucata 2 Gazometru bucata 1 Conversie biogaz, centrală termică şi instalaţii gaz motor/generator bucata 1 Clădire administrativă bucata 1 Componenta 2 - Reţeaua de canalizare Conductă interceptoare ml 6.200 Camere deversoare bucata 3 Staţii de construcţie pompare - reabilitare I bucata 1 reabilitare + 5 construcţie (se va verifica) Reţea canalizare separată ml 46.000 Reabilitare reţea canalizare ml 60 . 000 Componenta 3 - Reabilitarea sistemului de alimentare cu apă potabilă Reabilitarea sistemului de alimentare cu apă potabilă inclusiv achiziţionarea de debitmetre zonale şi apometre la consumatori ml 60.000 " În cadrul Secţiunii 8 Program  de  lucru, tabelul se va înlocui în întregime cu următorul: ,, Data începerii Data încheierii Studiu de fezabilitate 3.01.2000 31.03 . 2000 Analiză economică 3.01.2000 20.03.2000 Analiză financiară 3.01.2000 20.03.2000 Studiu de impact asupra mediului 3.01.2000 21.01.2000 Studii de proiectare 27.03.2000 30.06.2000 Documentaţie de licitaţie 01.05 . 2000 31.01.2001 Achiziţionare terenuri 1.11.2000 01.06.2001 Construcţie staţiei de epurare a apelor uzate 1.07.2003 15.12.2007 Reabilitarea şi extinderea reţelei de canalizare 30.09.2004 15.02.2007 Reabilitarea sistemului de alimentare cu apă 15.12.2004 30.11.2007 Faza de exploatare 15.12.2007 30 ani ,, - Secţiunea 12 Cost şi asistenţa (in euro), se va citi după cum urmează: ,,Detalierea costurilor indicative pe tipuri de cheltuieli* DENUMIRE ARTICOL COSTURI TOTALE COSTURI TOTALE ELIGIBILE Taxe proiectare/planificare (1) o Achiziţionare teren (2) 200.000 Pregătire şantier 352.000 352.000 Lucrări principale 39.600.000 39.600.000 Fabrică şi instalaţii, inclusiv furnizarea echipamentului CC1V 19.033.000 19.033.000 Asistenţă tehnică, cartografiere GIS, publicitate şi construcţie capacitate şi Supraveghere în timpul implementării 3.455.000 3.455.000 Asistenţa tehnică pentru participarea 900.000 900.000 sectorului privat - Cheltuieli neprevăzute 7 .038.000 7.038.000 TOTAL 70.578.000 70.378.000 Anexa nr. I.a Plan Provizoriu de Achiziţii - Planul Provizoriu de Achiziţii cuprins in Anexa nr. I.a a Memorandumului de Finanţare se inlocuieşte în întregime cu următorul:
"
• Cheltuiala pentru colectarea si tratarea apelor uzate se ridică la 75% din costurile eligibile , cheltuiala pentru reabilitarea reţelei de distribuţie a apei se ridică la 18% din costurile eligibile. Asistenţa tehnică se ridică la 7%."
Preluat: 2026-09-24T07:29:43.852216+00:00 · SHA256: 624b0d47bb695b91180415a3a51863f502f9ab1ce0fa2de1651ed7d9705cc1b1